Pocas empresas pueden funcionar sin la ayuda de proveedores tecnológicos externos. Y esa dependencia sigue creciendo a medida que las organizaciones luchan con procesos internos ineficaces y con los retos de mantenerse al día con la tecnología. De hecho, según un Encuesta Bomgar 2017 a 608 profesionales de TI, una media de 181 proveedores obtienen acceso a la red de una empresa en una semana determinada. Paradójicamente, las organizaciones parecen abrumadas por la proliferación de acuerdos contractuales que han firmado con vendedores como los proveedores de software especializado, lo que les impulsa a presionar en favor de la la consolidación de proveedores y sus supuestas ventajasentre los que se incluyen: reducción de costes e ineficiencias; aumento del poder adquisitivo; y mejora de las relaciones con los proveedores que realmente mantienen.
El problema con los vendedores
Aun así, independientemente de que tu organización contrate a un proveedor o a 181, estas relaciones pueden exponerte a riesgos, siendo los principales:
- Riesgos cibernéticos: Externalizar múltiples aplicaciones de software o tecnología puede significar múltiples puertas de acceso a oportunidades de pirateo informático. También puede provocar que la atención del departamento de TI se desvíe de la ciberseguridad, mientras se centra en la laboriosa tarea de hacer funcionar una multitud de aplicaciones y garantizar que puedan coexistir, así como cumplir sus propios fines individuales.
- Riesgos financieros y operativos: Las organizaciones rara vez invierten en sistemas tecnológicos de terceros si no prometen algún tipo de beneficio financiero u operativo. Dicho esto, evaluar a varios proveedores para determinar su eficacia puede resultar engorroso e ineficaz. Además, si la tecnología ha demostrado su eficacia, el riesgo podría ser aún mayor, ya que es probable que tu organización dependa de ella: Si el servicio se interrumpe por algún motivo, el negocio de tu propia organización podría verse perturbado.
- Riesgos contractuales: Del mismo modo que evaluar el riesgo de los proveedores puede resultar engorroso, también puede serlo gestionar sus contratos, o incluso sus certificados de seguro. Y aunque ese trabajo sea de naturaleza táctica, no hacerlo bien puede acarrear responsabilidades adicionales si no has establecido adecuadamente la propiedad de los datos, los niveles de servicio y las indemnizaciones, o si no has garantizado el cumplimiento por parte del proveedor de las normas y reglamentos de las autoridades superiores.
Si cortar el cordón con todos tus proveedores tecnológicos te parece la única forma de evitar todos estos riesgos, no desesperes. La tecnología de gestión de riesgos adecuada puede ayudarte.
Consolidar los sistemas de los proveedores para gestionar el riesgo
Ante todo, la tecnología de gestión de riesgos adecuada puede ayudar a detener la proliferación de demasiados contratos con proveedores tecnológicos externos en tu organización. Because risk management technology, by its very nature, is built to span across a variety of departments and business challenges, it can oftentimes replace a variety of solutions.
Por ejemplo, la tecnología adecuada puede sustituir todo, desde análisis de inteligencia empresarial soluciones para interno y sistemas de auditoría operativaasí como gestión de la salud y la seguridad, gestión de proveedores y continuidad empresarial sistemas.
Menos sistemas significa menos contratos con proveedores que revisar y potencialmente menos responsabilidad contractual, ya que tendrás más tiempo para asegurarte de que los contratos que tienes en vigor son herméticos. Además, los contratos que mantengas pueden gestionarse automáticamente con la tecnología de gestión de riesgos adecuada, lo que significa que puedes preparar, enviar y obtener contratos firmados electrónicamente desde el sistema; recopilar automáticamente certificados de seguro; y mucho más.
Lee: «Gestiona los certificados de seguro para que no te gestionen a ti».
No sólo pasarás menos tiempo gestionando contratos, sino que tu departamento informático pasará menos tiempo gestionando múltiples aplicaciones, lo que puede crear una enorme eficiencia. Así, tu departamento de TI podrá dedicar más tiempo a la ciberseguridad. Además, menos aplicaciones probablemente signifiquen menos riesgo de que una o varias de esas aplicaciones provoquen una infracción o incumplan la normativa, lo que también mejora la ciberseguridad.
Además, en lo que respecta al cumplimiento, la tecnología de gestión de riesgos adecuada puede sustituir a Sistemas de gestión del cumplimiento y la normativa-ayudándote a ti (y a tus proveedores) a ajustarte a todos los requisitos que estás obligado a cumplir o que has instituido voluntariamente, proporcionándote plantillas de cumplimiento ya preparadas. La tecnología permite una supervisión coherente, actualizaciones automáticas y amplios informes para que puedas identificar y controlar toda la gama de estos requisitos.
Evalúa adecuadamente el riesgo de los proveedores con facilidad
Aun así, todos sabemos que las empresas con más éxito no empiezan ni se detienen en el cumplimiento cuando se trata de gestionar riesgos, proveedores o cualquier otra cosa. En su lugar, adoptan una visión a largo plazo y evalúan proactivamente el riesgo de los proveedores. Disponer de un sistema de gestión de proveedores fácil de usar para supervisar activamente y auditar periódicamente el rendimiento y la seguridad de tus proveedores es de gran importancia para evitar riesgos financieros y operativos.
Lee: «¿Hasta qué punto está maduro tu programa de gestión de riesgos de proveedores?»
Por ejemplo, es importante proporcionar a los proveedores cuestionarios que evalúen sus protocolos operativos cuando se trate de cuestiones que puedan afectar a tu organización o interrumpir tus operaciones. Estas encuestas deben consistir en preguntas sencillas y objetivas que susciten respuestas completas, pero no engorrosas.
Para conseguirlo electrónicamente, la tecnología adecuada de gestión de riesgos establecerá y albergará métricas y cuestionarios de «lógica condicional» (o «si esto, entonces aquello»). Se puede enviar automáticamente por correo electrónico un enlace al cuestionario a cualquier proveedor potencial marcado como necesitado de evaluación. El sistema puede incluso «flexibilizarse» si deseas aprobar automáticamente a los proveedores en función de sus respuestas.
Además, todos los datos de los proveedores y la documentación pertinente pueden ser almacenados y actualizados en un único entorno por múltiples interesados, sin confusión de versiones o estados. La capacidad de nuestro sistema para activar comunicaciones automáticas con los proveedores reduce la necesidad de buscar datos manualmente.
Toda esta funcionalidad puede acelerar todo el proceso de evaluación de proveedores y mejorar la calidad de las respuestas a la encuesta, porque los proveedores ya no tienen que responder a preguntas duplicadas o irrelevantes. Y lo que es más importante, podrás identificar los principales riesgos de tu «cadena de suministro» y gestionarlos de forma proactiva.
De hecho, una tecnología adecuada de gestión de riesgos puede ayudarte a hacerlo con un sistema de alertas que identifica automáticamente a los proveedores potencialmente afectados por más de 45 tipos de eventos y luego facilita la comunicación entre tú y tu proveedor. Además, te permite cubrirte e instituir un plan de respaldo. Esto ayuda a minimizar la interrupción de tu negocio, y es de esperar que te mantenga en funcionamiento y rentable a pesar de la interrupción de la actividad de tu proveedor.
Puede que haga falta una aldea, pero puede que la aldea sólo necesite una solución
Contratar a proveedores tecnológicos externos no tiene por qué ser una de las partes más arriesgadas de tu empresa. El primer paso consiste en seleccionar soluciones más integrales, en lugar de «soluciones puntuales» para retos empresariales concretos.
Asegúrate de mirar fuera de tu departamento y encontrar puntos en común con otros departamentos como los de recursos humanos, salud y seguridad, gestión de proveedores, legal y de cumplimiento. Esta colaboración te servirá para conseguir una tecnología que te permita consolidar a los proveedores sin tener que sacrificar la funcionalidad que necesita cada grupo para hacer su trabajo con eficacia y eficiencia.
A partir de ahí, asegúrate de considerar la tecnología de gestión de riesgos como una solución transversal a todos los departamentos. Al fin y al cabo, tiene sentido que la tecnología comprometida con el riesgo en toda la empresa pueda servir como solución para toda la empresa, aunque los retos empresariales que haya que resolver no estén necesariamente dentro del ámbito tradicional de la gestión de riesgos.
