La Commission royale sur les soins aux personnes âgées en Australie a récemment publié une nouvelle initiative visant à aider le secteur australien des soins aux personnes âgées à préparer leurs auto-évaluations avant un audit d’évaluation gouvernemental.
Ce nouveau ensemble d’exigences auditables place les soins aux patients au cœur de ses préoccupations. Les fondements reposent sur la fourniture de soins de qualité par les établissements de soins aux personnes âgées, le traitement des patients avec dignité, la garantie de leur sécurité, la possibilité de faire des choix et l’accès aux soins spécialisés lorsque nécessaire.
Dans cet article, nous vous présentons les exigences à venir et expliquons comment la dernière technologie GRC peut fournir un cadre simple pour recueillir toutes les informations nécessaires pour réussir l’audit.
Quelles sont les huit normes différentes couvertes dans l’auto-évaluation ?
Examinons les huit normes clés qui composent ce nouveau cadre et détaillons certains domaines pour lesquels les établissements de soins devront fournir des preuves et qui feront l’objet d’un audit.
Dignité et choix du consommateur : Les établissements de soins aux personnes âgées devront fournir des preuves de la manière dont les patients sont traités avec dignité et respect concernant leur identité, leur culture et leurs valeurs. Ils doivent démontrer comment les patients ont le choix concernant leurs soins, leur mode de vie et leurs relations, le respect de leur vie privée et comment ils sont soutenus pour prendre des risques afin de profiter au maximum de leur vie.
Évaluation continue et planification avec les consommateurs : Pour répondre aux exigences de cette norme, les établissements de soins aux personnes âgées devront démontrer comment ils équilibrent les exigences en matière de soins en fonction des besoins, des objectifs et des préférences de mode de vie des patients, des soins quotidiens aux souhaits de fin de vie.
Soins personnels et cliniques : Ceci vise à garantir que les patients reçoivent le niveau approprié de soins personnels et cliniques en fonction de leurs besoins individuels, qui doivent être régulièrement évalués pour détecter toute détérioration ou amélioration de l’état du patient.
Services et soutien pour la vie quotidienne : Pour se conformer à cette norme, les établissements de soins aux personnes âgées devront fournir des preuves de la manière dont les patients reçoivent un soutien quotidien adéquat en matière d’émotions, d’alimentation, d’équipement et d’interactions externes avec d’autres personnes et établissements.
Environnement de service de l’organisation : Pour réussir cette section, les établissements de soins aux personnes âgées doivent s’auto-évaluer sur l’accueil et la facilité de compréhension de l’établissement, et doivent également inclure des détails sur sa propreté, sa sécurité et sa maniabilité.
Retours et plaintes : Cette zone exige que les établissements de soins disposent d’une procédure de retours et de plaintes bien définie et visible pour les patients et les familles. Un processus de divulgation ouvert doit être utilisé en cas de problème, et les résultats doivent être utilisés pour améliorer la qualité des soins.
Ressources humaines : Cette section concerne la présence du bon nombre de personnel formé sur place pour assurer des soins de qualité. Ils doivent être qualifiés, respectueux de l’identité, de la culture et de la diversité de chaque consommateur, et doivent faire l’objet d’évaluations régulières de leurs performances.
Gouvernance organisationnelle : Cette section vise à garantir que les établissements se conforment à la gouvernance organisationnelle en matière de sécurité, d’inclusivité, de gestion de l’information, d’amélioration continue, de réglementation, de responsabilité et de gestion des incidents et des risques.
Chaque section comporte jusqu’à sept critères différents pour lesquels les établissements de soins aux personnes âgées doivent fournir des preuves. En tout, il y a 42 domaines différents sur lesquels les organisations doivent s’auto-évaluer et inclure des exemples d’actions et de preuves à l’appui. Lors de l’auto-évaluation, elles doivent également identifier les domaines d’amélioration ainsi que les actions prévues. Elles doivent également fixer une date cible d’action et s’auto-évaluer selon chaque domaine, les options d’évaluation incluant : dépassement, satisfaction, en développement ou non applicable. Enfin, les organisations doivent également compléter un plan d’amélioration continue, recensant toutes les améliorations en attente identifiées dans l’auto-évaluation, ainsi que le responsable individuel et le délai d’achèvement.
Vous pouvez consulter une description complète de toutes les exigences d’auto-évaluation dans ce formulaire partagé par la Commission de la qualité et de la sécurité des soins aux personnes âgées.
Les défis de la réalisation de l’auto-évaluation
Pour la plupart des établissements de soins aux personnes âgées, la réalisation d’une auto-évaluation complexe comme celle-ci nécessite une contribution substantielle de nombreuses équipes et départements différents sur plusieurs sites. L’utilisation de processus basés sur des feuilles de calcul pour enregistrer ce type de données et capturer suffisamment d’informations est difficile en raison des restrictions suivantes :
L’accès de plusieurs utilisateurs à la même feuille de calcul devient un défi, et l’organisation risque que le travail soit écrasé ou que le personnel soit bloqué dans les documents par d’autres utilisateurs.
Il n’y a pas de hiérarchie des autorisations, ce qui rend difficile de savoir quel membre du personnel a ajouté quelles données et quand.
Il y a peu de gouvernance des données, ce qui signifie que les informations sont saisies dans des formats incohérents et que des cellules sont laissées vides.
Il est difficile d’ajouter des liens vers des photos, des URL et des documents dans Excel.
Les évaluations de chaque année sont faites sur une feuille de calcul différente, ce qui rend difficile la comparaison des résultats d’une année sur l’autre.
L’établissement de rapports sur les résultats est un processus manuel et chronophage.
Comment les organisations peuvent-elles automatiser le processus d’auto-évaluation ?
Avec l’« auto-évaluation des normes de qualité des soins aux personnes âgées » devenant une exigence courante dans les établissements de soins aux personnes âgées, les organisations cherchent des moyens de numériser et d’automatiser le processus pour garantir que des preuves suffisantes sont rassemblées en temps voulu. Les flux de travail et les registres flexibles, ainsi que les formulaires et modèles en ligne disponibles dans la plateforme Riskonnect, facilitent la capture des données pertinentes dans toute l’organisation et la formalisation des résultats.
La plateforme Riskonnect peut être facilement configurée pour mettre en place un système en ligne créant un cadre pour le processus d’auto-évaluation et capturer les informations requises. Un cadre est établi pour chacun des 42 domaines d’évaluation dans le système. Chaque domaine d’évaluation peut être attribué au membre de l’équipe concerné pour sa réalisation. La personne responsable du domaine recevra des notifications lorsque son évaluation est due et recevra des rappels par e-mail si elle ne la complète pas à temps. Elle peut enregistrer toutes les preuves dans le système via un formulaire en ligne, toutes les données alimentant directement la plateforme. Il y aura des options pour télécharger des photos, ajouter des URL et des liens, et télécharger des documents justificatifs. Elle peut également noter les domaines d’amélioration et suivre les progrès et ajouter des dates cibles pour mettre en œuvre les changements. Les équipes peuvent sélectionner leur note d’auto-évaluation dans un menu déroulant, assurant la cohérence.
Tous les résultats sont capturés de manière centralisée et peuvent facilement faire l’objet de rapports par la direction. Peu importe le nombre de fois où vous choisissez de réaliser l’auto-évaluation, l’historique sera capturé en ligne, et les équipes auront un enregistrement complet de tous les résultats précédents et pourront facilement démontrer les progrès et l’amélioration continue. Il est également facile de signaler les domaines non résolus pour assurer une résolution rapide.
La réalisation de l’auto-évaluation à l’aide d’une plateforme en ligne assure une gouvernance stricte des données, garantissant que les informations sont saisies de manière cohérente et à temps, dans le format requis. Le système conserve un journal de qui a saisi quelles données et quand, assurant la responsabilité et la propriété. Les formulaires en ligne et les tableaux de bord personnalisés garantissent que le personnel ne voit que les domaines d’évaluation qui le concernent, protégeant les informations confidentielles et s’assurant que le personnel ne voit pas ou ne modifie pas les données qui ne relèvent pas de sa compétence. L’établissement de rapports est également simplifié, car la direction peut facilement comprendre quels domaines de l’évaluation n’ont pas été complétés à temps et extraire des rapports sur les domaines mal notés pour guider les initiatives d’amélioration.
Comment le logiciel peut-il soutenir d’autres domaines pour rassembler des preuves pour l’auto-évaluation ?
Nous avons vu comment le logiciel peut automatiser le processus d’auto-évaluation lui-même en mettant le processus en ligne et en automatisant la collecte des données. Mais le logiciel peut également aider les établissements de soins aux personnes âgées à collecter des preuves suffisantes pour se conformer à certaines des normes de l’auto-évaluation.
Retours et plaintes : La plateforme Riskonnect permet aux établissements de soins aux personnes âgées de mettre en place une procédure formelle de ‘retours et plaintes’. Les patients, les familles et le personnel peuvent enregistrer tout retour ou plainte via des formulaires en ligne qui alimentent une plateforme centralisée. Un portail en ligne peut être mis en place permettant aux familles des patients de remplir des formulaires en ligne avec toutes les données alimentant directement l’outil. Les cas peuvent ensuite être triés et transmis au membre du personnel concerné via des flux de travail automatisés pour assurer une résolution rapide. La direction peut facilement établir des rapports sur les types de retours et les plaintes courantes et mettre en place des mesures pour les résoudre. Les rapports peuvent également être utilisés comme preuves dans votre auto-évaluation.
Gestion des risques : Une partie de l’auto-évaluation consiste à s’assurer que les patients et le personnel ne sont pas exposés à des risques inutiles. Les établissements de soins aux personnes âgées peuvent mettre en place un programme de gestion des risques selon les meilleures pratiques dans la plateforme Riskonnect. Les risques sont enregistrés dans un registre des risques en ligne et évalués selon leur probabilité et leur gravité. Les équipes peuvent déployer des formulaires d’évaluation des risques en ligne avec toutes les données alimentant la plateforme et elles peuvent définir des KPI et des KRI pour surveiller les risques. Les organisations peuvent mettre en place une bibliothèque de contrôles pour gérer les risques les plus critiques, assurant un niveau élevé de soins aux patients et fournissant des preuves adéquates pour leur auto-évaluation.
Gestion de la conformité et des politiques : Les organisations peuvent établir une bibliothèque d’obligations de tous les règlements, normes, politiques et procédures applicables dans la plateforme et surveiller la conformité continue avec des contrôles réguliers. Des flux de travail peuvent être mis en place pour gérer les changements réglementaires ainsi que les modifications et mises à jour des politiques. Cette preuve de conformité peut être utilisée dans le cadre de votre auto-évaluation. Les équipes peuvent également planifier leurs audits et capturer les conclusions et les actions associées.
Gestion des incidents : Dans un environnement complexe et imprévisible comme les établissements de soins aux personnes âgées, des incidents se produiront. Mais c’est la façon dont ces incidents sont gérés et traités qui compte. La plateforme Riskonnect peut aider les organisations à mettre en place un processus de gestion des incidents selon les meilleures pratiques. Les incidents sont enregistrés via des formulaires en ligne qui alimentent directement l’outil. Les flux de travail garantissent que les cas d’incidents sont correctement transmis et traités jusqu’à leur résolution. Les équipes peuvent facilement établir des rapports sur les incidents et mettre en place des mesures pour éviter qu’ils ne se reproduisent.
Si vous travaillez dans le domaine des soins aux personnes âgées et que vous rencontrez des difficultés avec des processus manuels, des feuilles de calcul et des formulaires papier, et que vous souhaitez numériser et automatiser vos processus, le logiciel peut vous aider. De la mise en ligne de vos processus de risque et de conformité à l’offre d’un portail en ligne pour capturer les incidents, les retours et les plaintes, le logiciel peut fournir un cadre pour simplifier tout processus et le mettre en ligne.
Que vous ayez des difficultés à compléter l’auto-évaluation elle-même ou que vous souhaitiez automatiser la capture des preuves pour soutenir votre soumission, Riskonnect peut vous aider. Contactez-nous pour une démonstration.
