Technologie, Service und Funktionen sind wichtige Faktoren, die Sie beim Kauf eines RMIS (Risikomanagement-Informationssystems) berücksichtigen sollten. Doch das ist nur der Anfang.
Genauso wichtig, wenn nicht noch wichtiger, ist es, Ihre Bedürfnisse zu verstehen, zu wissen, was Ihre Stakeholder verlangen, und den richtigen Lösungsanbieter auszuwählen.
Hier sind fünf Dinge, die Sie bei der Anschaffung eines RMIS beachten sollten: 1.Verstehen Sie Ihren Bedarf. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer derzeitigen Prozesse, Interessengruppen und Technologien.
Welche Probleme haben Sie und was sind die Schmerzpunkte?
Was müssen Sie mit Ihrem RMIS erreichen?
Die Anwendung einer neuen Technologie auf einen nicht funktionierenden Prozess wird diesen nicht beheben, aber die Klärung der Problembereiche im Vorfeld – und die Festlegung klarer Ziele, die Sie erreichen wollen – wird den Erfolg sicherstellen.
Wenn Sie nicht genau wissen, was Ihre Probleme sind, sind Sie nicht allein.
Um Ihnen bei der Klärung zu helfen, sollten Sie sich ein paar Fragen stellen:
- Wer werden die Hauptnutzer des RMIS sein?
Was sind ihre funktionalen Anforderungen? - Was wird im RMIS verwaltet (d.h. Risiko, Sicherheit, Ansprüche usw.)?
- Welche Funktionen muss das RMIS erfüllen?
Brauche ich zum Beispiel ausgefeilte Berichts- oder Analysefunktionen? - Was sind die Schwachstellen in den aktuellen Prozessen?
Welche Probleme hat mein Unternehmen mit den aktuellen Prozessen oder Technologien?
Ein RMIS berührt viele Funktionsbereiche. Daher ist es wichtig, die Interessengruppen im gesamten Unternehmen einzubeziehen, um ein klares Verständnis für ihre Bedürfnisse zu erhalten.
Durch die Zusammenführung verschiedener Prioritäten und Standpunkte wird sichergestellt, dass alle kritischen Fragen im Vorfeld geklärt werden und unerwartete Probleme die Arbeit nicht verzögern. 2. Erstellen Sie einen Plan, wie ein RMIS Ihre aktuellen Geschäftsprozesse oder Technologien ergänzen oder ersetzen soll. Ein RMIS ist eine bedeutende Investition, doch viele Unternehmen nutzen diese Investition nicht voll aus.
Ineffiziente Arbeitsabläufe, veraltete Prozesse, mangelnde Zustimmung der Geschäftsleitung und Widerstand gegen Veränderungen können sich negativ auf die Effektivität Ihres RMIS auswirken.
Machen Sie Ihre Hausaufgaben über die Funktionen und Möglichkeiten der RMIS-Technologie und vergleichen Sie sie mit den von Ihnen ermittelten Bedürfnissen.
Nehmen Sie sich die Zeit, die Arbeitsabläufe im Detail zu untersuchen, um herauszufinden, ob es einen besseren Weg gibt, das zu erreichen, was Sie brauchen, und entwickeln Sie einen Plan, wie das RMIS Ihre aktuellen Geschäftsprozesse verbessern und rationalisieren wird.
Nur weil etwas schon immer auf eine bestimmte Art und Weise gemacht wurde, heißt das nicht zwangsläufig, dass dies auch der beste Weg ist.
Letztendlich sollte ein RMIS die Effektivität des Risikomanagements verbessern, indem es die Produktivität der Mitarbeiter durch die Beseitigung von lästigen und ineffizienten Aufgaben erhöht. 3. Machen Sie eine Probefahrt mit dem RMIS. Nehmen Sie sich die Zeit, eine Demo oder Testversion anzufordern. Wie einfach und intuitiv ist das Benutzererlebnis? Sind alle Funktionen, die Sie benötigen, von Tablets, Telefonen und Laptops aus zugänglich? Sind die Berichte und Analysen anspruchsvoll genug für Ihre Bedürfnisse? Hier sind einige Fragen, die Sie während der Demo stellen können:
- Verfügt Ihre Lösung über erweiterte Berichtsfunktionen, die tiefere Einblicke gewähren, oder müssen benutzerdefinierte Berichte entwickelt werden?
Können Sie mir das zeigen? - Wie einfach lässt sich das RMIS mit anderen Systemen integrieren?
- Welche mobilen Möglichkeiten bietet das RMIS?
- Wie sind meine Daten geschützt?
Können sowohl interne als auch externe Benutzer auf meine Daten zugreifen?
Welche Sicherheitsstufen gibt es für Benutzer?
4. Wählen Sie den richtigen Dienstanbieter. Ein RMIS ist eine bedeutende, langfristige Investition, die mehr umfasst als nur die Technologie.
Vergewissern Sie sich immer, dass der RMIS-Anbieter nachweislich über Fachwissen in den Bereichen Technologie, Risiko und Versicherung verfügt – und dass er die Langlebigkeit und die Ressourcen hat, um mit Ihnen den Weg zu gehen.
Verfügt der Anbieter über die Stabilität und die finanziellen Mittel, um seine Versprechen langfristig zu erfüllen?
Ist er fest entschlossen, eine starke Partnerschaft mit Ihnen aufzubauen?
Die Wahl des richtigen Dienstleisters macht den Unterschied. 5. Verstehen Sie den Implementierungsprozess. Ein RMIS ist ein großes und komplexes System mit zahlreichen Schnittstellen, so dass die Implementierung nicht von heute auf morgen erfolgen kann.
Vergewissern Sie sich, dass der Dienstleister Erfahrung mit der Planung, Durchführung und Schulung der Implementierung hat.
Reduzieren Sie Zeit, Kosten und Nacharbeit bei der RMIS-Implementierung, indem Sie den Implementierungsprozess in Phasen unterteilen und für eine klare Kommunikation zwischen allen Beteiligten sorgen.
Jedes Unternehmen ist anders. Daher ist es wichtig, dass Sie vor dem Kauf eines RMIS die Bedürfnisse Ihres Unternehmens einschätzen, Ihre Geschäftsprozesse verstehen und die Technologie und den Dienstleister mit der nötigen Sorgfalt auswählen.
Mit dem richtigen Anbieter – und dem richtigen System – können Sie sicher sein, dass das RMIS Ihre Arbeit erleichtert, Ihr Team erfolgreicher macht und Ihr Unternehmen stärkt.
Eine vollständige Liste der Dinge, die Sie beim Kauf eines RMIS beachten sollten, finden Sie im Einkaufsführer für RMIS.
