Herausforderung

Transport for London hat zu jeder Zeit Hunderte von Projekten in Arbeit – und eine reibungslose Fahrt bis zur Fertigstellung ist eine Priorität. Die integrierte Verkehrsbehörde ist für den täglichen Betrieb des öffentlichen Verkehrsnetzes in London verantwortlich, zu dem die Londoner U-Bahn sowie Straßen, Brücken, Tunnel und andere Oberflächenanlagen gehören. Einige Projekte – wie die Verlängerung einer U-Bahn-Linie – sind sehr groß und gut sichtbar. Budgets und Zeitpläne sind öffentlich zugänglich. Und jeder, von Politikern bis hin zur breiten Öffentlichkeit, kann sehen, wie ein Projekt voranschreitet und seine Meinung äußern, was den Druck nur noch erhöht. Die Herausforderung besteht darin, Projekte mit einem Team von nur 25 Risikospezialisten pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuschließen. „Wir müssen unser Team auf die Projekte ansetzen, bei denen sein Fachwissen am meisten gebraucht wird, und die breitere Organisation dabei unterstützen, die Aufgabe der Risikoverwaltung und -kontrolle bei Routineprojekten zu übernehmen“, erklärt Ajay Patel, Leiter der Abteilung Risiken – Projekte und Programme bei TfL.

Lösung

TfL hat sich vor etwa zwei Jahrzehnten für die Projektsoftware Active Risk Manager von Riskonnect entschieden und hat nie zurückgeblickt. Die Organisation nutzt die Software, um die mit ihrem vielfältigen Projektportfolio verbundenen Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu mindern. Drop-Down-Menüs und automatisch ausgefüllte Felder machen die Eingabe für jeden im Unternehmen einfach, und die Daten sind stets konsistent und glaubwürdig.

„Die Qualität der Daten ist entscheidend“, erklärt Patel. „Die Regierung prüft sehr streng. Uns werden auf der Ebene der einzelnen Projekte sehr detaillierte Fragen zum Risiko, zur allgemeinen Risikobereitschaft und zur angemessenen Höhe der Finanzierung gestellt. Riskonnect bietet Gewissheit – und das schafft wirklich Vertrauen.“

TfL kann Änderungen an Feldern, Menüs und anderen routinemäßigen Softwareanpassungen leicht selbst vornehmen. Und das Riskonnect-Team ist da, um bei allem Komplizierten zu helfen. „Wir können mit dem System bis zu einem gewissen Grad machen, was wir wollen – und dieser Grad an Flexibilität ist von unschätzbarem Wert“, sagt Patel. Die Risiken werden anhand einer Qualitätsmatrix zur Projektrisikobewertung bewertet. Das TfL-Team hat minutengenauen Zugriff, um sicherzustellen, dass alle technischen, Liefer- und kommerziellen Risiken erfasst und die Zusammenhänge zwischen Risiken und Annahmen richtig erkannt wurden. Die Software bietet auch eine Monte-Carlo-Simulation, um die Eintrittswahrscheinlichkeit und die möglichen finanziellen Auswirkungen für verschiedene Risikosituationen vorherzusagen. Laut Patel hat diese Funktion den Leuten die Augen für den Wert der statistischen Modellierung zur Vorhersage von Risikoergebnissen geöffnet – was dazu beigetragen hat, das Ansehen des Risikomanagements bei TfL zu erhöhen. Im Laufe der Jahre hat die Organisation eine große Menge an historischen Daten aus Risikoregistern, Gesamtkosten abgeschlossener Projekte und Einblicken in Änderungen des Projektumfangs gesammelt, die in das System eingespeist werden, um Prognosen zu verfeinern und sicherzustellen, dass die richtigen Risiken erfasst und bewertet werden. Die Ergebnisse werden in das Budget und den Zeitplan eines Projekts eingearbeitet, um die Ergebnisse vorhersehbarer zu machen: „Es geht darum, den Schlag abzufedern, bevor er eintritt“, bemerkt Patel. Er merkt an, dass sich die Software auch gut mit anderen Plattformen integrieren lässt, die zur Verfolgung von Zeitplänen und Meilensteinen verwendet werden. Von zunehmender Bedeutung ist auch, dass Riskonnect dabei hilft, Projekte in zwei Hauptkategorien einzuteilen – Projekte mit geringem und solche mit hohem Aufwand. Bei Projekten mit geringem Eingriff – wie dem Austausch von Gleisen oder der Erneuerung von Straßen – wird die Software zur Identifizierung und Verwaltung von Risiken eingesetzt, aber die Ausführung wird weitgehend vom Projektteam übernommen. Bei Projekten mit verstärktem Kontakt – wie der neuen Crossrail-Transitstrecke – kommt zusätzlich zur Software das Fachwissen der Risikospezialisten von TfL zum Einsatz. Projekte mit einem Volumen von mehr als 15 Millionen Pfund gelten in der Regel als „Enhanced Touch“, aber Patel weist darauf hin, dass die Kosten nur ein Ausgangspunkt sind. Auch die Komplexität und die Sichtbarkeit eines Projekts spielen eine Rolle, die in einfach, standardmäßig, signifikant oder groß unterschieden werden. „Einige 100-Millionen-Pfund-Projekte sind eigentlich ziemlich routinemäßig und können vom Projektleitungsteam mit Riskonnect gut verwaltet werden“, erklärt er. „Auf der anderen Seite sind einige 5-Millionen-Pfund-Projekte extrem komplex oder neuartig und erfordern einen Spezialisten. Riskonnect bietet eine detaillierte quantitative Analyse, aber die menschliche Interpretation ist wichtig.“

Ergebnisse

Eines der ersten Projekte, bei denen die Riskonnect-Software zum Einsatz kam, war die Erweiterung der Jubilee Line nach Canary Wharf. Das war ein durchschlagender Erfolg – und die Nutzung von Riskonnect hat sich von da an schnell entwickelt. Vor kurzem hat TfL die Verlängerung der Northern Line vor dem Zeitplan und unter dem Budget abgeschlossen. „Das Risikomanagement – und Riskonnect – haben einen großen Anteil an diesem Erfolg“, bemerkt Patel.

„Riskonnect hat eine Kultur des Risikodenkens ermöglicht, die es vorher nicht gab“, fügt er hinzu. „Das Unternehmen sieht das Risikomanagement jetzt als Mehrwert und nicht mehr nur als eine Übung zum Ankreuzen.“

Für TfL sind die großen Fragen immer, wie viel ein Projekt kosten wird und wie lange es dauern wird. Mit Riskonnect kann die Organisation das Risiko nutzen, um genauere Schätzungen und vorhersehbarere Ergebnisse zu erzielen. „Die Software von Riskonnect ist aus Gründen der Konsistenz, Transparenz, exzellenten Analyse und Anpassungsfähigkeit absolut entscheidend für unser Risikomanagement bei Projekten. Wir könnten nie wieder zu den Tagen der Tabellenkalkulationen zurückkehren. Riskonnect enthält eine Fülle von Informationen, die wir brauchen, um voranzukommen.“ „Aber das wahre Juwel ist die Partnerschaft, die wir im Laufe der Jahre aufgebaut haben“, sagt er. „Wir haben uns über unsere Rollen als Risikomanagement- und Softwareanbieter hinaus zu einer Gemeinschaft zusammengefunden, in der wir bewährte Verfahren austauschen und anderen zeigen, wie man erfolgreiche Projekte durchführt. Wir ebnen den Weg in die Zukunft.“

Weitere Informationen zum Projektmanagement finden Sie in Riskonnect’s Softwarelösung für Projektrisikomanagement.