Viele Unternehmen denken, dass eine effektive Planung der Geschäftskontinuität gleichbedeutend ist mit einer guten Dokumentation des Plans. Das ist es aber nicht.
Ja, die Dokumentation des Plans ist extrem wichtig. ABER… viele Unternehmen verkennen, dass effektive Business Continuity-Pläne – und wirklich vorbereitete und widerstandsfähige Unternehmen – das Ergebnis eines umfassenderen Lebenszyklus der Business Continuity-Planung sind, der mit der Festlegung von Anforderungen beginnt und mit der Praxis endet (und natürlich wird der Prozess kontinuierlich wiederholt).
Fazit: Pläne sind nur ein wichtiger Bestandteil bei der Entwicklung eines effektiven Business-Continuity-Programms. Diese Perspektive bietet einen Überblick über das, was Castellan als effektive Business-Continuity-Planung fördert. Unter den in diesem Dokument enthaltenen Links finden Sie ausführlichere Erklärungen zu den einzelnen Schritten des Planungsprozesses.
Verstehen Sie Ihre Organisation
Bevor ein Unternehmen Pläne dokumentieren oder Strategien festlegen kann, ist es wichtig, das Unternehmen zu verstehen und zu bewerten. Das bedeutet, dass man die wichtigsten Produkte oder Dienstleistungen, die den Kunden angeboten werden (und ihre Nutzung der Produkte und Dienstleistungen), sowie die Anforderungen der internen und externen Stakeholder verstehen muss.
Warum ist dies der erste Schritt? Das Verständnis der Prioritäten und Anforderungen der Stakeholder gibt eine klare Richtung und einen angemessenen Umfang für die Planungsbemühungen vor, um sicherzustellen, dass die Prozesse und Strategien für die Business Continuity-Planung die Erwartungen der Stakeholder erfüllen.
Governance
Nachdem Sie sich ein vollständiges Bild davon gemacht haben, was die Planung der Geschäftskontinuität für Ihr Unternehmen bedeuten sollte, besteht der nächste Schritt darin, eine Governance-Struktur einzurichten, die den Planungsprozess und die langfristigen Bemühungen um kontinuierliche Verbesserungen vorantreibt.
Ebenso wie die Festlegung des Umfangs sorgt die Implementierung einer Governance-Struktur für Klarheit bei den Planungserwartungen und gewährleistet, dass die Aktivitäten zur Planung der Geschäftskontinuität in Übereinstimmung mit den Zielen und der strategischen Ausrichtung des Unternehmens durchgeführt werden. Durch die Dokumentation von Richtlinien und Standardarbeitsanweisungen und die Einsetzung einesLenkungsausschusses, der sich aus leitenden Angestellten zusammensetzt, kann das Unternehmen den Planungsprozess effizient und wiederholbar durchführen.
Anforderungen Definition
Nach der Festlegung der Prioritäten des Unternehmens für die Geschäftskontinuität und einer Governance-Struktur, die einen wiederholbaren Planungsprozess gewährleistet, besteht der nächste Schritt im Lebenszyklus der Geschäftskontinuität darin, die Anforderungen an die Geschäftskontinuität durch eine Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft (Business Impact Analysis – BIA) und eine Risikobewertung zu ermitteln. Ziel der Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft ist es, die Aktivitäten und Ressourcen (Technologie, Ausrüstung, Lieferanten, Einrichtungen usw.) zu ermitteln, die die Entwicklung und Bereitstellung wichtiger Produkte und Dienstleistungen unterstützen, sowie die geschätzten Auswirkungen von Ausfallzeiten, falls eine der Ressourcen nicht mehr verfügbar ist. Das Ergebnis der BIA ist die Ermittlung der Anforderungen an die Geschäftskontinuität, einschließlich der Toleranz für Ausfallzeiten, des Ressourcenbedarfs und der Leistungskriterien für die Wiederherstellung.
Zusätzlich zu einer BIA ist es auch wichtig, eine Risikobewertung durchzuführen, um die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen einer Unterbrechung des Geschäftsbetriebs durch den Verlust kritischer Ressourcen zu verstehen. Diese Risikobewertung ermöglicht die Identifizierung und Analyse von Geschäftsrisiken, die sich auf die Fähigkeit des Unternehmens auswirken können, Kernprodukte und -dienstleistungen zu liefern, wobei der Schwerpunkt auf der Identifizierung von Kontrollen und Strategien liegt, um die Wahrscheinlichkeit einer Unterbrechung von Produkten und Dienstleistungen zu verringern oder deren Auswirkungen zu begrenzen.
Identifizierung der Strategie
Sobald das Unternehmen seine Anforderungen an die Geschäftskontinuität (einschließlich der Möglichkeiten zur Risikominderung) ermittelt hat, kann es Risikominderungs-, Reaktions- und Wiederherstellungsstrategien ermitteln, bewerten und implementieren, um die Wahrscheinlichkeit einer Unterbrechung zu verringern oder, falls es doch zu einer Unterbrechung kommt, eine effiziente und effektive Reaktion und Wiederherstellung zu gewährleisten, die die Auswirkungen begrenzt und den Erwartungen der Stakeholder gerecht wird.
Auch hier gilt: Um effektive Pläne zu entwickeln, muss das Unternehmen zunächst die Anforderungen an die Geschäftskontinuität verstehen und geeignete Strategien auswählen.
Plan Entwicklung
Wie Sie sehen, gibt es einige wichtige Schritte, die durchgeführt werden müssen, bevor Sie mit der Entwicklung und Dokumentation von Business Continuity Plänen beginnen. Diese Schritte identifizieren nicht nur die Ressourcen und Strategien, die in den Plänen berücksichtigt werden sollten, sondern stellen auch sicher, dass die erstellten Pläne die Wiederherstellung von Geschäftsaktivitäten oder Ressourcen im Rahmen der Erwartungen der Interessengruppen ermöglichen.
Nach der Identifizierung, Bewertung und Implementierung von Risikominderungs-, Reaktions- und Wiederherstellungsstrategien kann das Unternehmen damit beginnen, Pläne zu dokumentieren, die beschreiben, wie sich das Unternehmen erholen und bis zur Rückkehr zum Normalzustand in einem Eventualmodus arbeiten wird. Dokumentierte Pläne gewährleisten Wiederholbarkeit und unterstützen die Entscheidungsfindung während eines Störfalls. Es empfiehlt sich, Pläne zu dokumentieren, die sich mit Szenarien für den Verlust von Ressourcen befassen (und nicht mit spezifischen Bedrohungen oder Ereignissen), einschließlich Verfahren, die den Verlust einer Einrichtung, von Mitarbeitern, von Technologie oder von Lieferanten/Anbietern betreffen. Durch die Dokumentation von Plänen, die auf dem Verlust von Ressourcen basieren, kann das Management sicher sein, dass die an der Reaktion und Wiederherstellung Beteiligten wissen, was zu tun ist, unabhängig davon, welche „Bedrohung“ die Störung tatsächlich verursacht.
Sensibilisierung, Schulung und Übung
Die Versuchung, der Organisationen oft ausgesetzt sind, besteht darin, die Vorbereitungsmaßnahmen nach der Dokumentation der Pläne einzustellen. Die Pläne sind jedoch nur so effektiv wie die Menschen, die sie anwenden. Deshalb ist es wichtig, ein Schulungs- und Sensibilisierungsprogramm zu entwickeln und zu implementieren, das die entsprechenden Mitarbeiter im gesamten Unternehmen in die Prozesse und Strategien der Geschäftskontinuität einführt, damit sie sich richtig vorbereiten und Kompetenzen für die Reaktion und Wiederherstellung entwickeln können. Wenn Sie mehr über die Sozialisierung von Strategien und Plänen erfahren möchten, lesen Sie Castellans Perspektive zur Bedeutung der Verankerung von Business Continuity im Unternehmen.
Darüber hinaus bietet die Durchführung von Business Continuity-Übungen ein praxisnahes, erfahrungsbasiertes Training und stellt sicher, dass die Teilnehmer an der Reaktion und Wiederherstellung die Business Continuity-Pläne und -Strategien kennen und mit den ihnen zugewiesenen Rollen und Verantwortlichkeiten vertraut sind. Durch die Durchführung von Übungen entwickeln die Teilnehmer an der Reaktion und Wiederherstellung ein „Muskelgedächtnis“ für ihre Pläne, so dass die Reaktion und Wiederherstellung bei einer echten Störung, bei der viel auf dem Spiel steht, reibungsloser ablaufen kann.
Unterm Strich bieten Übungen nicht nur eine wertvolle Schulung für die Verantwortlichen für Reaktion und Wiederherstellung, sondern sind auch wichtig, um Business-Continuity-Strategien im Hinblick auf die Anforderungen zu validieren und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen, um sicherzustellen, dass sich das Unternehmen innerhalb der Wiederherstellungsziele erholen kann.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in den Castellan-Perspektiven zu Übungen und Tests.
Kontinuierliche Verbesserung
Einer der wichtigsten Aspekte bei der Erstellung von Plänen zur Geschäftskontinuität ist schließlich, dass das Unternehmen diese Pläne nicht einfach „einstellt und vergisst“. Wenn sich ein Unternehmen ändert, ändern sich auch die Risiken und die geschäftlichen Anforderungen. Im Wesentlichen ist das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung der Hauptgrund, warum Castellan den Konzepten des Managementsystems (wie in ISO 22301 beschrieben) einen enormen Wert beimisst.
Zu den Schlüsselkomponenten eines Managementsystems, das auf eine kontinuierliche Verbesserung abzielt, gehören Managementprüfungen auf Programmebene. Management-Reviews stellen sicher, dass Strategien, Pläne und Planungsprozesse weiterhin den Erwartungen der Stakeholder entsprechen und alle notwendigen Risiken und Verpflichtungen berücksichtigen. Da diese Managementprüfungen Korrekturmaßnahmen identifizieren, die zur Schließung von Lücken erforderlich sind, ist es auch wichtig, diesen Maßnahmen Verantwortliche zuzuweisen und ihre Durchführung zu verfolgen. Ohne die Nachverfolgung oder Zuweisung von Verantwortlichen für die identifizierten Korrekturmaßnahmen werden die Managementprüfungen keinen Wert haben und kein Wachstum des Programms ermöglichen.
Außerdem ist es wichtig, die Leistung des Programms durch die Entwicklung von Business Continuity-Metriken zu verfolgen. Metriken messen den Erfolg auf der Grundlage von Prioritäten, Anforderungen und Leistung und helfen dabei, Möglichkeiten für Verbesserungen aufzuzeigen.
Letzte Überlegungen
Effektive Business-Continuity-Planung ist viel, viel mehr als nur das Erstellen von Plänen. Wie in diesem Artikel erläutert, ist es äußerst wichtig, jede Phase des Business Continuity-Lebenszyklus zu durchlaufen – oft unter Einsatz von Managementsystemprozessen und -tools -, um sicherzustellen, dass die Pläne die Reaktion auf ein Störungsereignis und die Wiederherstellung der kritischen Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens im Rahmen der Erwartungen des Unternehmens und der Stakeholder unterstützen.
Business Continuity und IT Disaster Recovery Planung ist alles, was wir tun. Wenn Sie Hilfe beim Aufbau oder der Verbesserung Ihres Business-Continuity-Programms suchen, können wir Ihnen helfen.
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