Organisationen weltweit erkennen, dass eine zufriedene, sichere und produktive Belegschaft der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen ist. Dieser jüngste Fokus auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter hat dazu geführt, dass viele Unternehmen Prozesse zur Bewältigung von „psychosozialen Gefährdungen“ eingeführt haben, die die Sicherheit, Gesundheit und das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter am Arbeitsplatz beeinträchtigen könnten.
Psychosoziale Gefährdungen sollten als Teil eines umfassenden Ansatzes für den Arbeits- und Gesundheitsschutz angegangen werden. Sie sind nun in vielen weit verbreiteten Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften enthalten, darunter die von Safe Work Australia und ISO 45003, die von der ISO zusätzlich zu ISO 45001 eingeführt wurde, um speziell die psychische Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zu behandeln.
Was sind psychosoziale Gefährdungen?
Psychosoziale Gefährdungen am Arbeitsplatz beziehen sich darauf, wie Arbeit organisiert, gemanagt und von Mitarbeitern erlebt wird, was psychische Probleme, Stress, Meinungsverschiedenheiten oder schlechte Leistungen verursachen könnte.
Die Arten von psychosozialen Gefährdungen, die Unternehmen angehen sollten, umfassen:
Stressige Arbeitsanforderungen: Dazu gehört die Bewältigung von Bereichen wie übermäßiger Arbeitsbelastung, Zeitdruck, unrealistischen Fristen und häufigen Unterbrechungen, um Stress und Druck auf die Mitarbeiter zu reduzieren. Es beinhaltet auch die Einführung von Maßnahmen zur Unterstützung von Personen mit emotional anspruchsvoller Arbeit, wie dem Umgang mit verzweifelten Klienten oder Traumata.
Mangelnde Unterstützung und nicht unterstützendes Management: Dazu gehört die Einführung von Maßnahmen, um mangelnde Unterstützung durch das Management oder durch Kollegen zu beheben und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter angemessenen Zugang zu Schulungen, Ressourcen und Informationen haben, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Unternehmen sollten auch Mikromanagement und starre Verfahren oder geringe Autonomie und Entscheidungsbefugnis angehen, die dazu führen könnten, dass Mitarbeiter um Genehmigungen ringen und ihre Arbeit nicht voranbringen können, was Stress verursacht.
Mangelhafte Kommunikation im Change Management: Organisatorische Veränderungen können Mitarbeiter auf allen Ebenen betreffen. Unklare Kommunikation über Veränderungen oder mangelnde Konsultation oder Unterstützung während des Veränderungsprozesses können unnötigen Stress verursachen und sollten als Teil des Programms zur Bewältigung psychosozialer Gefährdungen eines Unternehmens gemanagt werden.
Konflikte und schlechte Arbeitsbeziehungen: Dazu gehört die Einführung von Maßnahmen zur Identifizierung und Bekämpfung von Mobbing, Belästigung und Diskriminierung sowie von zwischenmenschlichen Konflikten oder Fällen, in denen sich Mitarbeiter isoliert fühlen.
Rollenunklarheit oder -konflikt: Dazu gehört die Sicherstellung, dass die Rolle und Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters klar sind und die Erwartungen verstanden werden. Es beinhaltet auch die Bewältigung des Risikos, dass Mitarbeiter widersprüchliche Anforderungen von verschiedenen Managern erhalten, was Stress verursachen und Mitarbeiter in einen Zwiespalt bringen könnte.
Mangelnde Belohnung und Anerkennung: Organisationen müssen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter für ihre harte Arbeit anerkannt werden, und sie müssen unfaire Bezahlung, bevorzugte Behandlung und voreingenommene Vergütungspraktiken angehen, da diese Dinge die Mitarbeiterbindung langfristig beeinträchtigen könnten.
Remote- oder isolierte Arbeit: Alleiniges Arbeiten ohne ausreichende Unterstützung oder soziale Interaktion sollte ebenfalls berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter mit ihrer Arbeit zufrieden sind und sich in einem schlechten Arbeitsumfeld nicht isoliert und einsam fühlen.
All diese psychosozialen Gefährdungen könnten die Fähigkeit einer Organisation beeinträchtigen, eine zufriedene, gesunde und produktive Belegschaft zu haben, und können Produktivität und operative Leistung im Laufe der Zeit negativ beeinflussen.
Wie man psychosoziale Vorfälle erfasst
Mitarbeiter und Manager sollten eine sichere und diskrete Möglichkeit haben, psychosoziale Vorfälle zu erfassen und zu eskalieren, wenn sie auftreten, um sicherzustellen, dass sie mit den betroffenen Mitarbeitern behandelt werden. Eine gute Möglichkeit, dies zu erleichtern, ist die Wahl einer GRC-Plattform, die Vorfallmanagement und anonyme Portale für Whistleblowing und Offenlegungen bietet.
Mitarbeiter können eine Vielzahl von psychosozialen Gefährdungen und Vorfällen einfach über Online-Formulare protokollieren, wobei alle Daten direkt in die Plattform eingespeist werden. Für verschiedene Vorfalltypen können unterschiedliche Formulare eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass die Formulare die relevanten Felder enthalten, und Mitarbeiter können sogar Bilder, URLs und Dokumente als unterstützende Beweismittel hochladen. Automatisierte Workflows eskalieren Vorfälle an die relevanten Stakeholder, damit diese untersucht und mit den beteiligten Mitarbeitern behandelt werden können, und alle Lösungsschritte werden vollständig in der Plattform dokumentiert.
Einige Lösungen bieten auch anonyme Meldeoptionen, bei denen Mitarbeiter potenzielle Fehlverhalten, Verfehlungen oder schlechte Arbeitsbedingungen diskret offenlegen können. Dies schafft eine Kultur, in der Mitarbeiter ermutigt werden, sich zu äußern, wenn sie unzufrieden sind, und ermöglicht es der Organisation, Maßnahmen zu ergreifen, bevor sich die Dinge zuspitzen und sie zu einem Abwanderungsrisiko werden oder das Unternehmen verlassen.
Wie man psychosoziale Gefährdungen verhindert, bevor sie eskalieren
Anstatt nur psychosoziale Vorfälle zu lösen, sollten Unternehmen natürlich Maßnahmen ergreifen, um das Auftreten solcher Gefährdungen von vornherein zu verhindern. Die Risikomanagementfunktionen der GRC-Software können auch in diesem Bereich helfen. Unternehmen erstellen einfach ein Risikoregister und protokollieren alle potenziellen psychosozialen Gefährdungen. Dann legen sie für jede psychosoziale Gefährdung oder jedes Risiko wichtige Risikoindikatoren fest und erfassen die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen.
Risikostufen werden dann fortlaufend überwacht, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen. Dies geschieht in der Regel durch die Durchführung regelmäßiger Risikobewertungen. Diese können über die Plattform geplant und automatisiert werden. Mitarbeiter erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Risikobewertungsformular fällig ist, und geben die Details in ein Formular innerhalb der Plattform ein. Formularfelder können sich dynamisch an die Art der bewerteten Gefährdung anpassen, um sicherzustellen, dass die relevanten Details erfasst werden. Erinnerungen werden automatisch für überfällige Risikobewertungen gesendet. Risikostufen können auch durch Überprüfung von „Vorfalldaten“ und durch API-Integrationen mit HR-Systemen und Tabellenkalkulationen überwacht werden, die Daten über Rollen und Arbeitsbedingungen enthalten.
Die Überwachung von Risikostufen in Echtzeit ermöglicht es Unternehmen, schnell zu handeln, um psychosoziale Risiken anzugehen, bevor sie eskalieren und den Betrieb beeinträchtigen. Alle mindernden Maßnahmen und Schritte werden in der Plattform dokumentiert, wodurch ein vollständiger Audit-Trail darüber geführt wird, wie psychosoziale Gefährdungen angegangen werden.
Implementierung von Kontrollen zur Reduzierung psychosozialer Gefährdungen
Unternehmen sollten nicht warten, bis die Risikostufen steigen oder psychosoziale Vorfälle eintreten, sondern proaktiv Kontrollen und Initiativen implementieren, um die Wahrscheinlichkeit des Auftretens psychosozialer Gefährdungen zu reduzieren.
Kontrollen können viele Formen annehmen: Sie können eine HR-Richtlinie oder ein Verfahren bezüglich der Arbeitsbedingungen sein, eine regelmäßige Überprüfung oder Mitarbeiterbefragung, Sicherheitsausrüstung oder ein HR-Projekt, eine Initiative oder ein Leistungsprogramm zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen. Wie auch immer die Kontrollen aussehen, sie müssen vollständig in einer Kontrollbibliothek dokumentiert und regelmäßig getestet und überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie wirksam sind, um das Risiko, mit dem sie verbunden sind, zu mindern. GRC-Software kann auch in diesem Bereich zur Automatisierung beitragen.
Unternehmen können eine dynamische Kontrollbibliothek in der Plattform aufbauen und Kontrollen dem zugehörigen Risiko zuordnen. Sie können auch den Kontrolltestprozess mit der Software vollständig automatisieren. Kontrolltests und -prüfungen werden in der Plattform geplant. Automatisierte Workflows senden E-Mails an Mitarbeiter, um sie zu benachrichtigen, wenn Prüfungen und Tests fällig sind, und sie tragen die Details in die Plattform ein. Erinnerungen werden automatisch für ausstehende Aktionen gesendet. Die Führungsebene kann problemlos Berichte zur Kontrolleffektivität erstellen und zusätzliche Kontrollen für Bereiche implementieren, in denen die Risiko- und Vorfallniveaus zu hoch sind. Kontrollen können dazu verwendet werden, einer Organisation zu helfen, innerhalb ihrer Risikobereitschaft zu agieren.
Warum das Management psychosozialer Gefährdungen wichtig ist
Die Welt wird sich der psychischen Gesundheit und des Wohlbefindens am Arbeitsplatz immer bewusster, und in einer kürzlich von uns durchgeführten Umfrage nannte ein Drittel der Unternehmen den Fachkräftemangel als eines ihrer größten Risiken. Dies macht die Bewältigung psychosozialer Gefährdungen zu einer aufkommenden Priorität für Unternehmen, die angegangen werden muss. Der Verlust von unterbewerteten Mitarbeitern und die Notwendigkeit, neue Leute neu zu schulen, beeinträchtigt den Betrieb und verlangsamt die Produktivität. Es kostet eine Organisation auch Geld durch Schulungs- und Rekrutierungsinitiativen. Unternehmen wollen dies vermeiden und leistungsstarke Mitarbeiter halten.
Risikoteams müssen mit HR-Teams zusammenarbeiten, um diese psychosozialen Risiken zu identifizieren und effektive Kontrollen und präventive Maßnahmen zu etablieren, um die Mitarbeiter zufrieden, motiviert und sicher zu halten. Unternehmen müssen Schritte unternehmen, um Stress oder emotionales Trauma am Arbeitsplatz zu lindern und Mitarbeiter zu unterstützen, wenn sie eine Beschwerde oder einen Missstand vorbringen. Eine gesunde, zufriedene Belegschaft ist auch eine produktive, loyale Belegschaft, und die Minderung psychosozialer Gefährdungen ist der Schlüssel zu einer starken Belegschaft.
Wenn Sie Schritte unternehmen möchten, um psychosoziale Gefährdungen, Risiken und Vorfälle in Ihrer Organisation anzugehen, kontaktieren Sie uns noch heute für eine Demo unserer GRC-Softwareplattform.
