Unterbrechungen sind ein unvermeidlicher Teil des Geschäftslebens, aber sie müssen nicht das Ende Ihres Unternehmens bedeuten. Was ist Geschäftskontinuität – und wie kann sie Ihr Unternehmen schützen? Geschäftskontinuität ist der Prozess zur Minimierung des Risikos einer Unterbrechung. Konkret bedeutet Business Continuity, dass Sie daran arbeiten, die Wahrscheinlichkeit einer Unterbrechung zu verringern und Ihr Unternehmen darauf vorbereiten, im Falle einer Unterbrechung seine wichtigsten Produkte und Dienstleistungen weiterhin zu liefern. Business Continuity wird manchmal auch als Kontinuitätsplanung, organisatorische Resilienz oder Business Continuity Management bezeichnet. Ein effektives Business Continuity Management gibt Führungskräften die Gewissheit, dass das Unternehmen unabhängig vom Ausmaß und Zeitpunkt einer Störung reagieren und sich erholen kann.
Warum brauchen Sie Business Continuity?
In einer Welt, die immer unberechenbarer wird und in der es immer mehr Krisen gibt, schützt Ihre Fähigkeit, widerstandsfähig zu bleiben, Ihre Mitarbeiter, Ihre Kunden, Ihre Stakeholder und Ihren Gewinn. Ob es sich um einen ungeplanten Technologieausfall, eine Unterbrechung der Lieferkette, einen Cyberangriff, eine Naturkatastrophe oder ein von Menschen verursachtes Ereignis handelt, Unternehmen jeder Größe müssen auf alles vorbereitet sein. Unternehmen bauen in der Regel ein Business Continuity-Programm auf, weil:
- Die Kunden verlangen es (am häufigsten im B2B-Bereich).
- Die Aufsichtsbehörden verlangen es (am häufigsten im Banken- und Energiesektor).
- Der Vorstand oder leitende Angestellte verlangen es (in Anerkennung ihrer treuhänderischen Verantwortung).
Business Continuity sollte jedoch nicht nur wichtig sein, weil andere es verlangen. Die Gewährleistung der Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens zeigt Ihren Mitarbeitern und Kunden, dass Sie sich verpflichtet fühlen, in jedem Fall für sie da zu sein. Sie kann als Unterscheidungsmerkmal beim Verkauf Ihrer Produkte genutzt werden. Resilienz verringert auch die Ausfallzeiten, schützt den Ruf Ihrer Marke und fördert eine interne Kultur der Flexibilität. Bevor Sie sich in Pläne und Risiken stürzen, müssen Sie festlegen, warum Business Continuity für Ihr Unternehmen wichtig ist. Wenn Sie hier beginnen, geben Sie Ihren Aktivitäten einen Sinn und schaffen eine gemeinsame Mission, hinter der Sie stehen können.
Wie fangen Sie mit Business Continuity an?
Nachdem Sie festgestellt haben, warum Business Continuity wichtig ist, müssen Sie in einem nächsten Schritt festlegen, wer daran beteiligt sein soll und welchen Umfang Ihr Programm haben soll. Bilden Sie einen Business Continuity-Lenkungsausschuss, der sich aus Führungskräften der Abteilungen zusammensetzt, die den größten Beitrag zur Herstellung und Bereitstellung Ihrer wichtigsten Produkte und Dienstleistungen leisten. Ein Executive Sponsor ist ein wichtiges Mitglied dieses Ausschusses und fungiert als Bindeglied zwischen dem Team und anderen Führungskräften oder Ihrem Vorstand. Definieren Sie als Nächstes, was Ihre wichtigsten Produkte und Dienstleistungen sind, und ermitteln Sie die Risiken für deren Bereitstellung. Dabei handelt es sich in den meisten Fällen um Mitarbeiter, Technologie, Einrichtungen, Ausrüstung, Dritte und andere Ressourcen, die für die Bereitstellung benötigt werden. Sobald die Ressourcen identifiziert sind, setzen Sie Strategien zum Schutz dieser Ressourcen ein. Wie würden Sie z.B. auf Fernarbeit umstellen, wenn die Standorte nicht verfügbar sind? Wie würden Sie bei Ausfallzeiten auf manuelle Prozesse umstellen? Haben Sie alternative Einrichtungen oder Lieferanten als Backup? Von dort aus können Sie Pläne für die Geschäftskontinuität dokumentieren, die darlegen, wie Sie Wiederherstellungsstrategien für jeden einzelnen Fall umsetzen. Die Durchführung einer Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft (Business Impact Analysis, BIA) gibt Aufschluss darüber, auf welche Geschäftsprozesse die einzelnen Produkte und Dienstleistungen angewiesen sind. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Pläne zu erstellen und Wiederherstellungszeiten festzulegen.
Woher wissen Sie, ob Ihre Pläne erfolgreich sind?
Führen Sie regelmäßig Übungen durch, um zu bestätigen, dass die Pläne und Strategien, die Ihr Team entwickelt hat, wie erwartet funktionieren. Achten Sie bei Ihren Übungen auf Lücken oder einzelne Fehlerquellen. Das sind die Dinge, die Sie bei der Wiederherstellung zum Stolpern bringen werden. Orientieren Sie sich bei der Erstellung Ihres Programms an Industriestandards wie ISO 22301, um sicherzustellen, dass Sie alle empfohlenen Programmelemente einbeziehen. Beachten Sie, dass dieser gesamte Prozess keine einmalige Angelegenheit ist. Überprüfen Sie diese Schritte mindestens einmal jährlich – und immer dann, wenn ein größeres Ereignis eingetreten ist und die Wiederherstellung abgeschlossen wurde. Die Lehren aus den realen Momenten sind sehr wertvoll, um zu verstehen, was in Ihrem Programm funktioniert und was nicht.
Wie kann Business Continuity- und Resilienz-Software helfen?
Beim Aufbau eines Business Continuity-Programms verwenden viele Unternehmen zunächst Tabellenkalkulationen, um ihre Pläne und Verfahren zu erfassen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst und die Geschäftsabläufe komplexer werden, werden Tabellenkalkulationen aufgrund des hohen manuellen Arbeitsaufwands immer weniger effektiv. Software kann Ihre Geschäftskontinuitäts- und Ausfallsicherheitsprozesse automatisieren und rationalisieren. Software bietet auch Vorteile wie detaillierte Analysen und integrierte Kommunikation. Sie können die täglichen Aufgaben effizienter erledigen, ohne die manuellen Prozesse, die bei der Verwaltung eines Programms in Tabellenkalkulationen oder auf Papier anfallen. Die eingesparte Zeit kann dann für die Verfeinerung der Strategie verwendet werden. Wie kann Ihr Programm verbessert werden? Welche neuen Techniken können Sie anwenden? Wie können Sie eine Kultur der Widerstandsfähigkeit in Ihrer Organisation aufbauen? Die Datenanalyse, die Sie mit der Software erhalten, ermöglicht es Ihnen auch, Führungskräften und wichtigen Interessengruppen die Effektivität Ihres Programms klar zu vermitteln. Und die Software erleichtert die Zusammenarbeit mit den Beteiligten durch Aufgabenzuweisungen, Benachrichtigungen, mobile Anwendungen und integrierte Chatfunktionen. Was ist Business Continuity? Es geht darum, Ihr Unternehmen langfristig zu schützen, indem Sie sich auf die Vorbereitung und Wiederherstellung bei erwarteten und unerwarteten Unterbrechungen konzentrieren. Wachsamkeit in Bezug auf die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens ist das Kennzeichen eines guten Geschäfts.
Laden Sie unsere Vorlage The Business Continuity Business Case herunter, um Ihre Argumente für die Investition in eine Business Continuity- und Resilience-Software darzulegen, und sehen Sie sich die Business Continuity & Resilience-Lösung von Riskonnect an .
