Daten können entmutigend sein, insbesondere für Risikomanager und Fachleute für Patientensicherheit, die mit riesigen Datenmengen aus vielen verschiedenen Systemen zu tun haben. Wenn man dann noch die Komplexität der Konsolidierung von Daten und deren Umwandlung in aussagekräftige Informationen für Ihr Unternehmen bedenkt, könnte man versucht sein, sie ganz zu ignorieren. Aber in der heutigen Welt ist das nicht wirklich eine Option. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Risiko- und Patientensicherheitsdaten einfach verwaltet, analysiert und in verwertbare Informationen umgewandelt werden, damit Sie bessere und fundiertere Entscheidungen treffen können. Wenn dies nicht der Fall ist, kann dies zu sehr realen finanziellen, operativen und strategischen Kosten sowie zu Problemen bei der Sicherheit von Patienten und Mitarbeitern führen. Die meisten Risikomanager sind keine Datenexperten oder Wissenschaftler. Daher müssen Sie unbedingt Partner (sowohl intern als auch extern) finden und auswählen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Daten besser zu verstehen, bewährte Verfahren zur Datenverwaltung zu implementieren und Analysen für tiefere, aussagekräftigere Erkenntnisse zu nutzen. Als Partner vieler Organisationen im Gesundheitswesen gebe ich Ihnen hier meine Tipps, wie Sie in Ihrer Organisation ein effektives Programm zur Risikoanalyse im Gesundheitswesen einrichten können.
1. Definieren Sie Ziele und setzen Sie Prioritäten. Die meisten Risikoabteilungen im Gesundheitswesen konzentrieren sich darauf, die Gesamtrisikokosten zu senken, unerwünschte Ereignisse zu verhindern und die Sicherheit von Patienten und Mitarbeitern zu verbessern. Aber welche anderen Ziele wollen Sie erreichen? Haben Sie bestimmte Szenarien oder Trends, die besser erkannt werden müssen? Gibt es strategische Initiativen, die Sie unterstützen müssen? Am besten definieren Sie Ihre Ziele im Voraus, damit Sie genau wissen, was Sie mit Ihrem Risikoanalyseprogramm für das Gesundheitswesen erreichen wollen.
2. Legen Sie fest, wie Sie den Erfolg messen wollen. Sobald Sie Ihre Ziele definiert und nach Prioritäten geordnet haben, ist es wichtig, dass Sie definieren, wie Erfolg aussieht, und dass Sie die Zustimmung der Geschäftsleitung und anderer wichtiger Interessengruppen im Unternehmen einholen. Meiner Erfahrung nach übersehen viele diesen Schritt und erfüllen am Ende des Jahres nicht die Erwartungen ihrer Stakeholder, weil die Erfolgskriterien nicht im Voraus definiert wurden. Wenn Sie dies zu Beginn des Jahres tun, können Sie die Effektivität der großartigen Arbeit Ihres Teams und den Einfluss, den Sie auf Ihr Unternehmen hatten, deutlich machen. Indem Sie Ihre Ziele definieren und festlegen, wie sie gemessen werden sollen, können Sie auch die Ressourcen und das Budget bestimmen, die für eine erfolgreiche Umsetzung erforderlich sind.
3. Identifizieren und engagieren Sie das Team von Partnern und Interessenvertretern, das Sie unterstützen wird. Das Team sollte interne Interessenvertreter wie Mitglieder Ihrer Patientensicherheitsteams, Qualitätsteams, des Risikomanagements, der Personalabteilung, der Finanzabteilung und (natürlich) Ihrer IT-Abteilung umfassen. Extern sollten Sie den Beitrag Ihres Anbieters von Risikomanagement-Informationssystemen (RMIS), von Organisationen für Patientensicherheit, Versicherungsmaklern, Versicherungsmathematikern und externen Beratern berücksichtigen. Gemeinsam mit Ihrem Team können Sie damit beginnen, Ihre Daten zu sammeln, zu organisieren, abzurufen, zu aggregieren und schließlich zu analysieren. 4. Starten Sie Ihr verbessertes Programm zur Analyse von Risiken im Gesundheitswesen. Dies könnte Änderungen an einem bestehenden Prozess erfordern oder vielleicht sogar einen Neuanfang. In jedem Fall sollte Ihr Team vor dem Start einige Dinge beachten.
- Wie werden Sie Ihre Patientensicherheitsdaten mit Ihren Risiko- und/oder Schadendaten teilen (oder verknüpfen)? Dies wird oft übersehen oder ignoriert. Wenn Sie nicht in der Lage sind, Sicherheitsdaten mit Schadens- und Risikodaten zu verknüpfen, kann Ihre Fähigkeit, effektive Geschäftsentscheidungen zu treffen, beeinträchtigt werden.
- Verwenden Sie gemeinsame Taxonomien oder Standardtaxonomien. Ob Standorthierarchie oder Terminologie für gemeinsame Felder (wie z.B. Vorfallsdaten, Verlustdaten oder Meldedatum), eine gemeinsame Taxonomie mit etablierten und dokumentierten Datendefinitionen macht den Prozess der Datenaggregation einfacher, schneller und effektiver. Die Verwendung gemeinsamer oder branchenüblicher Taxonomien ist besonders hilfreich, wenn Sie mit externen Organisationen zusammenarbeiten. Die gemeinsamen Formate der Agency For Healthcare Research and Quality sind ein Beispiel für eine Standardtaxonomie, die verwendet wird und die es ermöglicht, Daten leichter und genauer extern auszutauschen.
- Wie nahtlos können Sie Daten zwischen Systemen übertragen? ADT, EMR, Laborsysteme, Apothekensysteme, Abrechnungs-, Terminplanungs-, Personal- und Sicherheitssysteme … all diese Systeme können Datenquellen sein, die Gesundheitsorganisationen für effektive Analysen zusammenführen müssen. Dies kann eine Herausforderung und teuer sein. Wenn es jedoch richtig gemacht wird, ist die Investition die Mühe wert. Arbeiten Sie eng mit Ihrer IT-Abteilung und Ihrem RMIS-Anbieter zusammen, um so effektiv wie möglich zu sein.
- Wie sicher sind Ihre Daten? Wir haben alle von den jüngsten Datenschutzverletzungen im Gesundheitswesen in den Nachrichten gehört. Eine der wichtigsten Überlegungen beim Aufbau Ihres Daten- und Analyseprogramms ist die Datensicherheit. Bei der Datensicherheit geht es nicht nur um Internetanwendungen, Server und Browser. Es geht auch um die Kontrolle über Ihre Daten … durch Berichte, Benutzerzugriff und Schnittstellen zu und von anderen Systemen. Die Datensicherheit sollte ein grundlegender Bestandteil Ihres Prozesses zur Risikoanalyse im Gesundheitswesen sein.
5. Messen und Verbessern. Ist Ihr neuer Daten- und Analyseprozess effektiv? Welche Verbesserungen können Sie vornehmen, damit die Daten einfacher und genauer ausgetauscht werden können? Gibt es zusätzliche Systeme, mit denen Sie Daten austauschen möchten, oder einen neuen Bericht, der Ihrer Meinung nach für Ihre Organisation von Vorteil wäre? Es kann hilfreich sein, den gleichen Ansatz wie bei den Plänen für Abhilfemaßnahmen für Programme zur Patientensicherheit zu verwenden. Die Zuweisung einer verantwortlichen Partei, Erfolgskriterien und definierte Zeitpläne für die Messung des Erfolgs können dazu beitragen, die Auswirkungen Ihres Risikoanalyseprogramms für das Gesundheitswesen aufzudecken. Die Investition in die Risikoanalyse im Gesundheitswesen ist wichtig und die Vorteile liegen auf der Hand. Sie werden über vereinbarte Erfolgskriterien verfügen, auf die Sie hinarbeiten können, Sie werden die direkten Auswirkungen der Arbeit Ihres Teams sehen können, Sie werden bessere Einblicke in Trends und Muster haben, die Ihre Risiken und Gefährdungen verursachen, Sie werden die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen verstehen, die sie auf Ihr Unternehmen haben, und Sie werden bestimmen können, was zu tun ist, um sie zu verhindern, zu reduzieren oder zu beseitigen. Mit all den Informationen und Kenntnissen, die Sie erhalten, können Sie die Ziele erreichen, die Sie zu Beginn des Prozesses festgelegt haben. Und die Auswirkungen, die Sie durch die Senkung der Gesamtrisikokosten Ihres Unternehmens und die Verbesserung der Patienten- und Mitarbeitersicherheit erzielt haben, werden die für die Einrichtung des Systems erforderlichen Investitionen bei weitem aufwiegen.
Viel Spaß beim Analysieren!
