COVID-19 est en train de changer le cœur de la main-d’œuvre américaine. Avec les mandats fédéraux d’éloignement social et les ordres locaux de rester à la maison, de nombreuses organisations mettent en place des plans de continuité des activités.
Les équipes qui travaillaient autrefois côte à côte sont passées au télétravail pour faciliter la résilience opérationnelle dans une économie très incertaine.
Mais quels sont les autres effets de ces changements sur vos équipes, en particulier en ce qui concerne les politiques et les procédures en matière de ressources humaines ? Ces éléments sont-ils inclus dans votre programme de gestion de la continuité des activités (BCMP)? Les plans que vous avez élaborés avant la pandémie fonctionnent-ils comme vous l’aviez prévu ?
Nous avons récemment rencontré Jeff Gelinas, vice-président de People, Product and Marketing chez Engage2Excel Group, pour discuter de la façon dont le coronavirus met en lumière les politiques de ressources humaines, en particulier en ce qui concerne le rôle des RH dans la planification et l’exécution de la continuité des activités.
Tout d’abord, nous avons interrogé Jeff sur les types de politiques RH dont les organisations ont besoin en cas de pandémie et sur l’impact du passage au télétravail sur ces politiques.
Des politiques de ressources humaines efficaces pour les équipes à distance
« La pandémie de COVID-19 pourrait faire naître le besoin d’actualiser les politiques pour tenir compte de ces situations inimaginables que personne n’espère, comme celle qui se produit actuellement dans le monde », a-t-il déclaré. Nous constatons aujourd’hui qu’une part importante de la main-d’œuvre du « front office » travaille à domicile. Et bien que les organisations soient de plus en plus favorables au télétravail depuis de nombreuses années, un événement de cette ampleur n’était pas prévu ».
De ce fait, de nombreuses entreprises tentent frénétiquement de rattraper leur retard au milieu d’une crise, en essayant de combler les lacunes de leurs politiques.
Parmi les questions clés qui se posent, citons celle de savoir si les politiques de sécurité existantes sont efficaces ou si elles doivent être mises à jour pour tenir compte de cette évolution soudaine vers une main-d’œuvre presque entièrement à distance, et si les employés qui travaillent désormais à domicile (dont certains n’ont peut-être jamais travaillé à domicile auparavant) ont reçu une formation adéquate sur les politiques de sécurité et les exigences en matière de protection de la vie privée.
La situation du COVID-19 soulève de nombreuses questions, a déclaré Jeff, en soulignant quelques-unes des grandes questions auxquelles les organisations se sont attaquées au cours du mois dernier. Par exemple :
- Quelle est votre politique en matière de congés ?
- Les employés sont-ils responsables de leur part de prestations lorsqu’ils sont en congé ?
- Les salariés peuvent-ils utiliser leur temps libre rémunéré (PTO) pendant une interruption de travail ?
- Les employés accumulent-ils des congés payés pendant une période d’inactivité ?
- Devez-vous modifier la politique de votre organisation en matière d’indemnités de licenciement en raison de la directive COVID-19 ?
- Comment gérez-vous les employés qui ne sont pas malades et ne doivent pas être mis en quarantaine, mais qui sont craintifs et angoissés à l’idée de se rendre au travail ?
- Comment gérez-vous la connectivité à domicile pour les employés qui n’ont pas l’habitude de travailler à domicile ?
- Que se passe-t-il si certains employés ne disposent pas de l’internet à haut débit ou de l’équipement nécessaire ?
« La situation actuelle crée beaucoup de gris, et le gris n’est pas exactement le meilleur ami de la personne chargée des ressources humaines », a déclaré Jeff. « L’une des clés pour relever ce défi est l’agilité. Assurez-vous de disposer d’un groupe de travail (composé de représentants des RH, de la communication, du service juridique, de l’informatique et des opérations) pour discuter des problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent et pour être en mesure de réagir rapidement. »
Jeff prévient que les équipes feront des erreurs, mais que c’est le moment d’apprendre de ces erreurs.
« Par exemple, le Congrès américain a récemment adopté le Families First Coronavirus Response Act et le Coronavirus Stimulus Bill qui donnent de nouvelles orientations aux entreprises », a-t-il expliqué. « Il est important que les organisations comprennent le contenu de ces projets de loi.
Le rôle des RH dans la planification du BCMP
Alors que les équipes chargées de la continuité des activités s’attaquent activement à cette nouvelle frontière de l’entreprise qu’est la pandémie, le moment est-il venu d’impliquer vos équipes RH ou auraient-elles dû participer au processus depuis le début ?
« Il est important d’impliquer les RH dans les discussions sur le plan de continuité des activités. tôtIl est important de faire participer les RH aux discussions sur le plan de continuité des activités dès le début, et non pas lorsque le plan a déjà été rédigé et qu’il fait l’objet d’une révision finale.
« Une erreur fréquente consiste à confier le plan à un responsable des technologies de l’information ou des opérations, mais ce faisant, on oublie souvent les éléments humains essentiels, tels que la planification de la relève. Vous pouvez avoir un excellent plan de reprise après sinistre, mais en cas de pandémie, les éléments humains sont essentiels.
L’expertise de ces membres de l’équipe centrés sur les personnes n’a jamais été aussi importante qu’en cas de crise ou d’événements perturbateurs.
« Lorsque les RH communiquent, il est également recommandé de demander à une personne du service de communication interne (ou du service marketing) de relire les courriels critiques afin de s’assurer que le contenu véhicule le bon message et le bon ton », a-t-il ajouté. « Par exemple, tout au long de cette pandémie, il y a eu beaucoup d’informations à communiquer, mais il est important de ne jamais oublier que les mots d’encouragement et de gratitude sont également très utiles pour les employés. Par exemple, « Nous allons traverserons cette crise ». Lorsque les choses reviendront à la normale, les employés se souviendront de la façon dont ils ont été traités ».
Construire de meilleures relations entre les professionnels des RH et de la CB
La pandémie de COVID-19 est une occasion d’apprentissage pour tout le monde, en particulier pour les professionnels qui n’ont probablement jamais eu à faire face à une pandémie qui bouleverse l’économie de leur vivant.
Comment les professionnels de la continuité d’activité peuvent-ils mieux tirer parti de l’expertise des RH pour élaborer des plans de continuité d’activité plus solides et plus efficaces ?
« Les départements RH voient tout – le bon, le mauvais et le laid », souligne Jeff. « Ils contribuent à promouvoir la mission et la vision de votre organisation tout en repérant les éventuelles fissures dans les fondations. Parce qu’elle travaille avec tous les services de l’organisation, l’équipe RH est bien placée pour mettre en évidence les risques et les vulnérabilités que d’autres services pourraient ne pas voir, en particulier en ce qui concerne l’atout numéro un de l’organisation : son personnel ».
Les RH ont également accès à de nombreuses données importantes qui peuvent contribuer à renforcer votre programme de continuité des activités. Jeff recommande donc d’établir des relations qui vous aideront à exploiter ces données afin d’en tirer le meilleur parti.
Des leçons à tirer
En cette ère COVID-19 de la continuité des activités, Jeff met en lumière trois leçons en matière de ressources humaines dont toutes les entreprises peuvent s’inspirer :
- Prenez de l’avance sur la communication de crise. Créez des outils de communication efficaces et appréciés avant une crise, afin que vos employés connaissent et apprécient ces interactions, puis développez ces processus lorsqu’une crise se produit.
- Créer un groupe de travail spécifique. Ce groupe de travail doit être interdépartemental et représenter un éventail de fonctions et de responsabilités au sein de votre entreprise. Pensez à inclure des représentants des RH, de la communication, du service juridique, de l’informatique et des opérations.
- Accordez de l’importance à la reconnaissance et à l’appréciation. La reconnaissance et l’appréciation peuvent être très utiles en période de crise. Veillez à ce que votre équipe sache qu’elle est appréciée pour ce qu’elle est et ce qu’elle fait. Il peut s’agir d’une chose aussi simple que la reconnaissance de la personne qui change le désinfectant pour les mains dans vos stations sanitaires ou d’un engagement plus profond, comme la personne qui imagine des stratégies de ressourcement créatives pour encourager la distanciation sociale. Utilisez des outils de reconnaissance et récompensez les efforts déployés pour protéger la santé et la sécurité.
Perspectives d’avenir
Le COVID-19 offre aux organisations de toutes tailles une occasion unique de renforcer leur résilience opérationnelle.
« Les organisations résilientes s’immunisent contre les obstacles et les défis », a déclaré Jeff. « Associez-vous à votre équipe RH pour créer des défis d’équipe. Par exemple, des organisations telles que Spartan Races proposent des programmes d’entreprise visant à renforcer la résilience et la communication au sein de l’équipe. Il est essentiel d’amener les gens à sortir de leur zone de confort, ce qui peut également consister à leur confier des missions plus ambitieuses. Encouragez les employés à chercher de nouvelles façons de résoudre les problèmes et récompensez-les pour cela. La résolution de problèmes et la créativité sont indispensables en période d’incertitude. »
