RMIS : le guide définitif

Un Système d’Information de Gestion des Risques – RMIS – est une plateforme logicielle pour la collecte, la gestion, l’analyse et le reporting des informations sur les risques, les sinistres et la sécurité.

Un RMIS rassemble toutes vos données de risques assurés en un seul endroit pour vous donner une vision claire de vos risques, de leurs relations et de leur impact sur l’organisation. Un RMIS fait gagner du temps et améliore la précision en automatisant les tâches et en rationalisant les flux de travail. Il réduit l’exposition aux risques, le stress sur la gestion des risques – et le coût total du risque.

Avec un RMIS, les équipes de gestion des risques peuvent arrêter de gérer des feuilles de calcul, des documents et des e-mails et commencer à gérer les risques à un niveau stratégique.

« Pour devenir efficaces, les professionnels de la gestion des risques doivent être en mesure de convertir les données en informations – puis en insights exploitables. Cela doit indiquer à l’entreprise ce qu’il faut faire ensuite. »
– Bob Bowman, Directeur, Gestion des Risques, The Wendy’s Company

1. Travaillez-vous avec un seul assureur ou TPA (passé et présent) ?
2. Avez-vous une fréquence et une gravité faibles de sinistres ?
3. Êtes-vous en mesure de rapporter facilement à votre direction exécutive et/ou conseil d’administration ?
4. Vos données de risque, de sécurité et de sinistres sont-elles facilement accessibles où et quand elles sont nécessaires ?
5. Est-il facile de collecter et d’analyser les informations dont vous avez besoin pour les renouvellements d’assurance ?
6. Avez-vous confiance en l’intégrité de vos données ?
7. Êtes-vous satisfait du niveau d’insight que vous obtenez de votre analyse de données ?
8. Êtes-vous certain qu’il n’y a pas de duplications ou de lacunes dans la couverture ?
9. Pouvez-vous visualiser l’état actuel d’un sinistre ?
10. Vos rapports sont-ils faciles à exécuter – et sont-ils suffisamment sophistiqués pour vos besoins ?
11. Pouvez-vous facilement répondre aux questions concernant les primes, la couverture et l’historique des sinistres ?

Si la majorité de vos réponses sont « oui » – Votre système actuel de gestion des risques remplit sa fonction. Un examen périodique de la situation vous assurera de rester sur la bonne voie à mesure que vos besoins évoluent et changent. (Quadrant 3)

Si la majorité de vos réponses sont « non » – Votre système actuel est devenu plus un obstacle qu’une aide, et il limite votre capacité à gérer efficacement les risques. Un SIGR pourrait fournir la base dont vous avez besoin pour gérer les risques à un niveau plus stratégique. (Quadrants 1, 2 et 4)

Dissiper les mythes du RMIS et révéler la vérité

Avez-vous entendu celle sur le fait qu’un SIGR n’est destiné qu’aux réclamations ? Ou qu’un système de nouvelle génération est trop onéreux ? Il existe toutes sortes de rumeurs inquiétantes concernant le coût et les limitations d’un SIGR. Voici quelques éclaircissements pour distinguer le mythe de la vérité.

Mythe n°1 : un SIGR n’est destiné qu’aux réclamations.

Vérité : Un SIGR facilite effectivement la gestion des réclamations de manière simple, rapide et précise. Les utilisateurs disposent d’une source centralisée unique pour suivre l’état des réclamations, valider les données et consulter l’historique des paiements. Vous pouvez même comparer les résultats de réclamations similaires et analyser la cause d’une perte.

Cependant, la gestion des réclamations n’est que le début. Un SIGR intègre de manière transparente toutes les informations relatives aux risques, aux réclamations et à la sécurité dans un continuum de flux de travail unique, complet et actualisé en temps réel. Il vous donne la visibilité nécessaire pour gérer efficacement les risques dans toute l’organisation. Il peut également révéler les lacunes ou les chevauchements en matière de couverture et allouer les primes de manière appropriée.

La véritable puissance d’un SIGR réside toutefois dans sa capacité à identifier et à répondre aux risques et tendances émergents qui pourraient passer inaperçus autrement. La vue centralisée, la plateforme accessible et les rapports améliorés d’un SIGR facilitent également la communication et la collaboration au sein de l’organisation.

Mythe n°2 : Les utilisateurs d’un SIGR doivent être des experts en informatique.

Vérité : La génération actuelle de logiciels SIGR est facile à utiliser, avec des fonctionnalités similaires à celles des produits grand public, intuitives, intégrées et fiables.

Les tableaux de bord combinent des graphiques visuellement attrayants avec des analyses puissantes pour fournir les informations dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Les rapports sont disponibles d’un simple clic – sans nécessité de reformatage ou de copier-coller. De plus, un système basé sur le cloud est accessible par n’importe qui, à tout moment et de n’importe où.

Comme pour toute nouvelle technologie, une formation préalable est nécessaire pour tirer le meilleur parti de votre investissement dans un SIGR. Oui, il y a une courbe d’apprentissage. Mais la valeur acquise en élargissant votre compréhension des risques l’emporte largement sur le coût de s’en tenir à votre routine actuelle.

Mythe n°3 : un SIGR fait le même travail qu’un tableur.

Vérité : Comparer un SIGR à un tableur, c’est comme comparer votre dernier smartphone à un téléphone à clapet des années 90. Les similitudes entre les deux s’arrêtent lorsque vous voulez faire plus que le strict minimum.

Les tableurs peuvent être un outil efficace pour gérer les risques dans les entreprises ayant un nombre limité de sites, d’employés, d’actifs et d’assureurs. Mais cet outil a du mal à suivre la quantité de données nécessaires pour gérer efficacement un portefeuille de risques croissant. Vous pourriez finir par prendre des décisions commerciales cruciales basées sur des données obsolètes ou truffées d’erreurs.

Les tableurs sont particulièrement vulnérables aux :

• • Erreurs de données. Les tableurs reposent principalement sur le travail manuel pour collecter, vérifier, formater, consolider et saisir les informations. Non seulement ce processus est extraordinairement chronophage, mais chaque frappe ou action de copier-coller augmente le risque d’erreur humaine.
  • Menaces de sécurité. Les restrictions sur l’accès sont notoirement difficiles à imposer sur les tableurs. Par conséquent, les informations peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains. Si le tableur contient des informations sensibles, l’entreprise pourrait se trouver dans une situation délicate.
  • Problèmes de reprise après sinistre. Que se passe-t-il si un ordinateur portable est perdu ou volé ? Vos données pourraient disparaître avec l’ordinateur portable car les tableurs ne sont pas toujours sauvegardés automatiquement. En cas de véritable catastrophe, vous pourriez tout perdre.

Un SIGR minimise les erreurs de saisie de données en guidant les utilisateurs à travers un processus de collecte rationalisé. Les modifications et les mises à jour peuvent être effectuées instantanément, en un seul endroit, en une seule fois. Tout est documenté, vous savez donc toujours qui a fait quel changement et pourquoi.

L’accès à un SIGR est disponible sur n’importe quel appareil et de n’importe où – tant que l’utilisateur est autorisé. Et un SIGR stocke et protège vos données dans un système sécurisé basé sur le cloud qui peut être vérifié par des tiers indépendants.

Mythe n°4 : Tous les SIGR se valent.

Vérité : Toutes les plateformes SIGR ne sont pas créées égales. Les organisations peuvent choisir entre deux options principales de SIGR : groupé et dégroupé.

Un SIGR groupé est proposé par les assureurs, les courtiers et les administrateurs tiers. Le coût d’un SIGR groupé est souvent inclus dans le montant total facturé par le fournisseur. Cependant, le système ne fonctionne qu’avec les données de ce fournisseur.

Si vous avez plusieurs assureurs ou TPA, vous pourriez vous retrouver avec de nombreux systèmes – dont aucun ne peut communiquer entre eux. Pour obtenir une vue d’ensemble de vos risques, vous devriez transformer les données dans un format commun, les consolider dans un emplacement central, et répéter ce processus à chaque mise à jour du fournisseur. L’importation de données d’une autre source, comme les finances ou le service juridique, nécessiterait probablement une interface personnalisée ou une saisie manuelle.

Un RMIS non intégré est proposé par un fournisseur indépendant. Ce type de système consolide les données de risque, de sécurité et de sinistres provenant de toutes les sources internes et externes pour vous offrir une vue complète et intégrée de l’ensemble de votre portefeuille de risques.

Bien que les frais puissent sembler plus élevés qu’un système intégré, un RMIS non intégré offre des fonctionnalités plus sophistiquées pour l’analyse et la production de rapports. Il peut également être personnalisé pour fonctionner avec vos systèmes existants. L’intégration avec les RH, par exemple, peut ajouter des informations importantes sur les employés directement dans vos analyses et rapports. Le résultat est que vous disposez d’une vision complète pour prendre des décisions critiques en matière de risque et de sécurité.

Le système de gestion des risques qui vous convient dépend réellement du nombre et de la complexité de vos risques – et de ce dont vous avez besoin pour gérer efficacement ces risques. Les tableurs, par exemple, peuvent bien fonctionner pour un petit nombre de risques relativement simples. Un RMIS intégré peut bien convenir aux entreprises qui traitent principalement avec un seul assureur ou TPA.

Mais si vous essayez d’identifier les risques critiques à travers de nombreuses fonctions, lignes d’activité et localisations – et de comprendre l’évolution de la relation entre tous ces risques – vous avez besoin de la puissance d’un RMIS non intégré.

C’est ce RMIS qui peut vous aider à transformer de vastes quantités de données de gestion des risques en opportunités claires pour atténuer les pertes et réduire les coûts globaux, ce qui aura un impact positif sur les résultats financiers pour les années à venir.

Mythe n°5 : un RMIS est trop coûteux.

Vérité : L’achat d’un RMIS représente un investissement important – mais il finit par se rentabiliser. Voici comment :

1. Augmente la productivité. Combien de temps passez-vous actuellement à collecter, formater et consolider des données – puis à transformer ces informations en rapports significatifs et exploitables ? Le logiciel RMIS fait tout cela automatiquement, ce qui vous libère du temps pour analyser réellement les données et réagir de manière appropriée.

2. Remplace d’autres technologies. Quel que soit le système que vous utilisez, vous dépensez déjà de l’argent pour une technologie quelconque pour gérer les données de risque, de sécurité et de sinistres. Le coût total de maintenance de ces systèmes séparés et tableurs pourrait vous surprendre. C’est tout cet argent qui peut être réorienté vers un RMIS.

3. Améliore la précision. La vue centralisée d’un RMIS vous aide à mieux comprendre les relations entre les risques critiques et l’impact cumulatif sur l’organisation. Ces informations peuvent vous aider à prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides pour atténuer les pertes – et finalement réduire les primes.

Le fait est qu’aucune technologie de gestion des risques n’est gratuite. Si le coût initial d’un RMIS semble élevé, imaginez essayer de justifier une perte causée par une erreur de tableur non détectée. Le véritable coût de toute solution doit être mesuré en termes de coût opérationnel total pour l’organisation sur le long terme.

La technologie, le service et les fonctionnalités sont des considérations importantes lors de l’achat d’un RMIS – mais ce n’est que le début. Comprendre vos besoins, connaître les exigences de vos parties prenantes et sélectionner le bon partenaire logiciel est tout aussi important.

Voici dix conseils pour l’achat d’un RMIS afin de vous assurer d’obtenir la bonne solution – et le bon partenaire :

1. Faites l’inventaire de vos problèmes actuels.

Quels sont vos points sensibles ? Quels problèmes rencontrez-vous avec votre technologie actuelle ? Appliquer une nouvelle technologie à un processus défectueux ne le résoudra pas. Au lieu de cela, identifiez d’abord les défaillances ou les goulots d’étranglement, et établissez des objectifs clairs que vous souhaitez atteindre avec un RMIS.

2. Constituez votre équipe RMIS.

Un RMIS touche de nombreux domaines fonctionnels, il est donc important d’inclure toutes les parties prenantes dans le processus d’achat pour s’assurer que leurs voix sont entendues. Réunir des points de vue divers dès le début garantit que les problèmes critiques sont traités rapidement, ce qui peut aider à éliminer les retards coûteux par la suite.

Ceux qui se sentent écoutés tout au long du processus d’achat du RMIS sont également plus susceptibles d’être des partisans vocaux de la nouvelle technologie pendant la mise en œuvre et au-delà.

3. Comprenez comment le RMIS fonctionnera avec votre technologie existante.

Des flux de travail inefficaces, des processus obsolètes, un manque d’adhésion de la direction et une résistance au changement peuvent tous avoir un impact négatif sur l’efficacité de votre RMIS. Faites vos recherches sur les fonctionnalités et les capacités de la technologie RMIS envisagée – et comparez-les à vos systèmes et exigences actuels.

Gardez à l’esprit que ce n’est pas parce que quelque chose a toujours été fait d’une certaine manière que c’est la meilleure façon. Examinez vos flux de travail en détail pour voir s’il existe une manière plus efficace d’accomplir le travail.

Les Systèmes d’Information de Gestion des Risques devraient augmenter la productivité en éliminant les tâches manuelles fastidieuses, ennuyeuses et inefficaces. Et ce temps économisé peut être réorienté vers des tâches à plus haute valeur ajoutée, ce qui augmentera l’efficacité de vos efforts de gestion des risques.

4. Testez le RMIS.

Prenez le temps de demander une démonstration ou un essai et constatez par vous-même l’exactitude des affirmations du fournisseur.

Dans quelle mesure l’expérience utilisateur est-elle facile et intuitive ? Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin sont-elles accessibles depuis une tablette, un téléphone et un ordinateur portable ? Les rapports et les analyses sont-ils suffisamment sophistiqués pour répondre à vos besoins ? Et quelle est la facilité de création des rapports dont vous avez besoin ?

Découvrez dans quelle mesure le RMIS s’interface avec les RH, la paie, le juridique et d’autres systèmes internes et externes. Et voyez s’il s’intègre de manière transparente avec des domaines au-delà des frontières traditionnelles du RMIS en matière de risque assurable, y compris la gestion des risques d’entreprise, la gestion des risques des tiers, la conformité, l’audit interne, et plus encore.

5. Prévoyez du temps pour la mise en œuvre.

Un RMIS est un système vaste et complexe avec de multiples interfaces. Comme toute mise en œuvre de logiciel à l’échelle de l’entreprise, l’implémentation d’un RMIS ne se fait pas d’un simple coup de baguette magique. Remplacer un système vieux de plusieurs décennies en quelques semaines est irréaliste et mènera probablement à des résultats décevants.

Allouez suffisamment de temps pour analyser, concevoir, planifier, tester et exécuter le logiciel – et prévoyez du temps supplémentaire pour les imprévus qui pourraient survenir au cours du processus. Décomposez le processus de mise en œuvre en phases gérables et maintenez des lignes de communication claires entre toutes les parties.

Ne vous précipitez pas. Et ne lésinez pas sur le temps de formation des utilisateurs.

6. Sachez comment vos données seront stockées et protégées.

Le RMIS est-il basé sur le cloud ? Quels contrôles sont en place pour empêcher les accès non autorisés ? L’infrastructure de sécurité a-t-elle été certifiée de manière indépendante ?

Où vos données sont-elles hébergées ? Et comment ces centres de données sont-ils protégés ? Qu’en est-il en cas de catastrophe ?

7. Travaillez avec des personnes que vous appréciez et en qui vous avez confiance.

Les caractéristiques et les fonctionnalités d’un RMIS sont importantes, mais ce sont les personnes qui font la vraie différence. En réalité, vos principaux candidats RMIS pourraient offrir des caractéristiques et des fonctionnalités assez comparables. Dans ce cas, tout se résume aux personnes.

Le fournisseur de RMIS s’engage-t-il à établir un partenariat avec vous ? Êtes-vous à l’aise avec toutes les personnes avec lesquelles vous allez travailler – et seront-elles en mesure de résoudre les problèmes ? Les membres de l’équipe sont-ils désireux d’en apprendre davantage sur votre entreprise, sont-ils des résolveurs de problèmes créatifs et sont-ils à l’écoute ?

8. Exigez un excellent service.

Renseignez-vous sur le type de support offert – téléphone, portail en ligne, e-mail, etc. – et le temps de réponse garanti.

Pouvez-vous accéder à un service client personnalisé pour les problèmes plus complexes, ainsi qu’à un service d’assistance traditionnel pour les requêtes plus courantes ?

Et le service devrait s’étendre bien au-delà de la mise en œuvre. Le fournisseur de RMIS dispose-t-il d’une équipe dédiée à votre réussite à long terme ?

9. Sachez ce que vous achetez.

Ayez une compréhension claire des fonctionnalités, services et supports couverts par votre contrat RMIS, ainsi que des coûts potentiels si vos besoins évoluent. Vous souhaitez un système pouvant facilement s’adapter et évoluer avec la croissance de votre entreprise, sans reconfigurations coûteuses ou perturbatrices.

10. Et sachez auprès de qui vous achetez votre RMIS.

Assurez-vous toujours que le fournisseur de RMIS a démontré son expertise en technologie, en risque et en assurance, ainsi que la longévité et les ressources nécessaires pour tenir ses promesses sur le long terme.

Un RMIS est un investissement significatif qui va bien au-delà de la technologie. L’attention, le respect et l’intérêt sincère que vous ressentez de la part de chaque fournisseur durant le processus d’achat sont de bons indicateurs de ce qui vous attend.

Effectuez une due diligence approfondie. Avec le bon partenaire RMIS, votre nouveau système facilitera votre travail, rendra votre équipe plus performante et renforcera votre entreprise.