RMIS: O Guia Definitivo

Um Sistema de Informação de Gestão de Riscos – RMIS – é uma plataforma de software para recolher, gerir, analisar e comunicar informações sobre riscos, sinistros e segurança.

Um RMIS reúne todos os seus dados de riscos segurados num único local para lhe dar uma visão clara dos seus riscos, das relações e do impacto na organização. Um RMIS poupa tempo e melhora a precisão, automatizando tarefas e simplificando os fluxos de trabalho. Reduz a exposição ao risco, a pressão sobre a gestão do risco – e o custo total do risco.

Com um RMIS, as equipas de risco podem deixar de gerir folhas de cálculo, documentos e e-mails e começar a gerir o risco a um nível estratégico.

“Para se tornarem eficazes, os profissionais de gestão do risco devem ser capazes de converter os dados em informação – e depois em conhecimentos accionáveis. Tem de dizer à empresa o que deve fazer a seguir.”
– Bob Bowman, Diretor, Gestão de Riscos, The Wendy’s Company

1. Trabalha apenas com uma companhia de seguros ou TPA (anterior e atual)?
2. A frequência e a gravidade dos sinistros são baixas?
3. És capaz de informar facilmente a tua direção executiva e/ou o teu conselho de administração?
4. Os teus dados de risco, segurança e sinistros estão facilmente acessíveis onde e quando forem necessários?
5. É fácil recolher e analisar as informações necessárias para a renovação dos seguros?
6. Estás confiante na integridade dos teus dados?
7. Estás satisfeito com o nível de conhecimento que estás a obter da tua análise de dados?
8. Tens a certeza de que não existem duplicações ou lacunas na cobertura?
9. Podes ver o estado atual de uma reclamação?
10. Os teus relatórios são fáceis de executar – e são suficientemente sofisticados para os teus objectivos?
11. Consegues responder facilmente a perguntas sobre prémios, cobertura e historial de sinistros?

Se a maioria das tuas respostas for “sim ” – O teu sistema atual de gestão do risco está a fazer o seu trabalho. Uma revisão periódica do estado garantirá que te manténs no caminho certo à medida que as tuas necessidades crescem e mudam. (Quadrante 3)

Se a maioria das tuas respostas for “não ” – O teu sistema atual tornou-se mais um obstáculo do que uma ajuda e está a limitar a tua capacidade de gerir o risco de forma eficaz. Um RMIS pode fornecer a base necessária para gerir o risco a um nível mais estratégico. (Quadrantes 1, 2 e 4)

Ter a ferramenta certa torna qualquer trabalho mais fácil – e a gestão do risco não é exceção. No entanto, muitas vezes, as organizações contentam-se com folhas de cálculo ou com um sistema antigo desatualizado, simplesmente porque é assim que sempre foi feito.

As novas ferramentas RMIS podem tornar todos os aspectos da gestão do risco mais fáceis, mais rápidos e mais eficazes.
Eis algumas das formas mais populares de utilizar um SIRM:

Um RMIS pode trazer alívio imediato para os problemas de gestão de risco de longa data.

Separando os mitos do RMIS da verdade

Ouviste a história de que o RMIS só serve para os pedidos de indemnização? Ou que um sistema de nova geração é demasiado caro? Há todo o tipo de rumores inquietantes sobre o custo e as limitações de um SIRM. Aqui tens algumas orientações para separar o mito da verdade.

Mito n.º 1: Um sistema de gestão de riscos é apenas para reclamações.

Verdade: Um RMIS torna a gestão dos sinistros fácil, rápida e exacta. Os utilizadores têm uma fonte centralizada para acompanhar o estado dos pedidos, validar dados e ver o histórico de pagamentos. Podes até comparar os resultados de sinistros semelhantes e analisar a causa de uma perda.

Mas a gestão dos sinistros é apenas o começo. Um RMIS integra perfeitamente todas as informações sobre riscos, sinistros e segurança num fluxo de trabalho único, abrangente e atualizado. Dá-te a visibilidade para gerires eficazmente os riscos em toda a organização. Também pode revelar lacunas ou duplicações na cobertura e atribuir prémios de forma adequada.

No entanto, o verdadeiro poder de um RMIS é quando o sistema é aproveitado para identificar e responder a riscos e tendências emergentes que, de outra forma, poderiam passar despercebidos. A visão centralizada, a plataforma acessível e os relatórios melhorados de um RMIS também facilitam a comunicação e a colaboração em toda a organização.

Mito n.º 2: Os utilizadores do RMIS têm de ser especialistas em TI.

Verdade: A atual geração de software RMIS é fácil de utilizar, com características semelhantes às do consumidor, intuitivas, integradas e fiáveis.

Os painéis combinam gráficos visualmente apelativos com análises poderosas para fornecer as informações de que precisas, quando precisas. Os relatórios estão disponíveis com o toque de um botão – não é necessário reformatar ou cortar e colar. E um sistema baseado na nuvem pode ser acedido por qualquer pessoa, a qualquer momento e em qualquer lugar.

No entanto, como acontece com qualquer nova tecnologia, é necessária uma formação inicial para obter o máximo valor do seu investimento no RMIS. Sim, há uma curva de aprendizagem. Mas o valor ganho com a expansão da tua compreensão do risco ultrapassa de longe o custo de manter a tua rotina atual.

Mito #3: Um RMIS faz o mesmo trabalho que uma folha de cálculo.

Verdade: Comparar um RMIS com uma folha de cálculo é como comparar o teu último telefone inteligente com um telefone flip dos anos 90. As semelhanças entre os dois terminam quando queres fazer algo mais do que o básico.

As folhas de cálculo podem ser uma ferramenta eficaz para gerir o risco em empresas com um número limitado de locais, empregados, activos e transportadoras. Mas esta ferramenta tem dificuldade em acompanhar a quantidade de dados necessários para gerir eficazmente uma carteira de risco crescente. Podes acabar por tomar decisões comerciais críticas com base em dados desactualizados ou repletos de erros.

As folhas de cálculo são particularmente vulneráveis:

• • Erros de dados. As folhas de cálculo dependem principalmente de trabalho manual para recolher, verificar, formatar, consolidar e introduzir informações. Não só este processo é extraordinariamente moroso, como cada tecla ou ação de cortar e colar aumenta o risco de erro humano.
  • Ameaças à segurança. As restrições sobre quem tem acesso são notoriamente difíceis de impor às folhas de cálculo. Assim, a informação pode facilmente cair nas mãos erradas. Se a folha de cálculo incluir informações sensíveis, a empresa pode estar em sérios problemas.
  • Problemas de recuperação em caso de catástrofe. O que acontece se perderes ou roubares um computador portátil? Os teus dados podem desaparecer juntamente com o portátil, uma vez que as folhas de cálculo nem sempre têm cópias de segurança automáticas. Se ocorrer uma verdadeira catástrofe, podes perder tudo.

Um RMIS minimiza os erros de introdução de dados, orientando os utilizadores através de um processo de recolha simplificado. As alterações e actualizações podem ser feitas instantaneamente, num só local e ao mesmo tempo. Tudo é documentado para que saibas sempre quem fez que alteração e porquê.

O acesso a um RMIS está disponível em qualquer dispositivo e em qualquer lugar, desde que o utilizador esteja autorizado. E um SIRM armazena e protege os seus dados num sistema seguro, baseado na nuvem, que pode ser verificado por terceiros independentes.

Mito #4: Um RMIS é igual ao outro.

Verdade: Nem todas as plataformas RMIS são criadas da mesma forma. As organizações podem escolher entre duas opções principais de RMIS: agrupado e não agrupado.

Um RMIS agrupado é oferecido por seguradoras, corretores e administradores terceiros. O custo de um RMIS agrupado está frequentemente incluído no total cobrado pelo fornecedor. No entanto, o sistema só funciona com dados desse fornecedor.

Se tiver várias transportadoras ou TPAs, pode acabar por ter vários sistemas – nenhum dos quais pode comunicar entre si. Para obter uma visão abrangente dos teus riscos, terias de transformar os dados num formato comum, consolidá-los numa localização central e repetir o processo sempre que o fornecedor emite uma atualização. A introdução de dados de outra fonte, como a financeira ou a jurídica, exigirá provavelmente uma interface personalizada ou uma introdução manual.

Um RMIS desagregado é oferecido por um fornecedor independente. Este tipo de sistema consolida os dados de risco, segurança e sinistros de todas as fontes internas e externas para lhe dar uma visão completa e integrada de toda a sua carteira de riscos.

Embora as taxas possam parecer mais elevadas do que as de um sistema agrupado, um RMIS não agrupado oferece características e capacidades mais sofisticadas para análise e elaboração de relatórios. Também pode ser personalizado para funcionar com os teus sistemas existentes. A integração com os RH, por exemplo, pode acrescentar informações importantes sobre os empregados diretamente nas tuas análises e relatórios. O resultado é que tens uma visão completa para tomar decisões críticas sobre riscos e segurança.

O sistema de gestão de riscos mais adequado para ti depende do número e da complexidade dos teus riscos – e do que precisas para gerir eficazmente esses riscos. As folhas de cálculo, por exemplo, podem funcionar bem para um pequeno número de riscos bastante simples. Um RMIS agrupado pode funcionar bem para empresas que lidam principalmente com uma transportadora ou TPA.

Mas se estiveres a tentar identificar riscos críticos em várias funções, linhas de negócio e localizações – e compreender a relação evolutiva entre todos estes riscos – precisas do poder de um RMIS desagregado.

Este é o RMIS que o pode ajudar a transformar grandes quantidades de dados de gestão de riscos em oportunidades claras para mitigar perdas e reduzir os custos globais, o que terá um impacto positivo nos resultados finais nos próximos anos.

Mito #5: Um RMIS é demasiado caro.

Verdade: Comprar um RMIS é um investimento significativo – mas acaba por se pagar a si próprio. Vê como:

1. Aumenta a produtividade. Quanto tempo gastas atualmente para recolher, formatar e consolidar dados – e depois transformar esta informação em relatórios significativos e accionáveis? O software RMIS faz tudo isto automaticamente, o que liberta o seu tempo para analisar os dados e responder adequadamente.

2. Substitui outras tecnologias. Independentemente do sistema que estás a utilizar, já estás a gastar dinheiro em algum tipo de tecnologia para gerir o risco, a segurança e os dados dos sinistros. O custo total da manutenção destes sistemas e folhas de cálculo separados pode surpreender-te. Este é todo o dinheiro que pode ser redireccionado para um SIRM.

3. Melhora a precisão. A visão centralizada de um RMIS ajuda-te a compreender melhor as relações entre os riscos críticos e o impacto cumulativo na organização. Esta informação pode ajudar-te a tomar decisões mais inteligentes e rápidas para mitigar as perdas – e, em última análise, reduzir os prémios.

O facto é que nenhuma tecnologia de gestão de riscos é gratuita. Se o custo inicial de um RMIS parece elevado, imagina tentar justificar uma perda causada por um erro de folha de cálculo não detectado. O verdadeiro custo de qualquer solução tem de ser medido em termos do custo operacional total para a organização a longo prazo.

A tecnologia, o serviço e as características são considerações importantes quando se compra um RMIS – mas isso é apenas o começo. Compreender as tuas necessidades, saber o que os teus intervenientes exigem e selecionar o parceiro de software certo é igualmente importante.

Aqui estão dez dicas para comprar um RMIS para garantir que obtém a solução certa – e o parceiro certo:

1. Faz um inventário dos teus problemas actuais.

Quais são os teus problemas? Que problemas tens com a tua tecnologia atual? Aplicar uma nova tecnologia a um processo avariado não o vai corrigir. Em vez disso, identifica antecipadamente quaisquer falhas ou estrangulamentos e estabelece objectivos claros que pretende alcançar com um RMIS.

2. Reúne a tua equipa RMIS.

Um sistema de gestão de recursos humanos abrange muitas áreas funcionais, pelo que é importante incluir todos os intervenientes no processo de compra para garantir que as suas vozes são ouvidas. Reunir diversos pontos de vista desde o início garante que as questões críticas são abordadas atempadamente, o que pode ajudar a eliminar atrasos dispendiosos no futuro.

Aqueles que se sentem ouvidos durante todo o processo de compra do RMIS também têm maior probabilidade de serem defensores da nova tecnologia durante a implementação e depois.

3. Compreender como o RMIS funcionará com a tecnologia existente.

Fluxos de trabalho ineficientes, processos desactualizados, falta de adesão dos executivos e resistência à mudança podem ter um impacto negativo na eficácia do seu RMIS. Faz o teu trabalho de casa sobre as características e capacidades da tecnologia RMIS que estás a considerar – e compara-as com os teus sistemas e requisitos actuais.

Não te esqueças de que o facto de algo ter sido sempre feito de uma determinada forma não significa que seja a melhor forma. Examina detalhadamente os teus fluxos de trabalho para ver se existe uma forma mais eficiente de fazer o trabalho.

Os sistemas de informação de gestão de riscos devem aumentar a produtividade, eliminando tarefas manuais pesadas, aborrecidas e ineficientes. E esse tempo poupado pode ser redireccionado para tarefas de maior valor, o que aumentará a eficácia dos seus esforços de gestão do risco.

4. Faz um test drive do RMIS.

Reserva algum tempo para pedir uma demonstração ou um teste e vê por ti próprio a exatidão das afirmações do fornecedor.

Quão fácil e intuitiva é a experiência do utilizador? Todas as funcionalidades de que necessitas estão acessíveis a partir de um tablet, telefone e computador portátil? Os relatórios e as análises são suficientemente sofisticados para as tuas necessidades? E quão fácil é criar os relatórios de que precisas?

Descobre até que ponto o RMIS interage bem com os sistemas de RH, de salários, jurídicos e outros sistemas internos e externos. E vê se se integra perfeitamente com áreas fora dos limites tradicionais do RMIS do risco segurável, incluindo a gestão do risco empresarial, a gestão do risco de terceiros, a conformidade, a auditoria interna e muito mais.

5. Arranja tempo para a implementação.

Um SIRM é um sistema grande e complexo com múltiplas interfaces. Como qualquer implementação de software em toda a empresa, a implementação de um RMIS não acontece com um simples toque de interrutor. Substituir um sistema com décadas de idade numa questão de semanas é irrealista e conduzirá provavelmente a resultados decepcionantes.

Atribui tempo suficiente para analisar, conceber, planear, testar e executar o software – e reserva tempo extra para quaisquer incógnitas que sejam descobertas durante o processo. Divide o processo de implementação em fases geríveis e mantém abertas linhas de comunicação claras entre todas as partes.

Não te apresses. E não poupes no tempo de formação dos utilizadores.

6. Sabe como os teus dados serão armazenados e protegidos.

O RMIS é baseado na nuvem? Que controlos estão em vigor para impedir o acesso não autorizado? A infraestrutura de segurança foi certificada de forma independente?

Onde estão alojados os teus dados? E como é que esses centros de dados estão protegidos? E no caso de uma catástrofe?

7. Trabalha com pessoas de quem gostas e em quem confias.

As características e a funcionalidade de um RMIS são importantes, mas são as pessoas que fazem a verdadeira diferença. Na verdade, os teus principais candidatos a RMIS podem oferecer características e funcionalidades bastante comparáveis. Nesse caso, o que importa são as pessoas.

O fornecedor do RMIS está empenhado em estabelecer uma parceria contigo? Sentes-te à vontade com todas as pessoas com quem vais trabalhar e elas são capazes de resolver os problemas? Os membros da equipa estão ansiosos por aprender sobre o teu negócio, são criativos na resolução de problemas e ouvem?

8. Exige um bom serviço.

Descobre que tipo de apoio é oferecido – telefone, portal em linha, correio eletrónico, etc. – e o tempo de resposta garantido.

Podes aceder a um serviço de apoio ao cliente individualizado para questões mais complexas, bem como a um serviço de assistência tradicional para questões mais rotineiras?

E o serviço deve estender-se muito para além da implementação. O fornecedor do RMIS tem uma equipa dedicada ao seu sucesso a longo prazo?

9. Sabe o que estás a comprar.

Compreende claramente quais as funcionalidades, serviços e suporte abrangidos pelo seu contrato RMIS e qual o custo se as suas necessidades mudarem. Pretende um sistema que possa ser facilmente dimensionado e adaptado à medida que a sua empresa cresce, sem reconfigurações dispendiosas ou perturbadoras.

10. E sabe a quem estás a comprar o teu RMIS.

Certifica-te sempre de que o fornecedor do RMIS tem experiência comprovada em tecnologia, riscos e seguros – e a longevidade e os recursos para cumprir as suas promessas a longo prazo.

Um SIRM é um investimento significativo que vai muito para além da tecnologia. O cuidado, o respeito e o interesse genuíno que experimentas de cada vendedor no processo de compra é uma boa indicação do que está para vir.

Faz a tua devida diligência. Com o parceiro RMIS certo, o teu novo RMIS tornará o teu trabalho mais fácil, a tua equipa mais bem sucedida e a tua empresa mais forte.

Inicia a conversa

1. Melhoria dos processos.

Um RMIS simplifica e acelera os processos manuais, como a recolha de dados e a formatação de relatórios, o que liberta o tempo do pessoal para se concentrar na melhoria da segurança, na redução de perdas e noutras tarefas que acrescentam valor real à organização.

2. Poupança de custos.

Um RMIS pode proporcionar poupanças imediatas ao reduzir significativamente os custos de mão de obra através da automatização e de melhorias no fluxo de trabalho. E a longo prazo, um RMIS pode identificar outras oportunidades de poupança de custos através da análise e da perceção de tendências que anteriormente poderiam não ter sido detectadas.

3. Rendimento do investimento.

Um RMIS quase sempre se paga a si próprio – muitas vezes em apenas dois anos.

O RMIS adequado irá certamente facilitar o trabalho do gestor de riscos e fortalecer a equipa. Também pode melhorar a comunicação entre os departamentos e a gestão de topo e aumentar a visibilidade da gestão do risco em toda a organização.

O desafio é convencer os outros do valor que um SIRM pode proporcionar. A prova mais convincente é a poupança direta de custos que obtém com a melhoria da segurança, a redução de sinistros e processos mais eficientes. Igualmente importantes – embora mais difíceis de quantificar – são as vantagens estratégicas que advêm da maximização de recursos escassos e da tomada de decisões mais inteligentes e rápidas sobre o risco.

Se estás à procura de ajuda para gerir uma carteira de riscos em expansão, um RMIS pode valer bem o investimento – e um investimento que pode pagar dividendos duradouros e positivos a toda a organização.