Eine der vielen Lektionen, die wir im Jahr 2020 gelernt haben, ist, dass Unternehmen ohne wiederholbare, nachhaltige Prozesse zur Verwaltung der Unternehmens-Compliance eindeutig Gefahr laufen zu scheitern. Um mit den sich ständig ändernden Vorschriften und Richtlinien Schritt halten zu können, ist eine flexible, skalierbare und integrierte Technologielösung erforderlich. Die richtige Technologie erhöht die Effizienz, beweist die Effektivität und steigert den Wert der Compliance-Funktion für das Unternehmen.

Hier sind die Fragen, die Sie stellen sollten, wenn Sie mögliche Lösungen prüfen:

  1. Wie einfach ist die Technologie zu bedienen? Selbst die beste Software ist praktisch nutzlos, wenn sie zu schwer zu bedienen ist. Und je einfacher sie zu bedienen ist, desto mehr Menschen werden sich engagieren – und desto höher ist das Niveau des Engagements.
  2. Wie zugänglich ist die Technologie? Niemand will mehr an einen Schreibtisch gekettet sein.
    Die Software sollte jederzeit, von überall und von jedem Gerät aus zugänglich sein – Laptop, Desktop, Tablet oder Telefon.
  3. Wie sicher ist das System? Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten mit der höchsten End-to-End-Sicherheit geschützt sind, die von unabhängiger Seite zertifiziert wurde.
  4. Wo werden die Compliance-Informationen gespeichert? Cloud-basierte Lösungen gelten weithin als sicherer als lokal gehostete Systeme.
    Sie bieten außerdem den Vorteil automatischer Upgrades mit minimaler Unterbrechung.
  5. Wie zuverlässig ist das System? Um die Benutzer zufrieden zu stellen, benötigen Sie ein durchgängig zuverlässiges System, das Ihnen die benötigten Antworten praktisch ohne Wartezeiten für Abfragen, Suchen oder Analysen liefert.
  6. Wie einfach ist es, Änderungen und Aktualisierungen vorzunehmen? Sie sollten in der Lage sein, problemlos Felder hinzuzufügen, Seitenlayouts anzupassen und die Konfiguration anderweitig zu ändern, um sich ändernden Vorschriften, neuen Anforderungen oder sich verändernden Prioritäten gerecht zu werden – ohne die Hilfe der IT-Abteilung ODER Ihres Softwareanbieters.
  7. Wird alles an einem Ort benötigt? Sie möchten auf alle relevanten Unterlagen zugreifen können, den aktuellen Status einsehen und abteilungs-, funktions- und standortübergreifend kommunizieren, ohne die Plattform jemals zu verlassen.
    Und jede Aktivität muss automatisch protokolliert werden, um einen klaren Prüfpfad zu erhalten.
  8. Was kann automatisiert werden? Eine effiziente Lösung automatisiert Arbeitsabläufe, Bewertungen, Bescheinigungen, Warnungen und Aktionspläne, so dass sich das Compliance-Team auf Aufgaben konzentrieren kann, die menschliche Intelligenz erfordern. Die Software kann außerdem Echtzeitdaten aus wertvollen Drittquellen nahtlos in Ihr eigenes Risikomanagementsystem integrieren, um Ihren Entscheidungsprozess mit mehr Intelligenz zu unterstützen.
  9. Ist die Technologie mit anderen Funktionen integriert? Der Wert der Compliance-Technologie steigt, wenn sie nahtlos mit dem Risikomanagement Dritter, der Innenrevision und anderen Risikomanagementfunktionen zusammenarbeitet, um Ihnen ein genaues Bild Ihres Gesamtrisikos zu vermitteln. Mit einer wirklich integrierten Technologie können Sie sehen, wie sich ein Risikoereignis auf das gesamte Unternehmen auswirkt – und die kumulativen Auswirkungen von der Einhaltung der Vorschriften bis hin zur Schadensregulierung und darüber hinaus messen.
  10. Können Sie die ganze Geschichte aus Ihren Daten extrahieren? Suchen Sie nach einer Lösung, die Datenanalysen, Visualisierungen und Einblicke in Ihre Compliance-Risiken und -Trends bietet – und die Ihnen zeigt, wie sich diese auf andere Risiken und das Unternehmen insgesamt auswirken.
  11. Sind Dashboards verfügbar – und sind sie anpassbar? Dashboards, die individuell angepasst werden können, ermöglichen es jedem – von den Mitgliedern des Compliance-Teams bis hin zum Vorstand -, den Finger am Puls der Kennzahlen zu haben, die ihnen am wichtigsten sind.
  12. Wie einfach können Berichte erstellt werden? Es gibt nichts Frustrierenderes als großartige Daten zu haben und keine einfache Möglichkeit, sie sinnvoll zu nutzen.
    Die nützlichsten Lösungen bieten Point-and-Click-Berichte für die vorgeschriebenen Einreichungen, einen umfassenden Überblick für Führungskräfte und Drill-Down-Funktionen für Taktiker.

Moderne, integrierte Compliance-Technologie zeigt Ihnen nicht nur die Auswirkungen Ihrer Compliance-Risiken, sondern auch, wie sich Compliance-Risiken auf das Risiko Dritter, das Unternehmensrisiko – und sogar auf Forderungen – auswirken könnten. Sie werden endlich in der Lage sein, die volle Tragweite der Compliance für Ihr Unternehmen zu verstehen. Sind Sie bereit, den nächsten Schritt zu tun? Beginnen Sie mit dem Entwurf Ihrer RFP mit der Riskonnect-Liste der wichtigsten Fragen zur Compliance. Die herunterladbare Compliance RFP-Vorlage kann leicht an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Wenn Sie mehr über Compliance als Teil einer größeren GRC-Lösung erfahren möchten, lesen Sie GRC: The Definitive Guide.