Wie das Bildungsministerium von Queensland seine Berichterstattungsmöglichkeiten und seine Entscheidungsfindung mit einer einzigen Risikobetrachtung verändert hat
INDUSTRIE
Regierung & Bildung
LOCATION
Australien
ANZAHL DER MITARBEITER
85.000
Der drittgrößte Bundesstaat Australiens verlässt sich auf die Riskonnect-Lösung, um Risiken und Compliance in Schulen und Regionalbüros zu überwachen.
Das Queensland Department of Education bietet erstklassige Bildungsdienstleistungen für Menschen in jeder Phase ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung. Durch seine Hauptbereiche Frühkindliche Bildung und Erziehung beschäftigt das Ministerium mehr als 85.000 Personen in ganz Queensland, wobei sich die Mitarbeiter auf über 1.200 Arbeitsstätten verteilen, einschließlich staatlicher Schulen und Regionalbüros. Als drittgrößter Bundesstaat macht Queensland über 20% der Bildungseinschreibungen des Landes aus.
Die Herausforderung
Seine Lehrkräfte und Schulleiter werden von einer vielfältigen Gruppe von Fach-, Verwaltungs- und Unterstützungsmitarbeitern unterstützt, die sowohl den täglichen als auch den strategischen Betrieb überwachen und leiten, um einen reibungslosen Ablauf in der gesamten Organisation zu gewährleisten.
Angesichts der großen Anzahl von Mitarbeitern und Schülern im gesamten Bundesstaat muss das Ministerium sicherstellen, dass es sich gegen alle negativen Ereignisse absichert, die seine Gemeinschaft finanziell und sozial beeinträchtigen könnten, sowie das individuelle Wohlbefinden aufrechterhalten.
In den letzten fünf Jahren haben sich die Anzahl und Komplexität der Risiken, die zur Erreichung dieses Ziels in der gesamten Organisation bewältigt werden müssen, erheblich erhöht, was dazu führt, dass das Unternehmensmanagementteam für eine Reihe von ministeriellen Risiken unterschiedlicher Art und Priorität verantwortlich ist.
Die Risiken können von der Bewältigung eines hohen Bevölkerungswachstums (im Süden) über Isolationsprobleme für abgelegene Städte (Fernunterricht im Norden) und Krokodilangriffe im Norden des Bundesstaates bis hin zu Wetterereignissen wie Zyklonen reichen, die landesweite Schulschließungen und anschließende Überschwemmungsrisiken erzwingen. In Anerkennung der Bedeutung eines robusten Risikomanagements hat das Ministerium in die Active Risk Manager-Lösung von Riskonnect investiert.
Die Lösung von Riskonnect erfüllte nicht nur unsere Anforderungen, ARM war auch intuitiv und passte zu der neuen Art und Weise, wie wir über Risiken sprechen. Es ermöglicht uns, Risiken anders zu visualisieren.
Eine einheitliche Sicht auf das Risiko in einem Unternehmensmanagementrahmen
Da die bestehenden Managementsysteme zunehmend auf Excel-Tabellen angewiesen waren, stellte das Team fest, dass der textlastige Prozess zur Überwachung und Kontrolle von Risiken nicht mehr zu seinem neuen Managementrahmen und den Verfahren passte. Darüber hinaus fand es das Team schwierig, den Wert der Risiken zu interpretieren, Toleranzen und Trends zu überwachen sowie darüber zu berichten und zu kommunizieren.
Robyn Albury, Geschäftsführende Direktorin für Governance, kommentiert: „Wir begannen zu untersuchen, wie wir Risiken so kommunizieren könnten, dass es für hochrangige Entscheidungsträger sinnvoll ist. Wir gingen von einer qualitätsorientierten Prozessbasis aus und erstellten einen Risikomanagementrahmen, der leichter zu verstehen war. Infolgedessen änderten wir unsere Sprache und die Art und Weise, wie wir über Risiken diskutieren und berichten wollten – und Tabellenkalkulationen mit über 800 Risiken entsprachen nicht mehr dieser Arbeitsweise. Infolgedessen änderten wir unsere Sprache und die Art und Weise, wie wir über Risiken diskutieren und berichten wollten – und Tabellenkalkulationen mit über 800 Risiken entsprachen nicht mehr dieser Arbeitsweise. Das Unternehmensrisikoteam legte seine Anforderungen fest und wählte nach Einladung mehrerer Unternehmen zur Angebotsabgabe Riskonnect aufgrund seiner Expertise im GRC-Bereich – und speziell für seine Risikomanagementlösung Active Risk Manager (ARM) aus. Wir haben sehr spezifische Beschaffungsprozesse, die unsere Bedürfnisse detailliert darlegen. Die Lösung von Riskonnect erfüllte nicht nur diese, ARM war auch intuitiv und passte zu der neuen Art, wie wir über Risiken sprachen. Es ermöglicht uns, Risiken anders zu visualisieren – was uns wiederum hilft, andere Gespräche über die Maßnahmen und Kontrollen zu führen, die wir eingerichtet haben.“
Wir können die Anzahl der Risiken berechnen, sie kategorisieren und Trends beobachten, was uns dabei hilft, mit den Führungskräften über ihr Risikoprofil zu kommunizieren.
Gemeinsame Nutzung von Risikodaten in der gesamten Organisation
Ein weiterer wesentlicher Vorteil der Wahl von Riskonnect war, dass es als Cloud-basierte Lösung den Managern in den sieben Regionalbüros sowie dem zentralen Unternehmensrisikomanagementteam ermöglicht, dasselbe System zu nutzen. Nach der anfänglichen Einführung für die zentralen Benutzer implementierte das Ministerium eine zweite Welle von Risk Express-Lizenzen, die für die Geschäftsanwender konzipiert sind.
Manager in der gesamten Organisation verwalten nun aktiv Risiken und aktualisieren sie vierteljährlich, während das Unternehmensrisikoteam die Untersuchung und Berichterstattung über Trends, Kontrollen und Maßnahmen für das obere Management durchführt.
Nikki Tran, amtierende Direktorin für Risiko & Politik, kommentiert: „Die Verwendung von ARM hat uns geholfen, unsere Gespräche mit Risikoverantwortlichen zu verändern. Es ist für sie einfacher, Risiken visuell darzustellen, und für uns, die Daten zu untersuchen und Feedback zu geben. Wir können die Wahrscheinlichkeit und Konsequenz bestimmter Risiken sehen, über eingerichtete Kontrollen berichten und ergriffene Maßnahmen nachverfolgen.
Zuvor hatten wir keine dokumentierten Kontrollen und Maßnahmen – jetzt haben wir diese Sichtbarkeit und können sie für bestimmte Geschäftsbereiche und Verantwortliche nutzen. Es ist logisch und stimmt mit unseren Prozessen überein, unterstützt durch relevante Daten. Wir können die Anzahl der Risiken berechnen, sie kategorisieren und Trends beobachten, was uns hilft, mit hochrangigen Managern über ihr Risikoprofil zu kommunizieren.“
Wir können jetzt dem Vorstand umfassende Compliance-Berichte vorlegen. Mithilfe eines risikobasierten Ansatzes ist es einfach, die erforderlichen Kontrollen und Maßnahmen zu identifizieren, die auf unsere Richtlinien abgestimmt sind, um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen.
Einhaltung der Vorschriften mit einem risikobasierten Ansatz erreichen
Die Überwachung der Compliance war ebenfalls ein bedeutender Vorteil bei der Verwendung von ARM.
Das Ministerium hat nun einen risikobasierten Ansatz zur Steuerung der Compliance implementiert, der identifiziert, wo Verpflichtungen erfüllt wurden, wer verantwortlich ist und wo Handlungsbedarf besteht. Das Team hat ein Risikoprofil der Dringlichkeit eingeführt – dies hilft bei der Identifizierung von Risiken, der Zusammenfassung von Kontrollen und der Überwachung von Maßnahmen, für die Personen verantwortlich sind.
Albury sagte, „Wir können jetzt effektiv umfassende Compliance-Berichte dem Vorstand präsentieren. Mithilfe eines risikobasierten Ansatzes ist es einfach, Kontrollen und erforderliche Maßnahmen zu identifizieren, die auf unsere Richtlinien abgestimmt sind, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen. In der Vergangenheit hätten wir möglicherweise über Jahre hinweg Maßnahmen gegen bestimmte Risiken aufgelistet, ohne den Fortschritt oder die Ergebnisse verfolgen zu können. Jetzt können wir überwachen und beurteilen, was Risikoeigner unternehmen, um Risiken zu mindern und Compliance zu erreichen, was uns eine wesentlich bessere Übersicht über die Risiken verschafft. Wir können beginnen, Risikobewertungen mit externen Einflussfaktoren abzugleichen, die tatsächlich auftreten, Maßnahmen ergreifen und darüber berichten.“
Als Beispiel hat das Risikoteam nun Einblick in die Risiken im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit in einer bestimmten ländlichen Region, die derzeit außerhalb der vereinbarten Toleranz liegt.
Der Grund dafür ist, dass es eine hohe Anzahl von Lehrkräften gibt, die verschiedene Schulen in der Region besuchen und lange Zeiträume, manchmal bis zu 10-12 Stunden, mit dem Fahren verbringen, um Musik und andere Fachgebiete zu unterrichten. Dies erhöht potenziell die Risiken für ihre Gesundheit und Sicherheit, die durch angemessene Kontrollen und Maßnahmen adressiert werden müssen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Albury erklärte: „Bei der Betrachtung unserer internen Prüfungszahlen für jede Schule in der Region konnten wir feststellen, dass 39% der Schulen einen Verstoß gegen Arbeitsschutz- und Sicherheitsvorschriften oder Compliance-Probleme aufweisen. Mithilfe der Kontrollen und Daten in ARM, die wir eingerichtet haben, können wir nun detailliert ermitteln, worin das Risiko besteht, wer der Verantwortliche ist und welche Maßnahmen er dagegen ergreift.“
Wir können unserem Vorstand leicht erklären, woher die Bewertung stammt – in welchem Bereich sie auftritt und warum sie außerhalb der Toleranz liegt.
ARM hat unsere Berichterstattungsmöglichkeiten und unsere Entscheidungsfindung verändert. Es präsentiert uns entweder eine großartige Geschichte – oder hilft uns, Bereiche zu finden, die der Aufmerksamkeit unseres Vorstands bedürfen. ARM bietet uns vollständige Transparenz und eine einheitliche Sicht auf die Risiken in der gesamten Organisation.
Bessere Einblicke für bessere Entscheidungen
Insgesamt gibt ARM dem Risikomanagementteam des Unternehmens die Fakten an die Hand und die Möglichkeit, diese zu interpretieren, um Probleme, Maßnahmen oder Erfolge hervorzuheben.
