Eindämmung des Coronavirus: Ein Handbuch für Risiko- und Compliance-Fachleute

Das sich schnell ausbreitende Coronavirus hat die Geschäftsabläufe und das Leben auf der ganzen Welt durcheinander gebracht. Nachdem die Seuche Asien und Europa erfasst hat, breitet sie sich nun entschlossen in den USA aus. Unternehmen legen Bargeldvorräte an, kürzen ihre Ausgaben, entlassen Mitarbeiter und überdenken ihre Arbeitsabläufe – ohne zu wissen, wie lange diese Krise andauern wird. Die sich unaufhaltsam entwickelnde Situation wirkt sich auf die Unternehmen in vielerlei Hinsicht gleichzeitig aus. Krisenpläne werden getestet, und Risiko- und Compliance-Experten tun, was sie können, um die Auswirkungen dieser Krise abzumildern, die sich wie im richtigen Leben entwickelt. Die Wiederherstellung könnte erschwert werden, wenn Zulieferer, Vertriebshändler oder andere Mitglieder des Netzwerks betroffen sind oder wenn es andere logistische Probleme gibt. Dieses Handbuch soll Risiko- und Compliance-Fachleuten praktische, umsetzbare und zeitnahe Hilfe bei der Navigation durch diese unbekannten Gewässer bieten – und die Widerstandsfähigkeit auf dem Weg nach vorn stärken.

Inhalt:

• Auswirkungen auf das Risiko
  • Strategisches Risiko
  • Versichertes Risiko
  • Compliance-Risiko
  • Risiko von Drittparteien
  • Menschliches Risiko
  • IT-Risiko
• Ressourcen
• Vorausschauend planen

STRATEGISCHES RISIKO

Unternehmen in den USA bekamen die Auswirkungen des Coronavirus zu spüren, lange bevor COVID-19-Fälle in Nordamerika gemeldet wurden. Mitte Januar wurde die Welt auf ein sich schnell ausbreitendes neuartiges Coronavirus in Wuhan, China, aufmerksam, einem Produktionszentrum und kritischen Glied in vielen Lieferketten. Innerhalb weniger Tage verhängten die chinesischen Behörden Quarantänebeschränkungen und Fabrikschließungen, was überall in der Lieferkette für Unruhe sorgte. Innerhalb weniger Wochen verbreitete sich das Virus in der ganzen Welt und verwüstete die Volkswirtschaften auf dem Weg dorthin. Vor dem Ausbruch des Virus hatten die USA den niedrigsten Stand der Arbeitslosigkeit seit Jahrzehnten. Mit den strengen Quarantänemaßnahmen und den angeordneten Geschäftsschließungen im größten Teil des Landes werden Unternehmen aller Branchen von einer neuen Realität eingeholt. Kein Unternehmen ist immun. Wenn überhaupt, hat die Coronavirus-Krise gezeigt, wie sehr alle Bereiche der Wirtschaft miteinander verbunden sind. Wenn beispielsweise Restaurants geschlossen werden, sind nicht nur die Mitarbeiter betroffen, sondern auch die Landwirte, Bäcker, Reinigungskräfte, Wäschelieferanten und all die anderen, die hinter den Kulissen arbeiten. Und diese Leute haben ihre eigenen Zulieferer, die wiederum ihre eigenen Zulieferer haben – und alle bekommen die Auswirkungen zu spüren. Die Unternehmen haben sich auf diese sich rasch verändernden Bedingungen eingestellt, indem sie Mitarbeiter nach Hause geschickt, Veranstaltungen abgesagt und auf Videokonferenzen umgestellt haben. Aber das Ausmaß der Auswirkungen des Coronavirus hat die Verantwortlichen unvorbereitet getroffen. Am ehesten lässt sich die aktuelle Krise mit der Spanischen Grippe-Pandemie im Jahr 1919 vergleichen – ein Ereignis, das nicht im kollektiven Gedächtnis der Führungskräfte von heute verankert ist.

Was wird die Coronavirus-Pandemie für Ihre sorgfältig ausgearbeitete Strategie bedeuten? Wie können Sie strategische Risiken in einem Umfeld effektiv managen, in dem sich die Bedingungen täglich – oder sogar stündlich – ändern?

Einige Unternehmen haben darauf reagiert und die Produktion ihrer eigenen Produkte auf pandemiebezogene Produkte wie Handdesinfektionsmittel, Beatmungsgeräte, Masken, Handschuhe und andere PSA umgestellt. Diese Produkte sind vielleicht nicht die profitabelsten und können die Gewinnspannen schmälern, aber es macht Sinn, wenn die Umstellung mit den Unternehmenswerten in Einklang steht. Die Mitarbeiter könnten motiviert sein, sich an der Sache zu beteiligen. Und es kann die Lichter am Leuchten halten. Diese Maßnahmen sind jedoch nicht ohne Risiko. Insbesondere die Entscheidung, Händedesinfektionsmittel herzustellen, birgt zusätzliche Risiken, da es von der FDA als rezeptfreies Produkt reguliert wird, das den Sicherheits- und Wirksamkeitsstandards der Behörde unterliegt (obwohl die FDA erklärt hat, dass sie nicht gegen Unternehmen vorgehen wird, die es für Verbraucher oder Mitarbeiter im Gesundheitswesen herstellen). Eines ist klar: Traditionelle Ansätze zum Risikomanagement sind in einer Krise wie dieser nutzlos. Bis sich die einzelnen Abteilungen auf ein gemeinsames Vorgehen geeinigt haben, ist nicht nur der Moment vorbei, sondern auch die Situation, mit der Sie zu tun zu haben glaubten, hat sich völlig verändert.

Auch wenn sich niemand die genaue Tiefe und das Ausmaß dieser Krise vorstellen konnte, sind einige Unternehmen eindeutig besser vorbereitet und verfügen über Systeme, Prozesse, Daten, Strukturen und Mitarbeiter, die die Situation schnell erfassen und mutige Entscheidungen treffen können.

VERSICHERTES RISIKO

Für Risikomanager werden sich die Auswirkungen des Coronavirus vor allem auf die Schadensregulierung auswirken, und zwar in drei Bereichen: Arbeiterunfallversicherung, allgemeine Haftpflicht und Betriebsunterbrechungsversicherung.

Da immer mehr Menschen getestet und mit COVID-19 diagnostiziert werden, werden viele von ihnen sagen, dass sie sich bei der Arbeit angesteckt haben, was zu einem Anstieg der Ansprüche auf Arbeitsunfallversicherung führen wird. Das Problem wird darin bestehen, festzustellen, ob sich der Arbeitnehmer tatsächlich bei der Arbeit angesteckt hat. Wie können Sie zwischen dem Kontakt mit Familienmitgliedern, kleineren Interaktionen in Supermärkten und Tankstellen, dem Abholen der Post, dem Abholen von Mahlzeiten zum Mitnehmen und vielem mehr den Ansteckungspunkt definitiv zum Arbeitsplatz zurückverfolgen? In den meisten Fällen ist die Antwort, dass Sie das nicht können. Die Entschädigungsleistungen für Arbeitnehmer hängen stark von der Rechtsprechung ab. Eine Gemeinsamkeit ist jedoch, dass die Entschädigungsfähigkeit im Allgemeinen voraussetzt, dass die Krankheit im Rahmen der Beschäftigung entstanden ist – und das muss nachgewiesen werden. Mitarbeiter des Gesundheitswesens, Ersthelfer, Angestellte in Lebensmittelgeschäften und andere an vorderster Front tätige Personen haben unter Umständen einen guten Fall. Aber was ist mit anderen Arbeitnehmern? Es ist wichtig, dass Sie einen Plan haben, wie diese Ansprüche von Ihren Sachbearbeitern behandelt werden sollen. Werden sie untersucht oder rundweg abgelehnt? Sie müssen auch dafür sorgen, dass die richtigen Informationen gesammelt werden. Arbeiten Sie mit Ihrem Makler und Ihrem Versicherer zusammen, um festzustellen, was durch Ihre Arbeiterunfallversicherung vollständig abgedeckt ist und welche spezifischen Bestimmungen für den Staat gelten, in dem der Arbeitnehmer ansässig ist. Achten Sie besonders auf die Formulierungen zu Pandemien und Infektionskrankheiten, da dies für die meisten Unternehmen Neuland ist. Denken Sie auch an die Botschaft, die Sie an Mitarbeiter senden, deren Ansprüche abgelehnt werden. In diesen Zeiten der Ungewissheit und großer Ängste ist es wichtig, diesen Arbeitnehmern zu helfen, sich mit ihren Gesundheitsleistungen zurechtzufinden und die notwendige finanzielle und emotionale Unterstützung zu erhalten.

Viele Organisationen haben Standorte, die der allgemeinen Bevölkerung dienen. Je mehr Menschen positiv auf COVID-19 getestet werden, desto mehr werden wahrscheinlich behaupten, dass sie sich mit dem Coronavirus angesteckt haben, während sie sich auf Ihrem Gelände befanden und mit Ihren Mitarbeitern zu tun hatten. Ähnlich wie bei der Entschädigung von Arbeitnehmern werden allgemeine Haftpflichtansprüche im Zusammenhang mit COVID-19 so gut wie unmöglich zu beweisen sein – aber das wird einen Zustrom von Ansprüchen wahrscheinlich nicht aufhalten. Um Ihr Unternehmen vor Haftpflichtansprüchen im Zusammenhang mit COVID-19 zu schützen, sollten Sie zunächst die Formulierungen in Ihren allgemeinen Haftpflichtpolicen überprüfen, insbesondere in Bezug auf Personenschäden und medizinische Zahlungen im Zusammenhang mit Krankheiten und Pandemien. Und führen Sie interne Diskussionen, um genau festzulegen, wie Sie diese Art von Ansprüchen behandeln wollen. Wenn Sie im Voraus wissen, wofür Sie haften könnten, wird dies hilfreich sein, wenn diese Ansprüche entschieden werden.

Angesichts von Regierungsstillständen, Quarantänen, Reisebeschränkungen, Notunterkünften und anderen Anordnungen werden die meisten Unternehmen aufgrund des Coronavirus Ansprüche wegen Betriebsunterbrechung geltend machen müssen. Ob Sie versichert sind, hängt weitgehend davon ab, wie die Betriebsunterbrechung in Ihrer Police definiert ist. Sprechen Sie mit Ihrem Makler und Ihrem Versicherer, um zu klären, ob eine Pandemie oder deren Folgeerscheinungen versichert sind. Vergewissern Sie sich außerdem, dass Sie über das nötige Rüstzeug verfügen, um diese Ansprüche zu gegebener Zeit ordnungsgemäß einzureichen. Wenn Sie ein RMIS haben, verfügen Sie wahrscheinlich bereits über die für Betriebsunterbrechungsansprüche erforderlichen Werte und Risikodaten. Wenn Sie derzeit nicht über die erforderlichen Daten verfügen, sollten Sie jetzt Maßnahmen ergreifen, um sie zu sammeln und an einem Ort zu speichern. Alles, was Sie im Vorfeld tun können, um Daten zu sammeln und Berichte zu erstellen, wird die Einreichung und Bearbeitung Ihres Anspruchs beschleunigen.

COMPLIANCE-RISIKO

Die Coronavirus-Plage führt zu einer Vielzahl neuer Schwachstellen bei der Einhaltung von Vorschriften. Arbeitsplätze werden virtuell, strenge Quarantänemaßnahmen werden verhängt und Geschäftsschließungen wurden angeordnet. Die Unternehmen reagieren darauf mit einer schwindelerregenden Anzahl von Prozess- und Richtlinienänderungen. Unternehmen, die ohne genau definierte Kontrollen gearbeitet haben, müssen sich mit den sich ständig weiterentwickelnden Empfehlungen und Anforderungen herumschlagen. Selbst Unternehmen mit umfangreichen Krisenplänen stoßen angesichts des Ausmaßes der aktuellen Situation an ihre Grenzen. Wenn Compliance-Teams nach einem Weg nach vorne suchen, werden Nachhaltigkeit und finanzielle Belastbarkeit oberste Priorität haben.

Hier sind 8 Schlüsselbereiche, auf die sich Compliance-Teams jetzt konzentrieren sollten:

Halten Sie sich über den Stand der Gesetzgebung auf dem Laufenden. Während zahlreiche Vorschriften informell gelockert wurden, gibt es offiziell nur wenige konkrete Leitlinien. Kurz gesagt: Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie einen Freifahrtschein bekommen, nur weil die Regulierungsbehörden ihre eigenen Hürden bei der Anpassung an dieses neue Umfeld haben. Es gibt nach wie vor Compliance-Vorschriften, und die Unternehmen müssen ihre Geschäfte weiterhin entsprechend führen.

Achten Sie auf geografische Ungereimtheiten. Unternehmen müssen sich mit den Anforderungen des Coronavirus auf Bundes- und Länderebene sowie auf regionaler und lokaler Ebene auseinandersetzen. Da es keine koordinierte nationale Reaktion gibt, ist das, was an einem Ort als lebenswichtiges Geschäft gilt, an einem anderen möglicherweise nicht der Fall – selbst innerhalb desselben Staates.

Definieren Sie neue Arbeitsregeln. Wenn Ihr Unternehmen bisher keine Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus hatte, haben Sie jetzt wahrscheinlich eine. Laut einer kürzlich von Gartner durchgeführten Umfrage haben 88 % der Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu ermutigt oder verpflichtet, von zu Hause aus zu arbeiten, und zwar aufgrund des Coronavirus. Überall beeilen sich die Arbeitgeber, willkürliche, diskretionäre Praktiken durch unternehmensweite, objektive WFH-Richtlinien zu ersetzen, in denen festgelegt ist, welche Arbeiten aus der Ferne erledigt werden können, unter welchen Bedingungen und welche Erwartungen bestehen.

Verschärfen Sie die Cybersicherheit. Da immer mehr Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, ist es wichtiger denn je, strenge Richtlinien und Kontrollen einzuführen, um den Schutz von Geräten und arbeitsbezogenen Dokumenten zu gewährleisten. Während die meisten Menschen ihre sicheren Wi-Fi-Netzwerke zu Hause nutzen, fügen viele Unternehmen Sicherheitsprotokolle wie die Multifaktor-Identifizierung für neu installierte Kollaborationsplattformen und andere WFH-Tools hinzu – was besonders wichtig ist, wenn Mitarbeiter ihre eigenen persönlichen Geräte für Arbeitsaufgaben verwenden. Dieser Leitfaden des NIST enthält Überlegungen und Empfehlungen zur Sicherung des Fernzugriffs.

Kartieren Sie die Verbreitung von COVID-19. Verfolgen Sie in Echtzeit die Ausbreitung des Coronavirus in Bezug auf Ihre Unternehmensressourcen. So können Sie neu entstehende Hochrisikostandorte identifizieren und zusätzliche Ressourcen und Unterstützung bereitstellen, um Druckpunkte zu entschärfen.

Verstehen Sie alle vorläufigen Regelungen. Mit der Einführung des Defense Protection Act und den freiwilligen Bemühungen um die Umstellung von Geschäftsmodellen zur Herstellung von Handdesinfektionsmitteln, Beatmungsgeräten, PSA und anderen Produkten, die für die Bekämpfung von COVID-19 entscheidend sind, könnten ungewohnte Regelungen ins Spiel kommen. Bietet die aktuelle Krise zum Beispiel Schutz vor Produkthaftung? Wie sieht es mit Patentverletzungen aus?

Überprüfen Sie die Richtlinien für bezahlten Urlaub. In den letzten Wochen wurden zahlreiche neue und aktualisierte Vorschriften über bezahlte Krankheits- und Familienurlaube erlassen, um kranke Arbeitnehmer dazu zu bewegen, zu Hause zu bleiben. Der Families First Coronavirus Response Act schreibt bestimmten Arbeitgebern vor, aus Gründen, die mit dem Coronavirus zusammenhängen, bis zum Jahresende bezahlten Krankenurlaub oder erweiterten Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen zu gewähren. Außerdem wurden Leitlinien zum Thema Coronavirus und FMLA herausgegeben.

Priorisieren Sie die Sicherheit. Unverzichtbare Unternehmen mit physischen Standorten, die während der Krise geöffnet bleiben, müssen besonders wachsam sein, was die Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften angeht. Es gibt zwar keine neuen gesetzlichen Vorschriften, aber die OSHA hat eine Reihe von Empfehlungen zur sozialen Distanzierung, zur Reinigung der Umgebung usw. herausgegeben, um die Ausbreitung des Virus am Arbeitsplatz zu verhindern. Bundes- und einzelstaatliche Behörden melden einen enormen Zustrom von Beschwerden über die Sicherheit am Arbeitsplatz. Die Unternehmen werden dringend aufgefordert, Pläne zur Expositionskontrolle zu erstellen, da COVID-19 von der OSHA als meldepflichtige Krankheit eingestuft wird.

Die Unternehmen werden wahrscheinlich weiterhin mit Compliance-Herausforderungen konfrontiert sein, wenn sich die Situation weiterentwickelt. Einige Compliance-Teams könnten mit neuen Aufgaben wie dem Umgang mit staatlichen Rettungsangeboten oder dem zeitlich befristeten Families First Coronavirus Response Act überfordert sein. Und es könnten weitere Kontrollen erforderlich werden, wenn das Experiment der Heimarbeit zu einer dauerhaften Veränderung der Arbeitsweise führt.

RISIKO DURCH DRITTE

Ganz gleich, wie gut Ihr Unternehmen vorbereitet ist, Ihre Widerstandsfähigkeit hängt von der Ihrer Zulieferer ab. Bei einem Realitätscheck gaben etwa 94 % der Fortune 1000-Unternehmen an, dass sie aufgrund von COVID-19 eine Unterbrechung der Lieferkette erlebt haben. Unter diesen beispiellosen Bedingungen ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich vergewissern, dass Ihre Lieferanten, Auftragnehmer und andere Drittanbieter über ebenso starke Kontinuitätsmaßnahmen verfügen wie Sie selbst, sonst könnte alles zusammenbrechen. Die wichtigste Frage ist, ob Ihre Lieferanten in der Lage sein werden, ihre vertraglichen Pflichten zu erfüllen. Hier finden Sie eine Checkliste, die Ihnen hilft, die nötigen Antworten zu erhalten:

• Formulieren Sie einen Rahmen für das Risikomanagement für Dritte. Die Einrichtung eines Rahmenwerks gibt den Ton von oben an, indem es den Geschäftsbereichen und Stakeholdern klar vorgibt, wie sie Risiken identifizieren und verwalten können. Ein Rahmenwerk stellt auch sicher, dass Risiken und geschäftliche Aktivitäten ausgewogen sind.
• Schauen Sie sich die Business Continuity- und Pandemiepläne genau an. Im Idealfall liegen Ihnen diese Pläne bereits vor, zumindest für wichtige Lieferanten. Wenn nicht, fordern Sie diese Pläne jetzt an. Vergewissern Sie sich, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen oder diese übertreffen – und überprüfen Sie, ob die Pläne getestet wurden.
• Überprüfen Sie den Klassifizierungsstatus Dritter. Eine große Anzahl von Mitarbeitern – sowohl Ihre eigenen als auch die Ihrer Zulieferer – arbeitet jetzt von zu Hause aus. In dieser neuen Weltordnung können bestimmte Lieferanten, wie z.B. Anbieter von Videokonferenzen oder Laptop-Support, in einen hohen oder kritischen Status aufgestiegen sein, wenn Ihr Betrieb jetzt von diesen Funktionen abhängt. Vergewissern Sie sich, dass Sie über vollständige Business-Continuity-Pläne von allen Anbietern verfügen, die als hohes Risiko oder höher eingestuft sind.
• Implementieren Sie klare Governance- und Eskalationsverfahren. Brechen Sie Silos auf und fördern Sie die Zusammenarbeit bei der Entscheidungsfindung zwischen Geschäftseinheiten und Funktionen, einschließlich Compliance, Finanzen, Beschaffung, Lieferkette, interne Revision und IT.
• Versenden Sie einen zusätzlichen Fragebogen zur Risikobewertung, der sich auf Risiken im Zusammenhang mit dem Coronavirus konzentriert. Wurde ihr Betrieb durch COVID-19 beeinträchtigt? Waren sie gezwungen, Standorte zu schließen oder ihren Service einzuschränken? Werden sie in der Lage sein, die Nachfrage nach Dienstleistungen zu befriedigen? Arbeiten ihre Mitarbeiter von zu Hause aus? Haben Sie finanzielle Probleme im Zusammenhang mit der Coronavirus-Pandemie? Achten Sie darauf, Fragen zur Gesundheit der Mitarbeiter und zu anderen relevanten Themen zu stellen, die in der Regel nicht in einem Standardplan zur Geschäftskontinuität enthalten sind. Anhand der Antworten können Sie feststellen, welche Anbieter tendenziell risikoreicher sind. Sie können dann direkt nachfassen, wenn eine Situation bedenklich ist. Behalten Sie das Risikoniveau weiterhin im Auge, da es sich im Laufe der Ereignisse erheblich ändern kann.

Die Coronavirus-Krise hat deutlich gemacht, wie wichtig es ist, Ihre Drittanbieter während der gesamten Geschäftsbeziehung zu überprüfen, nicht nur beim Onboarding. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Hochrisikolieferanten, um Sicherheits- oder Betriebsprobleme zu erkennen. Sicherheits- und Finanzratings können auch dabei helfen, Veränderungen in der Risikoposition im Laufe der Zeit zu erkennen. Natürlich geht die Überwachung nur so weit. Erstellen Sie einen Plan zur Behebung aller kritischen Risiken und Schwachstellen, die auftreten.

MENSCHLICHES RISIKO

Als Reaktion auf diese schnelllebige Krise nehmen die Unternehmen Dutzende von Änderungen an ihren Personalrichtlinien vor. Anfängliche Bedenken wegen der Anordnung von Heimarbeit und Reisebeschränkungen sind der Sicherheit der Mitarbeiter und dem Fortbestand des Unternehmens gewichen. Sowohl die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeber sind von einer beispiellosen Menge an Veränderungen betroffen – und die Arbeitnehmer auf allen Ebenen machen sich Sorgen um ihre eigene Gesundheit, die Gesundheit ihrer Familienmitglieder und die Gesundheit ihrer Unternehmen. Risiko-, Compliance- und Personalverantwortliche werden zusammenarbeiten müssen, um die Anforderungen des Unternehmens und die Bedürfnisse der Mitarbeiter mit den finanziellen Realitäten in Einklang zu bringen. In einer Krisensituation wie dieser kann man leicht die langfristigen Folgen der Maßnahmen, die Sie im Zusammenhang mit dem Coronavirus ergreifen, aus den Augen verlieren. Aber wie Sie mit dieser Situation umgehen, könnte die Wahrnehmung Ihres Unternehmens in den kommenden Jahren prägen. Hier sind 7 Maßnahmen, um das menschliche Risiko zu mindern:

Führen Sie mit Einfühlungsvermögen. Jetzt ist es an der Zeit, dass sich die Führungskräfte engagieren und dafür sorgen, dass sich die Mitarbeiter gehört und unterstützt fühlen. Hören Sie sich die Ängste und Sorgen Ihrer Kollegen an, gehen Sie so produktiv wie möglich darauf ein und stellen Sie genaue, aktuelle Informationen zur Verfügung. Seien Sie menschlich, indem Sie persönliche Erfahrungen teilen – und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich in informellen Gesprächen bei Anrufen auszutauschen. Tatsächlich haben 40 % der von Gartner kürzlich befragten Unternehmen zusätzliche virtuelle Check-ins mit Mitarbeitern und Managern eingerichtet, und 32 % haben neue Tools für virtuelle Meetings eingeführt. Erkennen Sie an, dass dies eine noch nie dagewesene und unangenehme Situation ist, aber alle werden sie gemeinsam durchstehen.

Bieten Sie eine Anleitung zum Arbeiten von zu Hause aus. Viele Menschen arbeiten ausschließlich von zu Hause aus und jonglieren gleichzeitig mit Schulbildung, kleinen Kindern, Haustieren, Ehepartnern und vielem mehr. Die Umstellung der Routine kann für manche Mitarbeiter eine Herausforderung sein – vor allem, wenn sie sich über einen längeren Zeitraum hinzieht. Bieten Sie Hilfe bei der Einrichtung eines Arbeitsplatzes und einem effektiven Zeitmanagement an. Und legen Sie neue Protokolle fest, z. B. darüber, wie Sie Check-In- und Überstundenanträge für stundenweise Beschäftigte erfassen und welche Erwartungen Sie haben, wenn Teammitglieder für die Zusammenarbeit zur Verfügung stehen sollten. Seien Sie jedoch flexibel, während jeder versucht, sich an die neue Normalität anzupassen.

Priorisieren Sie die Sicherheit. Arbeitsplätze, die geöffnet bleiben, müssen sicherstellen, dass soziale Distanzierung und Reinigungsmaßnahmen zum Schutz der Mitarbeiter ordnungsgemäß durchgeführt werden. Alle Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und -protokolle sollten weiterhin gelten und auch weiterhin überwacht werden.

Fokus auf Wohlbefinden. Angesichts der durch den Virus ausgelösten Ängste war es noch nie so wichtig wie heute, die Mitarbeiter bei ihrer geistigen und körperlichen Gesundheit zu unterstützen. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, welche Leistungen sie in Anspruch nehmen können – medizinische Versorgung, Krankheitstage, Freizeit- und Urlaubsmöglichkeiten usw. – und wie sie diese Unterstützung in Anspruch nehmen können.

Ausbildung hinzufügen. Viele Unternehmen haben schnell neue Kommunikationsplattformen wie Videokonferenzen und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten eingeführt, damit die Mitarbeiter miteinander verbunden und produktiv bleiben. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie man diese Tools nutzt und sie effektiv einsetzt. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Mitarbeiter technisch versiert sind.

Stärken Sie die Nachfolgeplanung. Was passiert, wenn der CEO zu krank ist, um zu arbeiten? Eine Reihe von Vorstandsvorsitzenden hat sich bereits mit dem Virus infiziert, so dass viele ihrer Führungskräfte in Quarantäne gehen mussten. Viele Unternehmen – vor allem öffentliche – haben zwar detaillierte Nachfolgepläne, aber nur wenige bis gar keine glaubwürdige Reaktion auf eine Pandemie in der Größenordnung des Coronavirus ausgearbeitet. Überprüfen Sie die Backup-Verfahren für den Fall, dass wichtige Mitarbeiter erkranken. Es ist wichtig, potenziellen Ersatz auf mehreren Ebenen der Unternehmensleiter zu identifizieren, da Sie nicht wissen, wer erkranken wird und wie stark die Symptome sein werden. Führungskräfte und andere Mitarbeiter in Schlüsselpositionen müssen in der Lage sein, im Handumdrehen in die Rolle des anderen zu schlüpfen.

Binden Sie wichtige Talente. Angesichts des Einbruchs der Finanzmärkte und des Stillstands eines großen Teils der Wirtschaft sind Unternehmen aller Branchen und Standorte bestrebt, ihre Ausgaben zu senken und Bargeld zu sparen. Leider ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung oft eine der größten Ausgaben, und viele Unternehmen müssen schwierige Entscheidungen treffen, um diese Ausgaben zu reduzieren – einschließlich Entlassungen, Personalabbau, Arbeitszeitverkürzung oder Änderung des Beschäftigungsstatus – nur um im Geschäft zu bleiben. Denken Sie bei jedem Personalabbau strategisch. Halten Sie wichtige Talente fest, damit Sie sich schneller erholen können, wenn sich die Bedingungen verbessern.

IT-RISIKO

Ganze Unternehmen, Schulbezirke, Universitäten und Regierungsbehörden haben innerhalb weniger Tage auf Fernarbeit umgestellt, was eine enorme Belastung für die bestehenden technologischen Infrastrukturen und Supportsysteme darstellt. Selbst die am besten vorbereiteten Organisationen, die über fortschrittliche IT-Sicherheits- und Kontrollfunktionen verfügen, sind noch nie mit einem derartigen Ausmaß der Krise konfrontiert worden. Da Organisationen und Mitarbeiter unter Stress stehen, nutzen Cyber-Kriminelle die Situation aus, indem sie Einzelpersonen mit geschickt formulierten E-Mails ansprechen, die den Anschein erwecken, von einer offiziellen Behörde wie der CDC zu stammen – oder sogar von ihrem eigenen Unternehmen. Diese E-Mails enthalten Malware-Anhänge, die Computer infizieren und persönliche Daten beschlagnahmen. Cyber-Kriminelle erpressen auch Unternehmen mit Ransomware und fordern Zahlungen, um die Geschäftskontinuität während der Krise und darüber hinaus aufrechtzuerhalten. Gleichzeitig nehmen die Risiken durch Cloud-Dienste, Videokonferenzplattformen, Streaming-Dienste, Versorgungsunternehmen und andere Anbieter kritischer Infrastrukturen zu, da deren Systeme durch die hohe Nachfrage stark belastet werden. Andere anfällige IT-Ziele sind:

Dritte Parteien. Ihre Lieferanten und andere Drittanbieter haben alle Ihre eigenen IT-Schwachstellen – die durch ihre eigenen Cash-Flow-Probleme oder Herausforderungen in der Lieferkette noch verstärkt werden können. Angesichts der Vernetzung von Lieferketten und der nahtlosen digitalen Zusammenarbeit mit Lieferanten sollten Sie sich genau ansehen, wo Ihre Schwachstellen liegen. Mittlere und kleinere Lieferanten können besonders anfällig sein, da es ihnen oft an ausgefeilten Sicherheitsfunktionen fehlt. Und behalten Sie stets den Status Ihrer Lieferanten im Auge, um zu verstehen, ob sie ein erhöhtes Sicherheitsrisiko aufweisen.

Ungesicherte Geräte. In Stressszenarien ist es wahrscheinlicher, dass Ausnahmen von den Sicherheitsstandards gemacht werden. Wenn Sie beispielsweise die Nutzung privater Geräte und privater Wi-Fi-Netzwerke für arbeitsbezogene Aktivitäten zulassen, bietet dies deutlich weniger Schutz als in einer typischen Büroumgebung. Und Websites, die von Unternehmensnetzwerken routinemäßig blockiert werden, können bei der Arbeit aus der Ferne zugänglich sein. Erhöhen Sie die Sicherheit mit Multifaktor-Identifikation, strengen Passwortanforderungen, Firewalls, VPNs und dergleichen.

Mitarbeiter. Selbst gewissenhafte Mitarbeiter können unbeabsichtigt ein Risiko eingehen, indem sie Daten auf ungesicherte Computer und persönliche Geräte verschieben. Die potenzielle Preisgabe vertraulicher Informationen erhöht die rechtlichen und rufschädigenden Risiken, wenn Computer nicht angemessen gesichert und überwacht werden – insbesondere, wenn dies unentdeckt bleibt. Kommunizieren Sie proaktiv die Risiken des Umgangs mit vertraulichen Informationen, wenn Sie aus der Ferne arbeiten, um solche Fehler zu vermeiden.

IT-Unterstützung. Allein die Bereitstellung von Laptop-Support für weit verstreut arbeitende Mitarbeiter überfordert die Ressourcen vieler IT-Teams. Eine entfernte Belegschaft macht es auch schwieriger, Bedrohungen zu erkennen oder schnell zu reagieren, wenn es zu einem Cybervorfall kommt. Und was ist, wenn COVID-19 das IT-Team angreift? Erstellen und testen Sie einen Notfallplan für den Fall, dass nur ein Teil der Mitarbeiter aufgrund von Krankheit arbeiten kann. Da die wirtschaftlichen Auswirkungen des Coronavirus immer gravierender werden, sollten Unternehmen, die Mitarbeiter entlassen müssen, auch auf das erhöhte IT-Risiko durch verärgerte Mitarbeiter achten, die die Nachricht oft aus der Ferne erhalten.

Die Regeln, Normen und Herausforderungen für Unternehmen ändern sich schneller, als sich das Coronavirus ausbreitet. Unter diesen Bedingungen die Grenzen des akzeptablen Risikos einzuhalten und die Compliance aufrechtzuerhalten, stellt Risiko- und Compliance-Experten auf die Probe. Im Folgenden finden Sie eine Liste von Ressourcen, die Ihnen helfen, sich in dieser sehr unbeständigen Situation zurechtzufinden. Schauen Sie regelmäßig für Updates vorbei.

Zentren für Krankheitskontrolle und Prävention (CDC)

Business Pandemic Influenza Planning Checklist – Eine Liste spezifischer Aktivitäten, die großen Unternehmen bei der Bewältigung einer Pandemie helfen

Coronavirus-Krankheit 2019 (COVID-19) Risikobewertung und Entscheidungsfindung im öffentlichen Gesundheitsmanagement – Ein Flussdiagramm zur Bewertung des Risikoniveaus der Gesundheit von Mitarbeitern

Interim Guidance for Businesses and Employers – Tipps zur Vermeidung der Exposition gegenüber COVID-19 am Arbeitsplatz außerhalb des Gesundheitswesens

Empfehlungen zur öffentlichen Gesundheit nach Reisen aus Gebieten mit potenziellem Risiko einer Coronavirus-Erkrankung 2019 – Empfohlene Vorsichtsmaßnahmen bei reisebedingter und gemeinschaftsbezogener Exposition

Weltgesundheitsorganisation (WHO)

A Checklist for Pandemic Influenza Risk and Impact Management – Eine Checkliste für das Management von Risiken und Auswirkungen der pandemischen Influenza: Aufbau von Kapazitäten für die Reaktion auf eine Pandemie. Genf: Weltgesundheitsorganisation

Tool for Influenza Pandemic Risk Assessment (TIPRA) – Kriterien zur Bewertung der Auswirkungen von COVID-19

Ministerium für Arbeit/OSHA

Leitfaden zur Vorbereitung von Arbeitsplätzen auf COVID-19 – Empfehlungen und Beschreibungen von obligatorischen Sicherheits- und Gesundheitsstandards

COVID-19 Normen und Richtlinien – Anweisungen für Compliance-Beauftragte in Bezug auf die Exposition von Arbeitnehmern gegenüber Coronaviren

COVID-19 und der Family and Medical Leave Act Fragen und Antworten – Eine Aufschlüsselung der Anspruchsvoraussetzungen und Bestimmungen im Zusammenhang mit dem FMLA

Families First Coronavirus Response Act: Bezahlter Urlaub für Arbeitnehmer – Details, wer aus Gründen, die mit COVID-19 zusammenhängen, bezahlten Krankenurlaub oder erweiterten Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen gewähren muss

Eidgenössische Arzneimittelbehörde (FDA)

Anleitung zur Durchsetzungspolitik in Bezug auf:

• • Kittel, andere Kleidungsstücke und Handschuhe
  • Sterilisatoren, Desinfektionsgeräte und Luftreiniger
  • Gesichtsmasken und Atemschutzmasken
  • Ventilatoren
  • Nicht-invasive Fernüberwachung von Patienten
  • Diagnostische Tests

Andere Ressourcen

Apotheker-Brief: Coronavirus Resource Hub – Kostenlose Ressourcen von TRC für Krankenhausapotheker

Ausbruch des Coronavirus COVID-19 – Cisco Supply Chain Response – FAQs über den Plan von Cisco, den Betrieb aufrecht zu erhalten

COVID-19: Unterbrechung von Betriebsabläufen und Lieferketten – Ein PwC-Leitartikel darüber, wie kurzfristige Coronavirus-Maßnahmen den Grundstein für eine proaktive Widerstandsfähigkeit legen können

COVID-19-Checkliste – Eine GBQ-Übersicht über Überlegungen zur Reaktion auf die Coronavirus-Krise

Ihr Black-Swan-Plan wurde also nicht für eine Pandemie vom Ausmaß des Coronavirus modelliert? Da sind Sie nicht allein. Definitionsgemäß kann die Anatomie eines schwarzen Schwans nicht vollständig im Voraus bekannt sein. Sie können zwar die Arten von Ereignissen vorhersehen, die ein katastrophales Risiko auslösen könnten, aber wie sich die Dinge im wirklichen Leben abspielen, wie sie durch Märkte, Lieferketten und über Grenzen hinweg fließen, ist im Grunde genommen nicht vorhersehbar. Die Komplexität, die gegenseitigen Abhängigkeiten und die Ungewissheiten sind einfach zu groß. Und COVID-19 hat deutlich gezeigt, wie weitreichend und miteinander verbunden Risiken sein können. Da die Pläne für das Krisenmanagement über den Haufen geworfen wurden, denken viele Unternehmen kreativ über Lösungen nach, die ihnen helfen werden, das Coronavirus relativ unbeschadet und einsatzbereit zu überstehen. Bisher hatten die Unternehmen, die die Situation am besten zu meistern scheinen, bereits gut funktionierende Prozesse, um in einer Situation, die sich nur wenige vorstellen konnten, schnell und entschlossen zu handeln. Sie wissen, wo ihre Risiken liegen und haben keine Angst, unmöglich schwierige Entscheidungen zu treffen, wenn es um das Risiko-Nutzen-Kalkül geht. Ob es um die Schließung von Einzelhandelsgeschäften und die Kürzung von Managergehältern geht, um die Mitarbeiter an der Front zu halten, oder um die Umstellung von der Produktion von Schaufensterauslagen auf Gesichtsschutz, diese Unternehmen sind flink.

Unabhängig davon, wo Ihr Unternehmen steht, gibt es einige Dinge, die Sie jetzt – mitten in der Krise – tun können, um besser auf die nächste Krise vorbereitet zu sein. Hier sind drei Maßnahmen, denen Sie heute Priorität einräumen sollten:

1. Bewerten und quantifizieren Sie die Risiken, mit denen Sie konfrontiert sind, und sorgen Sie dafür, dass sich die Führungskräfte über die Risiken des Unternehmens im Klaren sind. Marktanteil, finanzieller Leverage, Diversifizierung und das Verhältnis von fixen und variablen Kosten spielen dabei eine Rolle.
2. Zeichnen Sie Ihre Risiken auf, priorisieren Sie sie und modellieren Sie die Auswirkungen auf Ihre aktuelle Strategie. Was ist Ihr Plan B – oder Plan C? Identifizieren Sie alle schwachen Glieder und haben Sie einen Plan, falls eines – oder mehrere – ausfallen. Nehmen Sie zum Beispiel die Lieferkette. Wenn Sie bei der Versorgung stark von einem Unternehmen oder einem Land abhängig sind, sollten Sie eine Diversifizierung mit Lieferanten an verschiedenen Standorten in Erwägung ziehen, die möglicherweise näher an Ihrem Heimatland liegen.
3. Notieren Sie sich die Informationen, die Sie jetzt brauchen. Fehlen Ihnen wichtige Informationen, die Ihnen helfen würden, diese Krise besser zu bewältigen? Welche Teile Ihres Krisenmanagementplans funktionieren? Welche Teile sind unzureichend? Welche Systeme, Personen, Daten oder Prozesse hätten Sie gerne gehabt, bevor Sie die schwierigen Entscheidungen, die Sie treffen mussten, getroffen haben? Was würde Ihnen helfen, Entscheidungen mit mehr Sicherheit zu treffen? Halten Sie all dies fest, solange es noch frisch ist, sonst könnten kleine, aber wichtige Details vergessen werden.

Kurz gesagt, was brauchen Sie, damit Sie sich nie wieder in der jetzigen Situation befinden?

Der Weg nach vorn besteht darin, sich nicht nur auf die Risiken zu konzentrieren, die Sie kennen, sondern sich auch auf die vorzubereiten, die Sie nicht erwarten. Diese Pandemie ist eine eindringliche Erinnerung daran, dass Risiken keine Silos respektieren. Eine integrierte, koordinierte Reaktion ist für das Überleben unerlässlich. Die Coronavirus-Pandemie mag sich wie eine einmalige Erfahrung anfühlen – aber leider wird die nächste Krise kommen.