Die extremen Wetterauswirkungen des Klimawandels bringen Unternehmen aller Art in Schwierigkeiten. Florida, North Carolina und andere Orte leiden noch immer unter dem Doppelschlag der Hurrikane Helene und Milton. Der Klimawandel hat auch verheerende Waldbrände an beiden Küsten sowie Dürre, Überschwemmungen, Tornados und Temperaturextreme ausgelöst. Haben Sie einen Krisenmanagementplan, um Ihr Unternehmen unter diesen Bedingungen am Laufen zu halten? Einen Hurrikan können Sie zwar nicht im Alleingang aufhalten, aber Sie können jetzt – bei strahlendem Sonnenschein – Maßnahmen ergreifen, die Ihnen helfen, jeden störenden Sturm zu überstehen. Wie das Sprichwort sagt, ist die beste Offensive eine gute Verteidigung. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen vor den möglichen Störungen durch den Klimawandel schützen können.
Schritt 1: Haben Sie einen Plan.
Es mag einfach erscheinen, aber der erste Schritt besteht darin, einen detaillierten Plan zu erstellen, wie Sie Ihre wichtigsten Funktionen und Dienste nach einer Unterbrechung so schnell wie möglich wieder in Gang bringen. Welche Dienste oder Prozesse sind für den Geschäftsbetrieb unerlässlich? Jede Abteilung, jeder Standort, jede Geschäftseinheit usw. muss einen eigenen Plan erstellen, der auf den kritischen Geschäftsdiensten und -prozessen basiert und festhält, wer beteiligt ist und wie der Aktionsplan im Falle einer Unterbrechung aussieht. Auch wenn die Details in den einzelnen Plänen unterschiedlich sein werden, sollten alle Pläne in gewissem Maße standardisiert und koordiniert sein. Konsistenz ist besonders wichtig bei Daten, die in mehreren Plänen verwendet werden, und bei der verwendeten Sprache. Ein gut ausgearbeiteter Plan enthält spezifische Aufgaben, die einzelnen Personen oder Abteilungen innerhalb des Unternehmens zugewiesen werden. Wenn Sie im Voraus wissen, was erwartet wird und wer dafür verantwortlich ist, können Sie wertvolle Zeit sparen, wenn der Ernstfall eintritt.
Schritt 2: Stellen Sie sicher, dass die Pläne auf dem neuesten Stand und zugänglich sind.
Wenn die Hurrikanwinde toben und die Menschen in Panik geraten, ist das Letzte, was Sie tun möchten, die aktuellsten Business Continuity-Pläne zu suchen. Vermeiden Sie diese Panik, indem Sie Ihre Pläne in einem zentralen Repository zusammenfassen, das für alle leicht zugänglich ist. Damit entfällt auch die Sorge um die Verwendung unterschiedlicher oder veralteter Versionen. Wenn Sie alle Pläne an einem Ort aufbewahren, ist es einfach, sie mit den aktuellen Ressourcen, Einrichtungen, Technologien usw. auf dem neuesten Stand zu halten. Mit der richtigen Krisenmanagement-Software können Sie einmal globale Änderungen vornehmen, die dann automatisch auf alle betroffenen Pläne übertragen werden, was Zeit spart und die Genauigkeit erhöht.
Schritt 3: Bestimmen Sie Ihr Krisenmanagement-Team.
Wer muss bei Ihrer Krisenreaktion im Mittelpunkt stehen? Welche Rollen werden benötigt? Wann und wie treffen sie sich? Angesichts der Bedeutung einer effizienten Koordination, Kommunikation und Entscheidungsfindung in einer Krise ist es wichtig, wer zu Ihrem Team gehört. Die Unterstützung der Vorstandsebene und der Geschäftsleitung ist für ein gutes Ergebnis unerlässlich, ebenso wie die Einbeziehung einer funktionsübergreifenden Gruppe, einschließlich Risikomanagement, Rechtsabteilung, IT und Personalabteilung. Meinungsvielfalt ist wichtig. Die Delegation von Befugnissen ist ebenfalls wichtig, um eine Krise effektiv zu bewältigen. Der CEO ist zum Beispiel nicht immer die beste Wahl für das Krisenmanagementteam. Der CEO könnte seine Zeit besser damit verbringen, als Sprecher aufzutreten oder sich mit anderen Aspekten der Unternehmensführung zu befassen.
Schritt 4: Richten Sie Notfallbenachrichtigungen ein.
Schlechtes Wetter legt oft die regulären Kommunikationssysteme lahm. Vermeiden Sie Kommunikationsausfälle, indem Sie alternative Kommunikationswege außerhalb der regulären Kanäle einrichten. Das Krisenmanagementteam muss beispielsweise ständig miteinander in Kontakt sein, um mit den sich entwickelnden Bedingungen umgehen zu können. Auch die wechselseitige Kommunikation mit den betroffenen Mitarbeitern ist wichtig. Eine spezielle Software für Notfallbenachrichtigungen kann wichtige Mitteilungen an die Betroffenen weiterleiten und dafür sorgen, dass sie in Sicherheit sind. Sie können diesen Kanal nutzen, um die Gruppe auf dem Laufenden zu halten, ohne alle anderen mit Informationen zu überhäufen, die irrelevant wären.
Schritt 5: Testen und überarbeiten Sie, um sich auf den nächsten Schritt vorzubereiten.
Übung macht den Meister, und die Planung von Business Continuity und Resilienz ist da keine Ausnahme. Bereiten Sie sich auf künftige wetterbedingte Notfälle vor, indem Sie Ihre Pläne anhand verschiedener Szenarien üben, damit Sie etwaige Schwachstellen im Voraus erkennen und beheben können. Aber seien Sie pragmatisch. Lassen Sie sich nicht davon ablenken, dass Sie versuchen, jede einzelne Situation vorherzusehen. Konzentrieren Sie sich beim Testen der Szenarien auf die Auswirkungen – auf Menschen, Einrichtungen, Technologie, Lieferanten, Abläufe usw. – und was erforderlich ist, um den Betrieb des Unternehmens aufrechtzuerhalten. Testen und verfeinern Sie Ihre Pläne so lange, bis Sie sicher sind, dass Sie über das nötige Muskelgedächtnis verfügen, um im Falle eines Sturms sofort loslegen zu können. Und wenn es dann wirklich passiert, treten Sie zurück und überprüfen Sie Ihre Pläne. Was ist gut gelaufen – was nicht? Was wurde nicht vorhergesehen? Welche Informationen hätten Sie gerne gehabt, hatten sie aber nicht? Wie könnten Ihre Prozesse effizienter gestaltet werden? Liefen wichtige Informationen ungehindert ab – oder gab es Pannen? Was hätte Ihnen sonst geholfen, schneller wieder auf Kurs zu kommen? Keine zwei Katastrophen sind genau gleich. Aber lernen Sie von Helene, Milton, Waldbränden, Überschwemmungen, Schlammlawinen und allen anderen Wetterkrisen, die Sie erlebt haben. Wenden Sie diese Lektionen an, damit Sie nicht noch einmal die gleichen Fehler machen. Je besser Sie sich jetzt vorbereiten, desto schneller werden Sie in der Lage sein, sich von zukünftigen Wetterkatastrophen zu erholen, ganz gleich, wo, wann und wie sie auftreten.
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