Von Matt Hinton, Partner, Crisis and Security Consulting, Control Risks Die Business-Continuity-Übung – auch bekannt als Simulationen, Tabletops, Semi-Lives oder Drills – ist seit jeher ein zentraler Bestandteil des Krisenmanagements und der Business Continuity, um den Plan zu üben und zu perfektionieren, bevor der Ernstfall eintritt.
Historisch gesehen wurden Krisenmanagement- und Business Continuity Management-Übungen aus verschiedenen Gründen durchgeführt:
- Regulatorischer Auftrag: Unternehmen in regulierten Branchen (z.B. Finanzdienstleistungen) müssen üben, um konform zu bleiben.
- Standards: Die allgemein anerkannten Standards für Krisenmanagement und Geschäftskontinuität sehen Übungen als “Best Practice” vor und zwingen die Unternehmen, diesen Standards zu folgen, wenn sie sie einhalten wollen.
- Schulung: Übungen bieten Führungskräften ein Forum, um ihre Rollen und Verantwortlichkeiten während einer Krise/Unterbrechung besser zu verstehen und ein “Muskelgedächtnis” aufzubauen, das bei der Reaktion auf zukünftige Krisen/Unterbrechungen hilft.
Obwohl sie in Unternehmen aller Größen und Branchen weit verbreitet sind, werden Krisen- und Geschäftskontinuitätsübungen oft als etwas angesehen, das die Teilnehmer tun müssen, anstatt es zu wollen.
Die Mitarbeiter müssen zur Teilnahme gezwungen werden, und es bedarf eines Anstoßes durch die Unternehmensleitung, damit die Übung geplant und durchgeführt wird.
Der Grund dafür ist oft der Zeitfaktor.
Die Mitarbeiter sind gezwungen, mehrere Hüte zu tragen, und es wird von ihnen erwartet, dass sie mit weniger mehr erreichen.
Sie haben keine Zeit für etwas, das sie als zusätzliche Aktivität oder als reine Compliance-Übung betrachten.
Oder sie sehen keine greifbaren Ergebnisse, die das zeitliche Engagement rechtfertigen würden.
Was auch immer der Grund sein mag, bis vor ein paar Jahren waren Übungen in vielen Unternehmen nur ein weiteres Kästchen zum Ankreuzen.
Aber die Dinge ändern sich.
Krisen- und Business-Continuity-Übungen erhalten neuen Respekt, da sie sich zu einem strategischen Instrument entwickeln, das echte geschäftliche Veränderungen ermöglicht. 
Angetrieben von einem Ansturm von Unterbrechungen
In den letzten Jahren mussten Organisationen eine noch nie dagewesene Anzahl von Krisen bewältigen, eine nach der anderen – und manchmal auch gleichzeitig.
COVID-19.
Proteste, die an neuen Orten auftreten.
Produktions- und Transportprobleme, die die globale Lieferkette beeinträchtigen.
Zunehmende Cyberangriffe.
Zunehmende Gewalt am Arbeitsplatz, da die Arbeitnehmer wieder in die Büros zurückkehren.
Russland/Ukraine.
Der Nahe Osten.
Die Liste geht weiter.
Dieser Ansturm von Störungen hat die Denkweise vieler Unternehmensleiter verändert, die erkannt haben, dass sie es sich nicht leisten können, schlecht auf Krisen zu reagieren.
Sie haben begonnen, sich Fragen zu stellen wie “Was ist die nächste große Krise, mit der wir konfrontiert werden?” und “Wie können wir sicherstellen, dass wir beim nächsten Mal nicht auf dem falschen Fuß erwischt werden?”
Die Antwort für viele Unternehmen ist die Übung zur Geschäftskontinuität. 
Ein neues Modell der Business Continuity-Übung
Unternehmen nutzen zunehmend Krisen- und Geschäftskontinuitätsübungen, um herauszufinden, wie gut sie auf mögliche zukünftige Krisen vorbereitet sind.
Dabei handelt es sich nicht um das alte Übungsmodell, bei dem es um Verbesserungen von Dingen wie Teamzusammensetzung, bessere Pläne oder mehr Training ging.
Diese zukunftsorientierten Übungen konzentrieren sich darauf, die wahren Lücken in der Bereitschaft einer Organisation für den nächsten “großen Fall” zu identifizieren.
Dies ist ein wichtiger Unterschied, denn viele dieser Szenarien – insbesondere solche, die geopolitische Konflikte beinhalten – erfordern eine sorgfältige, proaktive Planung, um ein Unternehmen in die beste Lage zu versetzen, komplexe Umstände zu bewältigen.
Vorausschauende Business Continuity-Übungen können auch einen Wettbewerbsvorteil schaffen, wenn andere Unternehmen nicht vorausschauend denken.
Zu den jüngsten organisatorischen Veränderungen, die auf Übungen zurückzuführen sind, gehören:
- Änderung der rechtlichen Strukturen innerhalb der globalen Präsenz eines Unternehmens, um mehr Flexibilität zu erreichen, falls das Unternehmen ein Land in Zukunft verlassen muss
- Änderungen bei Beschaffung und Einkauf zur Verringerung des Konzentrationsrisikos und/oder Nearshoring zur Minimierung potenzieller Auswirkungen von Unterbrechungen der globalen Lieferkette
- Neubewertung der Bankbeziehungen und -vereinbarungen, um sicherzustellen, dass geopolitische Spannungen Unternehmen nicht beim Empfang oder Versand von Geldern behindern
- Geodiversifizierung der Einstellungsstrategien, um eine übermäßige Abhängigkeit von einer bestimmten Region der Welt zu verringern
Die veränderte Wahrnehmung der Implementierung von Software für das Krisen- und Business Continuity Management hat dazu beigetragen, die Beteiligung auf allen Ebenen des Unternehmens zu erhöhen, die Investitionen in resilienzbezogene Fähigkeiten zu steigern und den Resilienz-Experten einen rechtmäßigen Sitz am Tisch zu geben, wenn wichtige Entscheidungen getroffen werden. 
Tipps für effektive Business Continuity-Übungen
Diese neue Aufmerksamkeit macht es natürlich noch wichtiger, dass Sie richtig trainieren.
Hier sind fünf Tipps, die Sie beachten sollten:
- Schauen Sie vorwärts statt rückwärts. Nutzen Sie die Szenarioanalyse, um zu verstehen, welche aufkommenden Risiken mittel- bis langfristig erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen haben könnten, und nutzen Sie diese Szenarien als Grundlage für Ihre Übungen.
- Stützen Sie sich auf Experten. Nutzen Sie internes oder externes Fachwissen, um die tatsächlichen Auswirkungen dieser Szenarien aufzuzeigen, damit sie für die Teilnehmer real werden.
- Machen Sie die Übung ansprechend. Kein Umblättern und keine langweiligen Folien mehr.
Nutzen Sie simulierte Medien – traditionelle und soziale -, Schauspieler und mehr, um Ihr Publikum zu fesseln. - Nutzen Sie Ihre Werkzeuge. Üben Sie den Einsatz der Ihnen zur Verfügung stehenden Tools, insbesondere wenn Sie über technologische Lösungen verfügen, die eine effizientere und effektivere Reaktion auf Krisen und Störungen ermöglichen.
- Erstellen Sie immer einen Bericht nach der Aktion. Wenn Sie die Ergebnisse einer Übung nicht in einem formellen Dokument festhalten und sich nicht darauf einigen, wer die Verantwortung für die wichtigsten Maßnahmen trägt – und für deren Durchführung zur Rechenschaft gezogen wird -, werden Sie nie den größtmöglichen Nutzen aus einer Übung ziehen.
Die Zukunft der Business Continuity-Übung ist dank der sich ändernden Ansichten der Unternehmensleiter vielversprechend.
Resilienz-Experten haben jetzt die Möglichkeit, einen echten Unterschied für ihr Unternehmen zu machen, indem sie den Führungskräften helfen, dieses mächtige Instrument in Zukunft zu nutzen.
Control Risks ist ein spezialisiertes globales Risikoberatungsunternehmen, das dazu beiträgt, sichere, konforme und widerstandsfähige Organisationen in einem Zeitalter sich ständig verändernder Risiken zu schaffen.
Das Unternehmen ist 2023 dem PartnerKonnect-Programm von Riskonnect beigetreten.
Wenn Sie mehr über effektive Übungen erfahren möchten, sehen Sie sich unser On-Demand-Webinar, Business Resilience: Best Practices for Effective Crisis Management, und sehen Sie sich die Softwarelösung Business Continuity & Resilience von Riskonnect an.
