Les entreprises dépendent plus que jamais de fournisseurs tiers pour atteindre leurs objectifs commerciaux. En tant que partenaires commerciaux à part entière, ces fournisseurs représentent votre entreprise – et votre réputation, votre marque et vos résultats sont en jeu. Tout faux pas de leur part pourrait se retourner contre vous. Voici cinq étapes à suivre pour être sûr d’être protégé.
- Connaissez vos fournisseurs. Une mauvaise décision de la part d’un fournisseur peut suffire à infliger des dommages durables à votre entreprise. Faites preuve de diligence raisonnable dès le départ et passez des contrats avec des fournisseurs en qui vous avez confiance et dont le mode de fonctionnement est conforme à celui de votre entreprise. Et tenez votre liste de fournisseurs à jour. Vous ne pouvez pas vous protéger contre les agissements de fournisseurs que vous ne connaissez pas.
- Restreindre l’accès. Limitez l’accès des fournisseurs aux données dont ils ont absolument besoin pour effectuer le travail. Gardez à l’esprit que des contrôles de sécurité rigoureux sur vos systèmes ne garantissent pas une protection contre toutes les menaces. Des problèmes peuvent survenir en raison de lacunes dans la sécurité des systèmes de vos fournisseurs – et de lacunes dans les systèmes de leurs fournisseurs. Définissez des lignes directrices détaillées en matière de sécurité dans vos contrats et sachez qui a accès à quelles informations et comment ces informations sont traitées.
- Le respect des règles compte. Vous pouvez être tenu pour responsable si un fournisseur enfreint des lois, des règles ou des réglementations gouvernementales ou sectorielles. Assurez-vous d’avoir mis en place les processus appropriés pour évaluer et contrôler la conformité aux réglementations légales en vigueur. Et si quelque chose n’est pas conforme, vous le saurez immédiatement et pourrez agir rapidement.
- Documentez-le. Ne vous contentez pas de croire vos fournisseurs sur parole qu’ils respectent la loi, vos propres protocoles de sécurité ou toute autre exigence liée à la collaboration avec votre entreprise. Envoyez des questionnaires détaillés à chacun de vos fournisseurs afin d’évaluer le niveau de risque qu’ils représentent. Mettez en place un système de contrôle régulier de chaque fournisseur afin de vous assurer que les protocoles appropriés continuent d’être respectés. Plus le risque posé par le fournisseur est élevé, plus vous devez le réévaluer fréquemment.
- Nourrissez la relation. Comme toute bonne relation, votre lien avec vos fournisseurs sera d’autant plus fort que vous saurez communiquer. Un peu de contact humain à l’ancienne peut ouvrir la voie à une collaboration constructive qui profitera à tout le monde. Le fait de savoir qui est à l’autre bout du fil facilite également la résolution des problèmes éventuels.
Le recours à des fournisseurs peut contribuer à équilibrer les charges de travail, à contrôler les coûts, à améliorer l’efficacité et bien plus encore. Mais tous ces avantages ont un coût : le risque non désiré. Êtes-vous bien protégé ?
