Unternehmen verlassen sich mehr denn je auf Drittanbieter, um ihre Geschäftsziele zu erreichen. Als wichtige Geschäftspartner repräsentieren diese Anbieter Ihr Unternehmen – und Ihr Ruf, Ihre Marke und Ihr Gewinn stehen auf dem Spiel. Jeder Fehltritt dieser Lieferanten könnte sich für Sie rächen. Hier sind fünf Schritte, um sicherzustellen, dass Sie geschützt sind.

  1. Kennen Sie Ihre Anbieter. Eine einzige Fehlentscheidung eines Anbieters kann ausreichen, um Ihrem Unternehmen einen dauerhaften Schaden zuzufügen. Gehen Sie im Vorfeld mit der gebotenen Sorgfalt vor und schließen Sie Verträge mit Anbietern ab, denen Sie vertrauen und die auf eine Art und Weise arbeiten, die mit Ihren Geschäftspraktiken übereinstimmt. Und halten Sie Ihre Liste der Anbieter auf dem neuesten Stand. Sie können sich nicht vor den Handlungen von Anbietern schützen, die Ihnen nicht bekannt sind.
  2. Zugang einschränken. Beschränken Sie den Zugriff von Anbietern auf die Daten, die sie unbedingt benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen. Denken Sie daran, dass strenge Sicherheitskontrollen auf Ihren Systemen keinen Schutz vor allen Bedrohungen garantieren. Probleme können durch Lücken in der Sicherheit der Systeme Ihrer Lieferanten entstehen – und durch Lücken in den Systemen Ihrer Lieferanten. Legen Sie in Ihren Verträgen detaillierte Sicherheitsrichtlinien fest und informieren Sie sich darüber, wer Zugang zu welchen Informationen hat und wie genau diese Informationen gehandhabt werden.
  3. Compliance zählt. Sie könnten zur Rechenschaft gezogen werden, wenn ein Anbieter gegen staatliche oder branchenspezifische Gesetze, Regeln oder Vorschriften verstößt. Stellen Sie sicher, dass Sie über die richtigen Prozesse verfügen, um die laufende Einhaltung der entsprechenden gesetzlichen Vorschriften zu bewerten und zu überwachen. Und wenn etwas gegen die Vorschriften verstößt, wissen Sie sofort Bescheid und können schnell handeln.
  4. Dokumentieren Sie es. Verlassen Sie sich nicht nur auf das Wort Ihrer Lieferanten, dass sie das Gesetz, Ihre eigenen Sicherheitsprotokolle – oder andere Anforderungen, die Sie für Geschäfte mit Ihrem Unternehmen haben – einhalten. Schicken Sie jedem Ihrer Lieferanten detaillierte Fragebögen, um den Grad des Risikos zu bewerten, das er darstellt. Und verfügen Sie über ein System, mit dem Sie jeden Lieferanten regelmäßig überwachen können, um sicherzustellen, dass die korrekten Protokolle weiterhin eingehalten werden. Je größer das von einem Lieferanten ausgehende Risiko ist, desto häufiger sollten Sie sein Risiko neu bewerten.
  5. Pflegen Sie die Beziehung. Wie jede gute Beziehung wird auch Ihre Bindung zu Ihren Lieferanten umso stärker, je besser Sie kommunizieren. Eine kleine altmodische menschliche Verbindung kann den Weg zu einer konstruktiven Zusammenarbeit ebnen, von der alle profitieren. Wenn Sie wissen, wer am anderen Ende der Leitung sitzt, ist es auch viel einfacher, mit auftretenden Problemen umzugehen.

Die Einbindung von Anbietern kann helfen, die Arbeitsbelastung auszugleichen, die Kosten zu kontrollieren, die Effizienz zu steigern und vieles mehr. Aber all diese Vorteile haben ihren Preis – unerwünschte Risiken. Wie gut sind Sie geschützt?