Dans le paysage commercial actuel, porté par une évolution sociétale vers des pratiques commerciales plus éthiques, faciliter les signalements des lanceurs d’alerte et les divulgations anonymes est essentiel. Permettre le signalement de potentielles fautes offre un moyen efficace aux entreprises, quel que soit leur secteur, d’identifier les problèmes avant qu’ils ne deviennent significatifs, tout en donnant aux employés l’assurance que leurs plaintes seront traitées discrètement et ne resteront pas sans suite.
Lorsqu’une personne expose une activité contraire à l’éthique et illégale, celle-ci doit être signalée afin d’être transmise et traitée. Si cette préoccupation n’est pas soulevée et reste non détectée, cela pourrait entraîner de graves dommages pour l’organisation concernée, l’individu ou la société en général.
Cependant, les divulgations anonymes et les dénonciations concernant des problèmes tels que les comportements contraires à l’éthique, la fraude, la corruption, l’intimidation, les fautes professionnelles et le harcèlement ont souvent fait l’objet de représailles, rendant difficile la décision de s’exprimer. C’est pourquoi les organisations, grandes et petites, sont encouragées à fournir un canal sûr, neutre et confidentiel, comme un portail en ligne discret, pour soulever et traiter les préoccupations. L’utilisation d’un canal de signalement tel qu’un système de lanceurs d’alerte et de divulgations permet à une personne de signaler des actes répréhensibles en toute confiance et de manière anonyme si elle le souhaite.
Dans cet article, nous explorons comment structurer un processus de lanceurs d’alerte et de divulgations selon les meilleures pratiques, nous expliquons l’importance du signalement anonyme, et nous partageons comment la technologie permet aux entreprises de créer des portails en ligne sécurisés, efficaces et conviviaux pour les divulgations anonymes et les lanceurs d’alerte.
Pourquoi est-il important de faciliter les divulgations anonymes et les lanceurs d’alerte ?
Établir un processus pour les lanceurs d’alerte et les divulgations anonymes indique qu’une entreprise encourage ses employés à s’exprimer. Lorsque cela est soutenu par une politique respectée en matière de lanceurs d’alerte, les employés sont activement encouragés à signaler en interne plutôt qu’en externe.
Créer un système pour les lanceurs d’alerte est également important pour les entreprises car c’est désormais une exigence réglementaire et légale pour de nombreuses organisations. Les entreprises ont aujourd’hui l’obligation légale de mettre en place un canal sécurisé et efficace pour protéger les lanceurs d’alerte lorsqu’ils signalent des cas de fraude, de corruption ou d’autres fautes.
Dans l’UE, les organisations soumises à la Directive européenne sur les lanceurs d’alerte entrée en vigueur fin 2021 exige que tous les États membres de l’UE adoptent la loi nationale sur les lanceurs d’alerte. Sans exception, tous les États membres de l’UE doivent se conformer à la loi obligeant toutes les entreprises, d’abord celles comptant plus de 250 employés puis celles comptant plus de 50 employés, à mettre en place un canal de signalement pour les lanceurs d’alerte. La loi s’applique tant au secteur public qu’au secteur privé. L’importance des lanceurs d’alerte est également vraie pour toutes les sociétés cotées en bourse aux États-Unis, où les systèmes de lanceurs d’alerte sont requis en vertu de lois telles que la loi Dodd-Frank et la loi Sarbanes-Oxley.
Cependant, indépendamment de tout impératif réglementaire, les organisations ont tout intérêt à établir une culture forte et ouverte où la divulgation des fautes et les lanceurs d’alerte sont encouragés et traités discrètement, car cela minimisera les risques et les coûts. Une faute qui se poursuit pendant une période prolongée devient finalement plus coûteuse à résoudre, qu’il s’agisse d’une violation légale criminelle, d’erreurs innocentes qui peuvent exposer l’entreprise à des risques, ou de harcèlement sur le lieu de travail pouvant conduire à des poursuites civiles, elle doit être traitée. Lorsque les employés se sentent confiants pour s’exprimer, la direction aide par inadvertance l’entreprise à économiser des ressources à long terme tout en renforçant son intégrité d’entreprise.
Sans système de lanceurs d’alerte, une faute non détectée peut entraîner d’importantes pertes financières, et les employés peuvent divulguer des informations en externe, ce qui pourrait nuire à la réputation. Les fautes peuvent prendre de nombreuses formes : des crimes financiers comme la fraude et le vol, au harcèlement et aux violations de politique, et même au mépris des facteurs ESG, ce sur quoi les investisseurs se concentrent de plus en plus dans le cadre de leur processus d’analyse.
En vertu des lois sur les lanceurs d’alerte, comme celle appliquée dans l’UE, les canaux de signalement doivent être sécurisés, garantir l’anonymat et permettre un retour d’information, ce que des solutions obsolètes telles que les boîtes aux lettres virtuelles et physiques et les lignes d’assistance téléphonique pour les lanceurs d’alerte ne peuvent garantir. Un système efficace de lanceurs d’alerte doit être accessible à toutes les parties prenantes et assurer des niveaux élevés de sécurité des données et d’anonymat, ainsi qu’une communication confidentielle et opportune et un retour d’information avec le lanceur d’alerte.
À quoi ressemble une procédure de lanceurs d’alerte et de divulgation selon les meilleures pratiques ?
Un processus de lanceurs d’alerte et de divulgations selon les meilleures pratiques devrait être conçu pour garantir que les employés se sentent en sécurité et soutenus lorsqu’ils signalent des activités contraires à l’éthique, illégales ou nuisibles au sein d’une organisation. Il commence par l’établissement de canaux de signalement clairs, accessibles et confidentiels. De nombreuses entreprises utilisent des méthodes telles qu’une ligne d’assistance téléphonique anonyme pour les lanceurs d’alerte, des formulaires en ligne sécurisés ou des adresses e-mail dédiées, gérées par des tiers indépendants si nécessaire. Les entreprises plus modernes utilisent des logiciels GRC pour mettre en place des portails discrets pour les lanceurs d’alerte en ligne et les divulgations. Ces canaux devraient être largement communiqués à tous les employés, soulignant l’engagement de l’organisation envers la transparence et l’intégrité.
Le processus devrait être soutenu par une politique solide de protection des lanceurs d’alerte qui définit clairement les droits des lanceurs d’alerte, garantissant qu’ils sont protégés contre les représailles, la discrimination ou toute conséquence négative résultant de leurs divulgations. Cette politique devrait également détailler les mesures que l’organisation prendra pour enquêter sur les signalements, garantissant que toutes les divulgations sont prises au sérieux et traitées rapidement. Le processus devrait inclure une formation complète pour tous les employés et la direction sur la façon de reconnaître, signaler et traiter les divulgations de manière appropriée. La formation devrait renforcer l’importance des lanceurs d’alerte comme outil pour sauvegarder les normes éthiques de l’organisation et la conformité aux lois et réglementations. Le processus devrait également inclure une approche structurée pour enquêter sur les signalements, où chaque divulgation est évaluée impartialement et transmise aux bonnes personnes, et des délais clairs pour l’action devraient être communiqués au lanceur d’alerte. Un retour d’information régulier devrait être fourni au lanceur d’alerte, le tenant informé de l’avancement et du résultat de son signalement. Enfin, l’organisation devrait favoriser une culture d’ouverture et de responsabilité, où les employés sont encouragés à s’exprimer sans crainte et où les lanceurs d’alerte sont considérés comme une contribution positive à l’intégrité et à la gouvernance éthique de l’organisation.
Qu’est-ce qu’un portail en ligne pour les divulgations anonymes et les lanceurs d’alerte ?
Un portail en ligne permet au personnel de signaler des fautes et de lancer des alertes discrètement en remplissant un formulaire en ligne. Ce processus est généralement facilité par un logiciel de divulgations, une plateforme qui permet au personnel de remplir des formulaires en ligne pour soumettre des rapports de fautes ou pour lancer des alertes de manière anonyme. Il permet au personnel de signaler des fautes graves liées à des violations de règles ou de politique d’entreprise telles que les conflits d’intérêts, la fraude, le vol, la corruption et les pots-de-vin. Un système de conformité pour les lanceurs d’alerte est utilisé pour enregistrer ces rapports dans un processus facilement compréhensible qui garantit la meilleure protection possible des personnes impliquées.
Une fois qu’un employé a enregistré un cas de faute potentielle dans la solution de lanceurs d’alerte, le système catégorisera et priorisera l’incident en fonction des informations fournies, et des flux de travail automatisés le transmettront aux parties prenantes appropriées pour qu’il puisse faire l’objet d’une enquête. Des flux de travail automatisés sont utilisés pour le processus d’enquête et la gestion des cas, garantissant que toutes les étapes de résolution sont entièrement documentées dans la plateforme.
Les plateformes offrent des tableaux de bord en direct et des rapports afin que le personnel puisse facilement visualiser leurs tâches en suspens relatives aux escalades et aux actions en attente. Les entreprises peuvent également générer des rapports sur les types d’incidents et le temps de résolution pour orienter les décisions commerciales sur l’introduction de nouvelles politiques, procédures ou formations pour prévenir des cas similaires de fautes.
Comment fonctionne un portail en ligne discret ?
Un portail en ligne discret offre aux employés l’expérience la plus fluide et la confiance nécessaire pour s’exprimer.
La mise en place d’un portail discret avec des formulaires en ligne utilisant un logiciel de lanceurs d’alerte facilite la divulgation de problèmes ou le lancement d’alertes par les employés. Les employés peuvent simplement remplir un formulaire en ligne pour signaler un domaine potentiel de faute, et des flux de travail automatisés transmettent l’incident à la partie prenante concernée.
Toutes les preuves sont documentées dans le système et les flux de travail permettent aux équipes de suivre chaque cas jusqu’à sa clôture. Le bon logiciel garantit l’anonymat des personnes qui signalent, et des portails externes peuvent même être mis en place pour les fournisseurs et les clients.
Les portails en ligne peuvent également être équipés d’alertes instantanées, tandis que la gestion de cas intégrée et les tableaux de bord aident à stimuler la performance, établissant ainsi une culture d’intégrité tout en fournissant à l’organisation les outils et les informations nécessaires pour corriger les fautes et les comportements qui ne s’alignent pas sur ses politiques et valeurs.
La gestion de cas aide les équipes à tout gérer en un seul endroit, de la communication anonyme et sécurisée avec le lanceur d’alerte, à la réception d’alertes pour de nouveaux rapports ou échéances, à la résolution d’incidents et à la gestion des flux de travail d’escalade avec automatisation.
Avec un portail de lanceurs d’alerte en ligne, les entreprises peuvent également créer des enquêtes anonymes personnalisées auxquelles les utilisateurs peuvent accéder depuis n’importe quel appareil. Des retours d’information pertinents peuvent être recueillis auprès des employés, des clients et des tiers sans qu’ils aient à craindre que leurs identités soient révélées dans leurs réponses. Les données restent sécurisées grâce à l’utilisation de mesures préventives telles que le chiffrement de bout en bout et l’authentification multifactorielle.
Pourquoi mettre en place un portail discret pour les lanceurs d’alerte ?
Formaliser une manière discrète de signaler les problèmes est crucial pour maintenir des normes professionnelles, prévenir la fraude et les fautes des employés, assurer la conformité réglementaire et préserver l’intégrité organisationnelle. Établir des canaux efficaces pour signaler les préoccupations et assurer la protection des lanceurs d’alerte contribue à un lieu de travail qui privilégie la transparence, la responsabilité et l’amélioration continue.
Disposer d’une plateforme confidentielle et anonyme pour les lanceurs d’alerte facilite également la démarche des travailleurs et autres parties prenantes. Cela démontre non seulement votre engagement envers le bien-être de vos employés, mais garantit également que vos équipes peuvent traiter les problèmes et les défis efficacement et rapidement.
Tenir votre personnel informé, poser des questions supplémentaires et fournir un soutien est crucial dans une enquête efficace et efficiente sur les lanceurs d’alerte.
Comment Riskonnect peut aider ?
Avec le logiciel Riskonnect pour les lanceurs d’alerte et les divulgations, les organisations peuvent mettre en place des portails anonymes pour les lanceurs d’alerte afin de maintenir les personnes et leur organisation connectées en temps réel après une divulgation. Le portail discret assure une communication sécurisée entre les parties impliquées dans le cas et renforcera davantage le processus de gestion des divulgations de votre organisation. Les équipes peuvent également gérer de manière transparente et efficace les conflits d’intérêts (COI), prévenir la corruption et les pots-de-vin, effectuer des vérifications de sanctions et mettre en œuvre une procédure de cadeaux et hospitalité dans la même plateforme pour réduire les risques et assurer la conformité.
Vous cherchez à créer un portail en ligne discret pour les lanceurs d’alerte qui soit facile à utiliser, qui réponde à toutes les exigences en matière d’anonymat et qui dispose de flux de travail intégrés pour gérer plusieurs cas et plus encore ? Contactez-nous simplement pour une démonstration de notre système de conformité pour les lanceurs d’alerte dès aujourd’hui !
