Has implantado un programa de gestión del cumplimiento normativo. Lo abarca todo, desde las normas de seguridad en el trabajo hasta la ciberseguridad. Has pasado días, semanas, quizá incluso meses, afinando las piezas. Has marcado todas las casillas. Has cumplido todos los requisitos legales.
Entonces llega el momento de la verdad: preguntas a tus empleados qué saben sobre el cumplimiento, y te encuentras con una sala llena de miradas vacías. Podría ser peor. Podrías descubrir demasiado tarde -después de que se produzca una infracción grave- que los empleados no cumplen las normas establecidas en el manual de cumplimiento.
¿La solución? Asegurarte de que todos y cada uno de los empleados conocen tu plan de cumplimiento y comprenden lo que implica.
Concienciación de los empleados: ¿Importa?
Muchos empresarios ven el cumplimiento como una exigencia más de la empresa o un obstáculo legal menor que hay que superar. Nada más lejos de la realidad. Una infracción conlleva todo tipo de ramificaciones: erosión de la confianza del consumidor, pérdida de integridad de la marca, merma de la moral interna y problemas con los organismos reguladores.
Un plan de cumplimiento eficaz minimiza esos riesgos. Protege a tu empresa y su buen nombre de errores evitables. Quizá por eso los programas de cumplimiento son cada vez más importantes en la cultura empresarial actual. En un entorno empresarial tan competitivo y altamente regulado, las cuestiones de cumplimiento pueden significar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Participación de los trabajadores: ¿Es posible?
La mayoría de los empleados temen la formación sobre cumplimiento. No es de extrañar. Al mencionar la palabra «cumplimiento», evocan imágenes de pizarras y salas de reuniones, listas de comprobación y presentaciones largas e interminables.
La formación no tiene por qué ser tediosa. Con la estrategia adecuada, puedes crear una campaña divertida, atractiva y eficaz que aumente la concienciación y proteja a tu empresa de los fallos en el cumplimiento. Entonces, ¿cómo conseguir que todos en la oficina interioricen el mensaje y conviertan el cumplimiento en parte de su rutina diaria? Prueba estas 5 estrategias.
1. Utiliza un software específico de gestión del cumplimiento
Las empresas modernas se enfrentan a muchos retos diferentes. La lista de necesidades de cumplimiento es larga y aumenta cada año: cumplimiento de la FCPA, cumplimiento de la ISO, cumplimiento de la TI, cumplimiento del NIST, cumplimiento de la ley Sarbanes-Oxley, y la lista sigue, y sigue, y sigue.
A menos que dispongas de un marco de cumplimiento unificado, el desorden dominará la situación. Si tienes un conjunto de normas para la ciberseguridad y otro conjunto de normas para la seguridad física; o si tienes un conjunto de directrices para el departamento de marketing y otro conjunto de directrices para el departamento de seguridad, la gente se confundirá.
Hoy en día, no hay razón para sufrir tal caos. La tecnología de gestión de riesgos adecuada integrará el cumplimiento en sus aplicaciones, ayudando a los responsables de cumplimiento a centralizar toda su información y agilizar todos sus procesos. En otras palabras, la tecnología de gestión de riesgos integrada ofrece soluciones fáciles de usar que ayudan a los gestores a evitar la confusión y la redundancia.
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Al fin y al cabo, la mejor forma de garantizar el cumplimiento es dar a los responsables de cumplimiento las herramientas que necesitan para hacer su trabajo. Al igual que los gestores de riesgos, si los gestores de cumplimiento no pueden ver el panorama completo, hay pocas esperanzas de que el resto de tus empleados se hagan a la idea de las complejidades que entraña.
2. Piensa como un vendedor
Si quieres concienciar, no pienses como un jefe o un profesor; piensa como un vendedor. Las presentaciones y los manuales están muy bien, pero no son la estrategia más eficaz para impartir conocimientos. Si alguien domina el secreto para captar la atención de la gente y mantenerla, es el vendedor moderno.
Hay muchos consejos de marketing que puedes utilizar para enviar el mensaje a casa. Puedes crear un eslogan pegadizo. Las buenas frases pegadizas son memorables. No sólo captan la atención, sino que se quedan grabadas en la mente mucho después de la última vez que las viste impresas. Si quieres imprimir una idea en tu público, un buen gancho es una buena apuesta.
Un ejemplo destacado es «Piensa antes de hacer clic». Breve, pero al grano, que es exactamente lo que necesita tu inmanejable programa de cumplimiento. Al final, una frase contundente puede tener más impacto que un libro lleno de complicadas normas, reglamentos y explicaciones.
Otros consejos de marketing incluyen el uso inteligente de las campañas en las redes sociales: desde concursos y juegos hasta sistemas de recompensa y encuestas. Cuanto más creativo, mejor. Si necesitas ayuda con tu campaña de concienciación, pide ayuda a tu fiel departamento de marketing. Seguro que tienen ideas para dar forma a un mensaje cautivador.
3. Cuenta la historia
Las personas se relacionan con otras personas. Se comprometen con el drama. Entienden la historia. La narrativa es una poderosa forma de comunicación. Utilízala a tu favor cuando lleves a cabo una campaña de concienciación sobre el cumplimiento.
En primer lugar, decide qué tipo de narración se presta a tu campaña. Puede ser la historia de tu empresa, la historia de un personaje de ficción o una historia real recogida de uno de tus empleados. Envía un correo electrónico a tus empleados. Pídeles que te envíen sus propias historias: relatos de su lucha contra los problemas de cumplimiento o anécdotas de situaciones cercanas. Te sorprenderá el nivel de compromiso.
Los hechos, las cifras y los legalismos pueden dar credibilidad a cualquier relato, pero, por sí solos, son insuficientes. Carecen del ángulo humano que intriga e interesa a la gente. Elaborar un mensaje de cumplimiento que no incorpore el poder de la historia es perder una gran oportunidad.
4. Muestra la historia
Una imagen vale más que mil palabras. Eso siempre ha sido cierto; es especialmente destacado en nuestra cultura altamente visual. Cuanto más puedas aprovechar las imágenes, más poderoso será tu mensaje y mejor le irá a tu empresa. Si puedes utilizar una simple imagen para contar una historia interesante, habrás dado en el clavo.
Hay muchas variedades de imágenes. Crea carteles. Colócalos en la oficina, sobre todo en las zonas donde haya muchas idas y venidas: comedores, salas de descanso, pasillos principales.
Crea infografías; inclúyelas en un blog de empresa o envíalas a través de la lista de correo de los empleados. Al combinar hechos, cifras e historias con imágenes atractivas, las infografías resultan especialmente eficaces para comunicar información complicada de una forma fácil de digerir y agradable de leer.
5. Repite tu mensaje
El cambio requiere tiempo. La gente no responde a la información a menos que la oiga muchas veces distintas, de muchas formas distintas. Si repites tu mensaje, tendrás muchas más posibilidades de éxito.
¿Cómo aprovechar la repetición sin parecer tediosamente repetitivo? La clave está en decir lo mismo de formas nuevas y creativas. Haz vídeos. Envía correos electrónicos. Utiliza las redes sociales. Escribe libros electrónicos. Reutiliza imágenes y úsalas en una serie de productos visuales. Pon una llamada a la acción memorable o un eslogan notable al final de cada entrada de blog o mensaje de correo electrónico relacionado con el cumplimiento.
En otras palabras, cada mensaje debe formar parte de una campaña de sensibilización más amplia. En lugar de celebrar una reunión, publicar un informe o crear una infografía, intenta abordar la tarea desde distintos ángulos. Sé imaginativo, pero nunca te desvíes del objetivo.
Mira Hacia una Estrategia de Gestión del Cumplimiento Exitosa
Las empresas de todo el país se esfuerzan por cumplir los nuevos requisitos. Gastan millones de dólares cada año en un esfuerzo por implantar cursos de formación que cumplan las directrices del gobierno.
A pesar de todo el dinero y el tiempo invertidos en esos planes, significan poco si tus empleados no ponen en práctica los preceptos. Significa aún menos si no saben que el plan existe. Cultivar una cultura empresarial de éxito significa llevar tu programa de cumplimiento de la mesa de dibujo al mundo laboral.
Desde el software de gestión de riesgos orientado al cumplimiento hasta las técnicas de marketing en redes sociales, existe una gran cantidad de estrategias eficaces y creativas para que tu empresa funcione sin problemas, de forma segura y conforme a las normas.
Consulta nuestro caso práctico para saber cómo Riskonnect ayudó a una empresa a gestionar su cumplimiento de la SOX y, en última instancia, a ahorrar tiempo y dinero.
