Risiko-Workshops sind ein unverzichtbarer Bestandteil eines effektiven Risikomanagementprogramms für Unternehmen. Sie sind ein leistungsfähiges Instrument, um Entscheidungsträger in den Risikomanagementprozess einzubinden und eine reifere, transparentere und risikobewusstere Kultur aufzubauen.

Laut Rob Quail, einem renommierten ERM-Experten, Autor und häufigen Risk@Work-Sprecher, geht es bei Risikoworkshops darum, Gespräche zu führen und Prioritäten zu setzen. Sie bringen wichtige Entscheidungsträger in einer strukturierten Plattform an einen Tisch, um die Risikolandschaft zu diskutieren, Stärken und Lücken in der Bereitschaft zu identifizieren, analytisches Denken anzuwenden und Entscheidungen zu treffen. Risiko-Workshops bieten einen sicheren Ort, um Fragen zu stellen, Antworten zu erhalten, offene Diskussionen zu führen und die getroffenen Entscheidungen mitzuerleben. Sie sind der beste Weg, um Entscheidungsträger dazu zu bringen, das Risikoverständnis in ihre täglichen Aktivitäten einzubeziehen.

Vorbereitungen für einen Risiko-Workshop

Ein Sponsor ist für einen erfolgreichen Risiko-Workshop unerlässlich. Der Sponsor ist die Person, die für das Risiko rechenschaftspflichtig ist und die Befugnis hat, Entscheidungen in Bezug auf die Verträglichkeit und die zu ergreifenden Maßnahmen zu treffen. Der Sponsor legt die Ziele fest, entscheidet über die Tagesordnung, bringt die Risikokriterien vor, stellt der Gruppe bohrende Fragen und weist Maßnahmen zu. Der Sponsor muss während des gesamten Workshops anwesend sein, um die Diskussion zu verfolgen, Fragen zu stellen, Annahmen zu prüfen und Entscheidungen über das weitere Vorgehen zu treffen. Am Ende teilt der Sponsor die Schlussfolgerungen des Workshops mit der Unternehmensleitung und anderen Beteiligten.

Weitere wesentliche Elemente sind:

Zielsetzung. Warum veranstalten Sie den Risiko-Workshop? Welches Problem versuchen Sie zu lösen? Eine Möglichkeit, Ziele zu ermitteln, ist eine Matrix. Die Matrix kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, ob sich der Workshop hauptsächlich darauf konzentrieren sollte, Entscheidungen über die Risiken zu treffen – oder eher darauf, etwas über die Risiken zu lernen. Überlegen Sie auch, ob Ihr Fokus breit oder eng gefasst ist. Ein breiter Fokus erforscht strategische Risiken, während ein enger Fokus sich auf spezifische Risiken konzentriert und Daten zur Bewertung der Risiken und der Angemessenheit der Abhilfemaßnahmen verwendet.

Tagesordnung. Über welche Risiken werden Sie sprechen? Der Sponsor kann die Teilnehmer entweder vor oder zu Beginn des Risiko-Workshops um Beiträge bitten, aber letztlich ist es die Verantwortung des Sponsors zu entscheiden, was diskutiert wird. Zusammen mit der Tagesordnung müssen Sie den Teilnehmern möglicherweise einige Hintergrundinformationen und/oder Daten zur Verfügung stellen. Wenn dies der Fall ist, halten Sie die Informationen möglichst strukturiert und einfach.

Risikokriterien. Was werden Sie gegen diese Risiken unternehmen? Wie werden Sie Ihre Risiken messen? Was ist tolerierbar? Risikokriterien sind das wichtigste Instrument, um das Denken zu verlangsamen und zu entpacken, um individuelle und kollektive Voreingenommenheiten zu überwinden und eine Verbindung zwischen den Risikobeurteilungen eines Einzelnen und den Gesamtzielen der Organisation herzustellen. Sie bieten auch eine konsistente Möglichkeit zu bewerten, ob die vorhandenen Kontrollen angesichts des Umfangs des Risikos und der Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Risikos innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens umfassend sind. Sie sollten so kalibriert sein, dass sie eine einheitliche Risikobewertung und Beurteilung der Risikotoleranz innerhalb der Organisation ermöglichen.

Moderatoren. Idealerweise sollte ein Workshop von zwei Moderatoren geleitet werden. Einer leitet den Verkehr und der andere nimmt auf, was gesagt wird. Die Moderatoren haben die Autorität über den Prozess. Sie verwalten die Tagesordnung, fassen die Standpunkte zusammen und überwachen die Zeit. Sie äußern keine Meinungen, geben keine Kommentare ab und fällen keine Urteile.

Einrichtung. Wenn Sie Ihren Workshop außerhalb des Standorts abhalten, bieten Sie eine neutrale Umgebung und verhindern, dass die Teilnehmer während einer Pause an ihre Schreibtische zurückkehren. Von der virtuellen Durchführung eines Workshops wird abgeraten, aber er kann notwendig sein, um Teilnehmer unterzubringen, die nicht persönlich anwesend sein können.

Ausrüstung. Verwenden Sie ein anonymes Abstimmungsinstrument, wie z. B. Abstimmungs-Tastaturen, um die Meinung der Teilnehmer zu ermitteln und das Engagement zu erhöhen. Die Abstimmungsergebnisse regen die Diskussion an und helfen, das Gruppendenken zu minimieren.

Es ist hilfreich, zwei Bildschirme im Raum zu haben. Ein Bildschirm dient dazu, die Tagesordnungspunkte zu verfolgen und die Abstimmungsergebnisse anzuzeigen. Der zweite Bildschirm dient dazu, relevante Dokumente zu präsentieren und/oder die von einem Moderator aufgezeichnete Diskussion zu zeigen.

„Ich werde keinen Risiko-Workshop ohne anonyme Abstimmung durchführen“, sagt Quail. „So ist sichergestellt, dass jeder individuell teilnimmt. Es ist effizient. Innerhalb von fünf Sekunden wissen Sie, was jeder über dieses Risiko denkt, und das können Sie nutzen, um die Diskussion zu lenken.“

Menschen. Planen Sie, zwischen acht und 18 Personen zu Ihrem Workshop einzuladen. Dies ermöglicht eine umfassende Vertretung derjenigen, die sich mit den Risiken des Unternehmens auskennen, und ist dennoch eine überschaubare Gruppe.

Zeit. Vier Stunden sind optimal, um die Gruppe bei der Stange zu halten. Länger kann anstrengend sein, und das Engagement lässt nach. Mit der richtigen Planung sollten Sie in der Lage sein, ein Risiko in 20 bis 30 Minuten zu besprechen. In einem vierstündigen Workshop können Sie also wahrscheinlich acht bis 12 Risiken behandeln. Verdoppeln Sie die für jedes Risiko benötigte Zeit, wenn der Workshop virtuell ist.

Fünf Schritte für einen erfolgreichen Risiko-Workshop

„Anstatt jemandem mit einem Stapel von Folien zu erklären, wie man Risikomanagement betreibt, [in a risk workshop] Wir nehmen ein echtes Geschäftsproblem mit echten Entscheidungen, die getroffen werden müssen, und gehen es gemeinsam durch“, erklärt Quail. „Sie lernen über ERM, indem sie es tun.“

Das Ziel eines Risiko-Workshops besteht nicht unbedingt darin, zu jedem Thema einen Konsens zu finden. Vielmehr geht es darum, dem Sponsor genügend Einblicke und Informationen zu geben, um Entscheidungen zu treffen und voranzukommen. Hier sind fünf Schritte, um jedes Risiko auf der Tagesordnung zu bewerten:

  1. Verstehen Sie das Risiko. Bitten Sie die Teilnehmer, Szenarien zu beschreiben, wie sich ein Risiko entwickeln könnte. Es kann sein, dass Sie am Ende bis zu einem Dutzend Varianten haben. Auf diese Weise erhalten Sie eine breite Palette von Möglichkeiten, wie das Risiko aussehen könnte, und können ein gemeinsames Verständnis des Risikos entwickeln. Alle Fakten liegen auf dem Tisch, was die anschließende Diskussion sehr viel produktiver macht. „Der Vorteil von Szenarien gegenüber dem Verfassen einer Definition ist, dass es viel mehr Spaß macht“, sagt Quail.
  1. Messen Sie das Risiko. Erörtern Sie die Auswirkungen, die das Risiko auf das gesamte Unternehmen haben könnte. Könnte das Risiko die Finanzen, den Ruf, die Mitarbeiter, die Kunden und andere Interessengruppen beeinträchtigen? Bitten Sie die Teilnehmer, auf der Grundlage der festgelegten Risikokriterien anonym über das schlimmstmögliche Ergebnis der Bedrohung abzustimmen. Eröffnen Sie die Diskussion, indem Sie einen Ausreißer bitten, die Gründe für sein/ihr Votum zu erläutern. Dies soll Gespräche und Debatten anregen. Lassen Sie dann ein zweites Mal abstimmen und sehen Sie, wie die Teilnehmer ihre Meinung geändert haben. Auch hier geht es nicht darum, eine Einigung zu erzielen, sondern darum, dem Sponsor einen ausreichenden Einblick zu verschaffen, damit er Entscheidungen treffen kann.
  1. Prüfen Sie die Stärke der Kontrollen. Verfügen Sie über Pläne, Richtlinien, Maßnahmen und Indikatoren? Dieser Schritt konzentriert sich auf die bestehenden Kontrollen sowie deren Stärken und Schwächen. Lenken Sie das Gespräch auf Themen wie Risikoverantwortung, verfügbare Ressourcen, Koordination und Überwachung der Kontrollen. Der Moderator kann die Kontrollmodelle als Bezugspunkt verwenden, um sicherzustellen, dass Sie ein vollständiges Bild davon haben, wie die Kontrollen aussehen und wo Lücken bestehen könnten. Die Teilnehmer stimmen erneut anonym über die Wirksamkeit der Kontrollen ab.
  1. Schätzen Sie die Wahrscheinlichkeit des Auftretens ein. Fragen Sie die Teilnehmer, wie wahrscheinlich sie glauben, dass das Risiko in den nächsten fünf Jahren eintreten wird, und lassen Sie sie dann auf einer Wahrscheinlichkeitsskala abstimmen. Während die Schätzungen der Wahrscheinlichkeit jedes Risikos einfach die beste Schätzung jedes Teilnehmers sind (die im absoluten Sinne vielleicht nicht sehr genau ist), ist der Wert die Einschätzung der Gruppe über die relative Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines Risikos im Vergleich zu anderen.
  1. Entscheiden Sie, ob dieses Risiko tragbar ist. Sobald der Moderator die wichtigsten Punkte aus der Diskussion zusammengefasst hat, kann der Sponsor entscheiden, ob das Risiko auf der Grundlage der aktuellen Kontrollen tolerierbar ist oder ob Schritte unternommen werden müssen, um das Risiko besser zu steuern. Der Sponsor wird dann die notwendigen Maßnahmen zuweisen. Der letzte Schritt besteht darin, einen Bericht für andere Führungskräfte und Interessengruppen zu erstellen.

Am Ende des Risiko-Workshops werden die Teilnehmer ein besseres Verständnis der Risiken und ihrer Wechselwirkungen untereinander haben. Und der Sponsor wird den nötigen Einblick haben, um kluge Entscheidungen zu treffen.

Quail betont, dass Risikoworkshops nicht nur für Vorstandsetagen oder Aufsichtsräte geeignet sind. „Das Schöne an Risikoworkshops ist, dass sie den Menschen den Wert von ERM vermitteln. Wenn Sie wollen, dass ERM von Dauer ist, müssen Sie tiefer in die Organisation eindringen und Wege finden, es in die Arbeitsweise von Entscheidungsträgern auf allen Ebenen des Unternehmens zu integrieren.“

Wenn Sie mehr über ERM erfahren möchten, laden Sie unser ebook „Charting a Course for Enterprise Risk Management“ herunter und testen Sie die ERM-Softwarelösung von Riskonnect.