La technologie, le service et les fonctionnalités sont des éléments importants à prendre en compte lors de l’achat d’un SIGR (système d’information sur la gestion des risques), mais ce n’est qu’un début.
Il est tout aussi important, sinon plus, de comprendre vos besoins, de connaître les exigences de vos parties prenantes et de sélectionner le bon fournisseur de solutions.
Voici cinq points à prendre en considération lors de l’achat d’un SIGR: 1) Comprendre vos besoins. Faites l’inventaire de vos processus, parties prenantes et technologies actuels.
Quels sont les problèmes que vous rencontrez et les points douloureux ?
Qu’attendez-vous de votre SIGR ?
L’application d’une nouvelle technologie à un processus défaillant ne le résoudra pas, mais le fait de clarifier les problèmes dès le départ et de fixer des objectifs clairs sera un gage de réussite.
Si vous ne savez pas exactement quels sont vos problèmes, vous n’êtes pas seul.
Pour vous aider à y voir plus clair, voici quelques questions à vous poser :
- Qui seront les principaux utilisateurs du RMIS ?
Quels sont leurs besoins fonctionnels ? - Qu’est-ce qui sera géré dans le SIGR (risques, sécurité, réclamations, etc.) ?
- Quelles sont les fonctionnalités dont j’ai besoin pour le RMIS ?
Par exemple, ai-je besoin de capacités sophistiquées de reporting ou d’analyse ? - Quels sont les points douloureux des processus actuels ?
Quels problèmes mon organisation rencontre-t-elle avec les processus ou la technologie actuels ?
Un SIGR touche de nombreux domaines fonctionnels, il est donc important d’inclure les parties prenantes dans l’ensemble de l’organisation afin de bien comprendre leurs besoins.
Le fait de réunir des priorités et des points de vue différents permet de s’assurer que toutes les questions essentielles sont soulevées dès le départ et que des problèmes inattendus n’entraveront pas les choses par la suite. 2. Prévoir comment une SIGR complétera ou remplacera vos processus opérationnels ou votre technologie actuels. Une SIGR représente un investissement important, mais de nombreuses organisations ne tirent pas pleinement parti de cet investissement.
Des flux de travail inefficaces, des processus dépassés, un manque d’adhésion de la direction et une résistance au changement peuvent avoir un impact négatif sur l’efficacité de votre SIGR.
Renseignez-vous sur les caractéristiques et les capacités de la technologie SIGR et comparez-les aux besoins que vous avez identifiés.
Prenez le temps d’examiner en détail les flux de travail pour voir s’il n’existe pas une meilleure façon d’accomplir ce dont vous avez besoin, et élaborez un plan sur la façon dont le SIGR améliorera et rationalisera vos processus opérationnels actuels.
Ce n’est pas parce qu’une chose a toujours été faite d’une certaine manière qu’il s’agit nécessairement de la meilleure façon de la faire.
En fin de compte, une SIGR devrait améliorer l’efficacité de la gestion des risques en augmentant la productivité des employés grâce à l’élimination des tâches lourdes et inefficaces. 3. Testez la SIGR. Prenez le temps de demander une démonstration ou un essai. Dans quelle mesure l’expérience utilisateur est-elle facile et intuitive ? Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin sont-elles accessibles à partir de tablettes, de téléphones et d’ordinateurs portables ? Les rapports et les analyses sont-ils suffisamment sophistiqués pour répondre à vos besoins ? Voici quelques questions que vous pouvez poser pendant la démonstration :
- Votre solution intègre-t-elle des fonctionnalités de reporting avancées permettant d’obtenir des informations plus approfondies, ou faut-il développer des rapports personnalisés ?
Pouvez-vous me montrer ? - Quelle est la facilité d’intégration du RMIS avec d’autres systèmes ?
- Quelles sont les capacités mobiles du RMIS ?
- Comment mes données sont-elles protégées ?
Les utilisateurs internes et externes peuvent-ils accéder à mes données ?
Quels sont les niveaux de sécurité pour les utilisateurs ?
4. Sélectionnez le bon fournisseur de services. Un SIGR est un investissement important et à long terme qui va au-delà de la technologie.
Assurez-vous toujours que le fournisseur du SIGR a démontré son expertise en matière de technologie, de risque et d’assurance, et qu’il a la longévité et les ressources nécessaires pour vous accompagner.
Le fournisseur a-t-il la stabilité et les ressources financières nécessaires pour tenir ses promesses à long terme ?
S’engage-t-il pleinement à développer un partenariat solide avec vous ?
Le choix du bon prestataire de services fait toute la différence. 5. Comprenez le processus de mise en œuvre. Un SIGR est un système vaste et complexe, doté de multiples interfaces, et sa mise en œuvre ne se fera pas du jour au lendemain.
Assurez-vous que le prestataire de services a de l’expérience dans la planification, l’exécution et la formation de la mise en œuvre.
Réduisez les délais, les coûts et les reprises de la mise en œuvre du SIGR en divisant le processus de mise en œuvre en plusieurs phases et en maintenant une ligne de communication claire entre toutes les parties.
Chaque organisation étant différente, il est important d’évaluer vos besoins, de comprendre vos processus opérationnels et de faire preuve de diligence raisonnable à l’égard de la technologie et du fournisseur de services avant d’acheter un SIGR.
En choisissant le bon fournisseur et le bon système, vous pouvez être certain que la SIGR facilitera votre travail, rendra votre équipe plus performante et renforcera votre entreprise.
Pour une liste plus complète des éléments à prendre en compte lors de l’achat d’une SIGR, n’oubliez pas de consulter le Guide de l’acheteur pour les SIGR.
