Alle Projekte bergen ein gewisses Risiko – Kostenüberschreitungen, Verzögerungen und Ergebnisse, die nicht den Qualitätsstandards entsprechen. Aber mit einem effektiven Risikomanagementprozess können Sie Risiken systematisch erkennen, darauf reagieren und sich bietende Chancen nutzen. Wenn dies geschieht, haben Sie eine viel größere Chance, dass Ihr Projekt alle Ziele in Bezug auf Zeit, Budget und Spezifikationen erreicht. Im Folgenden finden Sie die fünf Schritte eines erfolgreichen Risikomanagementprozesses für ein Projekt und wie Sie jeden einzelnen davon durchführen können.
Schritt 1: Identifizieren Sie die Risiken – Was könnte Ihrem Projekt schaden?
Um die Risiken in Bezug auf Kosten, Zeitplan und Leistung vollständig zu verstehen, müssen Sie sich mit den zugrundeliegenden Bereichen wie Gesundheit und Sicherheit, Finanzen, Strategie und gesetzliche Vorschriften befassen. Bitten Sie alle Projektbeteiligten, sich zu den Risiken eines Projekts zu äußern, um diese Risiken aus jeder Perspektive zu beleuchten. Erfassen Sie den Input in einer Software, die speziell für die Verwaltung von Projektrisiken entwickelt wurde, und geben Sie ihn an die Mitglieder des Projektteams und andere Beteiligte im Unternehmen weiter. Ein Projektrisikomanagement-Tool mit gut integrierten Funktionen für den Informationsaustausch kann Ihnen auch dabei helfen, eines der Risiken zu vermeiden, die die Leistung beeinträchtigen – Fehlkommunikation. Eine gute Kommunikation während des gesamten Projekts sorgt dafür, dass sich Ihr Plan schnell an veränderte Bedingungen anpassen kann.
Schritt 2: Analysieren Sie die Risiken – wie wahrscheinlich sind sie und wie würden sie sich auswirken?
Ein gut durchdachter Prozess für das Projektmanagement priorisiert sorgfältig die Ressourcen und Reaktionen auf die Risiken Ihres Projekts, indem er bestimmt, wie wahrscheinlich das Eintreten eines Risikos ist und wie schwerwiegend seine Auswirkungen sind. Wäre es nur eine kleine Verzögerung – oder würde es Ihr Projekt ganz zum Scheitern bringen? Technologie kann Ihre Risikobewertungen standardisieren, so dass jeder den gleichen Ansatz verwendet. Software bietet auch ausgefeilte Analysetools, die Ihnen helfen, Projektkosten, Zeitrahmen und Schwankungen vorherzusagen. Mit Heatmaps können Sie beispielsweise Risiken und deren Ausmaß visualisieren, um Risiken strategisch zu sehen und entsprechend zu reagieren.
Schritt 3: Bewerten Sie die Risiken – Was wollen Sie mit jedem einzelnen Risiko tun?
Sobald Sie die Risiken, denen Sie ausgesetzt sind, analysiert haben, haben Sie vier Möglichkeiten, wie Sie mit jedem dieser Risiken umgehen können:
- Akzeptieren – Sie sind sich des Risikos Ihrer geplanten Aktivität bewusst und nehmen es gerne auf sich.
- Vermeiden – Sie entscheiden, dass sich die Aktivität nicht lohnt, weil die möglichen Kosten den Nutzen überwiegen.
- Kontrolle – Sie sind bereit, das Risiko zu akzeptieren, aber auf einem reduzierten Niveau.
- Übertragung – Sie möchten, dass jemand anderes die Verantwortung für die Auswirkungen übernimmt, was in der Regel durch den Abschluss einer Versicherung oder durch Outsourcing geschieht.
Technologie kann einen zentralen Ort bieten, an dem Sie Ihre Maßnahmen und Ergebnisse für jedes Risiko verfolgen und Ihre begrenzten Ressourcen so einsetzen können, dass Sie Ihre Ziele am besten erreichen.
Schritt 4: Einen Plan umsetzen – Was brauchen Sie, um Ihren Plan in die Tat umzusetzen?
Jetzt, wo Sie Ihre Risiken genau kennen, fragen Sie sich, welche Ressourcen Sie für die Umsetzung Ihres Plans benötigen. Brauchen Sie ein Budget, Mitarbeiter, Software oder etwas anderes? Mit einer Software für das Risikomanagement können Sie Risiken und Pläne zur Risikominderung an einer Stelle zusammenfassen und leicht nachverfolgen. Besonders hilfreich ist es, wenn diese Daten nahtlos in Ihre Planungssoftware einfließen, um automatisch die aktuellen Auswirkungen des Risikos auf Zeitpläne und Ergebnisse anzuzeigen. Warnungen können das Team informieren, wenn Änderungen vorgenommen werden müssen.
Schritt 5: Überwachen Sie die Ergebnisse – Hat Ihr Risikomanagementprozess für das Projekt funktioniert?
Der letzte Schritt besteht darin, zu überprüfen, wie effektiv Ihre Kontrollen sind. Ihre identifizierten Risiken können sich im Laufe des Projekts in ihrer Größe oder ihrem Umfang verändert haben. Möglicherweise sind andere Risiken aufgetaucht, und es haben sich neue Chancen ergeben, die Sie nutzen können. Stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Erkenntnisse festhalten, bevor sich das Projektteam auflöst und weiterzieht. Diese “Bibliothek” der Projektrisiken, -auswirkungen und -behandlungen bietet neuen Projekten einen Ausgangspunkt für die zu berücksichtigenden Aspekte. Außerdem können Sie während der gesamten Projektlaufzeit immer wieder auf diese Bibliothek zurückgreifen. Je mehr Risikoinformationen in Ihrer Risikobibliothek enthalten sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie von einem übersehenen Risiko überrascht werden. Mit der Software für das Risikomanagement von Projekten lassen sich diese Informationen leicht in sehr anschaulichen Berichten für Führungskräfte erfassen. Sie können die Risiken und Auswirkungen sowohl innerhalb eines einzelnen Projekts als auch projektübergreifend sehen – etwas, das mit Tabellenkalkulationen oder Projektplanungssoftware nicht möglich ist. Und die detaillierten Informationen, die den Berichten zugrunde liegen, sind bei Interesse verfügbar.
Die beste Chance auf Erfolg
Ein Prozess zum Management von Projektrisiken bietet Ihnen einen systematischen Rahmen, um Risiken im Detail zu betrachten, ihre Wahrscheinlichkeit und potenziellen Auswirkungen zu bestimmen und Maßnahmen zu ergreifen. Technologie kann die Arbeit erleichtern, aber wenn Sie der Art und Weise, wie Risiken verwaltet werden, eine Struktur und einen Zweck geben, können Sie proaktiv für alles planen, was auf Sie zukommen könnte. Das gibt jedem Projekt die beste Chance auf Erfolg.
Wenn Sie mehr über das Management von Projektrisiken erfahren möchten, laden Sie das ebook Sieben Risikomanagement-Gewohnheiten für erfolgreiche Projekte herunter und testen Sie die Riskonnect-Software Active Risk Manager für das Management von Projektrisiken.
