Eine Untersuchung von Vorfällen (Unfällen) mag zwar wie ein reaktives Instrument erscheinen – da ein unerwünschtes Ereignis eintreten oder fast eintreten muss, um eine Untersuchung anzustoßen – aber das ist nicht unbedingt der Fall. Ein gut durchdachter Untersuchungsprozess kann die Ursache(n) eines Ereignisses aufdecken und verhindern, dass sich ähnliche Ereignisse wiederholen. DieOccupational Safety and Health Administration (OSHA) ist sich bewusst, wie wichtig Ermittlungen sind, um weitere Fehltritte zu verhindern.In einem Leitfaden mit dem Titel “Incident (Accident) Investigations” hat die OSHA einen vierstufigen Prozess skizziert, der Arbeitgebern helfen soll, Untersuchungen von Vorfällen (Unfällen) am Arbeitsplatz durchzuführen , “Untersuchungen von Vorfällen (Unfällen): Ein Leitfaden für Arbeitgeber”.
4 Schritte zur Durchführung von Untersuchungen von Vorfällen (Unfällen)
“Untersuchungen von Vorfällen (Unfällen): Ein Leitfaden für Arbeitgeber” vereinfacht die Vorgehensweise bei der Untersuchung von Vorfällen und Unfällen und bietet hilfreiche Informationen über:
- Bewahren und dokumentieren Sie die Szene
- Daten sammeln
- Ermitteln Sie die Ursachen
- Korrekturmaßnahmen umsetzen
Trotz der hilfreichen Schritt-für-Schritt-Anweisungen des Leitfadens könnten sich Arbeitgeber bei dem Gedanken an die Einführung all der damit verbundenen Prozesse und des Papierkrams, die letztendlich ihre Untersuchungstechniken verbessern werden, überfordert fühlen.
Hier erfahren Sie, wie Risikomanagement-Technologie die Untersuchungen weiter rationalisieren kann, indem der vierstufige Prozess der OSHA von Anfang bis Ende automatisiert wird:
1. Bewahren und dokumentieren Sie den Tatort
Die OSHA empfiehlt, den Schauplatz eines Vorfalls zu bewahren, “um zu verhindern, dass wesentliche Beweise entfernt werden”, sowie bestimmte Elemente des Vorfalls auf Video aufzuzeichnen, zu fotografieren und zu skizzieren, wenn dies angebracht ist. Außerdem wird empfohlen, eine große Menge an Details zu dokumentieren, um das Wesentliche des Vorfalls zu erfassen. Und wer könnte gegen diese bewährten Praktiken etwas einzuwenden haben? Jeder, der mit Unfallszenen vertraut ist, weiß jedoch, dass dies leichter gesagt als getan ist. In der Hitze des Gefechts – und inmitten des Chaos, das in solchen Situationen oft entsteht – kann es schwierig sein, sich um den Vorfall zu kümmern oder einen verletzten Mitarbeiter zu versorgen und gleichzeitig alle Teile einer Untersuchung in Bewegung zu halten, damit nichts übersehen wird. Technologie für das Risikomanagement kann helfen: Sie automatisiert das gesamte Vorfallmanagement Prozess, indem sie den Anwendern vor Ort einen automatischen Rahmen für die Reaktion auf einen Vorfall und eine Anleitung für die Daten, die gesammelt werden müssen — und das alles, während sie vor Ort sind. Mit einem mobilen Gerät und nur wenigen Klicks können sich Außendienstmitarbeiter in ein Portal einloggen, um auf relevante Informationen zuzugreifen und diese zu erfassen – ganz gleich, ob es sich um die Bearbeitung oder Dokumentation eines Beinaheunfalls, einer Störung oder eines Unfalls handelt. Elektronische Formulare mit bereits vordefinierten Datenfeldern geben den Außendienstmitarbeitern eine Vorstellung davon, welche Schritte sie als nächstes unternehmen oder welche Daten sie erfassen sollten. Ein geführter Erfassungsprozess im Stil eines Assistenten umfasst eine dynamische Fragelogik, die auf der Grundlage früherer Antworten weitere Fragen ein- oder ausblendet. Die richtige Technologie für das Risikomanagement macht es außerdem einfach, zu verschiedenen Teilen des elektronischen Erfassungsprozesses zu springen und vollständige und unvollständige Abschnitte zu validieren. Darüber hinaus können die Benutzer vor Ort neben den erfassten Standarddaten auch Fotos, Videos oder Zeichnungen hochladen, die sich auf den Vorfall beziehen, damit alle Komponenten übersichtlich bleiben und nichts verloren geht.
2. Datenerhebung
Automatisierung kann Ihr Sicherheitsprogramm sicherer machen. Dank dieser Funktionen ist es möglich, den Ort eines Vorfalls oder Unfalls nahtlos zu erfassen und zu dokumentieren: Die gesamte Datenerfassung und -dokumentation kann vor Ort erfolgen – ohne dass Sie sich durch Papierkram wühlen müssen, ohne dass Sie die Ermittlungsarbeit vernachlässigen oder Vorfallsdaten erneut erfassen müssen, wenn die Benutzer vor Ort an ihren Schreibtisch zurückkehren oder wenn das Sicherheitsteam Informationen erhält, die manuell erfasst wurden.
Es ist keine leichte Aufgabe, Zwischenfälle und Unfälle im richtigen Moment zu bewältigen und gleichzeitig zu versuchen, die Details des Geschehens zu bewahren. Dennoch ist es wichtig, wenn Sie dem Problem auf den Grund gehen und verhindern wollen, dass sich ein ähnliches Szenario wiederholt.
Mit der Risikomanagement-Technologie können Sie die Informationen, die Sie benötigen, in einem rationalisierten und flexiblen Erfassungsprozess sammeln. Die daraus resultierende Zeitersparnis und die verbesserte Genauigkeit bedeuten mehr Zeit, um Korrekturmaßnahmen einzuleiten und den immer wichtiger werdenden präventiven Teil des Sicherheitsrisikomanagement.
3. Analyse der Grundursache
Wenn Sie die Sicherheitskultur in Ihrem Unternehmen stärken wollen, ist es wichtig, die Ursachen von Zwischenfällen oder Unfällen aufzudecken – mit einer Untersuchungstechnik namens Ursachenanalyse.
Auf diese Weise können Sie schnell Abhilfemaßnahmen ergreifen und Wiederholungen verhindern. Deshalb wird die Ursachenanalyse von Gesundheits- und Sicherheitsorganisationen so sehr empfohlen. Bevor Sie der Ursache auf den Grund gehen können, müssen Sie natürlich genau wissen, was passiert ist. Risikomanagement-Technologie kann Ihnen dabei helfen, eine “Five Whys”-Analyse durchzuführen – eine Technik, bei der Sie wiederholt die Frage “Warum?” stellen (im Durchschnitt mindestens fünfmal), um der Ursache auf den Grund zu gehen. Das System löst automatisch “Warum”-Fragen aus, um eine produktive Untersuchung zu ermöglichen.
Aber nicht nur das Sammeln von Informationen, sondern auch die Analyse dieser Daten wird durch die Risikomanagement-Technologie vereinfacht, so dass sie leichter zu interpretieren sind und somit auch leichter die Ursache aufgedeckt werden kann.
Datenkonsolidierung und visuelle Analyse: Ursachenanalyse leicht gemacht
In erster Linie verbindet und normalisiert die Risikomanagement-Technologie unterschiedliche Datenquellen zu einer einzigen, verständlichen Quelle der Wahrheit, die im Sinne der Zusammenarbeit mit anderen geteilt werden kann. Das bedeutet, dass alle Daten an einem Ort gesammelt, formatiert, gespeichert und gemeinsam genutzt werden. Dadurch haben die Benutzer nicht nur vollen Zugriff auf die relevanten Informationen, sondern auch auf eine einzige Ansicht, anstatt zwischen verschiedenen Dateien und Datenquellen mit unterschiedlichen Formaten zu wechseln. Darüber hinaus erstellt die richtige Risikomanagement-Technologie aus den Daten aussagekräftige visuelle Darstellungen wie interaktive Grafiken, Diagramme, Zeitleisten und Ursache-Wirkungs-Diagramme/Fischgrätdiagramme. So können Sie die Geschichte des Vorfalls leicht nachvollziehen und kausale und beitragende Faktoren analysieren, um bessere Prioritäten zu setzen und gezielte Abhilfemaßnahmen zu ergreifen.
Sehen Sie sich diese visuelle Zeitleiste an, die anhand eines hypothetischen Vorfalls im Gesundheitswesen erstellt wurde:
Letztendlich können Sie durch den Einsatz von Risikomanagementtechnologien auf diese Weise weniger Zeit und Mühe für die Durchführung von Ursachenanalysen aufwenden und mehr Zeit für die Verbesserung der Sicherheit aufwenden. Ursachenanalysen sind ein wichtiges Instrument zur Verbesserung der Sicherheit und des Risikomanagements. Aber allzu oft werden sie nach der Entdeckung und Meldung eines Ereignisses nicht häufig genug oder nicht schnell genug durchgeführt.
4. Ergreifen Sie korrigierende Maßnahmen
Alle Daten und Analysen zur Untersuchung von Vorfällen (Unfällen) in der Welt machen keinen Unterschied, wenn Sie keine Korrekturmaßnahmen einleiten, die die Ursachen der Ereignisse tatsächlich beheben. Vorfälle oder Unfälle, auf die keine Korrekturmaßnahmen folgen, sind nur weitere Unfälle, die nur darauf warten, sich zu ereignen – vielleicht mit noch kostspieligeren Folgen als beim ersten Mal. Das liegt daran, dass ein Unfall, der sich mehr als einmal ereignet, nicht einfach nur ein Unfall ist: Es handelt sich um ein systemisches Problem, das sich auf den Ruf, die Moral und den Gewinn eines Unternehmens auswirken kann. Dennoch werden Abhilfemaßnahmen allzu oft durch Unentschlossenheit, Bürokratie und Missverständnisse aufgehalten. Unternehmen verfügen entweder nicht über die richtigen Daten und Analysewerkzeuge, um sich bei der Entscheidungsfindung für Korrekturmaßnahmen sicher zu sein, oder es fehlt ihnen an den richtigen internen Rahmenbedingungen für die Entscheidungsfindung und das Ergreifen von Maßnahmen – oder beides.
Wie Sie Korrekturmaßnahmen automatisch durchführen
Solche Herausforderungen werden mit Risikomanagement-Technologie minimiert. Sie erleichtert nicht nur die nahtlose Erfassung und Analyse von Daten zu Vorfällen, um die Entscheidungsfindung zu verbessern, sondern automatisiert auch den Prozess der Korrekturmaßnahmen. Sie bietet den dringend benötigten Rahmen, um Initiativen voranzutreiben und Einzelpersonen zur Verantwortung zu ziehen. Einige der spezifischeren Möglichkeiten, wie Risikomanagement-Technologie den Prozess der Korrekturmaßnahmen rationalisieren kann, sind:
- Vorlagen für Korrekturmaßnahmen: Sparen Sie Zeit, indem Sie elektronische Vorlagen verwenden, um den Korrekturmaßnahmenprozess einzuleiten, anstatt für jedes neue Ereignis ein eigenes Formular zu erstellen.
- Automatisierte Nachverfolgung: Weisen Sie den relevanten Beteiligten elektronisch Aufgaben für Korrekturmaßnahmen zu. Die Aufgaben können nach ihrer Erledigung abgehakt werden, oder es können bei Verzögerungen automatisch Eskalationsmaßnahmen ausgelöst werden. Der Status der Aktivitäten ist für autorisierte Benutzer sichtbar.
- Workflow-Aufforderungen und erfasstes Feedback: Die Erledigung von Aufgaben kann auch automatisierte Workflows auslösen, die andere Beteiligte auffordern, Aufgaben zu erledigen und Feedback zu Korrekturmaßnahmen zu geben, und zwar in einem festgelegten Rhythmus.
Das Versäumnis, bei Problemen angemessene Maßnahmen zu ergreifen, kann dem Unternehmen schaden: Die Moral kann ins Wanken geraten und die Strafen können hoch sein. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle relevanten Daten aufgezeichnet werden, dass Statusaktualisierungen gemeldet werden und dass automatisierte Eskalationsprozesse sicherstellen, dass Korrekturmaßnahmen zeitnah durchgeführt werden. Sind Sie daran interessiert zu erfahren, wie Sie den Prozess der Korrekturmaßnahmen automatisieren können? Klicken Sie hier, um mehr darüber zu erfahren, oder lesen Sie unser White Paper über die Analyse der unbeabsichtigten Folgen von Aktualisierungen der OSHA-Regel zu Drogentests nach Unfällen.
