Os workshops de risco são uma parte indispensável de um programa eficaz de Gestão do Risco Empresarial. Eles são uma ferramenta poderosa para envolver os tomadores de decisão no processo de Gerenciamento de Riscos e para construir uma cultura mais madura, transparente e consciente dos riscos. De acordo com Rob Quail, renomado especialista em ERM, autor e palestrante frequente do Risk@Work, os workshops de risco têm a ver com conversas e definição de prioridades. Trazem para a mesa os principais decisores numa plataforma estruturada para discutir o panorama do risco, identificar pontos fortes e lacunas na preparação, aplicar o pensamento analítico e tomar decisões. Os workshops de risco proporcionam um local seguro para fazer perguntas, obter respostas, ter discussões abertas e testemunhar as decisões tomadas. São a melhor forma de levar os decisores a incorporar o pensamento do risco nas actividades diárias.
Prepara-te para um workshop sobre riscos
Ter um patrocinador é essencial para o sucesso de um workshop sobre riscos. O patrocinador é a pessoa que é responsável pelo risco e tem autoridade para tomar decisões relacionadas com a tolerabilidade e com as acções a serem tomadas. O patrocinador identifica os objectivos, decide sobre a agenda, apresenta os critérios de risco, faz perguntas de sondagem ao grupo e atribui acções. O patrocinador deve estar na sala durante todo o workshop para testemunhar a discussão, fazer perguntas, testar hipóteses e tomar decisões sobre como avançar. No final, o patrocinador partilha as conclusões do workshop com a liderança e outras partes interessadas. Outros elementos essenciais incluem:
Objectivos. Porque é que estás a realizar o workshop sobre riscos? Que problema estás a tentar resolver? Uma forma de identificar os objectivos é através de uma matriz. A matriz pode ajudar-te a determinar se o workshop se deve centrar principalmente na tomada de decisões sobre os riscos – ou mais na aprendizagem sobre os riscos. Considera também se o teu foco é amplo ou restrito. Um enfoque amplo explora os riscos estratégicos, enquanto um enfoque restrito se concentra em riscos específicos, fazendo uso intenso de dados para avaliar os riscos e a adequação dos atenuantes.
Agenda. De que riscos vais falar? O patrocinador pode querer solicitar a opinião dos participantes antes ou no início do workshop sobre riscos, mas, em última análise, é da responsabilidade do patrocinador decidir o que vai ser discutido. Juntamente com a agenda, podes precisar de fornecer aos participantes alguma informação de base e/ou dados. Se for o caso, mantém as informações bem estruturadas e simples.
Critérios de risco. O que vais fazer em relação a estes riscos? Como vais medir os teus riscos? O que é tolerável? Os critérios de risco são o principal instrumento para abrandar e descomprimir o pensamento, de modo a ultrapassar preconceitos individuais e colectivos e estabelecer uma ligação entre os juízos de risco de um indivíduo e os objectivos globais da organização. Proporcionam também uma forma consistente de avaliar se os controlos em vigor são abrangentes, tendo em conta o âmbito do risco e a probabilidade de ocorrência do risco num determinado período de tempo. Devem ser calibrados para permitir uma avaliação consistente do risco e um julgamento da tolerabilidade dos riscos em toda a organização.
Facilitadores. O ideal é que um workshop tenha dois facilitadores. Um dirige o tráfego e o outro regista o que é dito. Os facilitadores têm autoridade sobre o processo. Gerem a agenda, resumem os pontos de vista e controlam o tempo. Eles não expressam opiniões, editorializam ou fazem julgamentos.
Instalação. A realização do workshop fora das instalações oferece um ambiente neutro e evita que os participantes regressem às suas secretárias durante um intervalo. A realização de um workshop virtualmente é desaconselhada, mas pode ser necessária para acomodar pessoas que não podem comparecer pessoalmente.
Equipamento. Utiliza uma ferramenta de votação anónima, como os keypads de votação, para avaliar as opiniões dos participantes e aumentar o envolvimento. Os resultados da votação estimulam a discussão e ajudam a minimizar o pensamento de grupo. É útil ter dois ecrãs na sala. Um ecrã é utilizado para acompanhar os pontos da ordem de trabalhos e apresentar os resultados da votação. O segundo ecrã serve para apresentar documentos relevantes e/ou para mostrar a discussão que está a decorrer, gravada por um facilitador. “Não faço um workshop sobre riscos sem votação anónima”, diz Quail. “Garante a participação individual de todos. É eficiente. Em cinco segundos, sabes o que todos pensam sobre este risco e podes usar isso para orientar a discussão.”
Pessoas. Planeia convidar entre oito e 18 pessoas para o teu workshop. Isto permite uma representação completa das pessoas com conhecimento sobre os riscos da organização, embora seja um grupo gerenciável.
Tempo. Quatro horas é o ideal para manter o grupo concentrado e no caminho certo. Mais do que isso pode ser cansativo, e o envolvimento começa a diminuir. Com um planeamento adequado, deves ser capaz de discutir um risco em 20 a 30 minutos. Assim, num workshop de quatro horas, é provável que consigas cobrir oito a 12 riscos. Duplica o tempo necessário para cada risco se o workshop for virtual.
Cinco passos para um workshop sobre riscos bem-sucedido
“Em vez de dizeres a alguém como fazer a gestão de riscos com uma pilha de diapositivos, [in a risk workshop] Pegamos num problema comercial real, com decisões reais que têm de ser tomadas, e analisamo-lo em conjunto”, explica Quail. “Aprendem sobre ERM ao fazê-lo.” O objetivo de um workshop sobre riscos não é necessariamente chegar a um consenso sobre cada tópico. Em vez disso, o objetivo é fornecer ao patrocinador conhecimentos e informações suficientes para tomar decisões e avançar. Aqui estão cinco passos para avaliar cada risco na agenda:
- Compreende o risco. Pede aos participantes para descreverem cenários de como um risco se pode desenrolar. Podes acabar por ter até uma dúzia de variações. Isto dar-te-á uma ampla gama do que o risco pode parecer e ajudará a construir uma compreensão colectiva do risco. Todos os factos estarão em cima da mesa, o que torna a discussão que se segue muito mais produtiva. “A vantagem de utilizar cenários em vez de, digamos, escrever uma definição, é que é muito mais divertido e envolvente”, diz Quail.
- Mede o risco. Discute o impacto que o risco pode ter em toda a organização. O risco pode afetar as finanças, a reputação, os funcionários, os clientes e outras partes interessadas? Pede aos participantes que votem anonimamente no pior resultado possível da ameaça com base nos critérios de risco estabelecidos. Começa a discussão pedindo a um dos participantes que não votou para explicar a razão do seu voto. A ideia é estimular a conversa e o debate. Depois, faz uma segunda votação e vê como os participantes mudaram de opinião. Mais uma vez, o objetivo não é chegar a um acordo; é fornecer ao patrocinador informação suficiente para tomar decisões.
- Examina a força dos controlos. Tens planos, políticas, acções e indicadores em vigor? Este passo centra-se nos controlos existentes, bem como nos seus pontos fortes e fracos. Orienta a conversa para questões como a responsabilidade pelo risco, os recursos disponíveis, a coordenação e a monitorização dos controlos. O facilitador pode sondar utilizando os modelos de controlo como ponto de referência para se certificar de que tens uma visão completa do aspeto dos controlos e das eventuais lacunas. Os participantes votam novamente de forma anónima sobre a eficácia dos controlos.
- Avalia a probabilidade de ocorrência. Pergunta aos participantes qual é a probabilidade de o risco ocorrer, digamos, nos próximos cinco anos, e depois pede-lhes que votem numa escala de probabilidade. Enquanto as estimativas da probabilidade de cada risco são simplesmente o melhor palpite de cada participante (que pode não ser muito exato no sentido absoluto), o valor é a estimativa do grupo da probabilidade relativa de ocorrência de um risco em comparação com outros.
- Decide se este risco é tolerável. Depois de o facilitador resumir os pontos-chave levantados na discussão, o patrocinador pode decidir se o risco é tolerável com base nos controlos actuais ou se é necessário tomar medidas para gerir melhor o risco. O patrocinador atribuirá então as acções necessárias a serem tomadas. O passo final é a preparação de um relatório para outros executivos e partes interessadas.
No final do workshop sobre riscos, os participantes terão uma maior compreensão dos riscos e de como eles interagem entre si. E o patrocinador terá o conhecimento necessário para tomar decisões sábias. Quail enfatiza que os workshops de risco não são apenas para C-suites ou conselhos de administração. “A beleza de fazer workshops sobre riscos é que vende às pessoas o valor do ERM. Se queres que o ERM perdure, tens de ir mais fundo na organização e encontrar formas de o injetar na forma como os decisores operam a todos os níveis da empresa.”
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