In einer idealen Welt würden Risiken zuerst identifiziert, damit sie gemanagt werden können, bevor sie zu ausgewachsenen Vorfällen werden, aber für die meisten Organisationen ist dies nicht immer der Fall. Es besteht jedoch ein klarer Zusammenhang zwischen Risikomanagement und Vorfallmeldung, der, wenn ignoriert, eine große Lücke im Risikoprofil einer Organisation hinterlassen könnte, was ein effektives Vorfallmanagement entscheidend macht.
Ohne einen geeigneten Vorfall-Risikomanagementplan wird ein identifiziertes Risiko im Risikoregister eintreten und zu einem Vorfall werden. In anderen Fällen tritt ein unerwarteter Vorfall auf und verursacht so große Auswirkungen auf die Organisation, dass er dem Risikoregister hinzugefügt wird; relevante Kontrollen werden dann implementiert, um ein Wiederauftreten zu verhindern. Es ist entscheidend, dass Risikomanagement, Vorfallmeldung und Vorfallreaktion vollständig integriert sind, um ihre Beziehung zueinander zu verstehen.
Organisationen sollten einen Rahmen definieren, in dem sie die Verbindungen zwischen ihrem Risikoregister und den tatsächlich gemeldeten Vorfällen abbilden und verstehen können. Wenn gut umgesetzt, verbessert dieser integrierte Ansatz ein Risikomanagementprogramm, indem er potenzielle Lücken eliminiert und wichtige Erkenntnisse liefert, um wichtige Entscheidungen bezüglich Budget- und Ressourcenaktivitäten zu leiten und die Gesamtauswirkungen zu bewerten.
Die Herausforderungen bei der isolierten Verwaltung von Risiken und Vorfällen
Die isolierte Verwaltung von Risiken führt zu blinden Flecken im Risikomanagementprozess einer Organisation, da Unternehmen nicht erkennen können, welche Risiken sich in tatsächliche Vorfälle materialisiert haben, was ihre Fähigkeit, Stakeholder effektiv zu informieren, behindert. Dies kann zu Lücken in der Berichterstattung führen, die die Entscheidungsfindung beeinträchtigen können. Eine Fehlausrichtung dieser Prozesse kann sich auch negativ auf kontinuierliche Verbesserungsbemühungen auswirken. Wenn risikobezogene Vorfälle nicht im Risikoregister erfasst und verwaltet werden, werden sie weiterhin auftreten und es werden keine Mittel und Ressourcen zur Risikominderung bereitgestellt.
Ähnlich ist es wichtig zu wissen, welche Auswirkungen ein Risiko auf die Organisation hatte und wie und wann es gelöst wurde, wenn es ein hohes Niveau erreicht und zu einem ausgewachsenen Vorfall wird, als Teil eines umfassenden Vorfallreaktionsplans. Diese wichtige Erkenntnis kann Entscheidungsträger leiten, wenn sie Budget und Ressourcen zur Festlegung von Kontrollen in Hochrisikobereichen zuweisen, wodurch die Auswirkungen eines Vorfalls minimiert werden können.
Eine Fehlausrichtung zwischen Risiko- und Vorfallmeldung kann sich auch auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auswirken, da viele Rahmenwerke und Standards vorschreiben, dass Organisationen einen integrierten Prozess haben müssen, der sowohl die Identifizierung und das Management von Risiken als auch die Meldung und Analyse von Vorfällen berücksichtigt.
Die Vorfallmeldung liefert Echtzeitdaten zu aufkommenden Bedrohungen und Schwachstellen, wodurch Organisationen zukünftige Vorfälle erkennen und verhindern können. Daher ermöglicht die Integration von Vorfallmeldedaten in Risikomanagementprozesse Organisationen, potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren, was die Implementierung proaktiver Maßnahmen und Präventionsstrategien ermöglicht, um diese Risiken zu mindern, bevor sie eskalieren.
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Hindernisse bei der Integration von Risikomanagement und Vorfallmeldung
Wenn Sie Risiken und Vorfälle mit zwei separaten Plattformen, Systemen oder Prozessen verwalten, ist es unwahrscheinlich, dass Sie die notwendigen Erkenntnisse gewinnen können, um aussagekräftige Metriken zu erstellen, die die Entscheidungsfindung vorantreiben können. Isolierte Teams, Abteilungsbarrieren und kultureller Widerstand können auch zu Kommunikationsstörungen führen und den Austausch wichtiger Daten verhindern.
Wenn Sie sich auf Tabellenkalkulationen, E-Mails und manuelle Prozesse verlassen, wird es Ihnen fast unmöglich sein, wichtige Verbindungen zwischen den beiden Disziplinen herzustellen. Inkompatibilität zwischen Systemen und Prozessen sowie ein Mangel an Automatisierung erschweren den nahtlosen Datenaustausch und die notwendige Zuordnung.
Inkonsistenzen bei der Datenerfassung im Risiko- und Vorfallmeldewesen können auch die Integration dieser Prozesse behindern. Schlechte Datenqualität und mangelnde Standardisierung können zu Fehlern und Fehlinterpretationen führen.
Eine Zurückhaltung beim Informationsaustausch und die Unfähigkeit, den Datenzugriff zu beschränken, können ebenfalls ein Hindernis bei der Integration dieser Funktionen darstellen. Daher ist es wichtig, einen Prozess zu definieren, der eine strikte Berechtigungshierarchie ermöglicht, um die Zustimmung zur Konsolidierung dieser Bereiche zu erhalten. Dies stellt sicher, dass Mitarbeiter nur die Daten sehen, die für ihre Rolle und Verantwortlichkeiten relevant sind.
Es sind auch regulatorische Verpflichtungen zu berücksichtigen, wenn versucht wird, diese wichtigen Funktionen zu integrieren; Risikomanagement oder Vorfallmeldung müssen möglicherweise auf eine bestimmte Weise erfolgen, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Daher ist es wichtig, dass regulatorische Anforderungen berücksichtigt werden, wenn Sie den Integrationsprozess beginnen.
Was ist der beste Ansatz, um diese Prozesse zu integrieren?
Glücklicherweise gibt es Best-Practice-GRC-Tools auf dem Markt, die es Teams erleichtern, Best-Practice-Verfahren für Risikomanagement und Vorfallmeldung zu implementieren, die vollständig integriert sind.
Innerhalb einer GRC-Plattform können Teams problemlos ein digitales, durchsuchbares Risikoregister mit mehreren Risikotypen und -kategorien einrichten. Risiken werden über Online-Formulare erfasst, und Workflows werden für Genehmigungen, Eskalationen und Abhilfemaßnahmen definiert. Risikobewertungen werden mithilfe von Online-Formularen durchgeführt, die direkt in die Plattform eingespeist werden. Dieser Ansatz stellt sicher, dass der gesamte Risikomanagementprozess zentralisiert und automatisiert ist, was die Resilienz erhöht.
Teams können wichtige Risikoindikatoren festlegen und Risiken überwachen sowie eine Risikobereitschaft definieren und innerhalb dieser arbeiten. Eine vollständige Kontrollbibliothek kann implementiert werden, und Teams können „Kontrolltests“ durchführen, und jedes Risiko kann leicht den entsprechenden Kontrollen zugeordnet werden. Jeder Mitarbeiter erhält ein eigenes Dashboard, auf dem er seine ausstehenden Aufgaben und Aktionen sowie wichtige Kennzahlen einsehen kann.
Mitarbeiter der unteren Ebene sehen möglicherweise nur ausstehende Aufgaben im Zusammenhang mit Risikobewertungen und Kontrollprüfungen, das mittlere Management sieht Genehmigungen und Eskalationen, und Führungskräfte sehen eine Zusammenfassung wichtiger Kennzahlen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung.
Auf derselben Plattform können Teams dann eine Best-Practice-Plattform für die Vorfallmeldung einrichten, die sicherstellt, dass Daten in einem ähnlichen Format für eine vollständige Abstimmung erfasst werden. Vorfälle, Gefahren oder Beinaheunfälle werden von Mitarbeitern über Online-Formulare erfasst, wobei alle Daten direkt in die Plattform eingespeist werden. Wichtige Daten wie Datum und Uhrzeit, beteiligte Mitarbeiter, betroffene Prozesse und Kosten werden erfasst, und Beweismittel wie Bilder, URLs und Dateien können ebenfalls protokolliert werden.
Sobald ein Vorfall erfasst ist, tritt ein automatisierter Workflow in Aktion, um den Vorfall zu eskalieren und mildernde Maßnahmen zu implementieren, damit er bis zur Lösung bearbeitet werden kann. Organisationen können verschiedene Formulare und Workflow-Eskalationswege für verschiedene Arten von Vorfällen erstellen. Das Management kann Echtzeit-Dashboards und -Berichte einsehen, um die Quelle und Ursache von Vorfällen zu bewerten, wodurch es proaktive Maßnahmen zur Reduzierung des Wiederauftretens ergreifen kann.
Aber das Beste daran ist… die Plattform kann diese beiden wichtigen Prozesse problemlos integrieren. Risiken können leicht mit allen zugehörigen Vorfällen verknüpft werden. Dies ermöglicht es Risikoteams, ein umfassenderes Bild ihrer Risikolandschaft zu erstellen, indem sie verstehen, welche Risiken sich materialisiert haben, wie sie die Organisation beeinflusst haben und wie lange ihre Lösung dauerte. Teams können die kombinierten Daten nutzen, um Lücken in ihrem Risikoregister zu identifizieren, indem sie erfasste Vorfälle, Gefahren und Beinaheunfälle untersuchen. Dies hilft ihnen, die gemeinsame Ursache von Vorfällen zu entschlüsseln, damit diese dem Risikoregister hinzugefügt werden können.
Es stellt auch sicher, dass jedes Risiko mit den entsprechenden Kontrollen gemanagt werden kann, wodurch die Wahrscheinlichkeit zukünftiger Vorfälle verringert wird. Der gesamte Prozess ist vollständig automatisiert, und die standardisierte Datenerfassung gewährleistet genaue Berichtsmetriken, die Entscheidungen bezüglich der Implementierung von Kontrollen zur Risikominderung in Hochrisikobereichen vorantreiben können. Kontrollen können in verschiedenen Formaten vorliegen: Sie können eine regelmäßige Überprüfung, eine neue Richtlinie oder Prozedur oder ein neues Ausrüstungsstück zur Risikominderung sein.
Die meisten Kontrollen erfordern Geld und Ressourcen zur Implementierung; die Daten, die ein kombiniertes Risiko- und Vorfallsystem generieren kann, werden die Organisation leiten, damit sie den Betrag an Geld und Personal verstehen, den sie jedem Risiko basierend auf Wahrscheinlichkeit und Auswirkung zuweisen sollten. Organisationen verfügen nicht über unbegrenzte Geldmittel, und es ist unmöglich, jedes einzelne Risiko zu mindern; daher verlassen sich Unternehmen auf diese wichtigen Daten, um ihre Entscheidungen zu treffen.
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