Wie Sie die Compliance von Lieferanten für das 21.

Die Einhaltung der Vorschriften für Lieferanten geht weit über angekreuzte Kästchen und gedruckte Verträge in Aktenschränken hinaus. In der heutigen vernetzten und komplexen Landschaft müssen Unternehmen ihre Lieferantenbeziehungen so verwalten, dass sie unnötige Ausgaben reduzieren und sich vor Risiken schützen.

Da die Lieferketten des 21. Jahrhunderts immer komplizierter werden, werden die Programme zur Verwaltung der Einhaltung von Vorschriften für Lieferanten aus dem 20. Jahrhundert kaum noch mithalten können. Um Ihr Programm für die modernen Herausforderungen fit zu machen, führen Sie diese vier Schritte aus:

Schritt 1: Klassifizieren Sie Ihre Lieferanten nach Kritikalität

Bewerten und kategorisieren Sie Ihre Lieferanten systematisch auf der Grundlage ihrer Bedeutung für Ihr Unternehmen. Die Klassifizierung von Anbietern nach ihrer Kritikalität – z.B. nach Anbietern, die wichtige Software, Hardware oder Back-Office-Prozesse verwalten – ermöglicht es Ihnen, sich bei der Priorisierung von Zeit und Ressourcen auf die Bereiche zu konzentrieren, die besonders wichtig sind. Ohne diese Art von risikobasiertem Ansatz fehlt es Ihrem Programm an der nötigen Tiefe und Flexibilität.

Schritt 2: Bewerten Sie Ihre Standards und Richtlinien

Ein effektives Compliance-Management für Lieferanten erfordert klare und umfassende Richtlinien, Standards und Verträge. Gute Anbieterrichtlinien gehen über die Vertragssprache hinaus und decken weitere Aspekte der Beziehung ab, wie z.B. Onboarding-Prozesse, Normen, Anforderungen an Daten und technische Interaktion sowie Sicherheitsstandards.

Klare Lieferantenrichtlinien schaffen Verantwortlichkeit innerhalb der Geschäftsbeziehung und tragen dazu bei, die finanziellen und betrieblichen Störungen durch Nichteinhaltung zu minimieren. So enthalten die Policen häufig eine Haftungsfreistellung, um die Verantwortlichkeiten der einzelnen Parteien im Falle von Rechtsansprüchen zu definieren.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien so verfasst sind, dass sie für Ihre Partner leicht verständlich sind. Berücksichtigen Sie auch die Versicherung des Verkäufers und die Einhaltung von Vorschriften, die für Ihre Branche relevant sind. Ein gut strukturiertes Regelwerk schafft die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einhaltung der Richtlinien durch die Anbieter, da alle Beteiligten wissen, was erwartet wird.

Schritt 3: Setzen Sie Ihre Richtlinien mithilfe von Best Practices durch

Sobald Sie über klar definierte Richtlinien verfügen, sind Kommunikation, Transparenz und Sorgfaltspflicht unerlässlich.

Erstellen Sie ein Scorecard-System, um die Einhaltung der Vorschriften und die Leistung des Anbieters anhand von Metriken zu bewerten, die mit den Zielen und Standards Ihres Unternehmens übereinstimmen. Zu den üblichen Leistungsindikatoren gehören die pünktliche Lieferung, die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen, die Einhaltung von Sicherheitsprotokollen und die Reaktionsfähigkeit bei Problemen. Gewichten Sie jede Kennzahl nach ihrer Bedeutung für Ihre Geschäftsziele. Aktualisieren Sie die Scorecard regelmäßig und teilen Sie sie mit den Anbietern, um die Transparenz zu fördern, klare Erwartungen zu formulieren und eine Grundlage für konstruktive Gespräche bei Leistungsbewertungen zu schaffen.

Zusätzlich zum Scorecard-Rahmen sollten Sie einen regelmäßigen Kommunikationsrhythmus einrichten, um die Erwartungen abzustimmen, Bedenken anzusprechen und Erfolge zu feiern. Eine offene und konsistente Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und Probleme schnell zu lösen. Legen Sie für alle auftretenden Probleme einen klaren Eskalationsprozess fest und bestimmen Sie Korrekturmaßnahmen, Sanktionen und Fristen für deren Behebung. Sollte es zu anhaltenden Verstößen kommen, legen Sie Kriterien für die Beendigung der Partnerschaft fest.

Schritt 4: Finden Sie die Technologie, die Ihren Bedürfnissen entspricht

Es ist viel einfacher und effektiver, die Komplexität eines Compliance-Programms für Lieferanten mit Hilfe von Technologie im Griff zu behalten. Nutzen Sie spezielle Software für das Risikomanagement von Lieferanten, um die Risikobewertung von Lieferanten zu automatisieren und die Leistung konsequent zu überwachen.

Die richtige Technologie für das Risikomanagement durch Dritte wird Ihnen helfen:

• Geringere Risikoexposition. Die Technologie für das Risikomanagement von Drittanbietern hilft Ihnen, Risiken frühzeitig zu erkennen, was Ihre Risikoanfälligkeit verringert und zu einer sichereren Betriebsumgebung beiträgt.
• Beschleunigen Sie die Berichtszeit. Im Gegensatz zu fehleranfälligen, manuellen Berichterstattungsprozessen bietet die Risikomanagement-Software von Drittanbietern eine Echtzeit-Berichterstattung per Mausklick, die Zeit spart und sicherstellt, dass die Informationen für eine fundierte Entscheidungsfindung sowohl genau als auch aktuell sind.
• Stärken Sie Ihre Lieferantenbeziehungen. Die richtige Technologie für das Risikomanagement von Lieferanten bietet einen zuverlässigen Kanal für die effektive Kommunikation mit Lieferanten. Es kann auch wertvolle Einblicke in die Leistungskennzahlen des Anbieters liefern, die zur Verbesserung der Partnerschaft genutzt werden können.
• Validieren Sie den Status eines Dritten. Die Technologie für das Risikomanagement von Drittanbietern speichert die Daten an einem zentralen Ort und bietet so einen einzigen Punkt der Wahrheit, auf den alle Parteien leicht zugreifen und dem sie zuverlässig vertrauen können.

Wenn Sie die Kontrolle über die Einhaltung der Vorschriften durch Ihre Lieferanten mit klaren Standards, gemeinsamen Erwartungen und einer konsequenten Durchsetzung der Vorschriften übernehmen, können Sie letztendlich stärkere Beziehungen aufbauen. Die Verwaltung des Prozesses mit der richtigen Software reduziert außerdem unnötige Ausgaben und Risiken – was mit der Ausweitung Ihres Lieferantennetzwerks immer wichtiger wird.

Wenn Sie Hilfe bei der Suche nach der richtigen Software für das Risikomanagement von Anbietern benötigen, laden Sie diese RFP-Vorlage herunter, und sehen Sie sich die Riskonnect-Software für das Risikomanagement von Drittanbietern an.