Project Description

National Real Estate Investment Trust

Industrie

Gewerbeimmobilien

Kunde

National Real Estate Investment Trust (Kunde)

Fokus

Versicherungszertifikate (COIs) und Immobilien

Vorheriges System

Interne Tabellenkalkulationen

Herausforderung

Mit Anlagen im Wert von über 5 Milliarden Dollar stand der Kunde vor der enormen Herausforderung, mit der Einhaltung von Vorschriften Schritt zu halten und seine Immobilienwerte, Kontakte und COIs zu verwalten. Der Kunde betreibt mehr als 100 Standorte mit einer Fläche von mehr als 10 Millionen Quadratmetern, mit mehreren Mietern und Mietverträgen für jede Immobilie. Das Zusammentragen aller Daten, die für ein verantwortungsvolles und effizientes Risikomanagement dieser Immobilien erforderlich waren, war schwierig und der interne Prozess der Verwendung von Tabellenkalkulationen war unzuverlässig und umständlich zu verfolgen.

Riskonnect Lösung

Mit der Risikomanagement-Plattform von Riskonnect hat der Kunde nun alle seine Immobilien und Immobiliendaten im System. COPE-Daten können für jeden Standort einfach gespeichert und verwaltet werden, und der Kunde verwaltet die Einstellungen für die gemeinsame Nutzung, so dass nur ein Benutzer, der für eine Immobilie eingetragen ist, diese Immobilie sehen kann, was eine zusätzliche Sicherheitsebene darstellt. Jeder Immobilie können mehrere Mietverträge zugeordnet werden. Alle Mietverträge werden an eine Immobilie angehängt, so dass der Kunde schnell sehen kann, wer die Mieter an diesem Standort sind, und er kann schnell auf deren Kontaktinformationen zugreifen. Dies ist sehr hilfreich, wenn an diesem Ort etwas Unvorhergesehenes passiert und der Kunde die Mieter kontaktieren muss.

Der Kunde verwendet das System auch zur Überwachung der Versicherungsnachweise für alle seine Mieter. Eine Compliance-Funktion zeigt an, wenn eine COI nicht den Mindestversicherungsanforderungen für den Standort entspricht. In der Regel gibt es mehrere COIs pro Mieter, in denen oft verschiedene Deckungen angegeben sind, z. B. Haftpflicht, Baurisiko, Sachversicherung, Unfallversicherung und Arbeiterunfallversicherung. Mit dem System lassen sich alle COIs leicht nachverfolgen, und ein automatischer Workflow sendet eine Warnung, wenn eine COI bald abläuft, um den Kunden bei der Einhaltung der Bestimmungen durch den Mieter zu unterstützen. Hausverwalter/Assistenzhausverwalter erhalten monatlich geplante Berichte über COIs, die seit mehr als 30 Tagen abgelaufen sind, über Mietverträge ohne aktive COIs, abgelehnte COIs und COIs, die noch von einem Vorgesetzten geprüft werden müssen, so dass sie alle Aspekte ihrer Immobilien einfach verwalten können. Darüber hinaus werden alle Schadensfälle mit einer Immobilie verknüpft, so dass Sie schnell feststellen können, ob es an einem bestimmten Standort wiederkehrende Probleme gibt. Wenn sich die Tarife eines bestimmten Anbieters ändern, können die jeweiligen Hausverwalter benachrichtigt werden.

Die Riskonnect Risikomanagement-Arbeitsplattform bietet dem Kunden ein sicheres und vollständig skalierbares, cloudbasiertes RMIS, mit dem er die Risikodaten seines Unternehmens verwalten kann. Der Risikomanager des Kunden ist in der Lage, Berichte im Bruchteil einer Sekunde zu erstellen, und die Datenqualität wird durch Datenvalidierungen und Workflows verbessert. Nichts entgeht dem Prüfpfad innerhalb von Riskonnect RMIS, so dass der Kunde einen vollständigen Einblick in die Integrität seiner Daten erhält. Mit der Riskonnect Arbeitsplattform für das Risikomanagement kann das Risikomanagementteam des Kunden mit den Immobilienmanagern über integrierte soziale Kommunikation kommunizieren, und die Aufgaben können leicht verwaltet und für die Nachverfolgung verfolgt werden. Die Hausverwalter können von dem System aus E-Mails an die Mieter senden, ohne dass diese Zugang zum System haben müssen. Diese E-Mails enthalten Informationen über die Nichteinhaltung von Vorschriften durch den Mieter, und eine Kopie der E-Mail wird zusammen mit der Uhrzeit und dem Datum der Versendung im Zertifikatsdatensatz gespeichert. Die einfach zu bedienende webbasierte Oberfläche ist intuitiv und erleichtert die Einführung vor Ort, während die vollständig mobile Funktionalität von Riskonnect die Produktivität der Benutzer des Kunden aufrecht erhält, wenn sie zwischen den Immobilien unterwegs sind.

Ergebnisse

Für diese große Immobiliengesellschaft war die Verwaltung der zahlreichen COIs und Mietverträge eine entmutigende und zeitaufwendige Herausforderung. Mit Riskonnect RMIS erhielt der Kunde nicht nur einen einzigen Datenspeicher, von dem aus er die gesamten Risikodaten seines Unternehmens verwalten kann, sondern auch ein effizientes System, mit dem er seine Mietverträge und COIs verfolgen und verwalten kann. Mit dem COI-Status in Echtzeit kann das Unternehmen eine bessere Einhaltung der Versicherungsbestimmungen gewährleisten. Durch die bessere Einhaltung der Vorschriften wird das Risiko von Verlusten reduziert. Sie haben jetzt einen zentralen Ort, von dem aus sie ihre COPE-Daten, Mietverträge, Mieter und COIs einsehen können. Automatisierte Berichte weisen die Immobilienverwalter auf die COIs und Mietverträge hin, die überprüft oder aktualisiert werden müssen. Diese wichtigen Aufgaben sind nun überschaubar, und ein Großteil des Verwaltungsaufwands bei der Verfolgung dieser Punkte entfällt dank automatisierter Geschäftsprozesse. Das Management hat nun die Möglichkeit, schnell über Informationen zu Immobilien, Mietverträgen, COI, Mietern und Ansprüchen zu berichten, wobei Ad-hoc- und Standardberichte in Sekundenbruchteilen auf der Grundlage von Echtzeitdaten erstellt werden.