Project Description
Estado de Utah
Industria
Gobierno
Cliente
Estado de Utah
Enfoque
Integración completa del sistema, automatización de procesos empresariales, administración de reclamaciones mejorada.
Sistema anterior
Hojas de cálculo internas y RMIS (sistema de información de gestión de riesgos) heredado.
Desafío
El Fondo de Riesgo del Estado de Utah, gestionado por la División de Gestión de Riesgos del Estado de Utah (DRM), asegura a las agencias gubernamentales estatales, los distritos escolares, las instituciones de educación superior y las escuelas charter. El Fondo asegura:
- Más de 28.000 millones de dólares en propiedades
- Más de 7.000 edificios
- Más de 13.000 vehículos
- Cobertura de responsabilidad civil para más de 120.000 empleados
El DRM también ofrece ajuste de reclamaciones, servicios de control de pérdidas, adquisición de seguros y gestión de pólizas. Reconocieron que varios procesos de trabajo estaban aislados y necesitaban una mejor herramienta de informes, comunicación y flujo de trabajo. El DRM requería la integración de todos los procesos empresariales, bases de datos y sistemas en un solo lugar. El DRM también tenía problemas con las actualizaciones de datos en papel/manuales durante el proceso anual de renovación de seguros, un proceso de facturación manual, procesos de informes engorrosos y manuales, y el hecho de que el historial
Solución Riskonnect
Resumen de la solución
La División de Gestión de Riesgos del Estado de Utah (DRM) eligió la plataforma de trabajo de gestión de riesgos de Riskonnect para reemplazar el sistema de reclamaciones básico del proveedor heredado preexistente. El sistema Riskonnect incluye un repositorio central para albergar bases de datos previamente separadas y para incorporar fácilmente el flujo de trabajo y automatizar los procesos empresariales. Riskonnect ofrece al Estado de Utah acceso móvil completo, lo que permite toda la funcionalidad de RMIS en cualquier dispositivo móvil: Android o iOS.
La implementación de RMIS de Riskonnect resultó en una fuerte adopción por parte de los usuarios. La versatilidad de la plataforma, combinada con la curiosidad de los empleados estatales y la innovación de Riskonnect, ha dado como resultado fases adicionales que incluyen:
- Proceso de renovación de pólizas
- Automatización de certificados salientes
- Integración de la División de Gestión de Instalaciones y Construcción (DFCM)
- Administración de reclamaciones
- Control de pérdidas
- Integración de incidentes de flota
- Gestión del reembolso del transportista de exceso
- Informe analítico de inteligencia empresarial personalizado
Proyectos completados de las fases 1-3
- Implementación de RMIS (sistema de información de gestión de riesgos) – Junio de 2011
- Integración de facturación del Fiscal General – Septiembre de 2011
- Integración del sistema financiero – Septiembre de 2011
- Conciliación del almacén de datos – Septiembre de 2011
- Integración de la flota – Septiembre de 2011
- Conversión de la base de datos de contactos estatales y escolares / propiedades / vehículos / renovación de primas – Julio de 2012
Mejoras en la administración de reclamaciones – Integración de la compensación de trabajadores de julio de 2012 – Enero de 2013
Solución en profundidad
La solución de Riskonnect ofreció una plataforma fiable para gestionar todas las responsabilidades relacionadas con seguros y reclamaciones, la precisión de los datos y la elaboración de informes, de una manera que no estaba disponible anteriormente para el Estado. Riskonnect automatizó los procesos para conectar e interactuar con aún más grupos dentro de la organización:
- División de Finanzas para pagos a reclamantes
- Fiscal General para gastos legales
- División de Gestión de Instalaciones y Construcción (DFCM) para una mejor gestión de la información de la propiedad
Todas estas nuevas interfaces eliminaron los datos anteriormente inconexos de fuentes dispares. El resultado:
- Ahorro de costes significativo
- Intercambio de datos mejorado
- Consistencia en los datos
- Informes más precisos
- Mejor análisis para mejorar las operaciones
- Mejor comprensión de las exposiciones
La potencia y el rendimiento de la plataforma de trabajo de gestión de riesgos de Riskonnect permitieron a la División de Gestión de Riesgos del Estado de Utah realizar cambios en muchas partes de su proceso empresarial:
- Integración del sistema financiero del Estado
- Informes automatizados a la oficina del Fiscal General
- Integración de la base de datos de contactos, la base de datos de propiedades, la base de datos de primas de propiedades, la base de datos de automóviles, el transportista de exceso, las reclamaciones de compensación de trabajadores y la base de datos compartida de DFCM
- Conciliación del almacén de datos
- Implementación del control de pérdidas
- Informes adicionales de operaciones de riesgo
- Personalizaciones de la interfaz de usuario
- Certificados de seguro salientes automatizados
Estas mejoras en los procesos empresariales del Estado de Utah permitieron un crecimiento aún mayor, incluyendo:
- Una visión holística de las reclamaciones, exposiciones y actividades de control de pérdidas de cada entidad asegurada
- Control de pérdidas mejorado de la revisión de las reclamaciones de compensación de trabajadores
- Eliminación de muchos procesos manuales y entradas dobles
- Coordinación y comunicación entre los ajustadores de reclamaciones y el personal de control de pérdidas
- Consolidación de una base de datos de múltiples repositorios
- Información de la propiedad más precisa y actual en las investigaciones de reclamaciones y las actividades de control de pérdidas
- Mejor control de pérdidas de la propiedad
- Capacidades avanzadas dentro de DFCM
- Informes y rendición de cuentas de la propiedad mejorados
- Acceso más fácil a la política de riesgo y a los documentos operativos del Estado de Utah para el personal de Riesgo
- Mejores capacidades de búsqueda de datos
ROI de Riskonnect
- Proceso de facturación de primas: se reconoció 1 millón de dólares a través del descubrimiento de la subfacturación acumulativa de primas, debido a cálculos incorrectos en la base de datos anterior
- Integración del sistema financiero: 22.100 dólares y un aumento del 82% en la eficiencia en el procesamiento de pagos de alto valor (de 17,1 días a 1 día).
- Integración del Fiscal General (AG): 7.200 dólares y un aumento del 93% en la eficiencia en el procesamiento del pago de facturas (de 29,3 días a 2 días).
- Conciliación del almacén de datos: 4.420 dólares de 5 horas a la semana a ningún tiempo debido a la automatización completa.
- Base de datos de contactos: Ahorro significativo de horas de trabajo debido a la eliminación de la doble entrada de datos.
- El acceso web a RMIS desde el campo ahorra viajes a la oficina (demasiado pronto para métricas exactas).
El seguimiento de todo el proceso de renovación de seguros garantiza la precisión de los datos y la facturación, y ahora el proceso lleva mucho menos tiempo. La conclusión es que la solución Riskonnect puso la tecnología de automatización en manos de personas que estaban haciendo las cosas en papel y el Estado de Utah obtuvo más de 1 millón de dólares de ahorro anual, hasta la fecha.
A través de un intenso proceso de análisis y descubrimiento empresarial, Riskonnect ayudó a la División de Gestión de Riesgos del Estado de Utah a personalizar una herramienta que pudiera integrar puntos de contacto críticos dentro de un único sistema empresarial. Se dedicaron muchas horas a desarrollar las necesidades básicas y las posibles soluciones a los requisitos complejos y únicos de la Gestión de Riesgos del Estado. Este proceso de descubrimiento no solo permitió la personalización intrincada de una nueva herramienta integral, sino que un análisis tan detallado requirió el reexamen constante de los procesos empresariales actuales. Los sistemas y procesos desconectados y descentralizados se han integrado a la perfección en una única solución que permite un intercambio y análisis de datos más precisos y relevantes. A través de este esfuerzo colaborativo, los datos ahora se pueden compartir en toda la empresa con las partes interesadas clave, y los problemas y las soluciones se analizan desde una perspectiva holística en lugar de un punto de vista aislado. Este esfuerzo ha cambiado fundamentalmente el enfoque del Estado de Utah hacia la gestión de riesgos.
Cuando comenzó el proyecto, la División de Gestión de Riesgos del Estado de Utah se centró en la evaluación de Riskonnect y otros proveedores de reclamaciones para un sistema de gestión de reclamaciones. La solución Riskonnect amplió su visión de lo que era posible y el proyecto creció enormemente en beneficio del Estado y sus ciudadanos. Riskonnect es el ímpetu detrás de un cambio de paradigma de lo que debería hacer un sistema RMIS. Ya no satisfecha con el simple procesamiento de reclamaciones, la organización ahora comprende que la comunicación compartida y los datos en tiempo real son una forma poderosa y necesaria de efectuar cambios en sus muchas entidades aseguradas. El nivel de excelencia autoimpuesto por el Cliente aumentó debido a las capacidades ofrecidas con la solución Riskonnect. Se realizaron cambios en muchas partes del negocio debido al nivel de rendimiento del sistema Riskonnect: integración del sistema financiero, un intercambio de datos automatizado con la oficina del Fiscal General, integración de las bases de datos de exposición a seguros y primas, gestión de pagos de transportistas de exceso, seguimiento de reclamaciones de compensación de trabajadores, integración de la base de datos compartida de DFCM, conciliación del almacén de datos, implementación del control de pérdidas, informes adicionales de operaciones de riesgo, personalizaciones de la interfaz de usuario, validaciones de datos y flujos de trabajo, métricas mejoradas y certificados de seguro automatizados.
Estas mejoras permiten un mejor control de pérdidas, la eliminación de muchos procesos manuales y la entrada de datos duplicados, garantizan la coordinación y la comunicación entre el personal de reclamaciones y el personal de control de pérdidas, proporcionan la consolidación de una base de datos de múltiples repositorios, ofrecen información de la propiedad más precisa y actual en las investigaciones de reclamaciones, un mejor control de pérdidas de la propiedad, informes y rendición de cuentas de la propiedad mejorados, un acceso más fácil a la política de riesgo y a los documentos operativos para el personal de Riesgo, mejores capacidades de búsqueda de datos y una organización consistente y procesos empresariales mejorados.
