Wie das Bildungsministerium von Queensland seine Berichterstattungsmöglichkeiten und seine Entscheidungsfindung mit einer einzigen Risikobetrachtung verändert hat
INDUSTRIE
Regierung & Bildung
LOCATION
Australien
ANZAHL DER MITARBEITER
85.000
Der drittgrößte Bundesstaat Australiens verlässt sich auf die Riskonnect-Lösung zur Überwachung von Risiken und Compliance in Schulen und regionalen Büros. Das Bildungsministerium von Queensland bietet erstklassige Bildungsdienstleistungen für Menschen in jeder Phase ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung. Das Ministerium beschäftigt über 85.000 Mitarbeiter in ganz Queensland, die an mehr als 1.200 Arbeitsplätzen, einschließlich staatlicher Schulen und Regionalbüros, tätig sind, und ist für die Bereiche frühkindliche Erziehung und Bildung zuständig. Als drittgrößter Bundesstaat hat Queensland einen Anteil von über 20 % an der Gesamtzahl der Schulanfänger im Land.
Die Herausforderung
Die Lehrer und Schulleiter werden von einer Vielzahl von Fach-, Unternehmens- und Hilfskräften unterstützt, die sowohl den täglichen als auch den strategischen Betrieb überwachen und leiten, um einen reibungslosen Ablauf in der gesamten Organisation zu gewährleisten. Bei einer so großen Anzahl von Mitarbeitern und Schülern im ganzen Bundesstaat muss das Ministerium sicherstellen, dass es sich gegen alle negativen Ereignisse absichert, die seine Gemeinschaft finanziell und sozial beeinträchtigen und das individuelle Wohlbefinden erhalten könnten. In den letzten fünf Jahren haben die Anzahl und die Komplexität der Risiken, die in der gesamten Organisation verwaltet werden müssen, um dies zu erreichen, erheblich zugenommen, was dazu geführt hat, dass das Unternehmensmanagementteam für eine Reihe von Abteilungsrisiken unterschiedlicher Art und Priorität verantwortlich ist. Die Risiken reichen von der Bewältigung des hohen Bevölkerungswachstums (im Süden) über Isolationsprobleme in abgelegenen Städten (Fernunterricht im Norden), Krokodilangriffe im Norden des Staates bis hin zu Wetterereignissen wie Wirbelstürmen, die landesweite Schulschließungen erzwingen und zu Überschwemmungsrisiken führen können. Da das Ministerium die Bedeutung eines soliden Risikomanagements erkannt hat, hat es in die Lösung Active Risk Manager von Riskonnect investiert.
Die Lösung von Riskonnect erfüllte nicht nur unsere Anforderungen, ARM war auch intuitiv und passte zu der neuen Art und Weise, wie wir über Risiken sprechen. Es ermöglicht uns, Risiken anders zu visualisieren.
Eine einheitliche Sicht auf das Risiko in einem Unternehmensmanagementrahmen
Da die bisherigen Managementsysteme zunehmend auf Excel-Tabellen basierten, stellte das Team fest, dass der textlastige Prozess zur Überwachung und Kontrolle von Risiken nicht mehr zu den neuen Management-Rahmenbedingungen und -Verfahren passte. Außerdem war es für das Team eine Herausforderung, den Wert der Risiken zu interpretieren, Toleranzen und Trends zu überwachen und darüber zu berichten und zu kommunizieren. Robyn Albury, Executive Director, Governance, kommentiert: „Wir begannen zu prüfen, wie wir Risiken so kommunizieren können, dass sie für die leitenden Entscheidungsträger sinnvoll sind. Wir gingen von einem Qualitätsprozess aus und schufen einen Risikomanagementrahmen, der leichter zu verstehen war. Infolgedessen änderten wir unsere Sprache und die Art und Weise, wie wir über Risiken diskutieren und berichten wollten – und Tabellen mit über 800 Risiken passten nicht mehr zu dieser Arbeitsweise. Infolgedessen änderten wir unsere Sprache und die Art und Weise, wie wir über Risiken diskutieren und berichten wollten – und Tabellen mit über 800 Risiken passten nicht mehr zu dieser Arbeitsweise. Das Risikoteam des Unternehmens legte seine Anforderungen fest und entschied sich, nachdem es mehrere Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert hatte, für Riskonnect, weil das Unternehmen über Fachwissen im GRC-Bereich verfügt – und insbesondere für seine Risikomanagementlösung Active Risk Manager (ARM). Wir haben sehr spezifische Beschaffungsprozesse, in denen unsere Bedürfnisse im Detail festgelegt sind. Die Lösung von Riskonnect erfüllte nicht nur diese Anforderungen, ARM war auch intuitiv und passte zu der neuen Art und Weise, wie wir über Risiken sprechen. Er ermöglicht es uns, Risiken anders zu visualisieren – was uns wiederum hilft, andere Gespräche über die Maßnahmen und Kontrollen zu führen, die wir eingeführt haben.“
Wir können die Anzahl der Risiken berechnen, sie kategorisieren und Trends beobachten, was uns dabei hilft, mit den Führungskräften über ihr Risikoprofil zu kommunizieren.
Gemeinsame Nutzung von Risikodaten in der gesamten Organisation
Ein weiterer wichtiger Vorteil der Entscheidung für Riskonnect war, dass die Cloud-basierte Lösung es den Managern in den sieben Regionalbüros sowie dem zentralen Risikomanagementteam ermöglicht, dasselbe System zu nutzen. Nach der anfänglichen Einführung für die zentralen Benutzer stellte die Abteilung eine zweite Welle von Risk Express-Lizenzen bereit, die für die geschäftlichen Benutzer bestimmt waren. Manager in der gesamten Organisation verwalten nun aktiv Risiken und aktualisieren sie vierteljährlich, während das Enterprise Risk Team die Abfrage und Berichterstattung über Trends, Kontrollen und Maßnahmen für das Senior Management Team durchführt. Nikki Tran, Acting Director, Risk & Policy, kommentiert: „Der Einsatz von ARM hat uns geholfen, unsere Gespräche mit den Risikoverantwortlichen zu verändern. Es ist einfacher für sie, Risiken visuell darzustellen und für uns, die Daten zu hinterfragen und Feedback zu geben. Wir können die Wahrscheinlichkeit und die Folgen bestimmter Risiken sehen, über die vorhandenen Kontrollen und die ergriffenen Maßnahmen berichten. Vorher hatten wir keine dokumentierten Kontrollen und Maßnahmen – jetzt haben wir diese Transparenz und können sie für bestimmte Geschäftsbereiche und Eigentümer nutzen. Es ist logisch und auf unsere Prozesse abgestimmt und wird durch relevante Daten gestützt. Wir können die Anzahl der Risiken berechnen, sie kategorisieren und Trends beobachten, was uns hilft, mit den Führungskräften über ihr Risikoprofil zu kommunizieren.“
Wir können jetzt dem Vorstand umfassende Compliance-Berichte vorlegen. Mithilfe eines risikobasierten Ansatzes ist es einfach, die erforderlichen Kontrollen und Maßnahmen zu identifizieren, die auf unsere Richtlinien abgestimmt sind, um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen.
Einhaltung der Vorschriften mit einem risikobasierten Ansatz erreichen
Die Überwachung der Einhaltung der Vorschriften ist ebenfalls ein wesentlicher Vorteil des ARM. Das Ministerium hat nun einen risikobasierten Ansatz zur Überwachung der Einhaltung der Vorschriften eingeführt, mit dem festgestellt wird, wo die Verpflichtungen erfüllt wurden, wer dafür verantwortlich ist und wo Maßnahmen ergriffen werden müssen. Das Team hat ein Risikoprofil der Dringlichkeit eingeführt, das dabei hilft, Risiken zu identifizieren, Kontrollen zusammenzufassen und Maßnahmen zu überwachen, für die die Mitarbeiter verantwortlich sind. Albury sagte: „Wir können dem Vorstand jetzt umfassende Compliance-Berichte vorlegen. Mit einem risikobasierten Ansatz ist es einfach, die erforderlichen Kontrollen und Maßnahmen zu identifizieren, die auf unsere Richtlinien abgestimmt sind, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen. In der Vergangenheit konnten wir über mehrere Jahre hinweg Maßnahmen gegen bestimmte Risiken auflisten, ohne den Fortschritt oder die Ergebnisse verfolgen zu können. Jetzt können wir überwachen und bewerten, was die Risikoverantwortlichen tun, um das Risiko zu mindern und die Einhaltung der Vorschriften zu erreichen, so dass wir die Risiken viel besser im Blick haben. Wir können beginnen, Risikobewertungen mit externen Faktoren zu verknüpfen, die tatsächlich passieren, Maßnahmen ergreifen und darüber berichten.“ So hat das Risikoteam jetzt beispielsweise Einblick in die Risiken im Bereich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz in einer bestimmten ländlichen Region, die derzeit außerhalb der vereinbarten Toleranz liegt. Der Grund dafür ist, dass es eine große Anzahl von Lehrern gibt, die verschiedene Schulen in der Region besuchen und lange Zeit, manchmal bis zu 10-12 Stunden, unterwegs sind, um Musik und andere Spezialfächer zu unterrichten. Dies birgt potenzielle Risiken für ihre Gesundheit und Sicherheit, die durch geeignete Kontrollen und Maßnahmen zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen angegangen werden müssen. Albury sagte: „Wenn wir uns die Zahlen unserer internen Audits für jede Schule in der Region ansehen, können wir feststellen, dass bei 39% der Schulen Verstöße gegen die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz oder Nichteinhaltung von Vorschriften vorliegen. Mithilfe der Kontrollen und Daten in ARM, die wir eingerichtet haben, können wir nun das Risiko, den Verantwortlichen und dessen Maßnahmen ermitteln. Wir können unserem Vorstand ganz einfach mitteilen, woher die Bewertung kommt – welcher Bereich sie sieht und warum sie außerhalb der Toleranz liegt.“
ARM hat unsere Berichterstattungsmöglichkeiten und unsere Entscheidungsfindung verändert. Es präsentiert uns entweder eine großartige Geschichte – oder hilft uns, Bereiche zu finden, die der Aufmerksamkeit unseres Vorstands bedürfen. ARM bietet uns vollständige Transparenz und eine einheitliche Sicht auf die Risiken in der gesamten Organisation.
Bessere Einblicke für bessere Entscheidungen
Insgesamt gibt ARM dem Risikomanagementteam des Unternehmens die Fakten an die Hand und die Möglichkeit, diese zu interpretieren, um Probleme, Maßnahmen oder Erfolge hervorzuheben.