Das heutige RMIS – Risk Management Information System – bietet eine Reihe von hochentwickelten Anwendungen, die Ihnen bei der Verwaltung aller Aspekte des Risikos helfen.
Von der Schadensverwaltung bis zur Kostenzuweisung sind die Optionen praktisch endlos.
Und obwohl Merkmale und Funktionalität wichtig sind, ist der Kauf eines RMIS vom richtigen Anbieter, der sowohl Ihr Geschäft als auch Ihre Bedürfnisse versteht, entscheidend für den Erfolg.
Hier sind zehn Tipps für den Kauf eines RMIS, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Lösung – und den richtigen Partner – bekommen:
Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Probleme, damit Sie wissen, wofür Sie ein RMIS kaufen.
Was sind Ihre Schmerzpunkte? Welche Probleme haben Sie mit Ihrer aktuellen Technologie? Die Anwendung neuer Technologien auf einen kaputten Prozess wird ihn nicht reparieren. Ermitteln Sie stattdessen im Vorfeld alle Pannen oder Engpässe und legen Sie klare Ziele fest, die Sie mit einem RMIS erreichen wollen.
Stellen Sie Ihr RMIS-Team zusammen
Die Implementierung eines RMIS berührt viele Funktionsbereiche. Daher ist es wichtig, beim Kauf eines RMIS alle Beteiligten in den Kaufprozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass ihre Stimmen gehört werden. Die Zusammenführung verschiedener Standpunkte von Anfang an stellt sicher, dass kritische Fragen frühzeitig angegangen werden, was dazu beitragen kann, kostspielige Verzögerungen auf dem Weg zu vermeiden. Diejenigen, die sich während des gesamten RMIS-Kaufprozesses angehört fühlen, sind auch eher bereit, die neue Technologie während der Implementierung und darüber hinaus lautstark zu unterstützen.
Verstehen Sie, wie das RMIS mit Ihrer vorhandenen Technik funktioniert
Ineffiziente Arbeitsabläufe, veraltete Prozesse, mangelnde Akzeptanz durch die Geschäftsleitung und Widerstand gegen Veränderungen können sich negativ auf die Effektivität Ihres RMIS auswirken. Machen Sie Ihre Hausaufgaben über die Funktionen und Möglichkeiten der in Frage kommenden RMIS-Technologie – und vergleichen Sie diese mit Ihren aktuellen Systemen und Anforderungen. Denken Sie daran: Nur weil etwas schon immer auf eine bestimmte Art und Weise gemacht wurde, heißt das nicht, dass es die beste Methode ist. Der Kauf und die Implementierung eines RMIS helfen Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe im Detail zu untersuchen, um festzustellen, ob es einen effizienteren Weg gibt, die Arbeit zu erledigen. Risikomanagement-Informationssysteme sollen die Produktivität steigern, indem sie lästige, langweilige und ineffiziente manuelle Aufgaben eliminieren. Und die eingesparte Zeit kann für höherwertige Aufgaben verwendet werden, was die Effektivität Ihres Risikomanagements erhöht.
Machen Sie eine Testfahrt mit dem RMIS
Testen Sie, bevor Sie ein RMIS kaufen.
Nehmen Sie sich die Zeit, eine Demo oder Testversion anzufordern. Wie einfach und intuitiv ist das Benutzererlebnis? Sind alle Funktionen, die Sie benötigen, von einem Tablet, einem Telefon und einem Laptop aus zugänglich? Sind die Berichte und Analysen anspruchsvoll genug für Ihre Anforderungen? Und wie einfach ist es, die Berichte zu erstellen, die Sie benötigen? Finden Sie heraus, wie gut das RMIS mit der Personalabteilung, der Lohnbuchhaltung, der Rechtsabteilung und anderen internen und externen Systemen zusammenarbeitet. Und prüfen Sie, ob es sich nahtlos in Bereiche außerhalb der traditionellen RMIS-Grenzen des versicherbaren Risikos integrieren lässt, einschließlich Enterprise Risk Management, Risikomanagement für Dritte, Compliance, interne Revision und mehr.
Nehmen Sie sich Zeit für die Umsetzung
Die Anschaffung eines RMIS, eines großen und komplexen Systems mit zahlreichen Schnittstellen, kann entmutigend sein.
Wie jede unternehmensweite Software-Implementierung geht auch die RMIS-Implementierung nicht mit dem Umlegen eines Schalters vonstatten. Ein jahrzehntealtes System in wenigen Wochen zu ersetzen, ist unrealistisch und wird wahrscheinlich zu enttäuschenden Ergebnissen führen. Planen Sie ausreichend Zeit für die Analyse, das Design, die Planung, das Testen und die Ausführung der Software ein – und planen Sie zusätzliche Zeit für alle Unbekannten ein, die während des Prozesses zutage treten. Unterteilen Sie den Implementierungsprozess in überschaubare Phasen und halten Sie klare Kommunikationswege zwischen allen Beteiligten offen. Überstürzen Sie nichts. Und sparen Sie nicht an der Zeit für die Benutzerschulung.
Wissen, wie Ihre Daten gespeichert und geschützt werden
Ist das RMIS cloudbasiert? Welche Kontrollen gibt es, um unbefugten Zugriff zu verhindern? Wurde die Sicherheitsinfrastruktur unabhängig zertifiziert? Wo werden Ihre Daten gespeichert? Und wie werden diese Rechenzentren geschützt? Wie sieht es im Falle einer Katastrophe aus?
Wissen, wie Ihre Daten gespeichert und geschützt werden
Die Merkmale und die Funktionalität eines RMIS sind wichtig, aber den wirklichen Unterschied machen die Menschen. In Wahrheit bieten Ihre besten RMIS-Kandidaten möglicherweise ziemlich vergleichbare Funktionen und Merkmale. In diesem Fall kommt es auf die Menschen an. Ist der RMIS-Anbieter bestrebt, eine Partnerschaft mit Ihnen aufzubauen? Fühlen Sie sich mit den Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten werden, wohl – und werden diese in der Lage sein, Probleme zu lösen? Sind die Teammitglieder begierig, etwas über Ihr Unternehmen zu lernen, sind sie kreative Problemlöser und hören sie zu?
Verlangen Sie großartigen Service
Informieren Sie sich über die Art des angebotenen Supports – Telefon, Online-Portal oder E-Mail – und die garantierte Reaktionszeit. Haben Sie Zugang zu einem persönlichen Kundendienst für komplexere Probleme sowie zu einem traditionellen Helpdesk für Routinefragen? Und der Service sollte weit über die Implementierung hinausgehen. Verfügt der RMIS-Anbieter über ein Team, das sich für Ihren langfristigen Erfolg einsetzt?
Wissen, was Sie kaufen
Bevor Sie ein RMIS kaufen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Funktionen, Dienste und Supportleistungen in Ihrem RMIS-Vertrag enthalten sind und was es kosten könnte, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.
Sie möchten ein System, das sich problemlos skalieren und anpassen lässt, ohne dass es zu kostspieligen oder störenden Neukonfigurationen kommt, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Und wissen Sie, von wem Sie Ihr RMIS kaufen
Vergewissern Sie sich immer, dass der RMIS-Anbieter nachweislich über Fachwissen in den Bereichen Technologie, Risiko und Versicherung verfügt – und über die Langlebigkeit und die Ressourcen, um seine Versprechen langfristig zu erfüllen.
Ein RMIS ist eine bedeutende Investition, die weit über die Technologie hinausgeht. Die Sorgfalt, der Respekt und das aufrichtige Interesse, das Sie von jedem Verkäufer während des Kaufprozesses erfahren, sind ein guter Hinweis auf das, was Sie erwartet.
Führen Sie Ihre Sorgfaltspflicht durch. Mit dem richtigen RMIS-Partner wird Ihr neues RMIS Ihre Arbeit erleichtern, Ihr Team erfolgreicher machen und Ihr Unternehmen stärken.
Wenn Sie einen tieferen Einblick in die Kaufüberlegungen haben möchten, lesen Sie unseren Definitiven RMIS-Leitfaden – oder erfahren Sie mehr über unser Risikomanagement-Informationssystem-Lösung.
