¿Influye el enfoque del riesgo de tu organización en el éxito de la realización de proyectos críticos? ¿Se incumplen los plazos, se obtiene un rendimiento decepcionante o se superan los presupuestos con demasiada frecuencia a la hora de alcanzar los objetivos del proyecto? Una gestión eficaz de los riesgos del proyecto puede marcar una gran diferencia en el éxito del mismo y, en este artículo, hemos recopilado algunos consejos útiles para ayudar a los gestores de proyectos y riesgos a mitigar los riesgos y garantizar que los proyectos produzcan resultados positivos.
Riesgo del proyecto: ¿qué podría salir mal?
La gestión de riesgos de un proyecto puede definirse como el proceso de identificar, analizar y responder a cualquier riesgo que surja durante el ciclo de vida de un proyecto, para ayudar a mantener el proyecto en marcha y dentro de los objetivos. Pero no se trata sólo de ser reactivo: los gestores de proyectos deben considerar los posibles «negativos» por adelantado; los riesgos que podrían surgir dentro de un proyecto en curso y que, si no se abordan, plantean problemas que repercutirán en el éxito. Por tanto, la gestión de riesgos podría considerarse el proceso de identificar, categorizar, priorizar y planificar los riesgos antes de que lleguen a ser problemáticos.
Empieza con tu plan de proyecto
Antes de considerar el riesgo, sé muy claro al definir el resultado que debe ofrecer el proyecto. ¿Cuáles son tus objetivos clave, cuál es el alcance del proyecto, los hitos y los entregables? De este modo, se pueden identificar los riesgos en cada etapa. A menudo es útil reunir a tu equipo y a las partes interesadas para considerar los riesgos que podrían producirse a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, de modo que no quede piedra sobre piedra. La identificación temprana de los riesgos es útil, ya que dotará al equipo del proyecto de información sobre los posibles escenarios de riesgo, permitiéndole tomar decisiones equilibradas y crear estrategias de mitigación. El equipo del proyecto debe evaluar continuamente los riesgos previstos o conocidos, de modo que siempre disponga de la información más reciente y relevante para fundamentar la toma de decisiones.
Riesgos frente a oportunidades
La gente suele pensar en el riesgo como algo negativo: un impedimento no deseado que puede frustrar la realización de los proyectos. Pero es importante considerar los riesgos que pueden afectar al proyecto de forma positiva y crear oportunidades. El enfoque del equipo hacia los riesgos negativos y positivos debe diferir naturalmente; los riesgos negativos deben gestionarse para reducir su probabilidad o impacto, mientras que los positivos deben gestionarse para aprovechar al máximo su potencial.
Crear un registro de riesgos
A medida que identificas sucesos de riesgo importantes, positivos o negativos, la mejor práctica consiste en crear un registro de riesgos, en realidad una «lista» que te ayudará a responder preguntas en torno a los riesgos que has identificado: ¿cuál es la probabilidad de que se produzca el suceso de riesgo concreto? ¿Cuál sería la gravedad del impacto si se produjera el riesgo? ¿Cuál es el plan de respuesta? Teniendo en cuenta la probabilidad y el impacto, ¿cuál es el nivel de prioridad del riesgo? ¿Quién es el responsable de gestionar el riesgo (el propietario del riesgo)? Lo ideal sería que todos los gestores de proyectos y riesgos tuvieran acceso al registro de riesgos y dispusieran de información precisa y oportuna de la que extraer conclusiones.
Analizar los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto
El equipo debe centrarse en los riesgos que podrían tener mayor impacto en el proyecto, causando las mayores pérdidas o ganancias. La precedencia de los riesgos dentro de tu registro cambiará y variará entre las distintas fases del ciclo de vida del proyecto y, mediante una supervisión cuidadosa, pueden volver a priorizarse en consecuencia. Analizando los riesgos de este modo, los jefes de proyecto y los gestores de riesgos podrán asignar recursos, tiempo y presupuesto a un proyecto de forma más eficaz.
Software de gestión de riesgos: una herramienta esencial para los riesgos del proyecto
La precisión, la transparencia y el acceso a información actualizada al minuto son esenciales para tener una imagen clara del riesgo en cualquier fase del ciclo de vida del proyecto. El software de gestión de riesgos proporciona a los gestores de proyectos y de riesgos una visión única del riesgo, a través de la cual tienen la capacidad de identificar, evaluar, priorizar y supervisar los riesgos utilizando datos en vivo y en tiempo real, y evaluarlos frente a las limitaciones del calendario y el presupuesto. Con la información que necesita al alcance de la mano, tu equipo estará mejor situado para tomar las decisiones correctas. ¿Y el resultado? Mejores resultados del proyecto.
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