A abordagem da tua organização ao risco tem impacto no sucesso da entrega de projectos críticos? Os prazos não cumpridos, o desempenho dececionante ou os orçamentos excedidos são demasiado frequentes quando se trata de atingir os objectivos do projeto? A gestão eficaz dos riscos do projeto pode fazer uma enorme diferença no sucesso do projeto e, neste artigo, reunimos algumas dicas úteis para ajudar os gestores de projectos e de riscos a mitigar os riscos e a garantir que os projectos produzem resultados positivos.
Risco do projeto – o que pode correr mal?
A gestão dos riscos do projeto pode ser definida como o processo de identificação, análise e resposta a qualquer risco que surja durante o ciclo de vida de um projeto, para ajudar a manter o projeto no bom caminho e dentro do objetivo. Mas não se trata apenas de ser reativo – os gestores de projectos podem considerar antecipadamente os possíveis “negativos”; os riscos que podem potencialmente surgir no âmbito de um projeto em curso e que, se não forem tratados, colocam problemas que terão impacto no sucesso. Por conseguinte, a gestão dos riscos pode ser considerada como o processo de identificação, categorização, definição de prioridades e planeamento dos riscos antes de estes se tornarem problemáticos.
Começa com o teu plano de projeto
Antes de considerar o risco, define claramente o resultado que o projeto deve produzir. Quais são os teus principais objectivos, qual é o âmbito do projeto, as etapas e os resultados? Desta forma, os riscos podem ser identificados em todas as fases. Muitas vezes, é útil reunir a sua equipa e as partes interessadas para considerar os riscos que podem ocorrer ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, para que não fique pedra sobre pedra. A identificação precoce dos riscos é útil, uma vez que irá equipar a equipa do projeto com informações sobre potenciais cenários de risco, permitindo-lhes tomar decisões equilibradas e criar estratégias de mitigação. A equipa do projeto deve avaliar continuamente os riscos esperados ou conhecidos, de modo a que a informação mais recente e relevante esteja sempre disponível para informar a tomada de decisões.
Riscos e oportunidades
Normalmente, as pessoas pensam no risco como sendo negativo – um impedimento indesejado que pode prejudicar o desempenho dos projectos. Mas é importante considerar os riscos que podem afetar o projeto de forma positiva e criar oportunidades. A abordagem da equipa em relação aos riscos negativos e positivos deve ser naturalmente diferente; os riscos negativos devem ser geridos para reduzir a sua probabilidade ou impacto, enquanto os riscos positivos devem ser geridos para tirar o máximo partido do seu potencial.
Cria um registo de riscos
À medida que identificas eventos de risco importantes, positivos ou negativos, a melhor prática é criar um registo de riscos – efetivamente uma “lista” que ajudará a responder a perguntas sobre os riscos que identificaste: qual é a probabilidade de um determinado evento de risco? Qual seria a gravidade do impacto se o risco ocorresse? Qual é o plano de resposta? Considerando a probabilidade e o impacto, qual é o nível de prioridade do risco? Quem é responsável pela gestão do risco (o proprietário do risco)? Idealmente, todos os gestores de projectos e de riscos terão acesso ao registo de riscos e a informações precisas e atempadas que lhes permitirão obter informações.
Analisa os riscos ao longo do ciclo de vida do projeto
A equipa deve concentrar-se nos riscos que podem ter o maior impacto num projeto, causando as maiores perdas ou ganhos. A precedência dos riscos no teu registo irá mudar e variar entre as diferentes fases do ciclo de vida do projeto e, através de uma monitorização cuidadosa, pode ser redefinida em conformidade. Ao analisar os riscos desta forma, os líderes de projeto e os gestores de riscos poderão atribuir recursos, tempo e orçamento a um projeto de forma mais eficaz.
Software de gestão do risco – uma ferramenta essencial para o risco do projeto
Precisão, transparência e acesso a informações atualizadas são essenciais para que se tenha uma visão clara do risco em qualquer estágio do ciclo de vida do projeto. O software de gerenciamento de riscos fornece aos gerentes de projeto e de riscos uma visão única dos riscos, através da qual eles têm a capacidade de identificar, avaliar, priorizar e monitorar os riscos usando dados em tempo real e avaliá-los em relação às restrições de cronograma e orçamento. Com a informação de que necessita na ponta dos dedos, a sua equipa estará em melhor posição para tomar as decisões certas. E o resultado? Melhores resultados do projeto.
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