Der amerikanische Schriftsteller Thomas Berger sagte einmal, dass „die Kunst und Wissenschaft des Fragens die Quelle allen Wissens ist“. Die Suche nach Antworten, die Suche jenseits der Oberfläche und das Infragestellen der gegenwärtig akzeptierten Annahmen führt zu mehr Verständnis und Weisheit in jedem Aspekt des Lebens… auch bei der Entwicklung von Business Continuity Plänen (BCPs).
Um einen soliden, vollständig umsetzbaren Plan zu erstellen, müssen Sie Fragen stellen und überlegen, was fehlt oder verfeinert werden muss. Damit Ihr Unternehmen ein möglichst erfolgreiches Programm entwickeln kann, haben wir fünf wichtige Fragen zusammengestellt, die Ihre Pläne befruchten können.
7 Fragen, die Sie stellen, um starke Pläne für die Geschäftskontinuität zu entwickeln
1. Was sind die kritischen Funktionen Ihres Unternehmens?
Sie können nicht mit der Erstellung Ihres Plans beginnen, ohne zu wissen, welche Prozesse und Abläufe sich am stärksten auf Ihre Fähigkeit auswirken, Ihre Geschäfte zu führen und Ihre Dienstleistungen aufrechtzuerhalten, ohne dass es zu Schäden und Verlusten kommt.
2. Was sind Ihre wichtigsten Produkte und Dienstleistungen?
Welche Produkte oder Dienstleistungen würden zu erheblichen Umsatz- oder Kundenverlusten führen, wenn sie über einen bestimmten Zeitraum hinweg nicht lieferbar wären? Wenn Sie diese Informationen kennen, können Sie Ihre Bemühungen besser fokussieren.
3. Welche Risiken sind für Ihr Unternehmen aufgrund Ihrer geografischen Lage am wahrscheinlichsten?
Befindet sich Ihr Heimbüro in einem überschwemmungsgefährdeten Tal? Wohnt Ihr Drittanbieter im schneebedeckten Norden des Landes? Befinden sich mehrere Ihrer Satellitenstandorte in Regionen, in denen extreme Hitze zu Stromausfällen führt? Berücksichtigen Sie Ihre einzigartigen Wettermuster und andere geografische Einflüsse auf Ihre Einrichtungen.
Das soll nicht heißen, dass sich Unternehmen im Bundesstaat Washington nicht auf einen Tornado vorbereiten sollten, weil er „unwahrscheinlich“ ist. Aber wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Lieferkette in einem Gebiet ansässig ist, das für bestimmte geschäftsschädigende Wetterereignisse anfällig ist, ist die Vorbereitung entscheidend. Sind Ihre Mitarbeiter darauf vorbereitet, mit Internetausfällen aufgrund von Stromausfällen umzugehen? Was werden Sie tun, wenn 90 Prozent Ihrer Belegschaft aufgrund von starkem Schneefall nicht vor Ort sein können? Was ist, wenn ein Erdbeben Ihr Büro unbewohnbar macht?
Überlegen Sie es sich und bereiten Sie sich darauf vor.
4. Verfügen Sie über ein Backup für wichtige Arbeitsfunktionen und Aufgaben zur Reaktion auf Vorfälle?
Nur in einer perfekten Welt würden Mitarbeiter niemals krank werden oder Urlaub machen. Was aber, wenn Ihr Büro von dem neuesten Magenvirus heimgesucht wird und Ihre gesamte Buchhaltungsabteilung krank ausfällt? Haben Sie einen anderen Mitarbeiter, der die Gehaltsabrechnung rechtzeitig fertigstellen kann? Oder was ist, wenn die oberste Führungsebene – zu der auch die wichtigsten Notfallhelfer gehören – auf einer Konferenz ist, wenn eine Krise eintritt? Haben Sie anderes Personal, das einspringen und die Situation angemessen bewältigen kann?
5. Können Sie eine Unterbrechung des Dienstes vermeiden, wenn wichtige Standorte geschlossen sind?
Situationen jeglicher Art können zur Schließung eines Standorts führen – von so verheerenden und zerstörerischen Ereignissen wie einem Tornado bis hin zu so harmlosen Ereignissen wie einem nationalen Feiertag. Werden Sie genügend Produkte auf Lager haben, wenn Ihre Produktionsstätte geschlossen wird? Haben Sie einen Ausweicharbeitsplatz, wenn Ihr Büro überflutet wird? Haben Sie einen Notfallkommunikationsplan, um Ihre Mitarbeiter zu erreichen?
6. Haben Sie Sicherungskopien von allen wichtigen Daten?
Wenn Sie über Backups verfügen, wann wurden diese zuletzt aktualisiert? Das Versäumnis, aktuelle Backups wichtiger Daten aufzubewahren, plagt viele Unternehmen. Ein Backup, das vor einem Jahr erstellt wurde, ist möglicherweise veraltet oder es fehlen zumindest wichtige Informationen. Werden diese Backups außerdem auf einem anderen Server oder an einem anderen Ort als die Originale aufbewahrt? Wenn Sie die Sicherungsdaten am selben Ort wie die Originale aufbewahren, verfehlt dies seinen Zweck.
7. Können Sie sicher sein, dass Ihr Plan keine Schwachstellen aufweist?
Kennen alle Mitarbeiter ihre Rolle? Kennen alle Mitarbeiter den Plan und, zumindest oberflächlich, seine Prozesse und Verfahren? In welcher Zeit können Sie tatsächlich reagieren und sich erholen, im Gegensatz zu dem, was Sie auf dem Papier vorgeschlagen haben? Was ist, wenn einer Ihrer geplanten Prozesse ausfällt? Diese Fragen müssen beantwortet werden, um den Erfolg zu gewährleisten. Und diese Antworten können Sie finden, indem Sie Ihren Plan testen.
Diese Liste ist natürlich nicht vollständig, aber sie sollte Ihnen einen Anstoß geben, darüber nachzudenken, was wichtig ist. Geben Sie sich nicht mit vorgefertigten Plänen zufrieden, sondern denken Sie über Ihre einzigartige Organisation nach, welche Bedrohungen am wahrscheinlichsten sind und was Sie tun müssen, um sich schnell zu erholen und Störungen zu vermeiden.
Möchten Sie widerstandsfähig bleiben und Ihr Endergebnis schützen? Besuchen Sie unsere Website oder kontaktieren Sie noch heute einen von Riskonnect zertifizierten Business Continuity-Experten. Wir helfen Ihnen gerne.
