La mise en place de contrôles efficaces est une composante essentielle de tout programme de gestion des risques. Les « contrôles » sont des mesures qu’une organisation doit mettre en place pour minimiser, atténuer ou gérer avec succès les niveaux de risque, lui permettant d’opérer dans les limites de son appétit pour le risque.

La construction et la mise en œuvre d’un cadre flexible de risques et de contrôles est la méthode la plus efficace pour atténuer les risques. Cette approche maintient le « risque » dans la sphère d’influence de la direction, et le cadre peut être ajusté en conséquence pour refléter la sensibilité d’une organisation à un facteur de risque particulier.

Ce blog se concentre sur l’importance des « contrôles » dans un programme de gestion des risques et souligne la nécessité de les associer aux risques pertinents. Il explore pourquoi votre entreprise doit effectuer des vérifications et des tests réguliers des contrôles pour garantir leur efficacité, explique comment maintenir les niveaux de risque dans les limites de votre appétit pour le risque, et montre comment les entreprises peuvent utiliser les données opérationnelles pour évaluer l’impact et l’efficacité des contrôles.

Comprendre les types de contrôles

Les « contrôles » pour réduire les niveaux de risque peuvent prendre de nombreuses formes. De nombreuses entreprises utilisent des contrôles préventifs comme des politiques strictes, des processus, des documents de procédure, ou des équipements de sécurité (comme des antivirus ou des pare-feu) mis en place pour réduire les risques. Certains types de risques nécessitent des contrôles de détection comme des audits, des inspections, des vérifications, de la surveillance et des rapports d’incidents. Certains contrôles impliquent des mesures correctives comme des mises à jour correctives, des analyses des causes profondes et des formations pour réduire des niveaux de risque trop élevés. Certains contrôles nécessitent de transmettre des connaissances et des conseils sous forme de formation, de communication et de mises à jour des politiques. Enfin, il existe également des contrôles d’atténuation pour transférer le risque, comme la souscription d’assurances, la mise en place de plans de contingence et de sauvegardes, et la formulation de plans de continuité d’activité pour différer le risque opérationnel et assurer la continuité des opérations.

Avant de mettre en œuvre des « contrôles », les organisations doivent considérer tous les types possibles de mesures de contrôle et déterminer lesquels sont les plus efficaces et pratiques pour chaque risque. Les gestionnaires de risques devraient viser à cultiver une approche proactive, en sélectionnant des contrôles qui atténuent le risque avant qu’il ne se produise plutôt que de mettre en œuvre des mesures correctives après qu’un indicateur clé de risque (KRI) ait déjà atteint un niveau élevé.

Il existe plusieurs approches généralement employées par les entreprises pour réduire les risques, notamment :

Évitement du risque : Cette approche vise à éliminer toute exposition à un facteur de risque qui a le potentiel de causer une perte. Par exemple, une entreprise de construction peut décider d’arrêter ses opérations pendant un orage électrique pour éviter de mettre en danger ses travailleurs.

Prévention des pertes : Cet effort est utilisé par les organisations pour réduire et prévenir les pertes telles que les erreurs opérationnelles, la fraude ou le vol. Des exemples incluent l’installation de caméras de surveillance et la réalisation d’audits réguliers.

Réduction des pertes : Cette activité de contrôle vise à limiter l’étendue des pertes possibles. Par exemple, l’installation d’un système de sprinklers dans un entrepôt et l’inclusion de portes de secours réduiraient probablement les pertes résultant d’un incendie.

Séparation des risques : Cette technique de contrôle des risques limite la répartition des activités et l’exposition aux risques sur plusieurs sites. Son objectif principal est de réduire la gravité globale du risque. Par exemple, employer une main-d’œuvre géographiquement diversifiée pour que la production puisse se poursuivre sans interruption en cas de problèmes dans un entrepôt. D’autres exemples incluent l’utilisation de techniques d’audit interne ou la présence d’une équipe ou d’un individu séparé vérifiant ou supervisant les processus pour détecter les erreurs ou les activités frauduleuses.

Utiliser les « contrôles » pour opérer dans les limites de votre appétit pour le risque

Les concepts d’appétit et de tolérance au risque sont des composantes intégrales d’un processus efficace de gestion des risques. L’absence d’un « appétit pour le risque » pourrait signifier que les efforts de votre organisation en matière d’atténuation des risques sont mal dirigés.

L’appétit pour le risque et les niveaux de risque tolérables doivent être convenus au niveau du conseil d’administration. Les entreprises doivent déterminer un appétit pour le risque en analysant leur exposition actuelle aux risques et en décidant quels niveaux sont tolérables et causeront un impact minimal sur l’entreprise et quel niveau serait jugé trop élevé et doit être contrôlé. Les niveaux de risque doivent ensuite être surveillés en permanence, et si les niveaux de risque dépassent l’appétit convenu, des règles peuvent être établies pour notifier les équipes concernées afin que des mesures puissent être prises et des contrôles introduits.

Les « contrôles » des risques sont essentiels pour s’assurer qu’une entreprise ne dépasse pas son appétit pour le risque et pour la maintenir à un niveau de risque tolérable. Les contrôles des risques jouent un rôle crucial en permettant aux organisations d’opérer avec certains risques présents, tout en s’assurant qu’il existe des garde-fous pour empêcher ces risques de s’aggraver. Les entreprises doivent établir des appétits pour le risque liés aux contrôles des risques basés sur des considérations internes et externes, leur permettant de déterminer des niveaux de risque acceptables et d’établir un ensemble de « contrôles » actifs qui fonctionnent dans les limites du budget et des ressources disponibles.

Construire et maintenir un registre des contrôles

La construction et le maintien d’un registre des contrôles est une partie intégrante du processus de gestion des risques. Un « registre des contrôles » est un journal que les entreprises utilisent pour documenter et suivre les « contrôles » à travers leur organisation et il doit être directement lié au registre des risques de l’organisation.

Pour chaque « contrôle » dans le « registre des contrôles », les entreprises capturent généralement des détails critiques incluant le nom et la description du contrôle, le type de contrôle, le propriétaire, l’objectif, le risque qu’il contrôle, la fréquence d’application du contrôle, le statut de mise en œuvre, l’efficacité, la fréquence des tests et toutes les politiques ou preuves associées. Les dates et les actions sont également enregistrées concernant la dernière date de révision et toutes les révisions à venir ou les actions en suspens relatives au contrôle.

Un « registre des contrôles » inclut généralement au moins un contrôle pour chaque risque que l’entreprise gère. Certains risques peuvent avoir plusieurs contrôles, par exemple, pour gérer le risque de vol dans un magasin de détail, ils pourraient avoir plusieurs contrôles incluant la vidéosurveillance, un agent de sécurité et des étiquettes antivol. Tous les contrôles doivent être vérifiés régulièrement pour s’assurer qu’ils sont pleinement opérationnels, et les données sur les incidents concernant les vols réels doivent être utilisées pour déterminer si des contrôles supplémentaires sont nécessaires.

L’utilisation d’outils tels qu’une « matrice des risques » et des « rapports d’analyse des risques commerciaux » lors de la construction d’un registre des contrôles aidera les équipes à visualiser le niveau de risque basé sur la probabilité et l’impact, leur permettant d’établir où les contrôles sont les plus nécessaires.

Avec des risques tout autour de nous, il est important de documenter chaque contrôle et de s’assurer qu’ils sont liés aux risques qu’ils visent à atténuer. Non seulement c’est un prérequis pour une gestion robuste des risques, mais c’est aussi utile pour l’atténuation précoce des risques, gérant les menaces avant qu’elles ne causent une perte. Cette documentation est également essentielle lorsque la direction examine la probabilité et les conséquences des risques pour déterminer le budget des efforts de remédiation des risques.

Maintenir une bonne documentation des « contrôles des risques » de votre organisation et de leur efficacité encourage également la conformité réglementaire. C’est pourquoi de nombreuses entreprises utilisent des logiciels GRC pour aider les équipes de risque à garder une trace numérique du statut et de la progression de chaque risque et des contrôles correspondants. Ces plateformes offrent également des outils de reporting et de visualisation des risques et des contrôles pour communiquer les informations sur les risques et le statut des contrôles aux parties prenantes, fournissant des données adéquates pour guider la prise de décision.

Vérifications régulières des contrôles et tests d’efficacité

Effectuer des vérifications régulières des contrôles et tester leur efficacité aide les équipes de risque et d’audit à identifier toute faiblesse dans le programme de contrôle interne et à s’assurer que chaque contrôle a été conçu de manière appropriée pour atténuer le risque prévu.

Le test régulier des contrôles est effectué pour obtenir une compréhension de l’environnement de contrôle interne de votre organisation et implique l’exécution de diverses procédures et vérifications pour s’assurer qu’ils fonctionnent comme prévu. Les méthodes de test peuvent inclure des questionnaires, des observations, des inspections et l’examen des documents et registres pertinents pour vérifier l’efficacité. Après les tests, si les contrôles ne fonctionnent pas ou s’avèrent inefficaces, de nouveaux contrôles ou des contrôles améliorés doivent être mis en place pour atténuer le risque imminent.

Le calendrier et la fréquence des tests de contrôle dépendent des besoins spécifiques de l’organisation et de la nature des risques impliqués. Des tests réguliers des contrôles sont essentiels pour répondre aux exigences de conformité et s’assurer que les contrôles fonctionnent comme prévu pour protéger l’organisation. Des contrôles défaillants ou inefficaces peuvent constituer un risque en soi.

Exploiter les données opérationnelles pour évaluer l’impact des contrôles

Une fois que l’organisation a établi une bibliothèque de « contrôles », il est important de s’assurer qu’ils sont efficaces. Par conséquent, en plus des tests et des vérifications réguliers des contrôles, il est également important d’examiner les données opérationnelles, les niveaux de risque et les incidents enregistrés pour vérifier si les contrôles maintiennent effectivement le risque à des niveaux tolérables.

En examinant les incidents passés et les données opérationnelles, les équipes peuvent identifier les facteurs communs qui contribuent à l’échec ou à l’inefficacité d’un contrôle des risques. Par exemple, si les données révèlent que les pannes d’équipement se produisent plus fréquemment après certains seuils d’utilisation, vous pouvez programmer des contrôles de maintenance avant d’atteindre ces points pour réduire le risque.

De nombreuses entreprises trouvent les logiciels GRC utiles pour comprendre l’efficacité des contrôles car ils offrent des outils d’analyse de données pour suivre la performance des contrôles. Les équipes peuvent facilement visualiser les données opérationnelles d’autres systèmes et sources de données en temps réel dans la plateforme grâce aux intégrations API. L’intégration API fonctionne en reliant la plateforme GRC à différents systèmes d’entreprise. Une fois intégrées, les deux plateformes peuvent envoyer des données dans les deux sens via les API pour partager des informations en temps réel. Cela permet aux équipes de cartographier les contrôles avec les données opérationnelles, les incidents et les KRI pour obtenir une image claire de la façon dont le risque est contrôlé. Le système fournit des alertes instantanées lorsque les niveaux de risque augmentent ou que les contrôles échouent, mettant en évidence les problèmes à traiter avant que les niveaux de risque n’escaladent. En utilisant un tel outil, les organisations peuvent évaluer et analyser efficacement l’impact du contrôle des risques, conduisant à une meilleure évaluation des risques et à une amélioration des processus de prise de décision.

Optimiser les contrôles pour équilibrer coût et efficacité

Contrôler le risque n’est pas un événement ponctuel, c’est un processus continu qui nécessite que les équipes de risque effectuent des tests et des vérifications réguliers des contrôles à des fins d’amélioration. Contrôler le risque coûte de l’argent et comme les entreprises n’ont pas des ressources et des budgets illimités, elles doivent décider quels risques sont les plus critiques pour déterminer les fonds nécessaires pour les contrôler. Les équipes doivent effectuer des évaluations régulières des risques et analyser les données d’impact des risques pour prioriser leurs risques et allouer les ressources appropriées pour les contrôler.

Des méthodes et des outils tels que les matrices de risque, l’analyse SWOT ou les visualisations en nœud papillon peuvent être utilisés pour identifier les sources potentielles de risque ainsi que la probabilité et l’impact, aidant les entreprises à prioriser les contrôles appropriés.

Pour optimiser pleinement les contrôles et équilibrer le coût par rapport à l’efficacité, les équipes de risque doivent analyser leurs contrôles de risque actuels pour identifier leurs forces et leurs faiblesses ainsi que les menaces et les opportunités présentes dans leur environnement de risque.

Comment le logiciel GRC améliore le contrôle et la gestion des risques

Le logiciel GRC fournit aux organisations une approche structurée de la gestion des risques et des contrôles, offrant une plateforme centralisée pour que les entreprises gèrent les risques, les contrôles et la performance opérationnelle.

Les entreprises peuvent utiliser la plateforme pour construire un registre des risques numérique en ligne et automatiser l’ensemble du processus de gestion des risques, y compris les formulaires d’évaluation des risques en ligne, la surveillance automatisée des risques et les flux de travail pour formaliser les escalades, les approbations et les activités d’atténuation.

Sur la même plateforme, les entreprises peuvent également établir un registre des contrôles pleinement fonctionnel. Chaque contrôle est enregistré et peut facilement être associé au risque pertinent. Les entreprises peuvent effectuer des vérifications régulières des contrôles et des tests de contrôle dans la plateforme avec tous les détails entièrement documentés. Les données sur les incidents et les données opérationnelles sont également conservées dans la plateforme, permettant aux entreprises de surveiller facilement l’exposition aux risques basée sur les données opérationnelles en direct et les incidents enregistrés. Cette cartographie vitale entre les risques, les contrôles, les incidents et les données opérationnelles fournit des insights approfondis pour guider l’entreprise sur la priorisation des risques et l’allocation du budget et des ressources pour les contrôles et les stratégies d’atténuation des risques. Ces insights et outputs de reporting ne seraient pas disponibles lors de l’utilisation de méthodes manuelles de risque et de contrôle qui ne s’intègrent pas avec d’autres systèmes d’entreprise et processus opérationnels.

Ces solutions logicielles offrent des tableaux de bord précieux et des insights de reporting à travers lesquels les entreprises peuvent anticiper les risques potentiels et les vulnérabilités des contrôles. En analysant ces rapports, les équipes de risque peuvent mettre en œuvre des mesures proactives pour minimiser les pertes, réduire les risques et assurer la continuité des activités. Avec l’accès aux données en temps réel sur les niveaux de risque, les décideurs peuvent rapidement évaluer l’efficacité des contrôles existants et identifier les domaines qui nécessitent une attention. Cela permet aux organisations de répondre rapidement, d’atténuer les risques et de prendre des décisions productives alignées sur leurs objectifs commerciaux.

La valeur stratégique des contrôles efficaces

Des « contrôles » des risques, des mesures et des politiques efficaces aident les organisations à surveiller et ajuster avec succès leurs principales stratégies d’atténuation des risques, garantissant qu’elles sont sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs commerciaux avec un minimum d’interruptions. Cependant, les différents types de contrôles que votre organisation met en place doivent être continuellement surveillés et testés pour atteindre les objectifs commerciaux stratégiques, maximiser les profits et maintenir un avantage concurrentiel.

Parce que l’environnement interne et externe dans lequel votre organisation opère est sujet à changement à tout moment, il est crucial de créer des systèmes qui peuvent aider votre équipe de risque à surveiller les niveaux de risque et l’efficacité des contrôles d’atténuation, des mesures et des politiques afin qu’ils puissent être ajustés lorsque le paysage des risques change et que de nouveaux risques émergent. Le logiciel GRC offre une plateforme permettant aux organisations de mettre en œuvre et de gérer leur cadre de contrôle des risques de manière efficace et efficiente. Pour en savoir plus sur la façon dont le logiciel GRC peut aider votre organisation à contrôler les risques, il vous suffit de nous contacter pour une démonstration.