Die Einhaltung von Vorschriften ist kompliziert und kostspielig – und wird oft durch die Tools und Prozesse erschwert, mit denen die Aufgabe erledigt werden soll. Sonst fähige Compliance-Teams kämpfen mit klobiger, veralteter Technologie und ineffizienten Prozessen. In der Tat, 40% der Compliance-Teams verbringen mindestens 4 Stunden pro Woche mit der Erstellung und Änderung von Berichten für den Vorstand. Das ist eine Menge Zeit, die man wahrscheinlich produktiver genutzt werden könnte.
Hier sind fünf der häufigsten Herausforderungen für ein effektives Compliance Management:
- Silo-Funktionen
Compliance-Prozesse werden oft als Reaktion auf ein bestimmtes Ereignis – eine neue Vorschrift, einen Rechtsstreit, eine strafrechtliche Untersuchung usw. – geschaffen, ohne dass man sich Gedanken darüber macht, wie das Ganze zusammenhängt. Wenn Zuständigkeiten auf diese Weise abgeschottet werden, haben nur wenige Menschen die Mittel, die Motivation oder die Möglichkeit, Informationen über Funktionsgrenzen hinweg auszutauschen. - Getrennte Systeme
Wenn die Zuständigkeiten für die Einhaltung von Vorschriften in Silos eingeschlossen sind, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Technologie, die zur Erfüllung dieser Zuständigkeiten eingesetzt wird, ebenso unverbunden ist. Das macht es sehr schwierig, die Einhaltung von Vorschriften über mehrere Geschäftsbereiche, Funktionen oder Standorte hinweg effizient zu verwalten. Und da es keine einfache Möglichkeit gibt, Daten auszutauschen, sind am Ende mehrere Personen auf der Suche nach denselben Informationen. - Manuelle Prozesse
Die Verwaltung der Compliance über Tabellenkalkulationen, gemeinsam genutzte Dateien und Dokumente war wahrscheinlich einmal sinnvoll. Aber diese Instrumente waren einfach nicht dafür ausgelegt, mit einem Meer von sich ständig ändernden Vorschriften Schritt zu halten. Es kann Stunden über Stunden dauern, jede Tabelle an jedem Ort manuell zu aktualisieren, um eine einzige gesetzliche Änderung zu berücksichtigen. Multiplizieren Sie das mit den Hunderten von Gesetzesänderungen, die im wirklichen Leben stattfinden, und Sie haben ein Problem. Jeder Teil der Daten, der neu eingegeben oder kopiert und eingefügt werden muss, öffnet auch die Tür für weitere menschliche Fehler. - Unvollständige – oder nicht vorhandene – Metriken
Das Zusammenstellen von Informationen aus mehreren unterschiedlichen Systemen – oft von Hand – zu aussagekräftigen Berichten ist ein zeitaufwändiger, fehleranfälliger Prozess. Wenn ein Bericht schließlich erstellt wird, ist er wahrscheinlich schon veraltet. Und ohne die Hilfe ausgefeilter Analysen zur Berechnung potenzieller Risiken und zur Festlegung von Prioritäten müssen Sie die Einhaltung der Vorschriften weitgehend durch eine Linse verwalten, die nur die Vergangenheit, nicht aber die Zukunft im Blick hat. - Keine Transparenz
Ohne einen integrierten Überblick über Compliance-bezogene Aktivitäten ist es fast unmöglich, Lücken und Unstimmigkeiten bei der Verfolgung und Verwaltung der Compliance zu erkennen. Das bedeutet, dass ein schädliches Risiko leicht unentdeckt oder unbehandelt bleiben kann, weil Sie die vollen Auswirkungen nicht abschätzen konnten, bevor es zu spät war.
Und das derzeitige soziale, wirtschaftliche und regulatorische Umfeld, in dem keine Gefangenen gemacht werden, erhöht den Druck auf die Einhaltung von Vorschriften an mehreren Fronten – von der unerbittlichen Prüfung durch die Stakeholder bis hin zum exponentiellen Wachstum der Beziehungen zu Dritten. Hinzu kommt ein Umfeld, in dem sich die Regeln und Vorschriften ständig ändern und die Konsequenzen für Versagen immer größer werden. In der vernetzten Welt von heute gibt es einfach keinen Platz mehr, an dem man sich verstecken kann – was ein effektives Compliance-Management wichtiger denn je macht.
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