COVID-19 verändert den Kern der amerikanischen Arbeitnehmerschaft. Angesichts der bundesstaatlichen Vorschriften zur sozialen Entfremdung und der lokalen Anordnungen, zu Hause zu bleiben, setzen viele Organisationen Pläne zur Geschäftskontinuität in die Tat um.

Teams, die früher Schulter an Schulter gearbeitet haben, sind zur Telearbeit übergegangen, um in einer sehr unsicheren Wirtschaftslage betriebliche Flexibilität zu gewährleisten.

Aber wie wirken sich diese Veränderungen auf Ihre Teams aus, insbesondere auf die Richtlinien und Verfahren der Personalabteilung (HR)? Sind diese Komponenten in Ihrem Business Continuity Management Programm (BCMP) enthalten? Funktionieren die Pläne, die Sie vor der Pandemie erstellt haben, so wie Sie es erwartet haben?

Wir haben uns kürzlich mit Jeff Gelinas, Vice President of People, Product and Marketing bei der Engage2Excel Group, zusammengesetzt, um darüber zu sprechen, wie das Coronavirus die Personalpolitik in den Blickpunkt rückt, insbesondere in Bezug auf die Rolle der Personalabteilung bei der Planung und Durchführung von Business Continuity.

Zunächst haben wir Jeff gefragt, welche Art von Personalpolitik Unternehmen während einer Pandemie benötigen und wie sich die Umstellung auf Telearbeit auf sie auswirkt.

Effektive HR-Richtlinien für Remote-Teams

„Die COVID-19-Pandemie könnte dazu führen, dass wir unsere Richtlinien aktualisieren müssen, um für diese unvorstellbaren Situationen gewappnet zu sein, die sich niemand erhofft, so wie die, die gerade auf der ganzen Welt passiert“, sagte er. „Wir sehen heute, dass ein beträchtlicher Teil der ‚Front Office‘-Mitarbeiter von zu Hause aus arbeitet. Und obwohl die Unternehmen die Telearbeit seit vielen Jahren zunehmend unterstützen, war etwas in diesem Ausmaß nicht vorherzusehen.“

Infolgedessen versuchen viele Unternehmen mitten in der Krise krampfhaft, Lücken in ihren Richtlinien zu schließen.

Zu den wichtigsten Fragen, die dabei auftauchen, gehört, ob die bestehenden Sicherheitsrichtlinien wirksam sind oder ob sie aktualisiert werden müssen, um diesem plötzlichen Vorstoß in eine fast vollständige Fernarbeitskraft Rechnung zu tragen, und ob die Mitarbeiter, die jetzt von zu Hause aus arbeiten (von denen einige vielleicht noch nie von zu Hause aus gearbeitet haben), angemessen über Sicherheitsrichtlinien und Datenschutzanforderungen geschult sind.

Die COVID-19-Situation wirft eine Menge Fragen auf, sagte Jeff, als er einige der großen Fragen skizzierte, mit denen sich die Organisationen im vergangenen Monat beschäftigt haben. Zum Beispiel:

  • Was ist Ihre Politik in Bezug auf Urlaube?
  • Sind die Mitarbeiter für ihren Anteil an den Leistungen verantwortlich, während sie beurlaubt sind?
  • Können Mitarbeiter während einer Arbeitsniederlegung bezahlte Urlaubstage (PTO) in Anspruch nehmen?
  • Erhalten Mitarbeiter während eines Urlaubsurlaubs bezahlten Urlaub?
  • Müssen Sie die Abfindungspolitik Ihres Unternehmens aufgrund von COVID-19 ändern?
  • Wie gehen Sie mit Mitarbeitern um, die weder krank sind noch unter Quarantäne gestellt werden müssen, aber ängstlich sind und sich nicht trauen, zur Arbeit zu kommen?
  • Wie handhaben Sie die Konnektivität zu Hause für Mitarbeiter, die es nicht gewohnt sind, von zu Hause aus zu arbeiten?
  • Was ist, wenn bestimmte Mitarbeiter nicht über Hochgeschwindigkeits-Internet oder die notwendige Ausrüstung verfügen?

„Die derzeitige Situation schafft viel Grau, und Grau ist nicht gerade der beste Freund eines Personalverantwortlichen“, sagte Jeff. „Einer der Schlüssel, um diese Herausforderung zu meistern, ist Agilität. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Task Force haben (mit Vertretern aus den Bereichen Personal, Kommunikation, Recht, IT und Betrieb), um Probleme zu besprechen, sobald sie auftauchen, und um schnell reagieren zu können.“

Jeff warnt, dass die Teams Fehler machen werden, aber jetzt ist die Zeit, um aus diesen Fehlern zu lernen.

„Zum Beispiel hat der US-Kongress kürzlich den Families First Coronavirus Response Act und das Coronavirus Stimulus Bill verabschiedet, die den Unternehmen neue Anleitungen geben“, erklärte er. „Es ist wichtig, dass die Unternehmen den Inhalt dieser Gesetze verstehen.

Die Rolle der Personalabteilung bei der BCMP-Planung

Während sich die Business Continuity-Teams also aktiv mit dieser neuen Pandemie auseinandersetzen, ist es jetzt an der Zeit, Ihre HR-Teams einzubeziehen, oder hätten sie von Anfang an in den Prozess einbezogen werden müssen?

„Es ist wichtig, die Personalabteilung in die Diskussionen zur Planung der Geschäftskontinuität einzubeziehen frühzeitignicht erst dann, wenn der Plan bereits ausgearbeitet ist und einer abschließenden Prüfung unterzogen wird“, so Jeff.

„Ein weit verbreiteter Irrtum besteht darin, dass ein IT- oder Betriebsleiter den Plan ‚besitzt‘, aber dabei werden oft wichtige menschliche Komponenten, wie die Nachfolgeplanung, außer Acht gelassen. Sie können einen brillanten Notfallplan haben, aber in Zeiten einer Pandemie ist die menschliche Komponente entscheidend.“

Das Fachwissen dieser auf den Menschen fokussierten Teammitglieder ist vielleicht nie wichtiger als in einer Krise oder bei störenden Ereignissen.

„Wenn die Personalabteilung kommuniziert, ist es auch empfehlenswert, kritische E-Mails von jemandem aus der internen Kommunikation (oder dem Marketing) überprüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass der Inhalt die richtige Botschaft und den richtigen Ton trifft“, sagte er. „Während dieser Pandemie gab es beispielsweise viele Informationen zu übermitteln, aber es ist wichtig, nie zu vergessen, dass auch Worte der Ermutigung und Dankbarkeit bei den Mitarbeitern gut ankommen. Zum Beispiel: ‚Wir werden diese Krise überstehen.‘ Wenn sich die Dinge wieder normalisiert haben, werden sich die Mitarbeiter daran erinnern, wie sie behandelt wurden.“

Aufbau besserer Beziehungen zwischen HR- und BC-Fachleuten

Die COVID-19-Pandemie ist eine Lernchance für alle, vor allem für Geschäftsleute, die wahrscheinlich noch nie in ihrem Leben mit einer wirtschaftszerstörenden Pandemie zu tun hatten.

Wie können also Business Continuity-Experten das Fachwissen der Personalabteilung besser nutzen, um stärkere und effektivere Business Continuity-Pläne zu erstellen?

„Personalabteilungen sehen alles – das Gute, das Schlechte und das Hässliche“, so Jeff. „Sie helfen dabei, die Mission und die Vision Ihres Unternehmens zu fördern, und sehen gleichzeitig alle Risse im Fundament. Da die Personalabteilung mit allen Abteilungen des Unternehmens zusammenarbeitet, ist das HR-Team bestens geeignet, um auf Risiken und Schwachstellen hinzuweisen, die anderen Abteilungen möglicherweise entgehen, insbesondere in Bezug auf das wichtigste Kapital des Unternehmens: die Mitarbeiter.“

Die Personalabteilung hat außerdem Zugang zu vielen wichtigen Daten, die Ihr Business Continuity-Programm stärken können. Jeff empfiehlt daher, Beziehungen aufzubauen, die Ihnen helfen, diese Daten zu nutzen, damit Sie ihr volles Potenzial ausschöpfen können.

Lektionen zum Lernen

In dieser COVID-19-Ära der Geschäftskontinuität hebt Jeff drei HR-Lektionen hervor, von denen jedes Unternehmen lernen kann:

  1. Gehen Sie der Krisenkommunikation voraus. Bauen Sie vor einer Krise effektive und geschätzte Kommunikationsinstrumente auf, damit Ihre Mitarbeiter mit diesen Interaktionen vertraut sind und sie zu schätzen wissen, und bauen Sie dann auf diesen Prozessen auf, wenn sich eine Krise entwickelt.
  2. Schaffen Sie eine spezielle Task Force. Diese Arbeitsgruppe sollte abteilungsübergreifend sein und eine Reihe von Positionen und Verantwortlichkeiten innerhalb Ihres Unternehmens repräsentieren. Ziehen Sie in Erwägung, Vertreter der Personalabteilung, der Kommunikationsabteilung, der Rechtsabteilung, der IT-Abteilung und des operativen Geschäfts einzubeziehen.
  3. Legen Sie Wert auf Anerkennung und Wertschätzung. Anerkennung und Wertschätzung können in einer Krise sehr viel bewirken. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, dass es für das, was es ist und was es tut, geschätzt wird. Das kann etwas so Einfaches sein wie die Anerkennung der Person, die das Handdesinfektionsmittel in Ihren Sanitäranlagen auswechselt, bis hin zu einem tieferen Engagement, z.B. der Person, die sich kreative Strategien zur Förderung der sozialen Distanzierung einfallen lässt. Setzen Sie Anerkennungsinstrumente ein und belohnen Sie Bemühungen zum Schutz von Gesundheit und Sicherheit.

Blick nach vorn

COVID-19 bietet Unternehmen aller Größenordnungen eine einzigartige Gelegenheit, ihre operative Widerstandsfähigkeit zu verbessern.

„Resiliente Unternehmen sind immun gegen Hindernisse und Herausforderungen“, sagte Jeff. „Arbeiten Sie mit Ihrem HR-Team zusammen, um teambasierte Herausforderungen zu schaffen. Organisationen wie Spartan Races bieten beispielsweise Unternehmensprogramme zur Stärkung der Widerstandsfähigkeit und der Teamkommunikation an. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter aus ihrer Komfortzone herausholen, was auch bedeuten kann, dass Sie sie vor neue Aufgaben stellen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, neue Wege zur Problemlösung zu suchen und belohnen Sie sie dafür. Problemlösung und Kreativität sind in Zeiten der Unsicherheit sehr gefragt.“