Michelle Middendorf von Stanley Steemer erörtert die Investitionsrendite von Software für das Risikomanagement von Anbietern.
Als Stanley Steemer sich daran machte, den grundlegenden Prozess der Verwaltung von Versicherungszertifikaten für unsere 200 Franchisenehmer und deren Lieferanten zu automatisieren, hätten wir nie gedacht, dass wir damit unseren gesamten Prozess der Lieferantenverwaltung in den Griff bekommen würden. Aber wir haben es geschafft, und es war für das gesamte Unternehmen eine große Umstellung.
Die Pflege aktueller Versicherungszertifikate von Drittanbietern kann für Unternehmen eine echte Herausforderung darstellen. Sie birgt die Gefahr von Fehlern, rechtlichen Konsequenzen im Falle eines Rechtsstreits und Ineffizienzen, die ein Unternehmen am Wachstum seines Geschäfts hindern können.
Das mag nach viel Gewicht für eine scheinbar so einfache Aufgabe wie das Sammeln von Versicherungsdokumenten klingen, aber wenn Sie von einer Vielzahl von Drittanbietern abhängig sind und die Informationen manuell sammeln – und sich dabei auf einmalige Mitteilungen, Kalendererinnerungen oder im schlimmsten Fall auf eine Anfrage der Rechtsabteilung zur Überprüfung des Status eines Zertifikats verlassen -, dann wissen Sie, dass der Kampf real ist.
Das war früher bei meiner Organisation der Fall. Mit mehr als 200 Franchisenehmern und ihrer eigenen Vielzahl von Anbietern ertranken wir im Prozess der Erfassung neuer Zertifikate, der Erneuerung aktueller Zertifikate und der Nachverfolgung abgelaufener Zertifikate – und das alles nach separaten Zeitplänen mit verschiedenen Beteiligten und unter Verwendung verschiedener Kommunikationsmethoden.
Ein enormer Zeit- und Ressourcenaufwand wurde in die manuelle Aktualisierung und Pflege dieser Aufzeichnungen gesteckt. Trotz unserer Bemühungen war der Prozess immer noch von Verstößen durchsetzt. Wir befürchteten sogar, dass nur 30 bis 40 Prozent der Zertifikate unserer Franchisenehmer den Vorschriften entsprachen – was unser Unternehmen und unsere Franchisenehmer im Falle eines Rechtsstreits einem Risiko aussetzte.
Dieses Risiko hat uns dazu veranlasst, den Prozess der Zertifikatsverwaltung zu automatisieren – eine Entscheidung, die zu dramatischen Verbesserungen bei den Konformitätsraten geführt hat. Ungefähr 96 Prozent der Zertifikate unserer Franchisenehmer entsprechen jetzt den Anforderungen. Die Daten, die wir mit unserem elektronischen Prozess gesammelt haben, geben uns auch klare Hinweise darauf, wie wir die restlichen 4 Prozent, die möglicherweise nicht den Anforderungen entsprechen, verbessern können.
Um dies zu erreichen, mussten wir uns von unserem internen Altsystem lösen. Wir entschieden uns, in ein Risikomanagement-Informationssystem zu investieren, das uns bei der Verwaltung von Zertifikaten helfen konnte, aber wir lernten schnell, dass es auch unsere gesamten Lieferantenverträge verwalten konnte. Die Ergebnisse waren einschneidend – der Prozess wurde so stark vereinfacht, dass wir unsere Kapazitäten für die Aufnahme weiterer Anbieter erhöhen konnten.
Die Ergebnisse sehen
Automatisieren wie wir unsere Lieferanten von Anfang bis Ende verwalten – einschließlich der Verwaltung von Versicherungszertifikaten – hat nicht nur die Prozesse in unserem Unternehmen gestrafft und das Leben unserer Mitarbeiter erleichtert.d Anbietern. Es hatte sowohl umsatzsteigernde als auch kostensparende Auswirkungen, die sich in einer echten Rendite niedergeschlagen haben.
Die Partnerschaft mit Riskonnect hat es uns ermöglicht:
Erweitern Sie unsere Einnahmequellen: Wir haben uns nicht mehr in erster Linie auf das Privatkundengeschäft konzentriert, sondern uns verstärkt um gewerbliche Geschäftsbereiche gekümmert – eine Priorität, die bisher mühsam war, jetzt aber gestrafft ist, weil wir über angemessene Ressourcen verfügen, um unsere Anbieter angemessen zu verwalten. Mit mehr Anbietern im Schlepptau – und der Gewissheit, dass sie von höchster Qualität sind und die Vorschriften einhalten – können wir mehr gewerbliche Angebote machen. Tatsächlich wuchs einer unserer kommerziellen Geschäftszweige von 3,5 Millionen Dollar Umsatz auf 10 Millionen Dollar Umsatz..
Halten Sie unseren Personalbestand aufrecht: Obwohl wir unsere Prozesse für die Verwaltung von Anbietern und Zertifikaten erheblich verbessert, unseren Anteil an konformen Anbietern drastisch erhöht und unsere Einnahmequellen erweitert haben, mussten wir die Zahl der Mitarbeiter nicht erhöhen. Stattdessen konnten wir dank der Risikotechnologie weiterhin den großartigen Service bieten, den unsere Kunden erwarten, neue Dienstleistungen anbieten, die von Geschäftskunden gewünscht werden, und die Arbeitsbelastung unserer Mitarbeiter verbessern.
Reduzieren Sie ausgelagerte Dienstleistungen: Wir haben nicht nur unsere Mitarbeiterzahl konstant gehalten, sondern konnten auch unsere Abhängigkeit von externen Partnern – wie Maklern und Drittverwaltern – für Dienstleistungen, die wir jetzt selbst erbringen können, verringern. Früher hat unser Broker das Zertifikatsmanagement für uns übernommen, was sehr kostspielig sein kann. Jetzt, da wir unser eigenes Tool haben, konnten wir diese laufenden Kosten eliminieren und haben dadurch enorme Einsparungen erzielt.
Ergebnisse wie diese sind aus so vielen Gründen wichtig. Gesteigerte Einnahmen und geringere Kosten sind gut für jedes Unternehmen, aber darüber hinaus tragen solche Ergebnisse dazu bei, die Rolle und Relevanz der Risikomanagementabteilung zu erweitern. Dies ist der Schlüssel zur Risikominderung im gesamten Unternehmen.
Ich glaube nicht, dass wir in der Lage gewesen wären, diese Ergebnisse ohne die richtige Technologie zu erzielen, die abteilungsübergreifend ist und alle Risikobereiche effektiv und effizient zusammenführt. Durch den Einsatz integrierter Risikomanagement-Technologie konnten wir die Kosten senken und Einblicke gewinnen, die vorher nicht möglich waren.
