¿Qué es la notificación de incidentes y por qué es importante?

La notificación de incidentes consiste en capturar y documentar información sobre un incidente o suceso concreto. Puede incluir datos como quién estuvo implicado, qué ocurrió, cuándo ocurrió, dónde ocurrió, qué provocó que ocurriera y cualquier otro detalle relevante. Esta documentación ayuda a las organizaciones a identificar los riesgos que deben abordarse para evitar que se produzcan incidentes similares en el futuro. Al registrar los datos de los incidentes, las organizaciones pueden utilizar los indicadores clave de riesgo para obtener información que permita realizar análisis predictivos y tomar medidas proactivas para evitar que vuelvan a ocurrir sucesos similares. También puede ayudar a agilizar el proceso de notificación de incidentes con precisión y eficacia. Se notifican diversos incidentes, como lesiones en el lugar de trabajo, accidentes y cuasi accidentes, violaciones de datos y amenazas a la seguridad, emergencias médicas y reclamaciones de clientes. Cada uno de ellos debe documentarse adecuadamente para poder hacer un seguimiento de los incidentes a lo largo del tiempo e identificar patrones.

Tipos de incidentes que deben notificarse

Aunque los distintos incidentes requieren que se documente información diferente, siempre deben incluirse algunos datos críticos al notificar los incidentes. Esto incluye

• Fecha y hora del incidente;
• Descripción de lo ocurrido;
• Quién estuvo implicado y si hubo testigos;
• Medidas adoptadas para hacer frente al incidente.

También es necesario documentar todas las fotos o vídeos tomados del incidente y cualquier documento u otra prueba que pueda ayudar a proporcionar más contexto. Esto garantizará la exactitud al informar y ayudará a protegerse frente a reclamaciones de responsabilidad civil. Además de esto, los siguientes incidentes tienen información específica que debe incluirse en sus informes.

Acontecimientos adversos

Los acontecimientos adversos son sucesos o incidentes imprevistos que provocan daños, lesiones o la muerte de un paciente, visitante o empleado. Por ejemplo, si un trabajador sanitario no se desinfecta correctamente las manos entre paciente y paciente, podría propagar una infección en el lugar de trabajo. Esto provocaría un acontecimiento adverso asociado al tratamiento médico y podría dar lugar a complicaciones más graves para los afectados. En este caso, el incidente debe documentarse en un registro de incidentes con detalles como:

• Nombre del paciente y cualquier otro dato identificativo;
• Nombre e información de contacto del personal sanitario;
• Fecha, hora y lugar del incidente;
• Descripción de lo ocurrido;
• Tipo y gravedad del daño o lesión sufridos;
• Tratamientos médicos administrados para hacer frente al incidente.

De este modo, el incidente puede investigarse más a fondo y pueden tomarse medidas correctoras para evitar incidentes similares.

Casi fallos

Los cuasi accidentes son sucesos que pueden causar daños, pero que finalmente no tienen consecuencias graves. Por ejemplo, un tropiezo y caída de un empleado que no provoca lesiones se considera un cuasi accidente. Las empresas deben distinguir entre incidentes y accidentes para proporcionar adecuadamente la asistencia y el protocolo actuales. La comunicación eficaz en toda la empresa es clave, para que todo el mundo sea consciente de lo ocurrido lo antes posible. En esta situación, un informe de incidente con cuasi accidente puede incluir lo siguiente:

• Nombre del trabajador e información de contacto;
• Detalles de las funciones del empleado cuando se produjo el incidente;
• Descripción de lo ocurrido y tipo de preocupación;
• Cualquier situación de cuasi accidente o infracción de seguridad que se haya producido;
• Medidas correctivas adoptadas para evitar que ocurran hechos similares en el futuro.

Al documentar estos datos, las empresas pueden identificar riesgos potenciales, desarrollar soluciones y aplicar protocolos para evitar que vuelvan a ocurrir, identificando cualquier punto débil en sus medidas de seguridad actuales.

Condiciones peligrosas

Las condiciones peligrosas incluyen cualquier forma de peligro o riesgo que pueda causar daños a las personas, los bienes y/o el medio ambiente. Por ejemplo, tanto un vertido químico como un entorno de trabajo inseguro son condiciones peligrosas que deben tratarse con extrema precaución. En tales situaciones, es crucial garantizar la seguridad de todos los que se encuentren cerca y tomar medidas para mitigar los posibles daños. En este escenario, un informe de incidentes de condiciones peligrosas debe incluir lo siguiente:

• Fecha, hora y lugar del incidente;
• Descripción de las condiciones que condujeron a la situación peligrosa;
• Nombres, información de contacto y posibles testigos;
• Fotografías del incidente o del lugar tomadas después de poner en marcha las medidas de seguridad;
• Medidas adoptadas para protegerte de nuevos daños o lesiones;
• Acciones de seguimiento adoptadas para resolver el incidente.

Documentar estos detalles ayuda a las empresas a prepararse y prevenir incidentes similares y a comprender mejor cómo podrían mejorar sus medidas de seguridad.

Infracciones de seguridad

Las violaciones de seguridad implican el acceso, uso, alteración, destrucción o divulgación accidental o intencionada de información confidencial sin autorización. Por ejemplo, acceder a datos restringidos sin permiso constituye una violación de la seguridad. Las empresas deben ser conscientes de estas amenazas potenciales y asegurarse de que sus redes son seguras para proteger los datos de los usuarios y mantener su reputación. De lo contrario, corren el riesgo de enfrentarse a sanciones legales. En este caso, un informe de incidente de violación de la seguridad debe incluir lo siguiente:

• Fecha y hora de la violación;
• Detalles de cómo se descubrió el incidente;
• Nombres e información de contacto de los implicados en la violación;
• Credenciales de acceso utilizadas para acceder a datos restringidos sin permiso;
• Medidas adoptadas por la empresa para investigar y contener la infracción;
• Medidas adoptadas para hacer frente al incidente y evitar infracciones similares en el futuro.

Con esta información, las empresas pueden identificar posibles vulnerabilidades y tomar medidas correctivas para proteger sus activos. Además, la notificación adecuada de incidentes ayuda a minimizar el riesgo y a garantizar que no vuelvan a producirse incidentes similares.

Mal funcionamiento del equipo

Las averías o fallos de los equipos incluyen cualquier comportamiento inesperado o anormal de un dispositivo, sistema o componente. Puede deberse a una serie de factores que van desde una instalación incorrecta a un mantenimiento inadecuado, pasando por componentes obsoletos. Por ejemplo, una máquina puede pararse inesperadamente durante su funcionamiento debido a una avería y provocar tiempos de inactividad, lo que puede tener costosas consecuencias. Por tanto, las empresas deben prepararse para abordar estos problemas y actuar con rapidez para minimizar las interrupciones. Del mismo modo, las empresas deben realizar un mantenimiento periódico de sus equipos y llevar un registro de las averías para localizar y solucionar problemas futuros. En este caso, un informe de incidentes de avería del equipo debe incluir lo siguiente:

• Nombre e información de contacto del usuario;
• Descripción del sistema o componente;
• Fecha, hora y lugar del incidente;
• Medidas adoptadas para identificar y aislar el problema;
• Acción(es) correctiva(s) tomada(s) para abordar el incidente;
• Medidas de seguimiento para evitar que vuelvan a producirse incidentes similares.

Con estos detalles, las empresas pueden comprender la causa del problema y tomar medidas para solucionarlo de forma rápida y eficaz para que sus operaciones sigan funcionando sin problemas.

¿Por qué tienes que notificar los incidentes?

Las empresas necesitan la notificación de incidentes para mantener su lugar de trabajo seguro, accesible y conforme a la normativa. También permite a las empresas:

• Aprender de los errores: La notificación de incidentes ayuda a las empresas a identificar tendencias, analizar la causa raíz de un incidente y hacer los ajustes necesarios para evitar que se produzcan incidentes similares.
• Sigue los progresos: Los informes de incidentes ayudan a las empresas a medir su rendimiento y hacer un seguimiento de las mejoras a lo largo del tiempo. Esto les permite tomar medidas proactivas para crear un entorno de trabajo más seguro para todos los empleados.
• Sigue las tendencias: Los informes de incidentes pueden ayudar a las empresas a identificar patrones de problemas recurrentes o tendencias que pueden ser indicativas de un problema mayor. Esto permite a las empresas tomar medidas correctivas y evitar que se produzcan costosos incidentes en el futuro.
• Mejorar la gestión de riesgos: Los informes de incidentes proporcionan a las empresas datos sobre su rendimiento para tomar decisiones informadas y adoptar medidas proactivas para mejorar sus estrategias de gestión de riesgos.
• Tomar medidas procesables: Los informes de incidentes ayudan a las empresas a determinar qué tipo de medidas de seguimiento deben tomarse y cuándo deben tomarse para evitar futuros incidentes.

Incorporar soluciones de notificación de incidentes en un entorno laboral puede ser tan fácil como:

• Utilizar sistemas de gestión de riesgos;
• Implantar nuevos protocolos de seguridad o formación;
• Planificación de contingencias para futuros incidentes similares;
• Realizar revisiones periódicas de los procesos y sistemas para garantizar su cumplimiento;
• Crear una cultura de transparencia en torno a la notificación de incidentes para garantizar que los empleados se sientan cómodos hablando cuando se encuentren con problemas.

Cada industria y lugar de trabajo variará en la forma de gestionar la notificación de incidentes. Sin embargo, el objetivo es siempre identificar los problemas rápidamente y tomar medidas eficaces.

¿Qué ocurre después de notificar un incidente?

Tras notificarse un incidente, se somete a un proceso de investigación exhaustivo para identificar la causa raíz de lo ocurrido y reunir pruebas para determinar quién tuvo la culpa. Se informa a las partes interesadas pertinentes y se ofrece el apoyo necesario a los implicados. El resultado de la investigación puede afectar a cualquier organización de muchas maneras, por ejemplo:

• Multas, si procede;
• Cambios en los procedimientos».
• Aumento de los protocolos de seguridad;

Disponer de sólidos sistemas de notificación de incidentes es fundamental para el éxito de cualquier organización. Les ayuda a cumplir la normativa, mantener un entorno de trabajo seguro para sus empleados y minimizar las interrupciones causadas por incidentes inesperados.

Modernizar la notificación de incidentes con soluciones digitales

Las soluciones digitales modernas están transformando la forma en que las empresas informan de los incidentes. Las soluciones digitales de notificación de incidentes permiten a los usuarios notificar incidentes rápidamente mientras están sobre el terreno a través de dispositivos móviles. Estos sistemas garantizan que los informes de incidentes se completen con precisión y eficacia, independientemente de dónde se encuentren. Además, los informes automatizados de incidentes pueden agilizar todo el proceso automatizando las tareas mundanas y consolidando los datos en informes unificados. Asimismo, las soluciones móviles para riesgos y seguros proporcionan a las organizaciones soluciones de notificación de incidentes fáciles de usar y basadas en la nube, a las que se puede acceder en cualquier momento y lugar. En última instancia, los informes de incidentes son un componente clave de la estrategia de gestión de riesgos de cualquier organización. E invirtiendo en soluciones digitales de notificación de incidentes, las empresas pueden asegurarse de que sus informes son precisos, eficientes y cumplen la normativa del sector.

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