5 Projektmanagement-Risiken und was Sie dagegen tun können

Jedes Projekt hat seine Risiken. Bei einem kleinen Projekt mit kurzer Dauer, bescheidenem Budget und wenigen Beteiligten sind diese Risiken möglicherweise relativ leicht zu bewältigen. Aber je größer, komplexer und teurer ein Projekt wird, desto größer werden auch die Projektmanagementrisiken und die möglichen Auswirkungen. Wenn Sie diesen wachsenden Risiken keine Aufmerksamkeit schenken, können die Folgen katastrophal sein. Bei solch hohen Einsätzen reichen fundierte Risikoeinschätzungen nicht aus, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten. Sie müssen die Risiken gründlich identifizieren und ihre Auswirkungen quantifizieren. Auf diese Weise können Sie realistische Alternativpläne entwickeln, die Sie umsetzen können, wenn diese Risiken eintreten.

Zu berücksichtigende Projektmanagement-Risiken

Hier sind fünf Risikokategorien – und wie Sie verhindern können, dass sie Ihr Projekt entgleisen lassen.

  1. Kostenrisiken. Viele Faktoren können die Kosten für ein Projekt in die Höhe treiben. Eine Ausweitung des Projektumfangs kann dazu führen, dass das Projekt über den ursprünglichen Plan hinausgeht. Die Kosten für Komponenten können sprunghaft ansteigen, wenn ein Lieferant ein kritisches Teil nicht liefern kann und das Team einen teureren Lieferanten einschalten muss. Budgets können gesprengt werden, wenn veränderte Projektanforderungen nicht an alle Beteiligten weitergegeben werden. Unklare Komponentenspezifikationen können beispielsweise Nacharbeiten und die damit verbundenen Kosten für zusätzliches Material, Re-Engineering und Arbeit erzwingen. Software für das Risikomanagement von Projekten kann systematisch Risiken und Mengenkosten ermitteln, damit Sie auf dem richtigen Weg bleiben. Sie können alle relevanten Daten in einer „Single Source of Truth“ sammeln, die Ihnen die nötige Transparenz bietet, um Probleme zu erkennen, bevor sie das Budget sprengen. Die Software verfügt häufig auch über ausgefeilte Analysetools, die Ihnen helfen, Projektkosten, Zeitrahmen und Schwankungen vorherzusagen. Diese datengestützten Erkenntnisse können Ihnen helfen, die Ressourcenzuweisung zu optimieren. Eine bessere Ressourcenbudgetierung kann zum Beispiel sicherstellen, dass Ihr Notfallfonds ein angemessenes Polster bietet, ohne unnötig Mittel zu binden.
  2. Risiken einplanen. Verspätete Lieferungen, schlechtes Wetter und geopolitische Störungen können sorgfältig choreografierte Projektzeitpläne durcheinander bringen. Auch wenn Sie routinemäßig einen gewissen Puffer in Erwartung von Problemen einplanen, wie zuversichtlich sind Sie, dass dieser Puffer ausreichen wird? Wenn sich Ihr Projekt erheblich verzögert, würde sich der Vorstand dann mit Ihrer Erklärung zufrieden geben, dass Sie im Vorfeld alles getan haben, was Sie konnten? Aber ein detaillierter Plan, um auf jedes mögliche Problem zu reagieren, ist auch nicht realistisch. Setzen Sie Prioritäten, indem Sie alle potenziellen Risiken bewerten und sowohl die Wahrscheinlichkeit als auch die Auswirkungen quantifizieren. Halten Sie Backup-Pläne für die Ereignisse bereit, die sehr wahrscheinlich sind oder erhebliche Auswirkungen auf das Projektergebnis haben würden. Mit modernen Tools für das Risikomanagement von Projekten lassen sich auch nachgelagerte Aktualisierungen des Zeitplans leicht in die Projektmanagement-Software integrieren, so dass das Team sofort auf dem Laufenden ist.
  3. Leistungsrisiken. Um ein Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen, bedarf es mehr als nur genauer Kosten- und Zeitpläne. Missverständnisse, unrealistische Erwartungen und fehlende Ressourcen können die Projektleistung beeinträchtigen. Eine einzige Quelle der Wahrheit hilft Ihnen nicht nur, Bedrohungen und Chancen schneller zu erkennen, sondern erleichtert auch die Kommunikation sowohl innerhalb als auch zwischen Projekten. Wenn alle dieselbe Risikosprache und dieselben Bewertungskriterien verwenden, ist es einfacher, Wissen auszutauschen, Ideen zu sammeln und gemeinsam zu handeln. Hilfreich sind auch automatische Benachrichtigungen und Warnmeldungen, die Daten sofort weitergeben, die Beteiligten an ausstehende Aufgaben erinnern und den Projektstatus mitteilen, damit Sie intelligent auf veränderte Bedingungen reagieren können.
  4. Compliance-Risiken. Unternehmen aller Art sehen sich mit einem zunehmenden Druck durch Vorschriften konfrontiert – aber in stark regulierten Branchen wie der Luft- und Raumfahrt und der Verteidigung ist die Intensität besonders hoch. Dennoch ist es für ein Team, das damit beschäftigt ist, die Ergebnisse zu erstellen, schwierig, alle Regeln und Vorschriften zu berücksichtigen, die befolgt werden müssen. Das Verteidigungsministerium zum Beispiel verlangt, dass das Risikomanagement in einem bestimmten Rahmen erfolgt, um als Auftragnehmer zugelassen zu werden. Compliance ist keine Option. Suchen Sie nach einer Software für das Risikomanagement von Projekten, die über integrierte Funktionen verfügt, um die wichtigen Anforderungen des Verteidigungsministeriums und anderer Organisationen zu erfüllen. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass etwas Kritisches durch die Maschen fällt.
  5. Verpasste Gelegenheiten. Nach Abschluss eines Projekts ist es ganz natürlich, das sprichwörtliche Buch zu schließen und sich dem nächsten Projekt zuzuwenden. Aber wenn man dies tut, ohne zurückzublicken, verpasst man möglicherweise die Gelegenheit, die gewonnenen Erkenntnisse in das nächste Projekt einfließen zu lassen. Beginnen Sie damit, Ihre Projektmanagement-Risiken und Pläne zur Risikominderung zu dokumentieren. Und analysieren Sie im Anschluss daran, was funktioniert hat und was nicht. Welche Daten, Systeme oder Personen hätten Ihrem Projekt geholfen? Dies wird Ihnen helfen, dieselben Fehler nicht noch einmal zu machen – und Ihnen einen Vorteil bei der Identifizierung neuer Chancen verschaffen. Software kann Ihnen helfen, diese Details systematisch zu erfassen und die Informationen mit dem Rest Ihres Unternehmens zu teilen, damit andere Projekte davon profitieren können.

Übernehmen Sie die Kontrolle über den Erfolg Ihres Projekts

Sie werden nicht erfolgreich sein, wenn Sie Misserfolge einfach vermeiden. Bei erfolgreichen Projekten geht es darum, zu verstehen, womit Sie es zu tun haben, und die Grundlagen dafür zu schaffen, dass Sie sofort in Aktion treten können, um mit allem fertig zu werden, was auftaucht. Wenn Projektmanagement-Risiken effektiv und ganzheitlich gemanagt werden, ist jedes Teammitglied auf die Ziele, Maßnahmen und Kontrollen ausgerichtet – und genau das wird zum Projekterfolg führen.

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