Avez-vous besoin d’un rapport SOC – et comment l’obtenir ?

Vous avez peut-être entendu quelqu’un mentionner un rapport System and Organization Controls (SOC) lors d’une évaluation de la sécurité d’un fournisseur, d’une préparation d’audit ou d’un appel d’intégration client. Cependant, peu de personnes se demandent qui est responsable des rapports SOC de leur entreprise ou s’ils sont à jour.

Les rapports SOC démontrent si les contrôles internes d’une entreprise sont sécurisés et fiables. Parallèlement, ils sont souvent mal compris et, dans certaines organisations, ils peuvent devenir secondaires. Que votre entreprise doive en demander un, en produire un, ou les deux, vous devez savoir pourquoi ils sont importants et comment simplifier le processus.

Qu’est-ce qu’un rapport SOC ?

Un rapport SOC est un audit indépendant des contrôles internes d’une organisation. Il est réalisé par des experts-comptables agréés suivant les normes établies par l’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Ces rapports évaluent la sécurité des systèmes d’une organisation, en particulier s’ils traitent des données sensibles ou impactent les opérations des clients.

L’objectif des rapports SOC est d’établir la confiance ; un rapport SOC offre une validation indépendante que vos contrôles internes ne sont pas uniquement théoriques et qu’ils fonctionnent comme prévu. Que l’on vous demande un rapport SOC ou que vous en ayez besoin d’un de la part d’un fournisseur, ce rapport peut jouer un rôle central pour prouver la fiabilité de votre entreprise.

Pourquoi les rapports SOC sont importants

Les rapports SOC peuvent jouer un rôle majeur dans l’établissement de la confiance dans votre entreprise. Ils établissent cette confiance en :

• Démontrant la crédibilité : Un rapport SOC montre que vos contrôles internes ont été examinés et validés de manière indépendante.
• Accélérant les ventes et les partenariats : Disposer d’un SOC 2 Type II à jour peut accélérer les processus d’approvisionnement et renforcer la confiance des clients entreprises.
• Soutenant la conformité réglementaire : Dans les secteurs strictement surveillés, les rapports SOC aident à satisfaire aux exigences de diligence raisonnable et d’audit.
• Réduisant les risques : Que vous dépendiez d’un fournisseur ou que vous proposiez vous-même des services, les rapports SOC vous aident à identifier les défaillances potentielles des contrôles avant qu’elles ne deviennent problématiques.

J’ai besoin d’un rapport SOC – et maintenant ?

Les audits SOC nécessitent une planification et une prise en charge intentionnelle ; ils ne se produisent pas automatiquement. En fait, de nombreuses entreprises ne réalisent pas qu’elles en ont besoin jusqu’à ce qu’un client important en fasse la demande. Selon l’entreprise, la responsabilité de demander un audit SOC à un cabinet d’experts-comptables peut incomber aux responsables de la sécurité, aux responsables de la conformité, aux contrôleurs ou aux équipes juridiques.

Si vous êtes de l’autre côté, en train d’évaluer les rapports SOC des fournisseurs, il est tout aussi courant d’en perdre la trace ou de ne pas savoir si vous les avez reçus. Les rapports peuvent facilement être envoyés par e-mail, stockés et expirer silencieusement sans déclencher d’examen. La responsabilité de s’assurer que les fournisseurs d’une entreprise disposent de rapports SOC à jour incombe normalement aux équipes de gestion des risques tiers, aux responsables de la conformité ou aux équipes de sécurité.

SOC 1 vs. SOC 2 vs. SOC 3 – et Type I vs. Type II

Certains peuvent être confus par les rapports SOC car ils ont deux dimensions : ce qui est audité et comment l’audit est effectué. L’audit lui-même est décrit comme SOC 1, 2, 3, ou plus récemment, SOC pour la Cybersécurité, et les Types I et II décrivent comment l’audit SOC a été réalisé.

Ce qui a été audité

• SOC 1 évalue les contrôles qui affectent les rapports financiers d’un client, comme les services de paie et les systèmes de transaction.
• SOC 2 se concentre sur les contrôles technologiques et opérationnels, évaluant cinq critères de services de confiance : sécurité, disponibilité, intégrité du traitement, confidentialité et confidentialité.
• SOC 3 est une version publique de haut niveau du SOC 2 – légère en détails mais utile à des fins marketing.
• SOC pour la Cybersécurité fournit un cadre plus récent et plus large, conçu pour évaluer la gestion globale des risques de cybersécurité d’une entreprise, plutôt qu’un seul de ses produits ou services.

Comment l’audit a été effectué

• Les rapports Type I évaluent si les contrôles sont conçus efficacement à un moment précis.
• Les rapports Type II évaluent si ces contrôles fonctionnent efficacement dans le temps – généralement sur une période de six mois à un an.

Par exemple, lorsque vous entendez quelqu’un demander un SOC 2 Type II, il cherche à prouver que les contrôles technologiques de votre produit sont solides, ainsi que s’ils ont fonctionné sur une période prolongée.

SOC 2 Type II : la référence

Le SOC 2 Type II est rapidement devenu le rapport le plus demandé, et les clients entreprises s’attendront à ce que vous puissiez en produire un. Cette popularité peut être attribuée à plusieurs facteurs. Premièrement, le SOC 2 Type II est pertinent pour un large éventail d’organisations, en particulier les entreprises SaaS, les plateformes cloud et les fournisseurs de services qui gèrent les données des clients. Les critères de services de confiance qu’il couvre s’alignent sur ce qui importe le plus aux entreprises modernes : sécurité des données, disponibilité, confidentialité et fiabilité.

Deuxièmement, les rapports Type II prouvent l’efficacité continue. Un rapport Type I vous indique que les contrôles existent, tandis qu’un Type II vous dit s’ils fonctionnent de manière cohérente. Cette distinction est importante pour les acheteurs et les partenaires qui décident s’ils peuvent vous confier leurs données.

Si vous n’avez pas de SOC 2 Type II, vous risquez de vous retrouver bloqué dans les examens de sécurité, incapable d’avancer dans le processus de vente, ou de perdre des affaires au profit de concurrents qui en ont un.

Devez-vous en examiner un, en produire un, ou les deux ?

Il y a de fortes chances que votre organisation se trouve des deux côtés de la table des rapports SOC. Voici comment savoir où vous en êtes :

Vous devez produire un rapport SOC si :

• Vous êtes un fournisseur de services ou une entreprise SaaS qui gère les données ou les systèmes des clients.
• On vous en demande un lors de l’intégration, des RFP ou des examens d’approvisionnement.
• Vous vous développez sur le marché et vendez à des clients entreprises ou réglementés.

Vous devez évaluer les rapports SOC si :

• Vous travaillez avec des fournisseurs qui gèrent des données, des infrastructures ou des systèmes critiques pour l’entreprise.
• Vous gérez les risques tiers, les achats, la conformité ou les examens de sécurité.
• Votre secteur exige une diligence raisonnable documentée des fournisseurs.

Comment le logiciel de gestion des risques aide à gérer le processus SOC

Que vous prépariez votre propre audit SOC ou que vous évaluiez les rapports des autres, un logiciel de gestion des risques peut aider à apporter plus de clarté au processus.

Si vous produisez des rapports SOC :

• Les outils de gestion des tâches attribuent les responsabilités et suivent les progrès entre les départements.
• L’automatisation des flux de travail maintient le processus en mouvement avec des rappels et des approbations.
• La gestion des preuves permet la collecte et le stockage sécurisés de la documentation de contrôle en un seul endroit.
• Les tableaux de bord et les rapports offrent une visibilité en temps réel sur le statut et les écarts.
• Les pistes d’audit documentent les actions et les changements pour faciliter les examens et la responsabilisation.

Si vous évaluez les rapports SOC :

• Les référentiels de documents gardent les rapports SOC des fournisseurs organisés et facilement accessibles.
• La notation des risques et les évaluations standardisent la façon dont vous évaluez l’efficacité des contrôles et les résultats.
• Le suivi des problèmes aide à surveiller les éléments ouverts ou les exceptions nécessitant un suivi.
• Les tableaux de bord des risques tiers offrent une vue à l’échelle du portefeuille du statut des rapports SOC pour tous les fournisseurs.
• Les flux de travail d’examen assurent une documentation cohérente des décisions et des efforts de correction.

Les rapports SOC prouvent si votre organisation, vos fournisseurs, ou les deux peuvent être dignes de confiance avec des données et des systèmes sensibles. Que vous les produisiez ou les examiniez, ils servent de référence fiable pour les contrôles internes.

La véritable valeur d’un rapport SOC ne réside pas seulement dans la réussite de l’audit, mais aussi dans la façon dont vous abordez le processus. Lorsqu’ils sont bien faits, les rapports SOC signalent la confiance et la maturité qui peuvent distinguer votre entreprise dans les secteurs concurrentiels.

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