Möglicherweise haben Sie schon einmal gehört, wie jemand einen System and Organization Controls (SOC)-Bericht während einer Sicherheitsüberprüfung von Anbietern, einer Prüfungsvorbereitung oder eines Kunden-Onboarding-Gesprächs erwähnt hat. Doch nur wenige fragen sich, wer für die SOC-Berichte ihres Unternehmens verantwortlich ist oder ob diese aktuell sind.

SOC-Berichte zeigen, ob die internen Kontrollen eines Unternehmens sicher und zuverlässig sind. Gleichzeitig werden sie häufig missverstanden und können in einigen Organisationen zur Nebensache werden. Ob Ihr Unternehmen einen anfordern, einen erstellen oder beides muss, Sie sollten wissen, warum sie wichtig sind – und wie Sie den Prozess erleichtern können.

Was ist ein SOC-Bericht?

Ein SOC-Bericht ist eine unabhängige Prüfung der internen Kontrollen einer Organisation. Er wird von lizenzierten Wirtschaftsprüfern nach Standards des American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) durchgeführt. Diese Berichte bewerten, wie sicher die Systeme einer Organisation sind, insbesondere wenn sie sensible Daten verarbeiten oder Kundenoperationen beeinflussen.

Das Ziel von SOC-Berichten ist es, Vertrauen aufzubauen; Ein SOC-Bericht bietet eine unabhängige Bestätigung, dass Ihre internen Kontrollen nicht nur auf dem Papier existieren, sondern auch wie beabsichtigt funktionieren. Ob Sie um einen SOC-Bericht gebeten werden oder einen von einem Anbieter benötigen, dieser Bericht kann eine zentrale Rolle dabei spielen, die Vertrauenswürdigkeit Ihres Unternehmens zu beweisen.

Warum SOC-Berichte wichtig sind

SOC-Berichte können eine wichtige Rolle beim Aufbau von Vertrauen in Ihr Unternehmen spielen. Sie schaffen dieses Vertrauen durch:

  • Glaubwürdigkeit demonstrieren: Ein SOC-Bericht zeigt, dass Ihre internen Kontrollen unabhängig überprüft und validiert wurden.
  • Vertrieb und Partnerschaften beschleunigen: Ein aktueller SOC 2 Typ II kann Beschaffungsprozesse beschleunigen und Vertrauen bei Unternehmenskunden aufbauen.
  • Regulatorische Compliance unterstützen: In Branchen mit strenger Aufsicht helfen SOC-Berichte, Due-Diligence- und Prüfungsanforderungen zu erfüllen.
  • Risiko reduzieren: Ob Sie sich auf einen Anbieter verlassen oder selbst Dienstleistungen anbieten, SOC-Berichte helfen Ihnen, potenzielle Kontrollfehler zu identifizieren, bevor sie zu Problemen werden.

Ich benötige einen SOC-Bericht – was nun?

SOC-Audits erfordern Planung und bewusste Verantwortungsübernahme; sie geschehen nicht einfach automatisch. Tatsächlich erkennen viele Unternehmen erst, dass sie einen benötigen, wenn ein Großkunde danach fragt. Je nach Unternehmen kann die Verantwortung für die Anforderung eines SOC-Audits bei einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bei Sicherheitsleitern, Compliance-Beauftragten, Controllern oder Rechtsteams liegen.

Wenn Sie auf der anderen Seite stehen und SOC-Berichte von Anbietern bewerten, ist es ebenso üblich, den Überblick über diese zu verlieren oder ob Sie sie erhalten haben. Berichte können leicht per E-Mail versendet, gespeichert und still und leise ablaufen, ohne eine Überprüfung auszulösen. Die Verantwortung dafür, dass die Anbieter eines Unternehmens über aktuelle SOC-Berichte verfügen, liegt normalerweise bei Drittanbieter-Risikomanagement-Teams, Compliance-Beauftragten oder Sicherheitsteams.

SOC 1 vs. SOC 2 vs. SOC 3 – und Typ I vs. Typ II

Manche sind möglicherweise verwirrt von SOC-Berichten, da sie zwei Dimensionen haben: was geprüft wird und wie die Prüfung durchgeführt wird. Das Audit selbst wird als SOC 1, 2, 3 oder, zuletzt, SOC for Cybersecurity beschrieben, und die Typen I und II beschreiben, wie das SOC-Audit durchgeführt wurde.

Was geprüft wurde

  • SOC 1 bewertet Kontrollen, die die Finanzberichterstattung eines Kunden beeinflussen, wie Gehaltsabrechnungsdienste und Transaktionssysteme.
  • SOC 2 konzentriert sich auf Technologie- und Betriebskontrollen, wobei fünf Trust Services Criteria bewertet werden: Sicherheit, Verfügbarkeit, Verarbeitungsgenauigkeit, Vertraulichkeit und Datenschutz.
  • SOC 3 ist eine hochrangige, öffentlich zugängliche Version eines SOC 2 – weniger detailliert, aber nützlich für Marketingzwecke.
  • SOC for Cybersecurity bietet einen neueren, breiteren Rahmen, der darauf ausgelegt ist, das gesamte Cybersicherheits-Risikomanagement eines Unternehmens zu bewerten, anstatt nur eines seiner Produkte oder Dienstleistungen.

Wie das Audit durchgeführt wurde

  • Typ I-Berichte bewerten, ob Kontrollen zu einem bestimmten Zeitpunkt effektiv konzipiert sind.
  • Typ II-Berichte bewerten, ob diese Kontrollen über einen längeren Zeitraum effektiv funktionieren – normalerweise über einen Zeitraum von sechs Monaten bis zu einem Jahr.

Wenn Sie zum Beispiel jemanden nach einem SOC 2 Typ II fragen hören, suchen diese nach dem Nachweis, dass die Technologiekontrollen Ihres Produkts solide sind und ob sie über einen längeren Zeitraum funktioniert haben.

SOC 2 Typ II: der Goldstandard

SOC 2 Typ II hat sich schnell zum am häufigsten angefragten Bericht entwickelt, und Unternehmenskunden werden erwarten, dass Sie einen erstellen können. Diese Popularität ist auf einige Faktoren zurückzuführen. Erstens ist SOC 2 Typ II für eine breite Palette von Organisationen relevant, insbesondere für SaaS-Unternehmen, Cloud-Plattformen und Dienstleister, die Kundendaten verwalten. Die abgedeckten Trust Services Criteria stimmen mit dem überein, was den meisten modernen Unternehmen wichtig ist: Datensicherheit, Verfügbarkeit, Datenschutz und Zuverlässigkeit.

Zweitens beweisen Typ II-Berichte die fortlaufende Wirksamkeit. Ein Typ I-Bericht sagt Ihnen, dass Kontrollen existieren, während ein Typ II-Bericht Ihnen sagt, ob sie konsistent funktionieren. Diese Unterscheidung ist wichtig für Käufer und Partner, die entscheiden, ob sie Ihnen ihre Daten anvertrauen sollen.

Wenn Sie keinen SOC 2 Typ II haben, könnten Sie in Sicherheitsüberprüfungen feststecken, im Verkaufsprozess nicht vorankommen oder Geschäfte an Wettbewerber verlieren, die einen haben.

Müssen Sie einen prüfen, einen erstellen oder beides?

Wahrscheinlich nimmt Ihr Unternehmen beide Rollen in Bezug auf SOC-Berichte ein. So wissen Sie, wo Sie stehen:

Sie müssen einen SOC-Bericht erstellen, wenn:

  • Sie ein Dienstleister oder SaaS-Unternehmen sind, das Kundendaten oder -systeme verarbeitet.
  • Sie während des Onboardings, bei Ausschreibungen (RFPs) oder Beschaffungsprüfungen um einen gebeten werden.
  • Sie in höhere Marktsegmente vordringen und an Unternehmenskunden oder regulierte Kunden verkaufen.

Sie müssen SOC-Berichte bewerten, wenn:

  • Sie mit Anbietern zusammenarbeiten, die Daten, Infrastruktur oder geschäftskritische Systeme verwalten.
  • Sie Drittanbieter-Risiko, Beschaffung, Compliance oder Sicherheitsüberprüfungen verwalten.
  • Ihre Branche eine dokumentierte Anbieter-Due-Diligence erfordert.

Wie Risikosoftware bei der Verwaltung des SOC-Prozesses hilft

Ob Sie sich auf Ihr eigenes SOC-Audit vorbereiten oder die Berichte anderer bewerten, Risikomanagement-Software kann dazu beitragen, dringend benötigte Klarheit in den Prozess zu bringen.

Wenn Sie SOC-Berichte erstellen:

  • Aufgabenmanagement-Tools weisen Verantwortlichkeiten zu und verfolgen den Fortschritt über Abteilungen hinweg.
  • Workflow-Automatisierung hält den Prozess mit Erinnerungen und Genehmigungen am Laufen.
  • Nachweismanagement ermöglicht die sichere Sammlung und Speicherung von Kontrolldokumentation an einem Ort.
  • Dashboards und Berichterstattung bieten Echtzeit-Einblick in Status und Lücken.
  • Audit-Trails dokumentieren Aktionen und Änderungen für einfachere Überprüfungen und Rechenschaftspflicht.

Wenn Sie SOC-Berichte bewerten:

  • Dokumentenablagen halten Anbieter-SOC-Berichte organisiert und leicht zugänglich.
  • Risikobewertung und -einschätzungen standardisieren, wie Sie die Wirksamkeit von Kontrollen und Ergebnisse bewerten.
  • Problemverfolgung hilft, offene Punkte oder Ausnahmen zu überwachen, die Nachverfolgung erfordern.
  • Drittanbieter-Risiko-Dashboards bieten eine portfolioübergreifende Ansicht des SOC-Berichtsstatus über alle Anbieter hinweg.
  • Überprüfungs-Workflows gewährleisten eine konsistente Dokumentation von Entscheidungen und Korrekturmaßnahmen.

SOC-Berichte beweisen, ob Ihrer Organisation, Ihren Anbietern oder beiden mit sensiblen Daten und Systemen vertraut werden kann. Ob Sie sie erstellen oder prüfen, sie dienen als zuverlässiger Maßstab für interne Kontrollen.

Der wahre Wert eines SOC-Berichts liegt nicht nur im Bestehen des Audits, sondern auch darin, wie Sie den Prozess angehen. Richtig durchgeführt, signalisieren SOC-Berichte das Vertrauen und die Reife, die Ihr Unternehmen in wettbewerbsintensiven Branchen hervorheben können.

Weitere Informationen zur Optimierung der Compliance finden Sie in unserem E-Book Transforming Compliance from Check-the-Box to Champion und sehen Sie sich die Compliance-Softwarelösung von Riskonnect an.