Dies ist Teil 1 einer zweiteiligen Blogserie zum Thema Sponsoring durch Führungskräfte für den Erfolg von Business Continuity-Programmen. In Teil 1 werfen wir einen Blick auf die Vorteile des Sponsorings durch eine Führungskraft und in Teil 2 werden wir Ihnen einige gute Ideen vorstellen, wie Sie den richtigen Sponsor für Ihr Programm auswählen können.

Es ist kein Geheimnis, dass viele Business Continuity-Programme auf Hindernisse stoßen, die sie daran hindern, so erfolgreich zu sein, wie es sich die Verantwortlichen erhoffen.

Dafür gibt es viele Gründe, darunter (aber nicht ausschließlich):

  • Mangelndes Verständnis der Unternehmensziele und der Ausrichtung der Business Continuity-Ziele
  • Mangel an finanziellen Mitteln
  • Mangel an Werkzeugen und Teammitgliedern
  • Zu komplexe Pläne zu Beginn (Alles-oder-Nichts-Ansatz)
  • Unkenntnis der kritischen Funktionen, Vermögenswerte oder Lieferanten Ihres Unternehmens
  • Keine Konzentration der Reaktions- und Wiederherstellungspläne auf Störungen, die Ihr Unternehmen tatsächlich beeinträchtigen könnten
  • Eine Mentalität, bei der Pläne und Prozesse nicht aktualisiert werden, wenn sich Ihr Unternehmen verändert oder vergrößert.

Und eines der wichtigsten (und immer wiederkehrenden) Probleme, das häufig zum Scheitern von Business Continuity-Programmen führt: fehlende Unterstützung durch die Geschäftsleitung.

Laut unserer Business Continuity Benchmark-Studie ist die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen mit einem hohen Maß an Unterstützung durch die Geschäftsleitung ein erfolgreiches Business Continuity-Programm haben, fast dreimal so hoch.

Drehen Sie die Pyramide nicht um

In vielen Unternehmen wird bei der Bewältigung von Veränderungen eine stärkere Einbeziehung von Teams gefordert. Das liegt daran, dass es bei vielen organisatorischen Veränderungen sinnvoll ist, die Führungspyramide auf den Kopf zu stellen. Anstatt mit einem Mandat auf höchster Ebene zu beginnen, werden die Teammitglieder – die traditionell am unteren Ende der Organisationspyramide stehen – dazu angehalten, Veränderungen, die sich direkt auf ihre Arbeit auswirken, zu durchdenken, zu entwickeln und zu planen. Oft sind diese Prozesse bereits gut entwickelt, bevor sie der Führungsebene präsentiert werden.

In vielen Fällen funktioniert das hervorragend. Wenn Sie alle Punkte aufzählen und alle Punkte abhaken, ist das oft ein guter Ansatz, um die Führungsebene an Bord zu holen und eine neue Initiative zu unterstützen.

Aber für den Erfolg der Geschäftskontinuität brauchen Sie einen etwas anderen Ansatz.

Wenn Sie das Programm nur von oben nach unten vorgeben, könnte dies die Akzeptanz in Ihrem Unternehmen beeinträchtigen. Mitarbeiter könnten zögern, Ihre Änderungen anzunehmen, wenn sie das „Wie“ und „Warum“ dahinter nicht verstehen.

Wenn Sie dagegen alles von Grund auf neu aufbauen, könnten Sie sich ein wenig wie der kleine Oliver Twist fühlen, wenn Sie immer wieder an Ihre Führungskräfte herantreten und fragen: „Bitte, Sir (Ma’am), kann ich noch etwas mehr (Ressourcen, Finanzierung, Unterstützung) bekommen?“

Beginnen Sie ganz oben, aber expandieren Sie

Die erfolgreichsten Business Continuity-Programme werden von der gesamten Organisation mitgetragen und unterstützt. Um Sie auf diesen Weg zu bringen – und bevor Sie die Grundlage für Ihr Programm schaffen – suchen Sie sich einen Sponsor aus dem Führungsteam Ihres Unternehmens.

Dieser Sponsor ist der Schlüssel dazu, dass Ihr Programm über das Team, die Ressourcen, die Zeit und die finanzielle Unterstützung verfügt, um erfolgreich zu sein.

Wenn Sie von Anfang an eine Führungskraft in Ihr Programm einbeziehen, können Sie viele der Probleme entschärfen, die entstehen, wenn die Führungsebene die Gültigkeit – und die Notwendigkeit – eines neuen (oder erweiterten) Programms und der damit verbundenen Unterstützung in Frage stellt.

Ein weiterer Vorteil eines Executive Sponsors ist die Möglichkeit, die Ziele Ihres Business Continuity-Programms mit den übergreifenden Unternehmenszielen abzustimmen. Programme mit dieser zentralen Ausrichtung sind in der Regel erfolgreicher – nicht nur in Bezug auf die Effektivität der Reaktion und Wiederherstellung, sondern auch beim Aufbau der bereits erwähnten Akzeptanz im Unternehmen.

Ein Executive Sponsor kann auch als Orientierungshilfe dienen, um die kritischsten Systeme, Funktionen, Teammitglieder, Anbieter, Partner und wichtigsten Interessengruppen Ihres Unternehmens genauer zu bestimmen. Ihr Sponsor kann auch eine wichtige Rolle bei der Weitergabe von Informationen nicht nur an Ihre unterstützenden Führungsteams, sondern auch an den Vorstand Ihres Unternehmens und andere einflussreiche Personen spielen. Eine stärkere Präsenz auf den höchsten Ebenen Ihres Unternehmens kann dazu führen, dass Sie leichter an die benötigten Ressourcen gelangen.

Verwalten aus der Mitte heraus

Natürlich wird Ihr Executive Sponsor nicht die tägliche Verwaltung Ihres Business Continuity-Programms übernehmen. Dafür brauchen Sie einen Programmmanager.

Ihr Unternehmen kann sich für einen einzigen Manager im Rahmen eines zentralisierten Business Continuity-Programms entscheiden – eines, das sich auf das Fachwissen von Business Continuity-Experten stützt – oder Ihr Unternehmen kann entscheiden, dass Ihr Programm besser mit einem dezentralisierten Ansatz verwaltet werden kann, bei dem die Aufsicht über das Programm auf die Verantwortlichen für den Business Continuity-Plan oder die Abteilungsleiter verteilt wird. Nicht sicher, ob ein zentralisiertes oder dezentralisiertes Programm das Richtige für Ihr Unternehmen ist?

Im Folgenden finden Sie einige weitere Vorteile, die sich aus der Aufnahme eines Sponsors in Ihr Business Continuity-Programm ergeben:

  • Ihr Executive Sponsor kann die Risikobewertung erleichtern, die Ihre Programmentwicklung unterstützt, und wird, wenn Sie im Laufe der Zeit auf Probleme stoßen, als die Person fungieren, die entscheidet, ob Ihr Unternehmen die mit Ihrem Business Continuity-Programm und Ihren Plänen verbundenen Risiken abmildern, akzeptieren oder ablehnen wird.
  • Ihr Executive Sponsor kann die Gesamtleistung des Programms bewerten und dabei helfen, Lücken und Schwachstellen zu finden, bei denen das Programm die Ziele nicht erreicht oder nicht mit anderen Unternehmenszielen übereinstimmt.
  • Ihr Executive Sponsor kann die bürokratischen Hürden überwinden und sicherstellen, dass Sie über ausreichende Ressourcen zur Unterstützung Ihres Programms verfügen.
  • Ihr Executive Sponsor kann im Wesentlichen als Cheerleader für Business Continuity fungieren, indem er den Wert und die Erwartungen in Ihrem Unternehmen kommuniziert, um die erfolgreiche Einführung, Implementierung und Nutzung zu fördern.

Sicherung Ihres Sponsors

Nachdem wir nun einen Blick auf einige der vielen guten Gründe geworfen haben, warum Ihr Business Continuity-Programm von der Unterstützung durch eine Führungskraft profitieren kann, schauen wir uns als Nächstes an, wie Sie die richtige Person für diese Rolle in Ihrem Team finden können. Halten Sie die Augen offen für Teil 2, der in Kürze erscheint.

Denken Sie darüber nach, ein Business Continuity-Programm für Ihr Unternehmen einzuführen oder sehen Sie den Wert eines Sponsors aus der Führungsebene? Setzen Sie sich mit einem Riskonnect-Berater in Verbindung und wir helfen Ihnen gerne weiter.