Wenn es zu einem Zwischenfall kommt, spielen ein effektiver Kommunikationsplan und effektive Verfahren eine entscheidende Rolle für die Effektivität einer Organisation. Kommunikationspläne sind besonders wichtig, wenn es darum geht, eine Situation aktiv zu managen und den Stand der Dinge zu einem bestimmten Zeitpunkt zu beurteilen.

Die Erstellung von Kommunikationsprotokollen im Vorfeld eines echten Vorfalls hilft Ihnen, sich besser auf die Bewältigung realer Ereignisse vorzubereiten und den Lärm, der mit einem Vorfall einhergeht, zu filtern.

Sie fragen sich vielleicht: „Wo soll ich anfangen?“:

  • Die Koordinierung und Durchführung von Tabletop-Übungen mit Ihren Kollegen und Stakeholdern des Business Continuity-Programms ist ein hervorragender Ausgangspunkt, um verschiedene Strategien zur Kontaktaufnahme und Interaktion zu testen.
  • Realistische Simulationsübungen können auch genutzt werden, um die Teilnahme und das Engagement einer Vielzahl von Personen innerhalb Ihrer Organisation und möglicherweise anderer externer Gruppen, wie z.B. Ersthelfer (örtliche Strafverfolgungsbehörden, Feuerwehr, Rettungssanitäter usw.) zu fördern.
  • Die Ausweitung der Beteiligung an Ihren Übungsaktivitäten stellt Ihre Fähigkeit auf die Probe, effektiv zu kommunizieren, sowohl bei der Weitergabe von Informationen und der Bereitstellung von Aktualisierungen während der Übung als auch beim Anhören des Feedbacks der Teilnehmer aus einer Vielzahl von Perspektiven.

Kandidaten für Testübungsszenarien ergeben sich oft aus den Ergebnissen der Risikoanalyse einer Organisation oder aus anderen Faktoren wie der geografischen Lage, natürlichen Bedrohungen (z.B. lokale/regionale Unwetter, Waldbrände, Erdbeben usw.) und sogar von Menschen verursachten Bedrohungen (aktiver Schütze, Brandstiftung, Gewalt am Arbeitsplatz, Sabotage usw.).

Bewährte Praxis: Identifizieren Sie bei der Planung von Übungen und Simulationen zum Vorfall- und Krisenmanagement Situationen und Szenarien, die eine angemessene bis hohe Eintrittswahrscheinlichkeit haben.

Nehmen Sie zum Beispiel die Great ShakeOut-Erdbebenübungen, die sich auf das Bewusstsein für Erdbeben und koordinierte Vorbereitungsübungen konzentrieren. Nach Angaben des Southern California Earthquake Center wurde die ursprüngliche ShakeOut-Kampagne im Oktober 2008 in Südkalifornien koordiniert und durchgeführt. Die Kampagne hatte 5,4 Millionen Teilnehmer in acht Bezirken und wurde aufgrund ihrer Relevanz und der Beteiligung der Teilnehmer als großer Erfolg gewertet. Im darauffolgenden Jahr wurde die Kampagne in Neuseeland durchgeführt, um das Bohrkonzept in einer anderen Region zu testen, die die gleichen hohen Risikofaktoren für seismische Aktivitäten und eine erhebliche Gefahr für die Sicherheit von Menschenleben aufweist. Das Programm erwies sich erneut als äußerst erfolgreich in der Annahme durch die Teilnehmer und hat sich seitdem zu regional organisierten Kampagnen entwickelt, die als weltweite Bereitschaftsbewegung in mehr als 70 Ländern miteinander verbunden sind. Mehr als 50 Millionen Menschen (Tendenz steigend) sind dank dieses Programms in Aktivitäten zur Erdbebensicherheit eingebunden.

Leider gibt es in der heutigen Welt immer mehr von Menschen verursachte Bedrohungen, die sehr besorgniserregend sind und ernst genommen werden müssen – terroristische Anschläge, Angriffe/Störungen des Massentransits, Cyberangriffe, Datenschutzverletzungen – eine kontinuierliche Kommunikation und Interaktion sind absolut entscheidend für das Management von Vorfällen, die solche bedeutenden Bedrohungen für Menschenleben, die Stabilität kritischer Infrastrukturen und die Ausnutzung hochsensibler Unternehmens- und/oder persönlicher Daten darstellen.

Um sich bestmöglich auf die Bewältigung von Hochrisikosituationen vorzubereiten, die oft schnelllebig und potenziell volatil sind, ist es sehr wichtig:

  • Bestimmen Sie, welche Kommunikationskanäle (z. B. Mobiltelefone, Festnetztelefone, SMS, E-Mail usw.) während eines Vorfalls genutzt werden sollen.
  • Legen Sie fest, wie Sie sie kontaktieren möchten, wenn Sie Ihre Empfänger ansprechen (z. B. in einem „Blast“ an alle Geräte gleichzeitig oder in einer bestimmten Reihenfolge).

Diese Entscheidungen sollten Sie und Ihr Unternehmen idealerweise lange vor einem tatsächlichen Vorfall treffen, indem Sie die Effektivität und die Erfolgsquoten von Empfängerlieferungen während Ihrer Testübungen messen.

Bei der Kommunikation während eines Zwischenfalls ist es wichtig, dass Sie:

  • Geben Sie bekannte Informationen weiter, die auf die entsprechende(n) Zielgruppe(n) zugeschnitten sind, und halten Sie sie vom Beginn eines Vorfalls bis zu seinem Ende auf dem gleichen Stand.
  • Finden Sie das richtige Gleichgewicht zwischen der Weitergabe wichtiger Informationen und der Vermeidung von übermäßiger Kommunikation, die die persönlichen Geräte und E-Mail-Postfächer der Menschen mit zu vielen Informationen überladen kann. Diese Situation kann zu einem Gefühl der Gefühllosigkeit führen, bei dem die Person, mit der Sie in Kontakt treten wollen, desensibilisiert wird und Ihren Kommunikationskanälen nicht mehr die Aufmerksamkeit schenkt, die Sie und Ihr Unternehmen für verdient halten.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, risikorelevante Notfallmanagementübungen durchzuführen (mindestens einmal jährlich) und die Effektivität Ihrer Kommunikationsstrategien zu testen, wird Ihr Unternehmen daraus lernen und sich letztendlich verbessern können. Auf diese Weise können Sie auch wertvolle Kennzahlen erstellen, mit denen Sie die aktuelle Stärke und Relevanz Ihres Kommunikationsprogramms bewerten können. Darüber hinaus können Sie alle bemerkenswerten Fortschritte, die Sie im Laufe des Jahres erzielt haben, validieren und mit Ihren Sponsoren und Interessengruppen teilen.