Dans le secteur des soins aux personnes âgées, des incidents imprévus peuvent survenir quotidiennement, allant des erreurs de médication, des soins de qualité insuffisante et des accidents aux allégations d’abus, de négligence et de défaillances de service. La gestion et la résolution efficaces de ces incidents ne concernent pas uniquement la sécurité des patients ; elles sont également cruciales pour la conformité réglementaire et le maintien de la confiance des familles et de la communauté.
Dans cet article, nous expliquons comment les prestataires de soins aux personnes âgées numérisent et automatisent leurs processus de gestion des incidents pour capturer et résoudre rapidement les incidents. Découvrez comment les plateformes en ligne permettent aux prestataires de soins de signaler et d’escalader les incidents, de répondre aux exigences du système de signalement des incidents graves (SIRS), et d’automatiser les rapports pour tirer les leçons des incidents passés. De plus, nous expliquerons comment l’intégration des processus d’incidents avec la gestion des risques, la gouvernance, les contrôles et les exigences réglementaires peut fournir des informations supplémentaires pour améliorer la sécurité des patients et la qualité des soins.
Pourquoi la gestion des incidents est cruciale dans les soins aux personnes âgées
Lorsqu’il s’agit de résidents âgés ayant des problèmes de santé complexes, les incidents peuvent rapidement se transformer en situations de vie ou de mort. Il est donc vital pour les prestataires de soins aux personnes âgées d’avoir des processus bien structurés pour capturer et résoudre rapidement les incidents. Il ne s’agit pas seulement de gérer des incidents individuels ; les prestataires doivent tirer les leçons de leurs données d’incidents pour mettre en place des mesures visant à prévenir des problèmes similaires. Il est également important d’identifier les domaines où le personnel n’a pas respecté les politiques et les procédures de gouvernance pour assurer la responsabilisation. Les prestataires de soins aux personnes âgées doivent également s’assurer que leurs processus de gestion des incidents sont alignés sur le système de réponse aux incidents graves, sous peine de poursuites réglementaires et d’amendes.
Qu’est-ce que le système de réponse aux incidents graves (SIRS) ?
Le Système de Réponse aux Incidents Graves a été introduit par le gouvernement australien en avril 2021. Le SIRS vise à améliorer la sécurité et la responsabilité dans les soins aux personnes âgées en s’assurant que les incidents impliquant des abus, de la négligence ou d’autres risques graves pour les résidents sont rapidement signalés aux autorités. Les prestataires de soins aux personnes âgées doivent signaler les incidents impliquant des agressions, de la négligence, l’usage déraisonnable de la force, le vol, les abus psychologiques ou émotionnels, les absences inexpliquées ou l’usage abusif de médicaments, et doivent également suivre et répondre aux incidents comme les chutes ou blessures inexpliquées.
Les prestataires doivent signaler les incidents à la Commission de la Qualité et de la Sécurité des Soins aux Personnes Âgées dans des délais spécifiques : dans les 24 heures pour les incidents impliquant des préjudices graves ou la mort, et dans les 30 jours pour les incidents moins graves. Les prestataires sont également tenus de conserver un registre de tous les incidents et de prendre les mesures appropriées pour gérer les risques et prévenir les occurrences futures.
Le cadre SIRS exige que les prestataires de soins aux personnes âgées :
Identifient et enregistrent les incidents de manière structurée.
Évaluent et classifient les incidents en fonction de leur gravité.
Signalent les incidents graves à la Commission de la Qualité et de la Sécurité des Soins aux Personnes Âgées dans les délais requis.
Prennent des mesures immédiates pour réduire les préjudices et prévenir la récurrence.
Mettent en œuvre des stratégies d’amélioration continue basées sur les données des incidents.
Le non-respect des exigences du SIRS peut entraîner des pénalités, des dommages à la réputation et, plus important encore, un échec dans la protection des résidents vulnérables. Un signalement rapide et approfondi aux autorités garantit que des interventions appropriées peuvent être effectuées et que la sécurité des résidents est prioritaire.
Pourquoi les processus traditionnels de gestion des incidents sont dépassés et inefficaces
De nombreux prestataires de soins aux personnes âgées ont établi leur propre processus de signalement des incidents en utilisant des registres d’incidents basés sur des tableurs et des formulaires diffusés par e-mail. D’autres s’appuient sur des plateformes héritées et des outils internes. Cependant, en raison d’un manque d’accès multi-utilisateurs, de suivi des utilisateurs, de gouvernance des données et d’automatisation des flux de travail, ces processus peuvent entraîner des inefficacités, un manque de responsabilité, des réponses retardées aux incidents et des rapports de mauvaise qualité. Sans un processus de meilleures pratiques clairement défini, les incidents ou les risques potentiels, les dangers et les quasi-accidents peuvent passer inaperçus, entraînant des taux de réponse aux incidents retardés, un manque de responsabilité et l’incapacité de comprendre les causes des incidents répétés.
Comment le logiciel GRC peut automatiser la gestion des incidents dans les soins aux personnes âgées
Le logiciel GRC transforme la façon dont les prestataires de soins aux personnes âgées gèrent les incidents en facilitant les processus de meilleures pratiques qui numérisent et automatisent le signalement des incidents, l’escalade, l’analyse des causes profondes et la gestion des cas.
Le logiciel GRC optimise la gestion des incidents en remplaçant les processus manuels par l’automatisation, en fournissant une visibilité en temps réel sur l’état des incidents et en assurant la conformité aux exigences du SIRS. Voici comment cela fonctionne :
Signalement des incidents en ligne et classification automatisée
Le logiciel GRC permet aux soignants et au personnel de consigner les incidents en temps réel via des formulaires d’incidents en ligne intuitifs qui alimentent directement la plateforme numérique. Les formulaires peuvent être personnalisés en fonction des différents types d’incidents, et les utilisateurs peuvent télécharger des photos et des preuves documentaires. Le logiciel classe automatiquement chaque incident en fonction de sa gravité et de son urgence en utilisant des catégories prédéfinies alignées sur les exigences du SIRS, assurant la conformité dès le départ. Les outils peuvent également être utilisés par le personnel pour consigner les dangers potentiels et les quasi-accidents, permettant de les traiter de manière proactive avant qu’ils ne se transforment en incidents graves.
Notifications instantanées et flux de travail d’escalade
Une fois qu’un incident est enregistré, le système peut automatiquement déclencher des alertes et des escalades vers le personnel approprié. Cela garantit que les incidents graves sont examinés et traités sans délai, réduisant les temps de réponse et minimisant les risques pour les patients. Les flux de travail automatisés facilitent également l’ensemble du processus de gestion des cas, garantissant que les incidents sont entièrement résolus et clôturés.
Rapports réglementaires et suivi de la conformité
L’un des plus grands défis de la conformité au SIRS est le respect des délais stricts de signalement. Le logiciel GRC peut générer des rapports réglementaires pré-remplis, garantissant que toutes les informations nécessaires sont capturées et soumises dans les délais requis. Les processus de meilleures pratiques facilités par le logiciel fournissent la preuve de l’alignement avec les exigences du SIRS. De plus, les tableaux de bord et rapports intégrés permettent aux équipes de conformité de surveiller les tendances des incidents en temps réel. Cela leur permet d’introduire des mesures pour prévenir la récurrence, assurant une amélioration continue.
Analyse des causes profondes et prévention des risques
En capturant et en centralisant les données d’incidents et en facilitant la gestion des cas, le logiciel GRC permet aux prestataires de soins aux personnes âgées de mener des analyses des causes profondes et d’identifier les problèmes récurrents. Cela permet aux équipes de direction de mettre en œuvre des programmes de formation ciblés, des contrôles, une gouvernance, des politiques, des améliorations de processus et des mesures préventives pour améliorer la sécurité des résidents et réduire la probabilité d’incidents répétés.
Prise de décision basée sur les données
Les plateformes GRC offrent des outils puissants de reporting et d’analyse, aidant les prestataires de soins aux personnes âgées à identifier les tendances, à évaluer les performances et à prendre des décisions éclairées basées sur des données d’incidents réelles. En exploitant des informations en temps réel, les prestataires peuvent passer d’une approche réactive à une approche proactive de la gestion des risques et améliorer la qualité du service.
Documentation améliorée et préparation aux audits
Avec des journaux d’incidents automatisés et une piste d’audit horodatée de la façon dont chaque cas a été géré et résolu, le logiciel GRC assure une transparence complète et une préparation aux audits réglementaires. Avoir un enregistrement précis et facilement accessible de tous les incidents aide les prestataires à démontrer la conformité et les efforts d’amélioration continue.
Cartographie des incidents avec les risques, les politiques et les réglementations
Un autre avantage de l’utilisation d’une solution de gestion des incidents qui fait partie d’une plateforme GRC plus large est la capacité de cartographier les incidents avec tous les risques, politiques, réglementations ou contrôles de gouvernance connexes.
De nombreux incidents sont souvent des risques du registre des risques qui se sont transformés en incidents graves. D’autres peuvent s’être produits en raison d’un contrôle ou d’une vérification de sécurité défaillants. Il est important de pouvoir établir ces liens pour comprendre la cause profonde des incidents.
Il peut y avoir des cas où les incidents pourraient entraîner une violation de la politique de l’entreprise lorsque le personnel n’a pas suivi le processus correct, d’autres incidents pourraient entraîner une non-conformité réglementaire. Il est crucial de comprendre comment les incidents sont liés aux politiques, aux procédures de gouvernance et aux exigences réglementaires pour identifier les domaines où une formation ou des contrôles supplémentaires pourraient réduire les incidents futurs.
L’avenir de la gestion des incidents dans les soins aux personnes âgées
Alors que les attentes réglementaires continuent d’évoluer, les prestataires de soins aux personnes âgées doivent adopter la transformation numérique pour rester conformes, améliorer les résultats des résidents et optimiser les opérations. Les capacités de gestion des incidents dans le logiciel GRC fournissent une façon évolutive, efficace et conforme de gérer les incidents, garantissant que les prestataires répondent aux exigences du SIRS.
En automatisant le signalement, le suivi et la réponse aux incidents, les prestataires de soins aux personnes âgées peuvent réduire la charge administrative, améliorer la responsabilisation et, plus important encore, fournir des soins plus sûrs et de meilleure qualité aux résidents.
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