Le paysage réglementaire actuel évolue constamment, les entreprises modernes étant soumises à une myriade de défis réglementaires aux niveaux local, national et international, quel que soit leur secteur d’activité. Les changements réglementaires surviennent à un rythme rapide, motivés par les avancées technologiques, les attentes des clients, les exigences légales, les risques émergents et les changements géopolitiques, rendant la conformité réglementaire une tâche intimidante.
Un processus de gestion des changements réglementaires garantit que les organisations s’adaptent et se conforment aux lois, à la législation et aux réglementations pertinentes pour leurs activités. Lisez ce blog pour approfondir ce qu’est la gestion des changements réglementaires et comprendre comment les organisations peuvent établir un processus pour obtenir une visibilité complète des changements à venir et les mettre en œuvre en temps opportun pour maintenir la conformité. Nous expliquerons comment les organisations peuvent anticiper les changements réglementaires et explorerons les principaux défis rencontrés lors de l’utilisation de processus manuels de gestion des changements réglementaires. Le blog partage également des conseils sur la gestion des changements réglementaires à l’aide de logiciels.
Qu’est-ce que la gestion des changements réglementaires ?
La gestion des changements réglementaires désigne la façon dont les organisations anticipent, évaluent, s’adaptent et se conforment aux lois, règles et exigences réglementaires qui affectent leur secteur d’activité et leurs opérations. Cela comprend le suivi des évolutions réglementaires et l’adaptation efficace des processus, politiques, procédures et systèmes internes pour assurer la conformité aux nouvelles exigences.
L’objectif d’un cadre de gestion des changements réglementaires est d’aider les organisations à créer des processus efficaces et reproductibles qui les aident à comprendre comment les nouvelles exigences affectent leurs opérations afin qu’elles puissent modifier leurs pratiques en conséquence. Les organisations commencent généralement par établir un « registre des obligations » des réglementations, normes et législations applicables à leur activité. Elles doivent ensuite associer chaque réglementation aux processus, politiques et procédures commerciales pertinents, ce qui permet de comprendre facilement l’impact potentiel de ce qui doit être modifié si la réglementation change à l’avenir.
L’aspect crucial suivant de la gestion des changements réglementaires est de se tenir informé des modifications, expirations ou révisions probables des réglementations. Cela peut impliquer la surveillance des sites web gouvernementaux et réglementaires, ainsi que l’interaction avec les associations professionnelles, les newsletters et les réseaux professionnels. Certaines entreprises choisissent de travailler avec des conseillers juridiques et en conformité ou de s’abonner à des mises à jour réglementaires via des fournisseurs tiers d’intelligence réglementaire.
Une fois qu’un changement est identifié, l’entreprise doit formaliser un processus d’escalade et de gestion du changement pour notifier les parties prenantes concernées et documenter pleinement comment et quand le changement a été mis en œuvre. Tout changement réglementaire aura probablement un impact sur de nombreux processus commerciaux, départements, politiques et procédures, c’est pourquoi la cartographie des réglementations avec les processus, politiques et procédures commerciales est essentielle pour accélérer le processus de changement. Chaque aspect de la manière et du moment où le changement a été effectué doit être entièrement documenté à des fins de conformité et d’audit.
Pourquoi la gestion des changements réglementaires est-elle importante ?
Un processus de gestion des changements réglementaires robuste et bien documenté est essentiel pour garantir que les entreprises naviguent avec succès dans les changements réglementaires tout en maintenant la conformité, en préservant leur réputation et en protégeant l’entreprise contre d’éventuelles implications juridiques, amendes et pénalités.
Les réglementations évoluent rapidement, imposant de nouvelles exigences et obligations de conformité aux entreprises du monde entier. Le non-respect des changements réglementaires peut affecter la réputation et entraîner la perte de contrats vitaux. La gestion des changements réglementaires n’est pas seulement une nécessité réglementaire ; c’est un impératif stratégique qui influence la capacité d’une organisation à opérer conformément aux exigences légales et réglementaires. Elle implique une approche organisée pour reconnaître, évaluer et exécuter les mises à jour réglementaires au sein de l’entreprise.
La conformité réglementaire est essentielle pour protéger l’économie et aide les entreprises à préserver la confiance du public. Compte tenu des conséquences potentielles des mises à jour réglementaires manquées, les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, sont tenues de prêter une attention particulière à tout changement réglementaire applicable. Dans cette optique, il est vital de créer un programme de conformité qui résiste à l’examen minutieux et offre une transparence totale sur la façon dont les changements réglementaires ont été communiqués et mis en œuvre.
Comment les organisations peuvent-elles avoir une visibilité sur les changements réglementaires à venir ?
Dans les secteurs hautement réglementés comme l’industrie pharmaceutique, les soins de santé, les jeux d’argent, les services financiers et les banques, leur plus grand défi en matière de conformité est souvent de suivre l’évolution rapide des changements réglementaires.
Les responsables de la conformité doivent suivre le flux constant de changements réglementaires affectant l’entreprise en recueillant et analysant les nouvelles informations des régulateurs et en décidant de la meilleure ligne de conduite pour l’entreprise. Pour ceux qui utilisent des processus manuels obsolètes, cela peut impliquer de vérifier manuellement les régulateurs, les associations professionnelles et les sites d’actualités pour les mises à jour et de déchiffrer les changements dans les documents réglementaires techniques, ce qui est très chronophage et coûteux et peut conduire à manquer des changements cruciaux en raison d’erreurs humaines et d’un manque de surveillance.
Cependant, grâce à la technologie moderne, la surveillance réglementaire manuelle appartient au passé. Les entreprises peuvent désormais s’abonner à des fournisseurs de contenu réglementaire spécialisés tels que LexisNexis pour recevoir des mises à jour en direct lorsque les réglementations changent et qui s’intègrent directement dans leur programme de conformité.
Ces forfaits d’abonnement fournissent des informations digestes dans des modules faciles à comprendre, permettant aux entreprises de s’abonner au contenu qui leur est pertinent. Ces fournisseurs de contenu spécialisés proposent également des packages de contenu spécifiques à l’industrie concernant les secteurs hautement réglementés comme la banque, l’assurance, la santé et les jeux d’argent, ainsi que certains packages de contenu spécifiques aux pays et aux régions.
Dans le cadre de leur service, Lexis Nexis propose par exemple des alertes en temps réel basées sur les modules sélectionnés par l’entreprise pour garantir que lorsque la législation change, les entreprises savent comment réagir, comprennent pourquoi des actions doivent être prises et quelles sont les conséquences de la non-conformité. Ces analyses d’informations digestes, examinées par des experts, sont fournies dans un langage simplifié avec des actions claires, permettant aux équipes de conformité de comprendre facilement l’impact du changement par rapport à leur activité. Ces informations critiques en termes de temps non seulement tiennent les entreprises à jour des derniers changements qui surviennent dans le paysage réglementaire, mais fournissent également des conseils sur la façon de se conformer aux obligations.
Une solution de conformité réglementaire automatisée comme la plateforme Riskonnect s’intègre parfaitement à votre fournisseur de contenu réglementaire préféré, permettant aux organisations d’automatiser complètement leur programme de conformité réglementaire dans une plateforme centralisée. La communication entre les deux solutions est établie via des intégrations API. Les notifications de changements réglementaires alimentent directement la plateforme Riskonnect, initiant des flux de travail automatisés pour mettre en œuvre le changement, permettant aux entreprises de se concentrer efficacement sur les changements réglementaires à venir qui auront un impact sur l’entreprise et de les gérer de manière proactive.
Quels sont les problèmes liés aux processus manuels de gestion des changements réglementaires ?
Historiquement, la gestion des changements réglementaires a été un effort très manuel entraînant un manque de responsabilité et de suivi. En l’absence d’un système de conformité réglementaire, un employé dédié ou une équipe de conformité, généralement avec des connaissances juridiques, passerait son temps (souvent des centaines d’heures) à parcourir Internet et à surveiller les flux RSS pour rechercher des changements, et à initier manuellement les changements via de nombreux e-mails, appels téléphoniques et documentation sur tableur. C’est un processus lent et laborieux, sujet aux erreurs humaines, qui ne documente pas entièrement le processus et n’est pas la meilleure utilisation du temps des employés hautement qualifiés.
Voici quelques-uns des principaux défis présentés par un processus manuel de gestion des changements réglementaires :
Absence de piste d’audit : Les processus manuels sont sujets à l’échec car il n’y a pas de piste d’audit détaillant qui a examiné quoi, l’action qui a été décidée et quand elle a été mise en œuvre.
Pas de responsabilité : Privée d’une piste d’audit, il n’y a pas de responsabilité pour le changement réglementaire. L’organisation manque par conséquent de visibilité sur qui est responsable des changements dans chaque domaine réglementaire et sur le statut de conformité.
Agilité commerciale réduite : Une stratégie réglementaire qui repose sur des processus manuels prive l’organisation de l’agilité nécessaire pour s’adapter efficacement et rapidement aux changements, entraînant une non-conformité réglementaire et une perte d’activité.
Limite une vue holistique du changement réglementaire : Une approche réactive et cloisonnée de la gestion des changements réglementaires laisse l’organisation incapable de prévoir les changements à venir, entravant la planification, l’optimisation du budget et la transparence des processus.
Fichiers et documents désynchronisés : Les processus manuels obligent les organisations à suivre et contrôler toutes les versions d’e-mails et de documents, qui deviennent rapidement désynchronisés et non pertinents en raison d’un manque d’intégration et d’automatisation, remettant en question l’exactitude des informations.
Rapports limités : Les processus manuels entravent les résultats des rapports de conformité en manquant de fonctionnalités pour faciliter les fonctions de rapport vitales, telles que le nombre de mises à jour réglementaires en attente, à qui elles sont assignées et si elles sont dans les délais, laissant les dirigeants d’entreprise incertains de leur conformité.
Gaspillage de ressources et de dépenses : La surveillance réglementaire manuelle gaspille des ressources et expose des coûts cachés en raison de l’augmentation de l’administration et du besoin de spécialistes juridiques. Plutôt que d’utiliser un logiciel GRC pour créer une vue holistique du changement réglementaire, les changements sont gérés indépendamment sans mesure et ne peuvent pas être intégrés dans un processus d’entreprise défini.
L’approche la plus efficace et efficiente du changement réglementaire est une approche automatisée dans laquelle la technologie effectue le travail manuel intensif et les compétences juridiques spécialisées, laissant les personnes hautement qualifiées en conformité faire l’analyse, la réflexion critique et le travail à haute valeur ajoutée.
Comment le logiciel peut-il aider à la gestion des changements réglementaires ?
Disposer d’un programme robuste de gestion des changements réglementaires qui exploite un logiciel de conformité réglementaire peut aider les organisations à scanner avec succès l’horizon réglementaire et assurer la conformité aux réglementations pertinentes et gérer les risques de conformité dans une solution holistique.
Pour réaliser un programme vraiment complet de gestion des changements réglementaires, les entreprises devraient rechercher un logiciel GRC avec des flux réglementaires intégrés provenant de fournisseurs d’intelligence tiers pour leur fournir la clarté dont elles ont besoin lors de la navigation dans le paysage réglementaire dynamique. En accédant à un large spectre de contenu réglementaire à jour et de flux d’intelligence réglementaire au sein de leur solution de conformité réglementaire, les entreprises ouvrent la porte à un riche référentiel d’informations garantissant qu’elles suivent le rythme des règles et réglementations changeantes. Une fois le logiciel intégré, il crée un programme complet de changement réglementaire complet avec un « registre des obligations » avec de nombreux avantages, notamment :
Une vue claire des réglementations liées aux politiques et procédures internes, permettant une analyse d’impact complète.
Visibilité de la responsabilité individuelle et de la responsabilité des actions correctives.
Une surveillance claire de la conformité pour la direction favorisant une compréhension de la position réglementaire de l’entreprise et des risques potentiels.
Le risque de non-conformité est atténué par des mises à jour réglementaires automatisées qui envoient des alertes, garantissant que les changements peuvent être actionnés à l’aide de flux de travail de gestion des changements réglementaires selon les meilleures pratiques.
Le contenu réglementaire technique est décomposé en informations facilement digestes avec des actions claires éliminant les frais juridiques coûteux.
Les rapports automatiques sur l’état de conformité font gagner du temps et des ressources en fournissant une analyse de données enrichie qui renforce la prise de décision.
Une piste d’audit claire horodatée des actions de changement pour simplifier les rapports aux auditeurs et aux régulateurs.
Des processus et des flux de travail structurés pour affiner le processus de changement réglementaire et rationaliser la mise en œuvre et la documentation des changements.
Une solution qui s’intègre facilement aux systèmes existants d’une entreprise et au fournisseur de contenu réglementaire via des API facilite la gestion des processus de risque et de conformité dans une solution fiable.
Naviguez dans la gestion des changements réglementaires avec Riskonnect
Le logiciel de Riskonnect offre une approche complète de la gestion des changements réglementaires. Notre outil de conformité réglementaire intuitif basé sur le cloud exploite des informations de conformité réglementaire faciles à comprendre via des API, les rendant vivantes pour que vous et votre équipe puissiez passer moins de temps à déterminer ce qui a changé dans la loi et plus de temps à agir en conséquence. En automatisant le processus de gestion des changements réglementaires, le logiciel de Riskonnect a le pouvoir de :
Effectuer une veille réglementaire et vous notifier des changements réglementaires pertinents.
Mettre en place des flux de travail pour faciliter la mise en œuvre des changements réglementaires dans toute votre organisation.
Héberger un « registre des obligations » centralisé des obligations de conformité réglementaire, des documents d’autorité, des procédures et des politiques.
Faciliter les décisions éclairées et le suivi de la conformité réglementaire basés sur des mises à jour de conformité réglementaire en temps réel.
Lier les réglementations aux risques organisationnels, politiques, procédures et incidents pour comprendre pleinement l’impact de chaque changement réglementaire.
Aligner votre processus de conformité réglementaire sur les meilleures pratiques de l’industrie avec des flux de travail automatisés, des notifications de changement en direct, des processus de révision automatisés et des plans d’action détaillés.
Générer des rapports sophistiqués de conformité réglementaire et des pistes d’audit montrant comment et quand les changements ont été effectués en un clic.
Fournir aux professionnels de la conformité et aux directeurs l’accès à un tableau de bord centralisé pour une meilleure analyse des problèmes de conformité et des actions en suspens.
La gestion proactive des changements réglementaires est vitale pour toute entreprise. Rester informé grâce aux mises à jour réglementaires en direct et promouvoir une culture de conformité sont des étapes essentielles pour naviguer efficacement dans le paysage réglementaire dynamique.
Cependant, en utilisant un logiciel pour la conformité réglementaire, votre équipe de conformité peut véritablement commencer à élever son approche pour rester conforme dans un paysage commercial hautement réglementé et compétitif. La technologie de surveillance de la conformité réglementaire vous permet non seulement de faire une différence significative dans vos efforts de conformité, mais les organisations peuvent également assurer avec succès le respect des lois tout en protégeant leur réputation, en améliorant la satisfaction des clients et en aidant l’entreprise à rester en avance dans le monde en constante évolution des réglementations commerciales.
Riskonnect aide les organisations, grandes et petites, à aller au-delà du respect des exigences réglementaires pour générer une véritable valeur à partir de leur programme de changement réglementaire. Si vous êtes curieux d’en savoir plus sur ce qui distingue Riskonnect des autres fournisseurs de logiciels de conformité et comment nous pouvons vous aider à simplifier et automatiser votre processus de changement réglementaire avec la technologie GRC, il vous suffit de demander une démonstration dès aujourd’hui !
