Desafío
Arrow Electronics es un distribuidor global de electrónica que atiende a miles de fabricantes de equipos y clientes comerciales en todo el mundo. Cada ubicación de Arrow mantiene documentación de emergencia y continuidad que se revisa y actualiza periódicamente para apoyar la resiliencia operativa.
Mantener estos planes utilizando una plataforma heredada resultó difícil de escalar para una base de usuarios amplia y distribuida. Incluso con formación y soporte del proveedor, las actualizaciones rutinarias a menudo requerían experiencia especializada, lo que hacía que incluso las tareas de mantenimiento simples fueran excesivamente lentas.
Esta complejidad hizo que fuera especialmente difícil para los equipos de primera línea, muchos de los cuales utilizan las herramientas de continuidad con poca frecuencia. “Pedir a los equipos de primera línea que realizaran actualizaciones a través de una interfaz altamente técnica simplemente no era práctico”, recuerda Victoria Hiatt, directora de continuidad de negocio y resiliencia global en Arrow.
Las limitaciones de licencias también limitaron la participación y crearon cuellos de botella al restringir quién podía acceder al sistema.
“En ese momento, la mayor parte del trabajo lo realizaba un pequeño equipo”, dice. “Con cientos de ubicaciones, necesitábamos capacitar a los líderes de sitio para que actualizaran los planes directamente, con la estructura y la gobernanza adecuadas.”
Arrow vio una oportunidad para mejorar la coherencia, la puntualidad y la elaboración de informes de los planes, al tiempo que hacía que la orientación fuera más clara y el proceso más fácil de seguir para los equipos.
Hiatt afirma: “Buscábamos un enfoque que pudiera utilizar gente de toda la organización.”
Solución
Arrow Electronics seleccionó el software de Continuidad de Negocio y Resiliencia de Riskonnect para apoyar un enfoque más fácil de usar y estandarizado para la planificación de la continuidad. La solución es intuitiva para usuarios de todos los niveles, incluidos aquellos en primera línea que solo interactúan con ella unas pocas veces al año.
Con Riskonnect, Arrow amplió el acceso para que más usuarios puedan iniciar sesión en el sistema y actualizar los planes relevantes para sus funciones. El software guía a los usuarios a través de flujos de trabajo estandarizados con un formato integrado que no requiere habilidades técnicas.
Las plantillas aseguran que cada plan siga la misma estructura, lo que ayuda a suavizar las transiciones cuando los empleados se mueven entre ubicaciones. Los planes incluyen orientación de activación e información de contacto clave. “Poder construir una plantilla y simplemente enviarla a todas las ubicaciones fue muy útil para mi equipo”, dice Hiatt.
El impacto de la operación, la respuesta a incidentes y los formularios relacionados se almacenan en una ubicación centralizada de fácil acceso. “Esto es más que un simple repositorio de datos”, señala. “Usar los mismos formularios y tener una visibilidad clara refuerza que los planes locales se conectan con iniciativas corporativas más amplias.”
Los recordatorios automatizados promueven la finalización oportuna de los ciclos de revisión anuales o trimestrales. El software también proporciona un registro de auditoría que demuestra la gobernanza y la supervisión. Hiatt también señala que el equipo de Riskonnect siempre está listo para brindar apoyo cuando se necesita asistencia. “Su capacidad de respuesta ha sido excelente.”
Resultado
Con Riskonnect, Arrow avanzó su programa de continuidad de negocio hacia un proceso formalizado y repetible con mayor coherencia y una propiedad más clara.
Los propietarios de planes designados en todas las funciones y regiones tienen las herramientas para mantener los planes a nivel de ubicación y documentar los procedimientos de recuperación apropiados para su sitio.
“Los equipos de primera línea se sienten cómodos usando Riskonnect porque les resulta tan familiar como trabajar en un documento”, señala Hiatt. “Esa usabilidad ha ayudado a reforzar la propiedad compartida. No es solo responsabilidad del equipo de continuidad.”
La concienciación sobre la continuidad del negocio se incorpora a la incorporación en muchas áreas. Y se ofrece formación de repaso periódica para reforzar las expectativas. Este enfoque ha mejorado la coherencia y la puntualidad de la notificación de incidentes. El aumento de la transparencia también apoya una cultura de informes orientada al aprendizaje.
Las interrupciones de menor gravedad, como un corte de energía, se registran en Riskonnect para que los equipos puedan consultar acciones pasadas y compartir las lecciones aprendidas. “Esto ha ayudado a los equipos a coordinarse de manera más eficiente y a considerar preguntas que quizás no se habían planteado antes”, dice Hiatt.
“Debido a nuestro tamaño, es un desafío conectar directamente con cada grupo después de cada escenario. Ahora los líderes de sitio pueden consultar documentos relevantes a través de la plataforma e incorporar buenas prácticas cuando sea apropiado. Esa visibilidad apoya una mejor planificación alineada con las necesidades del negocio.”
Arrow también realiza ejercicios de simulación en toda la empresa para practicar las expectativas de informes y escalada, y para reforzar los roles y la coordinación.
“La gente disfruta de los ejercicios. Líderes de todo el mundo han expresado interés en participar”, comenta Hiatt. “Están entusiasmados con las capacidades, y el compromiso del liderazgo ha ayudado a reforzar la concienciación sobre la continuidad en toda la organización.”
Ella añade: “Arrow está integrando la concienciación sobre la continuidad en las operaciones diarias.”
Para obtener más información sobre los programas de continuidad, descargue Cómo empezar con la resiliencia empresarial y consulte el software de Continuidad de Negocio y Resiliencia de Riskonnect.
