La conformité est compliquée et coûteuse à gérer – souvent rendue plus difficile par les outils et les processus mêmes qui sont censés permettre de faire le travail.
De nombreuses équipes chargées de la conformité sont confrontées à une technologie encombrante et dépassée, à des processus inefficaces et passent beaucoup de temps à créer et à modifier manuellement des rapports destinés au conseil d’administration. C’est beaucoup de temps qui pourrait probablement être utilisé de manière plus productive.
Voici cinq des défis les plus courants pour une gestion efficace de la conformité :
1. Fonctions cloisonnées
Les processus de conformité sont souvent créés en réponse à un événement spécifique – une nouvelle réglementation, un litige, une enquête criminelle, etc. – sans réfléchir à la manière dont tout cela fonctionne ensemble. Lorsque les responsabilités sont séparées de cette manière, peu de personnes ont les moyens, la motivation ou la possibilité de partager facilement des informations entre les différentes fonctions.
2. Des systèmes déconnectés
Lorsque les responsabilités en matière de conformité sont confinées dans des silos, il y a de fortes chances que la technologie utilisée pour assumer ces responsabilités soit tout aussi déconnectée. Il est donc très difficile de gérer efficacement la conformité dans plusieurs secteurs d’activité, fonctions ou sites. Et comme il n’y a pas de moyen facile d’échanger des données, plusieurs personnes se retrouvent à la recherche de la même information.
3. Procédures manuelles
La gestion de la conformité au moyen de feuilles de calcul, de fichiers partagés et de documents a probablement eu du sens à un moment donné. Mais ces outils n’étaient tout simplement pas conçus pour faire face à une mer de réglementations en constante évolution. Il faut parfois des heures et des heures pour mettre à jour manuellement chaque feuille de calcul dans chaque lieu afin de tenir compte d’une seule modification réglementaire. Multipliez cela par les centaines de changements réglementaires qui se produisent dans la vie réelle, et vous avez un problème. Chaque donnée qui doit être mise à jour ou copiée-collée ouvre également la porte à davantage d’erreurs humaines.
4. Des mesures incomplètes – ou inexistantes
Rassembler des informations provenant de multiples systèmes disparates – souvent à la main – pour en faire des rapports pertinents est un processus qui prend du temps et qui est source d’erreurs. Lorsqu’un rapport est enfin assemblé, il est probable qu’il ne soit plus à jour. Et sans l’aide d’analyses sophistiquées pour calculer les risques potentiels et hiérarchiser les efforts, vous vous retrouvez à gérer la conformité en grande partie à travers une lentille qui ne peut se concentrer que sur le passé, et non sur l’avenir.
5. Pas de visibilité
Sans une vision intégrée des activités liées à la conformité, il est pratiquement impossible d’identifier les lacunes et les incohérences dans la manière dont la conformité est suivie et gérée.
Cela signifie qu’un risque préjudiciable peut facilement passer inaperçu ou ne pas être traité parce que vous n’avez pas pu évaluer l’impact total avant qu’il ne soit trop tard.
Ajouter le Covid-19 au mélange
La Covid-19 a créé une énorme perturbation commerciale et réglementaire en peu de temps et les équipes chargées de la conformité, comme d’autres fonctions dans la plupart des institutions financières, sont désormais entièrement mobilisées pour gérer l’impact quotidien de la crise.
Lorsque les entreprises seront enfin en mesure de revenir à la normale – il y aura certainement des évaluations détaillées des plus grands défis auxquels la conformité a été confrontée dans des circonstances de forte pression comme celles-ci.
Outre la Covid-19, la pression s’accroît sur la conformité pour qu’elle démontre une performance efficace dans de nombreux domaines différents – de la gestion des incidents à la gestion des politiques, sans oublier le suivi des règles et réglementations en constante évolution. La mise en œuvre récente du Senior Managers and Certification Regime (SMCR) a encore davantage mis les équipes chargées de la conformité sous les projecteurs.
Une chose est sûre, il n’y a tout simplement aucun endroit où se cacher dans le monde connecté d’aujourd’hui – ce qui rend une gestion efficace de la conformité plus critique que jamais. Identifier vos plus grands défis en matière de conformité est la première étape pour les surmonter. Cela pourrait bien vous fournir le carburant dont vous avez besoin pour engager les changements cruciaux nécessaires afin d’améliorer l’efficacité globale et de vous faciliter la vie.
