Risikomanagement-Informationssysteme (RMIS) wurden ursprünglich entwickelt, um Daten aus verschiedenen Quellen in einer Plattform zu konsolidieren. Das bedeutete, dass Sie Ihre Vorfälle und Ansprüche direkt an Ihren Versicherer oder TPA meldeten. Einmal im Monat schickte der Versicherer/TPA diese Daten elektronisch zurück, damit Sie sie in eine RMIS-Anwendung herunterladen konnten. Sobald alle Daten in das RMIS geladen waren, konnten Sie konsolidierte Berichte in Tabellenkalkulationen erstellen, um die Anzahl der Schäden und die Finanzdaten für einen bestimmten Zeitraum zu verfolgen. Damals galt dieser Arbeitsablauf als hochmodern. Heute müssen Risikomanager weit mehr als nur historische Zahlen und Finanzdaten verfolgen. Sie brauchen Echtzeit-Trends und Analysen für alle Vorfälle, nicht nur für die tatsächlich gemeldeten Schäden. Es stellt sich also die Frage, wie Sie unmittelbarere und detailliertere Daten erhalten können, wenn Sie einen Versicherer/TPA mit der Verwaltung und Bearbeitung Ihrer Schäden beauftragen? Die Antwort finden Sie in Ihrem RMIS. Sie können Ihr RMIS als primäres Erfassungsinstrument anstelle des Versicherungsträgers/TPA verwenden. Das RMIS kann die erforderlichen Daten in der von Ihnen als notwendig erachteten Häufigkeit an den Versicherungsträger/TPA exportieren. Der Versicherungsträger/TPA kann dann Finanzdaten, Notizen und andere Daten zur Schadenbearbeitung mit dem Standarddatenaktualisierungsprozess an das RMIS zurücksenden. Dieser aktualisierte Arbeitsablauf bietet zahlreiche Vorteile und trägt zur Kostensenkung bei:

  • Sofortige Benachrichtigung über neue Vorfälle – Sie erhalten sofortige Einsicht in Ereignisse, sobald diese eingereicht werden. Die Meldung kann auch automatisch Benachrichtigungen an verschiedene interne und externe Stellen auslösen, die auf bestimmten Daten des Ereignisses basieren. Und bei schwerwiegenderen Ereignissen können Sie sofort Maßnahmen ergreifen, um das Schadensrisiko zu mindern und die Kosten niedrig zu halten.
  • Verfolgen Sie jeden Vorfall – Die Hauptaufgabe Ihres Spediteurs/TPAs ist die Bearbeitung von Schadensfällen. Wenn Sie Ihr RMIS nutzen, können Sie verlangen, dass alle Vorfälle – auch Beinaheunfälle – erfasst werden, um die Entwicklung zu verbessern und zukünftige Unfälle zu vermeiden.
  • Kosteneinsparungen pro Datensatz – Spediteure/TPAs berechnen in der Regel pro Datensatz. Wenn Sie Ihre Vorfälle über das RMIS erfassen, können Sie steuern, welche Datensätze an den Spediteur/die Versicherung gesendet werden. Sie würden zum Beispiel keine Vorfälle oder Beinaheunfälle an den Spediteur/die Versicherung exportieren, aber Sie würden diese Daten zu Trendzwecken innerhalb des RMIS verwenden.
  • Zuverlässigere Daten – Sie können kontrollieren, welche Daten aufgenommen werden, welche Daten erforderlich sind und in welchem Format die Daten empfangen werden. Versicherer/TPAs erfassen möglicherweise nicht alle Daten, die Sie benötigen, um die Details Ihres Schadens zu verstehen. Ihre Aufgabe besteht lediglich darin, den Versicherungsschutz zu bewerten und den Schaden so schnell wie möglich zum niedrigsten Dollarwert auszuzahlen. Unternehmen wollen in der Regel mehr Einblick in alle Ereignisse, um Verfahren zu implementieren, die verhindern, dass sich ähnliche Ereignisse wiederholen.
  • Genauere Daten – Wenn Sie ein Callcenter für die Aufnahme von Vorfällen einsetzen, werden die am Telefon gemachten Angaben möglicherweise nicht immer genau in das System eingegeben. Ein elektronisches Berichtstool hingegen gibt die Daten direkt an der Quelle ein, so dass Unstimmigkeiten bei der Interpretation ausgeschlossen sind. Die erfassten Daten sind die Daten, die Sie brauchen.
  • Workflows für mehrere Anbieter/TPAs – Wenn Sie mehrere Anbieter/TPAs haben, können Sie anhand der über das Erfassungstool eingegebenen Informationen automatisieren, welche Vorfälle an die einzelnen Anbieter/TPAs gesendet werden.

Wenn Sie daran interessiert sind, diesen Workflow zu implementieren, sollten Sie Ihre Möglichkeiten mit Ihrem RMIS-Anbieter und Ihrem Versicherungsträger/TPA prüfen. Es gibt jedoch einige Punkte, die Sie bei der Entscheidung, ob dieser Workflow für Sie geeignet ist, berücksichtigen sollten:

  • Wird der neue Arbeitsablauf Ihrem Unternehmen nützen? Sie sollten Ihr eigenes Risiko minimieren, es sei denn, Sie haben bereits ein Programm mit garantierten Kosten mit Ihrem derzeitigen Versicherungsträger/TPA. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Versicherungsträger/TPA, welche Kosteneinsparungen Sie durch die Änderung der bestehenden Arbeitsabläufe erwarten können und welche Kosten Ihnen durch die Einführung eines neuen Arbeitsablaufs entstehen würden. Bestimmen Sie, ob die Nettokosten akzeptabel sind.
  • Kann Ihre Versicherung/TPA elektronische Vorfälle verarbeiten? Die meisten aktuellen Systeme sind in der Lage, Daten elektronisch zu exportieren und zu importieren, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Vergewissern Sie sich also, dass das System Ihres Transportunternehmens/TPA dies entsprechend unterstützen kann.
  • Kann Ihr aktuelles RMIS die von Ihrem Unternehmen und der Fluggesellschaft/TPA geforderte Exportfrequenz unterstützen? Jeder möchte heute Informationen so schnell wie möglich senden und empfangen. Benötigt Ihre Versicherung/TPA Informationen täglich, stündlich oder sogar in Echtzeit? Dann können Sie feststellen, ob Ihr aktuelles RMIS diese Häufigkeit unterstützen kann.
  • Sind Sie bereit, den Arbeitsablauf bei der Aufnahme zu gestalten? Sie sind dafür verantwortlich, festzulegen, was in den Aufnahmefragebogen aufgenommen werden soll, und den geänderten Prozess zu testen und intern einzuführen. Bei der Beurteilung, was in das Aufnahmeformular aufgenommen werden soll, kann das aktuelle Skript Ihres Versicherungsträgers/TPA ein guter Ausgangspunkt sein – oder Sie haben vielleicht bereits ein Papierformular für die anfängliche Datenerfassung. Ihr RMIS-Anbieter sollte ebenfalls über einige Standardformulare verfügen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, und er kann Sie bei der Gestaltung beraten. Seien Sie auf jeden Fall darauf vorbereitet, die nötige Zeit in die Gestaltung und das Testen des Aufnahme-Workflows zu investieren, um einen Erfolg zu gewährleisten.

Kurz gesagt, eine relativ geringe Anfangsinvestition kann sich in Bezug auf Genauigkeit, Aktualität und Vollständigkeit Ihrer Schaden- und Unfalldaten dauerhaft auszahlen – und das kann zu niedrigeren Kosten führen. Und das Beste daran ist, dass die Technologie bereits Teil Ihres RMIS ist. Worauf warten Sie also noch?