Les fournisseurs tiers jouent un rôle crucial dans le succès d’une organisation. Cependant, une mauvaise performance, une instabilité financière, des violations de données ou des manquements à la conformité de la part d’un fournisseur peuvent créer des risques importants, affectant les opérations, les finances et la réputation. Une gestion proactive des risques fournisseurs est essentielle pour atténuer ces menaces, en s’assurant que les partenaires tiers respectent les normes organisationnelles et les exigences réglementaires, et qu’ils répondent aux exigences définies dans leur contrat.

L’incapacité à surveiller et à gérer efficacement les risques liés aux fournisseurs peut entraîner des perturbations coûteuses et des dommages réputationnels érodant la confiance des clients. Par exemple, un fournisseur critique subissant une cyberattaque peut exposer les données sensibles d’une organisation. Un fournisseur confronté à des difficultés financières pourrait ne pas fournir des services essentiels, causant des goulots d’étranglement opérationnels. Le non-respect de la réglementation par un fournisseur pourrait entraîner des pénalités et des dommages réputationnels pour l’organisation cliente. Compte tenu de ces enjeux importants, la mise en œuvre d’une approche structurée de gestion des risques fournisseurs est cruciale.

Pour surveiller efficacement les risques liés aux tiers, les organisations doivent mettre en œuvre des processus structurés. Dans cet article, nous partageons cinq méthodes clés pour surveiller et gérer les risques fournisseurs, et nous expliquons comment le logiciel de gouvernance, risques et conformité (GRC) peut rationaliser et automatiser ces efforts pour atteindre une gestion optimale des risques fournisseurs.

Créer un registre complet des fournisseurs
Pour commencer à comprendre l’exposition aux risques fournisseurs, les entreprises doivent identifier leurs fournisseurs critiques et créer un registre pour capturer les informations importantes sur chaque fournisseur. Un registre des fournisseurs aidera les entreprises à comprendre l’exposition potentielle aux risques et servira de base pour gérer les relations avec les tiers. Il doit capturer tous les détails essentiels sur chaque fournisseur, notamment :

  • Informations contractuelles : Durée, dates de renouvellement et clauses de résiliation.
  • Données financières : Coût des services, conditions de paiement et évaluations de la stabilité financière.
  • Contacts clés : Responsables des relations, contacts pour l’escalade et canaux de support.
  • Accords de niveau de service (SLA) et indicateurs clés de performance (KPI) : Références et attentes en matière de performance.
  • Statut de conformité : Certifications, exigences réglementaires et résultats des audits précédents.
  • Classification des risques : Catégorisation basée sur l’exposition aux risques (par exemple, risque élevé, moyen, faible).

La maintenance manuelle de ce registre peut être chronophage et sujette aux erreurs. De nombreuses entreprises utilisent une plateforme GRC pour automatiser la collecte de données à l’aide de workflows automatisés et de formulaires en ligne avec des règles de gouvernance des données assurant une capture cohérente des informations. Ce processus centralise les dossiers des fournisseurs dans une base de données structurée, garantissant que tous les détails nécessaires sont capturés et facilement accessibles. De plus, ces plateformes logicielles peuvent signaler les contrats approchant leur renouvellement, rappeler aux équipes de réévaluer périodiquement les risques fournisseurs et fournir une source unique de vérité pour la prise de décision liée aux fournisseurs.

Effectuer régulièrement des évaluations des risques, des questionnaires et des enquêtes auprès des fournisseurs
La réalisation d’évaluations des risques fournisseurs est essentielle pour comprendre les risques associés à votre réseau de fournisseurs. Ces évaluations ne doivent pas être ponctuelles et doivent être menées régulièrement pour détecter les risques nouveaux et émergents au fil du temps.

Les évaluations régulières des risques fournisseurs aident les organisations à s’assurer que les fournisseurs respectent les exigences en matière de sécurité, de finances, de conformité et d’exploitation. Ces évaluations doivent :

  • Être menées périodiquement (par exemple, annuellement, semestriellement ou trimestriellement).
  • Couvrir des domaines tels que la cybersécurité, la conformité réglementaire, les certifications, la santé financière, les procédures de résilience opérationnelle, la performance par rapport aux SLA, les pratiques éthiques, l’externalisation, et toutes les amendes, pénalités ou poursuites en cours.
  • Inclure des enquêtes et des questionnaires structurés que les fournisseurs peuvent facilement remplir.

La réalisation manuelle de ces évaluations peut être chronophage car elle nécessite de recueillir des informations auprès de plusieurs fournisseurs, de consolider les réponses et d’analyser manuellement les résultats. Les processus non structurés qui reposent sur des tableurs et des e-mails conduisent souvent à des incohérences et des inefficacités, laissant des risques potentiels non détectés.

De nombreuses entreprises utilisent un logiciel GRC pour améliorer ce processus en l’utilisant pour créer un portail fournisseur en ligne où les fournisseurs peuvent compléter les évaluations des risques en ligne. Le système assure des réponses cohérentes grâce à des règles de gouvernance des données comme des menus, des listes déroulantes et des champs obligatoires. Des règles peuvent être définies pour signaler les risques potentiels basés sur les réponses d’évaluation des risques et des workflows automatisés déclenchent des notifications pour les actions de suivi. Toutes les données d’évaluation des risques sont automatiquement synchronisées avec le profil des fournisseurs dans le registre des fournisseurs.

Les mécanismes de notation automatisés peuvent alerter les équipes des fournisseurs à haut risque, permettant au personnel de prioriser d’abord les préoccupations critiques. Cela améliore l’efficacité et garantit que les problèmes sont traités rapidement, réduisant les chances d’un incident imprévu lié aux fournisseurs.

S’abonner aux flux de renseignements sur les risques liés aux tiers
Vous ne pouvez pas vous fier uniquement aux résultats des évaluations des risques fournisseurs pour évaluer l’exposition aux risques liés aux tiers, car les fournisseurs se présenteront toujours sous leur meilleur jour pour gagner des contrats. Par conséquent, les entreprises qui prennent au sérieux la gestion des risques fournisseurs utilisent des fournisseurs de renseignements sur les risques tiers pour évaluer davantage leur chaîne d’approvisionnement.

Les services de renseignements sur les risques liés aux tiers sont un service d’abonnement qui fournit des mises à jour en temps réel sur les fournisseurs, alertant les organisations sur les risques potentiels tels que l’instabilité financière, les violations de données, les litiges juridiques ou les changements réglementaires.

Ces flux offrent une surveillance continue des risques fournisseurs basée sur des sources de données externes, comme les sites d’actualités, les médias sociaux, l’IA et les organismes de réglementation. Ces fournisseurs détiennent des données sur des milliers d’organisations et les entreprises peuvent filtrer leurs notifications en fonction des fournisseurs qu’elles utilisent. Les notifications fournissent des informations exploitables qui peuvent être liées aux profils des fournisseurs pour aider les organisations à anticiper les menaces potentielles liées à leurs fournisseurs avant qu’elles ne se matérialisent.

Le suivi manuel de ces informations nécessite un engagement important dans la recherche de marché, la surveillance des actualités et les rapports sectoriels. S’appuyer uniquement sur des vérifications peut laisser des lacunes, car de nouveaux risques peuvent émerger rapidement en fonction de l’évolution des circonstances. L’abonnement à des flux de renseignements en temps réel sur les risques liés aux tiers aide à atténuer ce défi.

Pour automatiser davantage le processus, le logiciel GRC peut s’intégrer aux flux de renseignements sur les risques liés aux tiers, en attachant automatiquement les données de risque pertinentes aux dossiers des fournisseurs et en déclenchant des alertes si un problème critique survient. Cela permet aux équipes de gérer et d’aborder de manière proactive les risques potentiels avant qu’ils n’affectent les opérations. De plus, les organisations peuvent mettre en place des workflows automatisés qui incitent les équipes internes à enquêter sur les alertes et à déterminer les actions nécessaires, comme la renégociation des contrats ou la recherche de fournisseurs alternatifs, avec toutes les actions d’atténuation capturées de manière centralisée.

Surveiller la performance par rapport aux SLA et KPI pour résoudre les problèmes
Le suivi de la performance des fournisseurs est un autre aspect crucial de la gestion des risques liés aux tiers, non seulement pour détecter les risques potentiels, mais aussi pour assurer la qualité continue du service et la conformité contractuelle. Les entreprises doivent collecter des données opérationnelles sur la prestation de services et la performance pour suivre les baisses qui pourraient indiquer une performance insuffisante.

La performance des fournisseurs doit être mesurée par rapport aux SLA et KPI convenus et tout problème doit être rapidement traité avec le fournisseur pour réduire le risque. La performance des fournisseurs doit être mesurée dans le temps pour maintenir une transparence continue.

Sans une approche structurée de la TPRM, la surveillance de la performance des fournisseurs peut être subjective et incohérente. Les organisations peuvent s’appuyer sur des retours informels, les conduisant à négliger les problèmes de performance jusqu’à ce qu’ils deviennent critiques.

L’utilisation d’un logiciel GRC peut simplifier cela en important dans la plateforme des données opérationnelles relatives aux métriques de performance des fournisseurs via des API. Des règles préconfigurées peuvent être définies pour détecter les écarts par rapport aux performances attendues, signalant les préoccupations et déclenchant des workflows d’action corrective.

Par exemple, si un fournisseur ne respecte pas systématiquement les délais de livraison, le système peut automatiquement générer des rapports, notifier les parties prenantes concernées et initier des discussions sur les actions correctives. Au fil du temps, ces données peuvent également aider à la prise de décision, comme le renouvellement des contrats avec un fournisseur ou l’exploration d’options alternatives.

Formaliser les processus d’intégration et de désengagement
Un processus structuré d’intégration et de désengagement réduit les risques liés aux fournisseurs en s’assurant que les fournisseurs sont minutieusement évalués avant la signature de tout contrat et correctement désengagés à la fin des contrats pour éviter toute amende ou pénalité.

L’évaluation de la viabilité financière, des mesures de sécurité et du statut de conformité avant l’intégration est essentielle. Les questions initiales avant la signature d’un contrat doivent approfondir les conditions contractuelles, y compris les clauses de sortie et les conditions de renouvellement. Les entreprises doivent également s’enquérir des amendes ou pénalités récentes, ainsi que des violations de conformité ou des problèmes de cybersécurité. Les organisations peuvent également vouloir s’assurer que leurs fournisseurs sont certifiés selon certaines normes ou respectent les exigences réglementaires requises avant de signer des contrats.

Le désengagement des fournisseurs est tout aussi important, comme la mise en œuvre de contrôles de sécurité, tels que la révocation des accès, lors du désengagement. Il est également important de comprendre les périodes de préavis lors de la tentative de résiliation des accords contractuels avec les fournisseurs.

La planification des contingences est également importante lorsqu’on dépend de fournisseurs critiques. Lorsqu’un fournisseur est désengagé, son remplaçant doit être prêt à prendre le relais pour éviter toute interruption dans la prestation de services. Comprendre les délais d’intégration est essentiel pour gérer efficacement tout changement de fournisseur.

Sans un processus formalisé d’intégration, les organisations risquent de s’engager avec des fournisseurs peu fiables qui manquent des références nécessaires, exposant l’entreprise à des problèmes inattendus liés à la prestation de services, à la sécurité et à la conformité. De même, ne pas désengager correctement les fournisseurs peut laisser des vulnérabilités de sécurité, comme des accès système persistants ou des risques de rétention de données.

Le logiciel GRC standardise ces processus d’intégration et de désengagement des fournisseurs en appliquant des listes de contrôle automatisées et des workflows d’approbation, réduisant le risque d’oubli. Il garantit que les étapes de diligence raisonnable sont terminées avant l’intégration d’un fournisseur et que toutes les actions de désengagement sont correctement exécutées pour atténuer les risques persistants.

Conclusion
La gestion proactive des risques fournisseurs est essentielle pour protéger les opérations commerciales, maintenir la conformité réglementaire et assurer la continuité des services. Une mauvaise performance d’un fournisseur peut directement affecter la perception qu’ont les clients de votre entreprise, érodant la confiance des consommateurs. L’inconduite éthique, les manquements à la conformité et les violations de données par les fournisseurs compromettront finalement votre entreprise et affecteront votre réputation.

Le logiciel GRC aide les entreprises à automatiser les aspects clés de la gestion des risques fournisseurs en simplifiant le processus. Ces plateformes permettent aux entreprises de créer un registre en ligne des fournisseurs capturant les détails critiques sur chaque fournisseur, construisant une base de données centralisée de toutes les informations liées aux fournisseurs.

Les évaluations des risques fournisseurs peuvent être complétées en ligne via un portail de risques fournisseurs avec toutes les données alimentant directement le profil des fournisseurs « . Les intégrations API avec d’autres systèmes et tableurs signifient également que la plateforme peut suivre la performance des fournisseurs par rapport aux SLA et KPI, et des notifications automatisées sont envoyées pour signaler une performance insuffisante. Les entreprises peuvent également intégrer des flux de renseignements sur les risques liés aux tiers dans la plateforme et lier directement les risques au profil des fournisseurs concernés ». Les workflows automatisés déclenchent ensuite des notifications de risque et capturent les actions d’atténuation.

En mettant en œuvre un processus de gestion des risques fournisseurs selon les meilleures pratiques à l’aide d’un logiciel GRC, les entreprises peuvent centraliser les données des fournisseurs, visualiser les renseignements sur les risques en temps réel, automatiser les workflows et générer des rapports pertinents leur permettant de prendre des décisions éclairées concernant leurs fournisseurs. La mise en œuvre d’un logiciel GRC améliore non seulement la surveillance des risques fournisseurs mais fournit également à la direction les informations nécessaires pour prendre des décisions stratégiques concernant les fournisseurs qui s’alignent sur les objectifs commerciaux, améliorant finalement la résilience aux risques et l’efficacité opérationnelle.

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