In der aktuellen Unternehmenslandschaft, die von einem gesellschaftlichen Wandel hin zu ethischeren Geschäftspraktiken geprägt ist, ist die Erleichterung von Whistleblowing und anonymen Meldungen von entscheidender Bedeutung. Die Ermöglichung der Meldung potenziellen Fehlverhaltens bietet Unternehmen, unabhängig von der Branche, eine effektive Möglichkeit, Probleme erfolgreich zu identifizieren, bevor sie zu erheblichen Problemen werden, und gibt gleichzeitig den Mitarbeitern die Gewissheit, dass ihre Beschwerden diskret behandelt und nicht ungehört bleiben.
Wenn jemand unethische und illegale Aktivitäten aufdeckt, muss dies gemeldet werden, damit es eskaliert und behandelt werden kann. Wenn diese Bedenken nicht geäußert werden und unentdeckt bleiben, könnte dies zu ernsthaftem Schaden für die betreffende Organisation, die Einzelperson oder die Gesellschaft insgesamt führen.
Jedoch wurden anonyme Meldungen und das Aufdecken von Problemen wie unethischem Verhalten, Betrug, Korruption, Mobbing, Fehlverhalten und Belästigung oft mit Vergeltungsmaßnahmen beantwortet, was die Entscheidung, sich zu äußern, schwierig macht. Aus diesem Grund werden Organisationen jeder Größe ermutigt, einen sicheren, neutralen und vertraulichen Kanal bereitzustellen, wie ein diskretes Online-Portal zur Äußerung und Bearbeitung von Bedenken. Die Nutzung eines Meldekanals wie eines Whistleblowing- und Offenlegungssystems ermöglicht es, Fehlverhalten vertraulich und auf Wunsch anonym zu melden.
In diesem Blog untersuchen wir, wie ein Best-Practice-Prozess für Whistleblowing und Meldungen strukturiert werden kann, wir erläutern die Bedeutung anonymer Meldungen und wir zeigen, wie Technologie Unternehmen befähigt, sichere, effiziente und benutzerfreundliche Online-Portale für anonyme Meldungen und Whistleblowing zu erstellen.
Warum ist die Erleichterung anonymer Meldungen und Whistleblowing wichtig?
Die Etablierung eines Prozesses für Whistleblowing und anonyme Meldungen zeigt, dass ein Unternehmen seine Mitarbeiter ermutigt, sich zu äußern. Wenn dies durch eine anerkannte Whistleblowing-Richtlinie untermauert wird, werden Mitarbeiter aktiv ermutigt, intern statt extern zu melden.
Die Schaffung eines Systems für Whistleblowing ist auch für Unternehmen wichtig, da es für viele Organisationen mittlerweile eine regulatorische und rechtliche Anforderung ist. Unternehmen haben heute eine rechtliche Verpflichtung, einen sicheren und effektiven Kanal zu implementieren, um Whistleblower zu schützen, wenn sie Betrug, Korruption oder anderes Fehlverhalten melden.
In der EU müssen Organisationen, die unter die EU-Whistleblowing-Richtlinie fallen, die Ende 2021 in Kraft trat, alle EU-Mitgliedstaaten dazu verpflichten, das nationale Whistleblowing-Gesetz zu erlassen. Ausnahmslos müssen alle EU-Mitgliedstaaten dem Gesetz nachkommen, das alle Unternehmen, zuerst mit über 250 Mitarbeitern und später mit über 50 Mitarbeitern, zur Implementierung eines Whistleblowing-Meldekanals zwingt. Das Gesetz gilt sowohl für den öffentlichen als auch für den privaten Sektor. Die Bedeutung von Whistleblowing gilt auch für alle börsennotierten Unternehmen in den Vereinigten Staaten, wo Whistleblower-Systeme unter Gesetzen wie dem Dodd-Frank Act und dem Sarbanes-Oxley Act vorgeschrieben sind.
Unabhängig von jeglichem regulatorischen Zwang profitieren Organisationen davon, eine starke und offene Kultur zu etablieren, in der die Meldung von Fehlverhalten und Whistleblowing gefördert und diskret behandelt wird, da dies Risiken und Kosten minimiert. Fehlverhalten, das über einen längeren Zeitraum andauert, wird letztendlich teurer zu beheben, sei es eine strafrechtliche Verletzung, unschuldige Fehler, die das Unternehmen Risiken aussetzen können, oder Belästigung am Arbeitsplatz, die zu Zivilklagen führen könnte – all dies muss angegangen werden. Wenn Mitarbeiter sich sicher fühlen, sich zu äußern, hilft die Führung dem Unternehmen unbeabsichtigt, langfristig Ressourcen zu sparen und gleichzeitig ihre Unternehmensintegrität zu stärken.
Ohne ein Whistleblowing-System kann unentdecktes Fehlverhalten zu großen finanziellen Verlusten führen, und Mitarbeiter könnten Informationen extern offenlegen, was dem Ruf schaden könnte. Fehlverhalten kann viele Formen annehmen; von Finanzkriminalität wie Betrug und Diebstahl über Belästigung und Richtlinienverstöße bis hin zur Missachtung von ESG-Faktoren, auf die sich Investoren im Rahmen ihres Analyseprozesses zunehmend konzentrieren.
Gemäß Whistleblowing-Gesetzen, wie sie in der EU angewendet werden, müssen Meldekanäle sicher sein, Anonymität gewährleisten und Feedback ermöglichen – etwas, das veraltete Lösungen wie virtuelle und physische Postfächer sowie Whistleblowing-Hotlines nicht garantieren können. Ein effektives Whistleblowing-System muss allen Stakeholdern zur Verfügung stehen und ein hohes Maß an Datensicherheit und Anonymität sowie eine vertrauliche und zeitnahe Kommunikation und Feedback mit dem Whistleblower gewährleisten.
Wie sieht ein Best-Practice-Verfahren für Whistleblowing und Meldungen aus?
Ein Best-Practice-Prozess für Whistleblowing und Meldungen sollte so konzipiert sein, dass Mitarbeiter sich sicher und unterstützt fühlen, wenn sie unethische, illegale oder schädliche Aktivitäten innerhalb einer Organisation melden. Er beginnt mit der Einrichtung klarer, zugänglicher und vertraulicher Meldekanäle. Viele Unternehmen nutzen Methoden wie eine anonyme Whistleblowing-Hotline, sichere Online-Formulare oder dedizierte E-Mail-Adressen, die bei Bedarf von unabhängigen Dritten verwaltet werden. Modernere Unternehmen nutzen GRC-Software, um diskrete Portale für Online-Whistleblowing und Meldungen zu implementieren. Diese Kanäle sollten allen Mitarbeitern umfassend kommuniziert werden, wobei das Engagement der Organisation für Transparenz und Integrität betont wird.
Der Prozess sollte durch eine robuste Whistleblower-Schutzrichtlinie unterstützt werden, die die Rechte von Whistleblowern klar darlegt und sicherstellt, dass sie vor Vergeltungsmaßnahmen, Diskriminierung oder negativen Konsequenzen infolge ihrer Meldungen geschützt sind. Diese Richtlinie sollte auch die Schritte detaillieren, die die Organisation zur Untersuchung von Meldungen unternehmen wird, um sicherzustellen, dass alle Meldungen ernst genommen und umgehend bearbeitet werden. Der Prozess sollte umfassende Schulungen für alle Mitarbeiter und das Management umfassen, wie Meldungen angemessen erkannt, gemeldet und behandelt werden. Schulungen sollten die Bedeutung von Whistleblowing als Instrument zur Sicherung der ethischen Standards der Organisation und zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften unterstreichen. Der Prozess sollte auch einen strukturierten Ansatz zur Untersuchung von Meldungen umfassen, bei dem jede Meldung unparteiisch bewertet und an die richtigen Personen eskaliert wird, und dem Whistleblower klare Zeitpläne für Maßnahmen mitgeteilt werden sollten. Regelmäßiges Feedback sollte dem Whistleblower gegeben werden, um ihn über den Fortschritt und das Ergebnis seiner Meldung auf dem Laufenden zu halten. Schließlich sollte die Organisation eine Kultur der Offenheit und Verantwortlichkeit fördern, in der Mitarbeiter ermutigt werden, sich ohne Angst zu äußern, und in der Whistleblowing als positiver Beitrag zur Integrität und ethischen Unternehmensführung der Organisation angesehen wird.
Was ist ein Online-Portal für anonyme Meldungen und Whistleblowing?
Ein Online-Portal ermöglicht es Mitarbeitern, Fehlverhalten diskret zu melden und Whistleblowing zu betreiben, indem sie ein Online-Formular ausfüllen. Dieser Prozess wird in der Regel durch Offenlegungssoftware erleichtert, eine Plattform, die es Mitarbeitern ermöglicht, Online-Formulare auszufüllen, um Meldungen über Fehlverhalten einzureichen oder anonym Whistleblowing zu betreiben. Es ermöglicht Mitarbeitern, schwerwiegendes Fehlverhalten im Zusammenhang mit Verstößen gegen Regeln oder Unternehmensrichtlinien wie Interessenkonflikte, Betrug, Diebstahl, Korruption und Bestechung zu melden. Ein Compliance-System für Whistleblowing wird verwendet, um solche Meldungen in einem leicht verständlichen Prozess zu erfassen, der den bestmöglichen Schutz der Beteiligten gewährleistet.
Sobald ein Mitarbeiter einen Fall potenziellen Fehlverhaltens in der Whistleblowing-Lösung erfasst hat, wird das System den Vorfall basierend auf den bereitgestellten Informationen kategorisieren und priorisieren und automatisierte Workflows es an die entsprechenden Stakeholder eskalieren, damit es untersucht werden kann. Automatisierte Workflows werden für den Untersuchungsprozess und das Fallmanagement verwendet, um sicherzustellen, dass alle Lösungsschritte vollständig in der Plattform dokumentiert sind.
Die Plattformen bieten Live-Dashboards und Berichtsfunktionen, damit Mitarbeiter ihre ausstehenden Aufgaben im Zusammenhang mit Eskalationen und ausstehenden Maßnahmen leicht einsehen können. Unternehmen können auch Berichte über Vorfalltypen und Lösungszeiten erstellen, um Geschäftsentscheidungen darüber zu treffen, wo neue Richtlinien, Verfahren oder Schulungen eingeführt werden sollen, um ähnliche Fälle von Fehlverhalten zu verhindern.
Wie funktioniert ein diskretes Online-Portal?
Ein diskretes Online-Portal bietet Mitarbeitern die reibungsloseste Erfahrung und das Vertrauen, sich zu äußern.
Die Einrichtung eines diskreten Portals mit Online-Formularen unter Verwendung von Whistleblowing-Software erleichtert es Mitarbeitern, Probleme offenzulegen oder Whistleblowing zu betreiben. Mitarbeiter können einfach ein Online-Formular ausfüllen, um einen potenziellen Bereich von Fehlverhalten zu melden, und automatisierte Workflows eskalieren den Vorfall an den relevanten Stakeholder.
Alle Beweise werden innerhalb des Systems dokumentiert und Workflows ermöglichen es Teams, jeden Fall zu überwachen, bis er abgeschlossen ist. Die richtige Software gewährleistet die Anonymität der Meldenden, und externe Portale können sogar für Lieferanten und Kunden eingerichtet werden.
Online-Portale können auch mit sofortigen Benachrichtigungen ausgestattet werden, während integriertes Fallmanagement und Dashboards die Leistung steigern, wodurch eine Kultur der Integrität etabliert wird und der Organisation gleichzeitig die Werkzeuge und Erkenntnisse zur Verfügung gestellt werden, die zur Korrektur von Fehlverhalten und Verhaltensweisen erforderlich sind, die nicht mit ihren Richtlinien und Werten übereinstimmen.
Das Fallmanagement hilft Teams, alles an einem Ort zu bearbeiten, von der anonymen und sicheren Kommunikation mit dem Whistleblower bis zum Empfang von Benachrichtigungen über neue Meldungen oder Fristen, der Lösung von Vorfällen und der Verwaltung von Eskalations-Workflows mit Automatisierung.
Mit einem Online-Whistleblowing-Portal können Unternehmen auch benutzerdefinierte anonyme Umfragen erstellen, auf die Benutzer von jedem Gerät aus zugreifen können. Aufschlussreiches Feedback kann von Mitarbeitern, Kunden und Dritten gesammelt werden, ohne dass diese befürchten müssen, dass ihre Identitäten in ihren Antworten preisgegeben werden. Daten bleiben sicher durch den Einsatz präventiver Maßnahmen wie End-to-End-Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung.
Warum ein diskretes Whistleblowing-Portal implementieren?
Die Formalisierung einer diskreten Möglichkeit, Probleme zu melden, ist entscheidend, um professionelle Standards aufrechtzuerhalten, Betrug und Fehlverhalten von Mitarbeitern zu verhindern, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und die organisatorische Integrität zu bewahren. Die Einrichtung effektiver Kanäle zur Meldung von Bedenken und die Gewährleistung des Schutzes von Whistleblowern trägt zu einem Arbeitsplatz bei, der Transparenz, Verantwortlichkeit und kontinuierliche Verbesserung priorisiert.
Eine vertrauliche und anonyme Whistleblowing-Plattform zu haben, erleichtert es auch Mitarbeitern und anderen Stakeholdern, sich zu melden. Dies zeigt nicht nur Ihr Engagement für das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter, sondern stellt auch sicher, dass Ihre Teams Probleme und Herausforderungen effektiv und schnell bewältigen können.
Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, weitere Fragen zu stellen und Unterstützung zu bieten, ist entscheidend für eine effektive und effiziente Whistleblowing-Untersuchung.
Wie kann Riskonnect helfen?
Mit der Riskonnect-Software für Whistleblowing und Meldungen können Organisationen anonyme Whistleblower-Portale implementieren, um Personen und ihre Organisation nach einer Meldung in Echtzeit verbunden zu halten. Das diskrete Portal gewährleistet eine sichere Kommunikation zwischen den am Fall beteiligten Parteien und wird den Meldemanagementprozess Ihrer Organisation weiter stärken. Teams können auch nahtlos und effizient Interessenkonflikte (COI) verwalten, Bestechung und Korruption verhindern, Sanktionsprüfungen durchführen und ein Geschenke- und Bewirtungsverfahren auf derselben Plattform implementieren, um Risiken zu reduzieren und die Compliance sicherzustellen.
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